по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Анализ и оценка работ

 

Мероприятия по определению ценности конкретной работы в организации проводятся с целью установить уровень заработной платы. Анализу и оценке подлежит, в основном, должность, а не фактическая работа и обязанности сотрудника. Термин «оценка работы» был введен в начале XX в. в период увлечения классификацией работ. В настоящее время многие авторы рассматривают термины «классификация работ (должностей)» и «оценка работ» как взаимозаменяемые.

Оценка должностей,

а не людей

Традиционно подход к классификации работы основывался на тщательном и подробном ее описании. В нем обычно отражались характеристики должности, независимо от лица, занимающего данный пост. Большинство описаний работы по должности, хотя они могут и различаться, содержат следующие пункты:

соответствующее наименование должности; 

круг обязанностей и примеры возможных заданий; 

сфера ответственности работника и квалификационные критерии при приеме на данную должность новых работников. 

При увеличении числа работников в организации обычно возникает необходимость в уточнении обязанностей в должностных инструкциях, касающихся данного вида работы. В небольших организациях в инструкциии часто вводится такой пункт, как «и другие обязанности, по указанию», позволяющий руководству по своему усмотрению вносить изменения в упомянутые обязанности и сферу ответственности, что часто вызывает нарекания со стороны работников и профсоюзов.

 

Оценка работ – краеугольный камень государственной службы

С помощью кадровых реформ в США была предпринята попытка разработать объективные и согласованные должностные инструкции для каждого государственного служащего. А для того чтобы подбор работников осуществлялся исключительно на основе учета их достоинств и заслуг, круг обязанностей и ответственности для каждой должности должен быть четко определен и понятен. При этом указывалось, что если государственные служащие должны получать одинаковую зарплату за выполнение сходных обязанностей, то для таких работ должен быть определен уровень сложности и их следует помещать в одну группу. Это движение за признание заслуг и справедливую оплату на государственной службе дало толчок началу процесса по оценке работ на федеральном уровне, а затем на уровне штатов и в кадровых системах местных администраций.

Дополнительную поддержку предпринимаемые усилия по оценке работ приобрели тогда, когда получаемая в ходе этих мероприятий информация понадобилась для проведения реформ по упорядочению бюджета. Согласно требованиям систем финансового контроля порядок выплаты жалованья должен быть основан скорее на занимаемой работником должности, чем на его личных способностях. Следует отметить, что работа по классификации должностей в негосударственном секторе в это же время проводилась по совершенно другим причинам. Здесь она пользовалась поддержкой как механизм по увеличению эффективности и производительности труда, а не как способ реформирования кадровой системы. При этом инициаторы оценки должностей руководствовались принципами эффективности управления, а не учетом заслуг и достоинств работника.

В настоящее время при оценке работы большинство менеджеров по персоналу следуют выработанным рекомендациям, учитывающим в первую очередь должность, а не работника, и используют исторически сложившиеся количественные и качественные методики.

 

Процесс оценки работы

В зависимости от того, требуется оценить работу/должность полностью или частично, процесс оценки может включать три стадии:

Анализ работ. Сбор информации и описание содержания работ.

Классификация работ. Объединение в группы должностей, характеризующихся сходными обязанностями, и определение норм выработки.

Мониторинг. Периодическая повторная оценка работ с целью внесения изменений или преобразования классификации.

Следует также подчеркнуть, что ни одно из проводимых исследований по оценке работ не похоже на другое, и каждое должно исходить из потребностей организации. Одно исследование может проводиться просто в целях пересмотра стандартов квалификации, обязанностей или сферы ответственности. Другие исследования могут касаться оценки специальности, имеющейся только в одном учреждении, или установления стандартов классификации общей трудовой функции для многих учреждений, например для административного управления. Исследование иногда может привести даже к пересмотру описания специальности/профессии или появлению нового названия, а также послужить основой для пересмотра и реорганизации труда таким образом, что занимающий данную должность начинает работать эффективнее, но объем работы при этом не увеличивается. Оценка работ может быть начата в результате переговоров между персоналом и руководством либо быть частью обычной рабочей процедуры переоценки вакантных должностей, либо проводиться по требованию руководителя или лица, занимающего конкретную должность.

 

Стадия анализа работы

Оценка работы начинается с детального анализа, который обычно включает следующие шаги:

сбор информации о работе; 

обработка ее с выделением наиболее важных данных; 

документальное оформление всех данных, касающихся обязанностей, сферы ответственности и квалификационных требований по данной работе.

Как правило, процесс анализа заканчивается составлением документа «Описание должности». Точное и четкое описание должности используется при решении любых вопросов по управлению персоналом, а именно: отбора, обучения, продвижения работника по службе, применения дисциплинарных мер и т.п. Самое непосредственное применение описание должностей находит при выработке стандартов квалификации, используемых при отборе новых работников. После того как составлены описания должностей, квалификацию (знания, навыки, способности) сотрудника можно сопоставить с реально выполняемыми им обязанностями и при их несовпадении оградить себя от возможных обвинений в дискриминации.

Предварительный анализ. Любому исследованию по анализу работ должна предшествовать предварительная подготовка. Например, для исследования должностных стандартов на федеральном уровне может потребоваться обращение к библиотечным материалам, в картотеку стандартов, в бюро по работе с персоналом, в профессиональные организации. Базовая информация, полученная из этих источников, может помочь в решении вопроса о типах исследуемых работ и силах, привлекаемых на стадии установления фактов или анализа работы. Эта информация позволяет также определить проблемы, требующие изучения, и характер данных, которые необходимо получить от работников и руководителей.

Наибольшую важность при оценке работы представляет точность информации. Недостоверные или неучтенные данные, касающиеся исследуемой должности, могут исказить весь процесс оценки. Специалисты по персоналу должны заранее иметь представление о том, информация какого характера необходима и какие методы сбора данных они будут использовать.

Содержание анализа работ. При сборе данных следует анализировать не только характер выполняемой работы, но и ее назначение в рамках общего направления деятельности учреждения. Особое внимание обычно обращают на характер решений, принимаемых в процессе работы, и конкретные ситуации, их обусловливающие. Обычно именно они подвержены изменениям, если меняется содержание труда.

Соответствуют ли знания, навыки и способности (ЗНС) работника его должностным обязанностям – это один из главных вопросов, ответ на который должны найти аналитики. В целом ЗНС отражены в   квалификационных требованиях, которые используются при отборе и найме сотрудников на вакантную должность. Их приобретают в процессе получения образования, проф-обучения или предшествующей работы. Помимо этого проводящими анализ должна также учитываться способность управлять и распределять задания.

Но, как уже было указано, квалификационная характеристика работы является только частью того, на что следует обращать внимание при сборе данных. Ее необходимо соотносить с обязанностями и основными функциями персонала, занимающего определенную должность. Тогда как квалификация, необходимая для двух каких-либо должностей, может быть одинаковой, функции и обязанности у занимающих их работников могут значительно отличаться. На практике чем более разнообразны работы, взятые для системной оценки, тем больше квалификационных характеристик будет необходимо учесть для проведения оценки работ.

Процесс определения требований к ЗНС по конкретным специальностям обычно состоит из пяти этапов:

1 этап. Составление подробного списка заданий, выполняемых работниками. Предварительный перечень заданий, типичных для данной работы, подлежит последующей проверке.

2 этап. Оценка заданий; ранжирование их по важности и неотложности. Задания, которые не представляют особой важности, выполняются редко, не учитываются при приеме на работу или выполняются только под непосредственным контролем руководства, могут не приниматься в расчет.

3 этап. Создание списка ЗНС для определения тех из них, которые необходимы для эффективного выполнения заданий. Некоторые специалисты рекомендуют учитывать требуемые знания отдельно и раньше, чем другие компоненты (навыки и способности). В отношении каждого задания должны быть учтены все виды знаний, уровень компетенции и условия, в которых задания выполняются.

4 этап. Оценка и соотнесение ЗНС, необходимых для выполнения различных важных для данной должности заданий.

5 этап. Оценка результатов (по 1–4 этапам) в отношении основных заданий, ЗНС и их взаимосвязей таким образом, чтобы анализ работы дал значимые результаты.

Методы анализа работ. Обычно рекомендуется использовать сочетание нескольких различных методов. Первая стадия определения фактов и сбора данных зависит от проверки достоверности информации, полученной из различных источников. При анализе работ обычно используются приводимые ниже методы.

Анкетирование работников наилучшим образом подходит для получения основной информации. Анкеты различаются по форме и целям. В анкете нарративного1  типа, содержащей открытые пункты, требуется написать от одного до нескольких абзацев, указывая различные характеристики работы. Анкета такого типа позволяет работникам выразить свое собственное мнение, но им часто не хватает ясности и четкости выражений. Стандартизированные анкеты требуют от респондента отметить соответствующие особенности работы и связанные с ней обязанности. Эти анкеты за счет меньшей свободы выбора дают более строгую и четкую характеристику должности. Для ряда работ, обычно выполняемых на государственной службе, уже существуют готовые стандартизированные анкеты, что позволяет сэкономить время при анализе и интерпретации результатов.

Индивидуальные интервью и оценка рабочих мест производятся непосредственно на месте. Обычно проводится опрос как работника, так и руководителя. Получение информации из разных источников необходимо, поскольку, например, у сотрудников разного уровня могут возникнуть расхождения по таким вопросам, как степень необходимого контроля или характер отдельных заданий. Альтернативой индивидуальному опросу может служить групповой опрос – метод, особенно полезный, когда анализируется большое число работ в рамках одной профессии. Однако следует учитывать, что групповой опрос более сложен и для его проведения часто требуется одновременная работа двух специалистов.

При анализе нередко используют дополнительные методы. Это может быть сбор записей работников. Им предлагают, например, вести настольный календарь, в котором каждый раз при смене занятия делается пометка, или просят делать более подробные записи о характере выполняемых за день заданий. Применение данного метода целесообразно в ситуациях, когда работа не однообразна и регулярно требует применения различных ЗНС. Обычно перед началом такого письменного опроса специалист проводит беседу с работниками, а по окончании – делает обзор. Специалисты-аналитики – это те, кто непосредственно знаком с работой, но не является ни сотрудником организации, ни руководителем. Они должны представлять себе, какие ЗНС требуются в идеальных условиях, независимо от того, кто в действительности занимает должность, и им могут предложить сформулировать, уточнить или подтвердить задания, выполняемые работниками.

Основываясь на обширной информации, полученной в результате тщательного и систематического анализа, аналитик может подготовить описание основных функций и ответственности по каждой должности, а также необходимых навыков работника. Это составляет основу для оценки значимости работы, и можно начать поиск ее места в соответствующей классификации, что требует от проводящего оценку аналитической точности и видения организационной перспективы.

 

Стадия классификации работы

Имеется два принципиально разных подхода к классификации работ: тот, при котором работа оценивается в целом (качественный), и тот, при котором работа разбивается на составляющие компоненты (количественный). На основе этих двух подходов были разработаны различные системы оценки, а именно:

классификация; 

ранжирование;

сравнение факторов; 

оценка факторов по баллам; 

система рыночного ценообразования; 

система диапазона решений. 

Качественные методы. Качественные методы преобладают в государственном секторе. Они обычно включают либо ранжирование всей работы, либо классификацию должности. Под классификацией должности подразумевается процедура, посредством которой работы сравниваются и группируются по классам с учетом их наблюдаемого сходства. Одинаковые обязанности и сфера ответственности позволяют аналитикам разработать стандартные спецификации для каждого класса, такие как наименование, уровень зарплаты или требования к квалификации.

В систему классификации должности входят следующие основные элементы:

группа, к которой относится должность; 

письменные спецификации для каждой группы должностей; 

отнесение каждой должности к соответствующему классу согласно критерию, определяющему всю группу. 

Хотя число элементов, влияющих на отнесение работы к какому-либо классу, может меняться, в него всегда входят следующие:

Предмет, функция, профессия или занятие. В больших организациях определение сферы деятельности при проведении узкоспециализированных исследований может не представлять больших трудностей. В более мелких учреждениях, где одна должность может подразумевать множество разных работ, определение характера работы может потребовать весьма осторожного подхода.

Переменные величины сложности и комплексности выполняемых обязанностей. Они включают то, как формулируются рабочие задания, какие операции работник должен производить, какие планы составлять или какие решения принимать. Кроме того, сложность и комплексность обязанностей связана не только с их разнообразием и объемом, но и со степенью контроля за исполнителем со стороны других.

Обязанности, не связанные с управлением. Они, хотя иногда и предполагают проверку работы других служащих, обычно характеризуются относительной свободой действий. Сюда входит разработка и выполнение программ и определенная степень ответственности за итоги работы.

Обязанности по контролю и управлению. Различие между обязанностями, связанными и не связанными с управлением, определяется тем, имеет ли работник право просто проверять или реально влиять на действия других сотрудников.

Квалификационные стандарты. Хотя они и важны для каждой классификации, но скорее устанавливаются по завершении процесса классификации, чем являются его частью.

Эти основные факторы, влияющие на распределение должностей внутри классификаций или между ними, тесно взаимосвязаны. В свою очередь, классификации должностей предполагают, что существует определенная шкала уровней сложности и ответственности как между классами, так и внутри каждого из них. Тщательное систематическое проведение анализа работ позволяет достаточно легко распределить большинство должностей по категориям внутри классификаций.

Ранжирование работы в целом является другим качественным подходом, широко применяемым более мелкими административными единицами. Комиссия обычно определяет ранг каждой работы с точки зрения ее важности для организации и позиции, занимаемой ею в иерархии относительно других должностей. Основанием для отнесения работы к тому или иному рангу могут служить даже такие субъективные факторы, как организационное подразделение, к которому относится оцениваемая должность, важность работы в свете миссии организации или престиж работника.

Количественные методы. Сравнение факторов и балльная оценка факторов, их ранжирование являются примерами количественного подхода к оценке работ. Оба метода призваны сделать процесс оценки работ более точным и менее произвольным, хотя критики данных методов утверждают, что жесткие рамки количественных параметров ограничивают возможности руководителей при необходимости пересматривать и менять содержание работ. Оба метода требуют разбивки работы на факторы, ее составляющие.

В процедуру балльной оценки входит определение факторов, характеризующих работу, которые затем разбиваются на уровни, или ступени, оцениваемые аналитиком в баллах. По совокупному количеству баллов всех факторов работы определяется ее разряд согласно классификации. При этом она не сравнивается с другими работами в данной организации, как при сравнении факторов. Все аспекты работы распределяются по уровням в рамках типичных производственных функций. Каждый уровень имеет свою оценку в баллах. Более высокий уровень предполагает увеличение сложности задания и ответственности, а также наличие у занимающего должность более серьезных знаний, лучших способностей и навыков. При этом оценке подлежат только типичные для данной должности функции.

Сторонники системы балльной оценки/ранжирования утверждают, что она представляет собой важное средство для оценки набора однородных элементов, составляющих каждую должность, и последовательного взвешивания каждого элемента работы. Предполагается, что различия в сложности работ, а также между видами выполняемых заданий могут таким образом получить объективную оценку независимо от размера организации, где она проводится.

Однако также ясно, что существует вероятность субъективного присвоения баллов различным факторам и их составляющим. Кто возьмется утверждать, что такие факторы, как решение проблем или подотчетность, должны оцениваться максимум в 80, а не в 40 баллов, а каждая составляющая в 10, а не 15 баллов? И насколько важно, являются ли подчиненные подрабатывающими студентами, дипломированными лаборантами или клерками, когда речь идет о таком элементе труда менеджера, как осуществляемое руководство? Несмотря на противоречия, оценка по баллам традиционно составляет основу попыток количественно обосновать классификацию работ.

Метод сравнения факторов сходен с ранжированием в том, что при использовании и того и другого работы разбиваются на составляющие их элементы-факторы. Затем происходит сравнение работ внутри организации в соответствии с определенными факторами как средствами оценки. Сравнение факторов может быть напрямую связано с определением должностного оклада посредством целого ряда компенсационных факторов, т.е. аспектов работы, заслуживающих компенсации. Этих факторов обычно пять:

умственные способности; 

физические способности; 

навыки; 

ответственность; 

условия труда.

В больших организациях (как государственных, так и негосударственных) для оценки посредством сравнения факторов отбирается только несколько ключевых позиций. Эти взятые за стандарт должности обычно представляют все уровни иерархии, отделы и должностные оклады, а также виды работ, выполняемых в организации. После того как закончено их исследование, готовится описание работ в форме факторного анализа. Основные работы ранжируются по каждому фактору, а затем с учетом этих факторов ранжируются и другие работы. Одной из наиболее распространенных разновидностей метода сравнения факторов является метод Хэя (по названию применяющей его консалтинговой фирмы Hay Group).

 

Стадия мониторинга

работы

Имеются реальные свидетельства того, что оценка работ, а в особенности классификация должностей, либо проводится неправильно, либо попросту игнорируется.

При определении основных функций во время оценки работы работодатель должен обращать основное внимание на цель данной функции и результат, который необходимо получить, а не на способ, которым этот результат обычно достигается. Основными функциями являются главные обязанности для данной должности.

Для того чтобы их определить, работодатель должен оценить их важность, исходя из следующих критериев:

данная должность существует для выполнения этой функции;

имеется ограниченное число других работников, способных выполнять данную функцию;

функция высокоспециализирована, и нанимаемый работник имеет особую квалификацию.

 

Будущее оценки работ

В философском смысле оценка работ представляет собой нечто гораздо большее, чем методики для определения требований к ЗНС, критерии сравнения факторов и баллы оценок. Однако оценка работ часто замыкается на этих методологических аспектах. Не разработаны связи между оценкой должностей и надежными средствами определения качества работы, мотивационными факторами, изменяющимися требованиями к ЗНС, не решена проблема несоответствия/несоизмеримости оплаты и значимости работы.

Проблема исследований по оценке работ имеет три аспекта:

1) при проведении исследований игнорируется роль качества работы;

2) положения, касающиеся оценки работ, находятся в очевидном противоречии с направлениями реформ в государственной службе;

3) оценка работ часто не согласуется с быстро меняющимися требованиями к ЗНС.

Кроме того, подходы к оценке качества выполнения работы весьма редко рассматривают прямые связи с элементами работы. Часто план классификации работ считают идеальным и нерушимым и отстраняют менеджеров нижнего и среднего звена от участия в его реализации.

Распространенная сентенция: «Классификация касается работы, а не человека» хорошо передает двусмысленность, связанную с назначением оценки работ. При использовании количественных методов оцениваются или сравниваются абстрактные факторы работы, а не действительные задания, выполняемые реальными работниками. В традиционных исследованиях также не рассматриваются работники, которые используют дополнительные навыки в своей работе. Такие подходы, по крайней мере теоретически, исключают из оценки то воздействие, которое оказывает работник на свои обязанности и сферу ответственности.

Влияние исполнителя на характер его работы может проявляться в двух направлениях:

1) через изменение самой сути работы;

2) через выполнение работы с большей или меньшей эффективностью.

Однако стратегия оценок может напрямую и не учитывать оба этих фактора.

Будущее методов оценки работы достаточно неопределенно, поскольку принятые в них теоретические положения противоречат направлению реформ в государственной службе. Споры между сторонниками количественных и качественных подходов к оценке работ являются вторичными по отношению к более фундаментальным противоречиям в области государственного управления: следует ли предоставлять больше свободы действий руководителям в управлении человеческими ресурсами? Должна ли система государственной службы с ее традиционным отстаиванием принципов беспристрастности и защищенности работников быть реструктурирована таким образом, чтобы руководители играли большую роль в оценке выполнения и предназначения работы? Растет число управляющих человеческими ресурсами, которые считают, что руководители должны стать более активными участниками процесса оценки работ.

Традиционные исследования по классификации должностей и оценке работ, как считают многие исследователи, отрицательно влияют на продуктивность и эффективность управления. Другие видят в таких исследованиях возврат к вышедшим из моды научным теориям управления, мало приспособленным к современному управлению человеческими ресурсами. Исследования по классификации должностей также рассматриваются критиками как необоснованные препятствия для организации лучшего управления, оказывающие отрицательное воздействие на моральное состояние работников и мало чем отличающиеся по существу от красивых научных иллюзий. Некоторые же рассматривают их как победу метода над сутью.

Классификационные планы являются краеугольным камнем системы оценки по заслугам, которая в настоящее время подвергается серьезной критике. Для того чтобы методы оценки работ сохранились и даже приобрели большую значимость, они должны стать частью современных реформ. Вместо того чтобы оставаться неприступным бастионом, классификационные планы должны вобрать в себя гибкие методы оценки работ, которые могут быть легко адаптированы. К примеру, рабочие обязанности и ответственность должны отражать действительную работу и быть способныизменятьсявсоответствии с нововведениями. Изменение сложности работы должно, в идеале, отражаться и на заработной плате, чтобы от работников не приходилось слышать вновь и вновь: «А это не входит в круг моих обязанностей».

 

Перевод В. Кузнецова.

По материалам International Encyclopedia of Public Politic and Administration.

1Нарративный [лат.  narratio «рассказ, повествование»] – повествовательный (примеч. ред.).

 

Т. Зейн Ривз

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь