по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Должностная инструкция – пример разумной бюрократии

 

Такие дорогие сердцу должностные инструкции, пребывавшие пыльным балластом на полках кадровой службы еще с доперестроечных времен. Похоже, что пришло время, и вы будете востребованы. О вас вспоминают только в случае возникновения юридических вопросов, конфликтных ситуаций (сведения счетов администрации с работником) или при необходимости сокращения штатов. Писали вас, как правило, сами работники по несуразным образцам и под самих себя любимых. При этом бизнес-цели («О чем это я?») организации или хотя бы задачи подразделения нигде не просматривались, критерии эффективности труда работника разглядеть в них невозможно. А ведь главная цель должностной инструкции – описание того, что от работника хочет получить организация.

С появлением управленческих и бизнес-технологий многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность.

Должностная инструкция – это пример разумной бюрократии1 в лучшем смысле этого слова, т.к. она является главным инструментом при решении следующих задач:

Руководство к действию для работника. Должностная инструкция дает знание того, каких действий от работника ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда, она представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на организацию, условия, критерии оценки его труда.

Определение характеристики специалиста. Должностная инструкция позволяет вести программируемый подбор работника, который удовлетворял бы по знаниям и навыкам требованиям инструкции.

Совершенствование управления на базе совмещения должностей, увеличения объемов работ, пересмотр трудовых функций работников в связи с сокращением их численности, переходом на новые формы организации производства и труда. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Профессиональная аттестация работника. В должностной инструкции записано, что работник должен знать, уметь и какую конкретную работу обязан выполнять. Должностная инструкция – основа для проведения объективной оценки результатов трудовой деятельности работника. Результаты аттестации позволяют принять решение о дальнейшем внутреннем движении и переподготовке работника (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.).

Должностные инструкции используются при ранжировании должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) – один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

Разрешение трудовых споров. Не исключены конфликтные ситуации между работником и нанимателем. В частности, при несогласии с решением руководителя об увольнении работника, его действия оспариваются в суде. Для принятия решения обязательно рассматриваются документы: трудовой договор и должностная инструкция специалиста2.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом3 (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Стандарта на разработку должностной инструкции нет, возможно, он и не нужен, т.к. каждая организация имеет право на свою точку зрения при описании требований, предъявляемых к работнику. В то же время подход к ее разработке должен быть профессиональным и основываться на применении действующих нормативных правовых актов в области делопроизводства и описания профессий.

Перед тем как приступить к разработке должностных инструкций работников, имеет смысл разработать и утвердить в организации «Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций», в котором по каждой штатной должности необходимо указать должностное лицо, ответственное за разработку должностной инструкции, и должностное лицо, с которым согласовывается должностная инструкция.

Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на руководителе службы управления персоналом (кадровой службы).

 

Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии:

• Определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей.
• Выявление тех работ, которые выполняются по данной должности.
• Отбор типичных должностей для анализа.
• Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдение, собеседование, вопросники).
• Сбор необходимой информации для анализа.
• Анализ работ по должности, т.e. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.
• Описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи4; условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции.
• Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.
• На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция.

 

Основные требования, предъявляемые к разработке должностной инструкции

Должностная инструкция должна быть разработана на основе Квалификационных справочников должностей служащих, утвержденных Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, и с учетом положения о подразделении. В Квалификационных справочниках предусмотрены наиболее часто встречающиеся обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками, т.е. с учетом личностной спецификации и описания работы по должности, сделанного работником службы управления персоналом.

Наименование должности должно быть установлено в соответствии с Общегосударственным классификатором Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) ОКРБ 006-96, введенном в действие с 1 января 1997 г. (изменение № 1 утверждено постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 25 июня 1999 г. № 81, изменение № 2 утверждено постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 июня 2000 г. № 97, изменение № 3 утверждено постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 декабря 2001 г. № 15). Такая регламентация наименований должностей обусловлена необходимостью создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с вредными условиями труда, условиями пенсионного обеспечения.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными.

Оформляется должностная инструкция в соответствии с «Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13). Типовая структура должностной инструкции (вид макета должностной инструкции приведен ниже) позволяет сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности, обеспечить повышение эффективности управленческих работ, устранить дублирование по отдельным функциям, упорядочить информационные потоки в организации.

 

Макет должностной инструкции

 

______________________________                                    УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации, предприятия)

                                                                                                _________________________

                                                                             (руководитель организации, предприятия)

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                                         ___________    ____________

                                                                                   (подпись)             (фамилия, инициалы)

____________ № ____________                                          ___________

                      (место издания)                                                                                             (дата)

 

___________________________

      (наименование должности работника)

 

 

Общие положения

Функции

Должностные обязанности

Права

Взаимоотношения (связи по должности)

Оценка работы и ответственность

 

 

Руководитель структурного

подразделения                                                                    ___________    ____________

                                                                                   (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                              ___________

                                                                                     (дата)

 

 

Визы

 

С инструкцией ознакомлен                                                ___________    ____________

                                                                                  (подпись)           (фамилия, инициалы)

                                                                                             ___________

                                                                                     (дата)

 

Содержание разделов должностной инструкции

 

Общие положения

Указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности (в соответствии с ОКРБ 006-96 с изменениями).

Указывается категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель5).

Определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности).

Описывается порядок назначения и освобождения работника oт занимаемой должности.

Указывается подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник.

Определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия.

Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности (на основании раздела «Должен знать» квалификационной характеристики по данной должности).

Функции

Определяются конкретныe действия работника, периодичность и сроки их выполнения; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководит, утверждает, исполняет, согласовывает и т.д.

Должностные обязанности

Указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики по данной должности. Необходимо отметить, что если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями, с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ, чем работы по основной должности. Таким образом решается задача совершенствования управления.

Права

Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям. Перечень прав определяется в соответствии с законодательством и внутренними документами организации.

Взаимоотношения (связи по должности)

Определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации. Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается. Данный раздел описывается особенно подробно в том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного работника, не входящего в штат какого-либо подразделения.

Оценка работы и ответственность

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей, за неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства. Указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника.

Должностная инструкция:

разрабатывается специалистом службы управления персоналом (кадровой службой), либо руководителем соответствующего структурного подразделения;

подписывается руководителем подразделения, разработавшего должностную инструкцию;

согласовывается (визируется) с юридической службой. В том случае, если она разработана службой управления персоналом, ее также необходимо согласовать с руководителем соответствующего структурного подразделения или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации;

утверждается первым руководителем организации;

доводится до работника под роспись.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее подписания. С момента ознакомления работника с должностной инструкцией (под роспись) ее требования становятся для работника обязательными.

 

Бюрократия – тип идеальной рациональной организации, которую характеризуют: эффективность административных действий, достигаемая за счет специализации квалифицированного управленческого аппарата и формального разделения обязанностей; иерархическая система контроля и подчинения должностных лиц; безличностные отношения, основанные на зафиксированных законах и правилах, определяющих принятие решений; отделение административных функций от собственно средств управления.

Необходимо отметить, что пп. 2, 3 ст. 54 Трудового кодекса Республики Беларусь обязывают нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись:

с порученной работой (должностной инструкцией);

с коллективным договором.

Локальные нормативные акты – коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Число задач ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д.

Руководитель – лицо, осуществляющее общее руководство группой работников.

Специалист – работник, умственный труд которого отличается профессиональной содержательностью, сложностью и интеллектуальностью, требующий для своего выполнения специального образования. Работники этой категории разрабатывают на основе имеющихся у них специальных знаний, умений и навыков варианты решения конкретных, как правило, функциональных, вопросов производственного и управленческого характера.

Технический исполнитель (другой служащий) – работник, обеспечивающий и обслуживающий деятельность руководителей и специалистов при выработке и реализации ими управленческих решений. Его умственный труд отличается стереотипностью, невысокой содержательностью и малоквалифицированностью и предназначен в основном для выполнения вспомогательных работ: подготовки, оформления, контроля документов, технического и хозяйственного обслуживания.

 

Л.И. Фалей, заместитель заведующего отделом НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь