по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Real Time Tracker: простое решение сложной задачи

 

Учет затрат рабочего времени сотрудников на выполнение задач в рамках проектов важен для многих организаций. Во­первых, это позволяет определить себестоимость проектов, в том числе и внутренних. Во­вторых, большинство организаций выполняет типовые проекты (или проекты, содержащие типовые блоки работ), и точный учет затрат в одном проекте позволяет более точно спланировать затраты в других. Наконец, точный учет затрат рабочего времени важен в тех случаях, когда зар­плата или премии сотрудников зависят от степени их участия в проектах.

О том, что учет рабочего времени важен, свидетельствует наличие на рынке большого числа программ с функциями листа учета рабочего времени (timesheet). Не случайно лист учета рабочего времени включен и в Microsoft Project Server.

Точный учет рабочего времени никогда не был простой задачей. Сотрудник обычно участвует в нескольких проектах, в течение дня ему приходится выполнять разные задачи, постоянно переключаться с одной на другую. Кроме того, его отвлекают звонки, внеплановые встречи и т.д.

Сотрудник обычно заполняет лист учета времени в конце рабочего дня, и к вечеру, естественно, уже крайне сложно вспомнить, на что именно было потрачено время. Иногда даже лист учета времени заполняется интуитивно, чтобы сумма временных затрат на задачи совпала с 8 часами. Кстати, некоторые сотрудники заполняют лист учета времени за всю неделю в пятницу, и о точности таких отчетов лучше не задумываться…

Как же сделать отчеты сотрудников о затраченном времени точными и при этом снизить их временные затраты на заполнение отчетов? Решение такой сложной задачи очень простое: использовать Real Time Tracker – дополнение к Microsoft Project Server.

Real Time Tracker запускается при запуске Windows и автоматически загружает с сервера задачи пользователя. Список задач отображается при щелчке по иконке программы. Щелчок по названию задачи помечает ее как выполняемую, и программа начинает отсчитывать время ее выполнения. При повторном щелчке по названию задачи отсчет времени прекращается. Можно сразу щелкнуть по названию другой задачи, и тогда время выполнения первой задачи прекратит отсчитываться, и начнет отсчитываться время выполнения другой задачи.

В конце дня одним щелчком мыши накопленные данные отправляются на Microsoft Project Server, и заполняется лист учета рабочего времени. При этом если по каким­то из задач отработано все запланированное время (т.е. фактические трудозатраты равны плановым), программа сама уточнит, завершено ли выполнение этих задач.

Real Time Tracker содержит и другие сервисные функции: автоматическое обновление списка задач, возможность одним щелчком переходить в режим создания новой задачи или к просмотру листа учета времени, возможность группировки задач по проектам или менеджерам.

Использование Real Time Tracker позволит не только сделать учет рабочего времени более точным, но и повысить производительность вашего бизнеса. Известно, что на заполнение листа учета времени ежедневно уходит около 10 минут. Это значит, что, используя Real Time Tracker, вы сэкономите до 50 минут в неделю, или 40 часов в год. Таким образом, ваши сотрудники будут работать на 1 неделю в год больше!

 

Вадим БОГДАНОВ

редактор портала «Профессионал управления проектами»

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь