по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

В какое дело следует подшивать трудовые договоры с работниками? Можно ли их включать в личные дела?

 

Специальных правил, регулирующих формирование в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками, не установлено, поэтому указанные документы должны формироваться (подшиваться) в дела в соответствии с общими правилами, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Исходя из этого, трудовые договоры, заключенные с работниками в течение делопроизводственного года, могут формироваться в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. На обложке такого дела указывается заголовок: «Трудовые договоры с работниками организации (предприятия, завода и т.п.)», а само дело включается в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (как правило, кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.

Срок хранения трудовых договоров в настоящее время четко не определен: в разделе 6 «Работа с кадрами» «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденных начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., такой вид документа отсутствует. Поэтому до переработки указанного раздела Перечня срок хранения трудовых договоров следует устанавливать в соответствии со ст. 19 <<<Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»>>> – 75 лет.

Кроме того, трудовые договоры (контракты) могут включаться в состав личных дел. Этот вариант допустим, т.к. сроки хранения личного дела и трудового договора как документа по личному составу совпадают – 75 лет. Удобство формирования трудовых договоров в личные дела заключается в возможности быстрого поиска трудового договора по фамилии работника.

Следует помнить, что личные дела ведутся, как правило, не на всех работников организации. Поэтому трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можно включать в состав этих дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками – формировать в отдельное дело. В этом случае в номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами необходимо оговорить, что трудовые договоры с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Этот вариант не очень удобен, так как в ряде случае может вызвать затруднения при поиске необходимого трудового договора.

 

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь