по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Взаимодействие кадровой

и юридической служб

 

Кадровая служба является структурным подразделением предприятия (организации) любой формы собственности. В своей работе кадровая служба руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, положением о кадровой службе, принятом на предприятии на основании Типового положения о кадровой службе предприятия (организации), утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. № 118.

На кадровую службу возложены, в частности, задачи по обеспечению предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации, осуществлению эффективности подбора, расстановки кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами. В целях реализации возложенных на нее задач кадровая служба осуществляет оформление кадровых документов, готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам; визирует проекты документов, касающихся персонала; формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения; осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих; разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек; представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты и т.д.

С учетом специфики производства, контингента работающих работники кадровых служб могут выполнять и другие функции по работе с персоналом. Они оговариваются в положении об отделе кадров, в должностных инструкциях сотрудников.

При осуществлении своей деятельности работники кадровой службы взаимодействуют со всеми структурными подразделениями организации, однако наиболее тесное сотрудничество осуществляется с юридической службой. Это обусловлено тем, что выполнение функций кадровой службы по приему на работу, переводу, увольнению, применению мер поощрения, дисциплинарных взысканий и др. требует правильного применения норм законодательства о труде, в связи с чем необходимы консультации с юристами организации.

Выделяется несколько форм взаимодействия кадровой и юридической службы.

 

1. Составление штатного расписания

Следует отметить, что обязательной формы штатного расписания не имеется, поэтому в каждой организации оно разрабатывается самостоятельно. В его разработке принимают участие различные службы организации, в том числе кадровая и юридическая. При разработке штатного расписания следует иметь в виду следующие правила, основанные на законодательстве и существующей практике:

- штатное расписание организации, являющейся юридическим лицом, утверждает руководитель;

- структура штатного расписания состоит из разделов: «Руководители», «Специалисты», «Служащие», «Рабочие». При этом группировка должностей производится по структурным подразделениям;

- расчет количества рабочих мест и численности работников (трудоемкости) осуществляется с учетом утвержденных нанимателем норм труда и планируемого объема работ (услуг);

- определение наименования профессий рабочих и должностей служащих, их квалификации должно производиться с учетом распределения работ по рабочим местам и расстановки работников, а также тарификации работ. Наименование должностей служащих и профессий рабочих, установление им квалификационных разрядов, категорий должны соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД), утвержденному и введенному в действие приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. № 234, с изменениями и дополнениями, Единому тарифно­квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, Квалификационному справочнику должностей служащих;

- штатное расписание составляется на календарный год либо другой срок;

- штатное расписание может изменяться в установленном порядке. При этом может иметь место сокращение или увеличение штата и численности работников.

 

2. Подготовка проектов приказов

по кадровым вопросам

Эти вопросы входят непосредственно в обязанности кадровой службы. Приказы издаются по вопросам приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, поощрения, наложения дисциплинарного взыскания и т.д.

Подготовленный кадровой службой проект приказа подлежит согласованию со всеми соответствующими подразделениями. Проверка его законности осуществляется юридической службой, после чего он поступает на подпись руководителю предприятия и после подписи руководителем приобретает юридическую силу. Приказы о приеме, переводе, увольнении, применении дисциплинарных взысканий подлежат обязательному визированию юридической службой.

Проверяя соответствие законодательству представляемых на подпись руководителю проектов приказов, распоряжений по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, юридическая служба обязана, прежде всего, выяснить, правомочно ли данное должностное лицо издать такой приказ (акт правового характера). Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении, наложении дисциплинарных взысканий могут издавать руководители предприятий, учреждений, организаций, а также их заместители, если им такое право предоставлено соответствующим актом руководителя.

При проверке проектов приказов о приеме на работу юридическому отделу следует проверить, соответствует ли приказ письменному трудовому договору, заключенному между работником и нанимателем, предусмотрены ли в трудовом договоре все необходимые (обязательные) условия, и прежде всего трудовая функция работника, не противоречат ли действующему законодательству основные и дополнительные условия трудового договора и т.п. В приказе должна быть оговорена конкретная должность, на которую поступает работник, или работа, которую будет выполнять работник по определенной профессии, специальности, квалификации. Наименование профессии, должности, специальности должно соответствовать штатному расписанию, Единому тарифно­квалификационному справочнику работ и профессий.

Большое значение имеет проверка законности дополнительных условий трудового договора, в частности условия о предварительном испытании при приеме на работу. Следует иметь в виду, что оно может быть установлено только по соглашению сторон. Юридическая служба должна проверить, не относится ли принимаемый работник к тем категориям работников, которым предварительное испытание не устанавливается (ч. 5 ст. 28 Трудового кодекса Республики Беларусь), правильно ли определен срок испытания. Следует иметь в виду, что в приказе о приеме на работу условие об испытательном сроке устанавливается только в том случае, если это условие включено в трудовой договор.

При приеме на работу следует выяснить, нет ли у данного претендента на соответствующую работу или должность ограничения для ее выполнения.

Так, при заключении трудовых договоров с несовершеннолетними и женщинами следует проверить, допускается ли применение их труда на данной работе.

Приему на некоторые работы обязательно должен предшествовать медицинский осмотр, целью которого является выяснение вопроса, не препятствует ли состояние здоровья поступающего выполнению той работы, которая предопределяется трудовым договором, либо соответствует ли оно требованиям санитарии и гигиены.

При приеме на работу, связанную с материальной ответственностью, необходимо проверить причину увольнения с предыдущей работы, нет ли у поступающего судимости за корыстные преступления, нет ли приговора суда, которым запрещена работа на материально ответственных должностях, достиг ли работник совершеннолетнего возраста.

Кадровая служба обязана потребовать от работника предъявления документов, перечень которых установлен в ст. 26 ТК (паспорт, документы воинского учета, трудовую книжку, документ об образовании и другие документы, предоставление которых оговорено для отдельных работников).

Следует также помнить, что до заключения письменного трудового договора и издания приказа о приеме на работу работники кадровой службы не должны решать вопрос о фактическом допуске работника к работе, т.к. допускать к работе может только руководитель или уполномоченное им лицо (заместитель, если ему предоставлено право приема на работу).

При проверке проектов приказов о переводе на другую постоянную работу юридическая служба должна проверить, имеется ли согласие работника на такой перевод, ознакомлен ли работник со всеми условиями его труда на новой работе. При этом следует иметь в виду, что не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Если перевод осуществляется временно, по производственной необходимости, следует проверить, имеются ли фактически обстоятельства, свидетельствующие о производственной необходимости, соблюдены ли сроки такого перевода, порядок оплаты труда. При этом следует иметь в виду, что при переводе на другую постоянную работу оформляется новый трудовой договор и производится соответствующая запись в трудовой книжке, а при временных переводах запись в трудовую книжку не вносится.

При изменении работнику существенных условий труда юридическая служба должна проверить наличие обоснованных производственных, организационных или экономических причин, предупрежден ли работник письменно за один месяц об изменении существенных условий труда.

При проверке проектов приказов о прекращении трудового договора юридическая служба проверяет законность и обоснованность увольнения, а также соблюдение нанимателем установленного порядка увольнения работника. Юридическая служба должна проверить, своевременно ли уведомлен профсоюз о предстоящем увольнении работника, имеются ли фактические обстоятельства, послужившие основанием для увольнения, соответствует ли формулировка увольнения, изложенная в приказе, формулировкам законодательства, содержатся ли при этом ссылки на соответствующую статью, пункт закона.

При визировании приказов о наложении дисциплинарных взысканий юридическая служба должна проверять соблюдение порядка наложения дисциплинарных взысканий, в частности не пропущен ли срок для наложения взыскания, затребовано ли письменное объяснение от нарушителя трудовой дисциплины, соответствует ли избранный вид дисциплинарного взыскания предусмотренным законодательством видам дисциплинарных взысканий.

 

3. Проверка юридической службой порядка ведения трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек предусмотрен постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников», с последующими изменениями и дополнениями, и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников, надомников. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается работа по совместительству.

Трудовая книжка на работника, впервые поступающего на работу, заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все сведения заносятся в трудовую книжку без сокращений, полностью. Изменения в трудовую книжку заносятся также на основании соответствующих документов.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т­2.

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику должна быть выдана трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими записями, сделанными на этом предприятии, заверенными печатью и подписью руководителя предприятия. При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия работника.

В трудовой книжке нельзя делать никаких вычеркиваний и исправлений. Исправление производится отдельной строкой администрацией того предприятия, на котором сделана неточная запись. В случае восстановления работника на работе запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую запись об увольнении считать недействительной.

При утере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после обращения выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат».

Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности. Нанимателем (специально уполномоченным лицом) ведется приходно­расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, книга учета движения трудовых книжек.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются в подотчет специально уполномоченному лицу.

 

4. Участие юридической и кадровой служб в проведении аттестации руководителей и специалистов

Аттестация кадров проводится в целях наиболее рационального использования специалистов, повышения эффективности их труда и ответственности за свою работу, улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда.

Основными задачами аттестации являются объективная оценка результатов деятельности работников и установление соответствия занимаемым должностям, выявление кандидатур в резерв на выдвижение, определение необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки работников.

Порядок проведения аттестации урегулирован Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 31 октября 1996 г. № 84. Министерства и другие центральные органы управления разрабатывают отраслевые положения об аттестации руководителей и специалистов, в которых конкретизируются сроки, критерии и методы оценки профессионально­деловых и личных качеств с учетом специфики и профиля трудовой деятельности.

Обязанность по проведению своевременной и качественной аттестации возлагается на нанимателя. Он принимает решение о проведении аттестации, определяет перечень работников, подлежащих аттестации, и периодичность ее проведения. Организационная работа по подготовке к аттестации осуществляется кадровой службой нанимателя при участии руководителей структурных подразделений и включает в себя:

- подготовку приказа нанимателя о проведении аттестации;

- составление списков работников, подлежащих аттестации, и работников, временно освобожденных от нее;

- установление количества аттестационных комиссий и их состав;

- подготовку графиков проведения аттестации;

- подготовку характеристик на аттестуемых работников;

- подготовку бланков аттестационных листов, протоколов заседания аттестационных комиссий;

- проведение разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации.

Юридическая служба проверяет соответствие закону проектов приказов, инструкций и других документов, издаваемых в связи с проведением аттестации.

Кадровая служба предприятия составляет списки работников, подлежащих аттестации, график проведения аттестации, распорядок работы аттестационной комиссии (указываются дни недели, время работы и место заседания комиссии), утверждает и доводит до сведения сотрудников список аттестуемых, заполняет учетные данные аттестационных листков, обеспечивает подготовку необходимых документов на аттестуемых (характеристики, отзывы, бланки аттестационных листков, бланки протоколов заседаний аттестационной комиссии).

На каждого работника, подлежащего аттестации, руководителем подразделения составляется характеристика, представляются данные о выполнении заданий и другие сведения. Характеристика должна содержать полную и объективную оценку профессионально­деловых и личностных качеств аттестуемого работника, выполнения должностных обязанностей, результатов его практической деятельности. Характеристика подписывается непосредственным руководителем аттестуемого работника и вместе с должностной инструкцией представляется в аттестационную комиссию не позднее чем за две недели до начала аттестации. Аттестуемый работник должен быть ознакомлен с характеристикой не менее чем за неделю до начала аттестации.

Следует иметь в виду, что от аттестации освобождаются:

- лица, проработавшие в данной должности либо по данной профессии менее одного года;

- выпускники дневных учебных заведений в течение первого года работы после окончания учебы;

- беременные женщины;

- работники, находящиеся на длительном излечении;

- женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, в течение первого года после выхода их на работу.

Аттестация руководителей, назначаемых или утверждаемых вышестоящими органами, осуществляется аттестационными комиссиями этих органов.

Аттестация руководящих кадров и специалистов проводится периодически, но не реже одного раза в три года. Сроки проведения аттестации утверждаются руководителем предприятия по согласованию с профсоюзным комитетом.

Право формирования персонального состава аттестационных комиссий предоставлено руководителю предприятия. Аттестационная комиссия назначается из числа руководящих работников нанимателя и его структурных подразделений, высококвалифицированных специалистов. В состав комиссии входят также представители работников и (или) общественных организаций – участников коллективных договоров (соглашений). В состав комиссии включаются руководящие, научные работники, главные инженеры и их заместители, заместители руководителя предприятия, главные специалисты, начальники научно­исследовательских и проектных подразделений, начальники отделений, отделов и секторов, юрисконсульты, представители отдела охраны труда и техники безопасности. В состав аттестационной комиссии должны входить специалисты, компетентные в вопросах основной деятельности аттестуемого работника.

При необходимости создаются несколько аттестационных комиссий, специализация которых зависит от особенностей профессионально­квалификационного состава работников, подлежащих аттестации.

Порядок проведения аттестации должен строго соблюдаться. Аттестационная комиссия проводит свои заседания в соответствии с утвержденным графиком. До заседания аттестационной комиссии все материалы, поступившие в комиссию, изучаются ее членами. На заседании обязательно присутствие аттестуемого работника и его непосредственного руководителя. В случае неявки на заседание комиссии аттестуемого работника без уважительных причин аттестация проводится в его отсутствие. Работники, не прибывшие на заседание комиссии по уважительным причинам, аттестуются в другие предусмотренные графиком дни.

При проведении аттестации аттестационная комиссия рассматривает представленные материалы, заслушивает непосредственного руководителя аттестуемого работника и самого работника о работе, его мнение о том, согласен ли он с представленной на него характеристикой, если не согласен, то с чем именно. Аттестуемому задаются вопросы для выявления общего уровня его подготовки, при необходимости может проводиться тестирование.

Аттестация и голосование проводятся при участии на заседании не менее двух третей числа аттестационной комиссии. Участвуют в голосовании все присутствующие на заседании. Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство присутствующих членов комиссии. При равенстве голосов решение считается принятым в пользу аттестуемого.

Аттестационная комиссия дает одну из следующих оценок деятельности работника:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

- не соответствует занимаемой должности.

Комиссия может давать рекомендации:

- о выдвижении на вышестоящую должность, о повышении квалификационной категории, о переводе аттестуемого в другие подразделения с учетом его профессиональных наклонностей, уровня и профиля специальной подготовки, деловых и личностных качеств;

- о повышении должностных окладов;

- о необходимости повышения квалификации, переподготовки работников и т.п.

Решения аттестационной комиссии носят рекомендательный характер.

На заседании аттестационной комиссии ведется протокол, который подписывается председателем и секретарем комиссии. По результатам аттестации оформляется аттестационный лист. Решение комиссии и результаты голосования заносятся в протокол заседания, а оценка работника и рекомендации комиссии – в аттестационный лист, который подписывается председателем и членами комиссии, принимавшими участие в голосовании, с указанием даты аттестации.

Решение об оценке деятельности работника и рекомендации принимаются в его отсутствие. Результаты аттестации сообщаются работнику непосредственно после голосования. Работник подписывает аттестационный лист.

Материалы аттестации в недельный срок после ее завершения передаются нанимателю. Аттестационный лист и служебная аттестационная характеристика после завершения аттестации передаются в кадровую службу для хранения в личном деле работника.

По материалам аттестации наниматель в месячный срок принимает решение, оформляемое приказом. Руководитель предприятия с учетом рекомендаций аттестационной комиссии может поощрить работников, зачислить их в резерв на выдвижение, повысить в должности.

Работника, признанного по результатам аттестации не соответствующим занимаемой должности, наниматель в течение одного месяца со дня аттестации может перевести, с его согласия, на другую должность. При невозможности перевода руководитель вправе расторгнуть с ним трудовой договор по п. 3 ст. 42 ТК. Поскольку решение аттестационной комиссии является рекомендательным, то наниматель вправе оставить работника в прежней должности.

Работники, аттестованные условно сроком на один год, подлежат повторной аттестации.

Роль юридической службы состоит в обеспечении соблюдения законности проведения аттестации и законности принимаемого руководителем решения по результатам аттестации.

 

5. Составление актов

На практике кадровым службам нередко приходится составлять акты, которые подтверждают наличие или отсутствие определенного события (действия). В частности, составляются акты о предупреждении работника об увольнении его в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата; о прогуле; о нахождении в состоянии алкогольного опьянения; об отказе от дачи объяснений за совершенное нарушение трудовой дисциплины; от ознакомления с приказом, получения трудовой книжки и др.

Акт, как правило, составляется комиссией, в которой должно быть не менее 2–3 человек. Необходимость присутствия комиссии требуется для того, чтобы акт носил объективный характер.

Единой, универсальной формы акта не имеется. В каждом конкретном случае оформление акта может иметь свои особенности.

Заголовок акта представляет собой краткое изложение событий, действий (например, «О расследовании несчастного случая», «Об уничтожении трудовых книжек», «Об отказе получения трудовой книжки» и др.). Имеются и другие варианты заголовков актов. Текст акта состоит, как правило, из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной указываются состав комиссии и основание составления акта. В констатирующей излагаются цели и задачи актирования, фиксируются установленные (неустановленные) факты, события.

Например, при составлении акта о нахождении работника в нетрезвом состоянии в нем следует отразить, когда, где, в чьем присутствии обнаружен работник в нетрезвом состоянии, а также внешние признаки состояния работника (специфический запах, особенности речи, нарушение координации движения, агрессивность и др.). В акте должно быть указано, предлагалось ли работнику пройти медицинское освидетельствование, и по каким причинам оно не было проведено. Акт должен быть составлен в день обнаружения работника в нетрезвом состоянии.

Акт подписывается всем составом комиссии. После этого необходимо ознакомить с ним лиц, в отношении которых он составлялся. Во многих случаях акт подлежит утверждению руководителем организации либо другим уполномоченным должностным лицом.

Юридическая служба должна оказывать помощь и консультации кадровой службе при необходимости составления соответствующего акта. Взаимодействие кадровой и юридической службы будет обеспечивать соблюдение законности в трудовых отношениях.

 

К.И. КЕНИК

судья Конституционного Суда Республики Беларусь,

кандидат юридических наук,

заслуженный юрист Республики Беларусь

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь