по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

(Продолжение. Начало в № 6.)

 

Личные дела работников: комментарий к Инструкции

о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел работников

Оформление документов личного дела: внутренняя опись, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров

Документы, включаемые в состав личного дела согласно положениям гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция), должны быть надлежащим образом оформлены и удостоверены. Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Особенности оформления специфических документов личного дела (автобиография, личный листок по учету кадров и др.) содержатся непосредственно в самой Инструкции (гл. 3). Рассмотрим общие правила и особенности оформления документов, включаемых в состав личных дел.

Согласно п. 10 Инструкции после оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. В частности, в п. 8.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), а также п. 5.1.20 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций), содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.

Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во­первых, дело должно передаваться на хранение в архив и, соответственно, иметь постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения; во­вторых, заголовок такого дела должен быть, говоря профессиональным языком архивистов, «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому п. 10 Инструкции во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.

Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела. Отметим, что эта форма несколько отличается от формы, приведенной в Основных правилах работы архивов (образец заполнения внутренней описи документов личного дела приведен в приложении 1).

Следует обратить внимание также на то, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, которое также закреплено в нормативных документах по архивам и делопроизводству.

Одним из базовых документов личного дела является личный листок по учету кадров. Форма личного листка, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, включенной в Унифицированную систему организационно­распорядительной документации (УСОРД), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28 декабря 1999 г. Личный листок представлен в виде анкеты – формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики.

Требования к заполнению личного листка по учету кадров определены в п. 11 Инструкции. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Следует обратить внимание, что понятие «личные документы» достаточно часто путают с понятием, схожим по звучанию, но имеющим несколько иной смысл – «документы по личному составу». В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», с последующими изменениями и дополнениями, документы по личному составу – это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы. Документы по личному составу – это, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка формы Т­2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Под личным документом понимается «официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера». Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.

Рассмотрим кратко правила заполнения личного листка.

На все вопросы личного листка по учету кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет», не допускается прочеркивание строк . Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть записано: «не имею».

Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже, например: Нежная Арина Петровна.

Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым способом: 05.08.1962.

Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно­цифровой: 5 августа 1962 г. Согласно требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесно­цифровой способ применяется только:

при оформлении документов высших органов государственной власти и управления;

финансовых документов;

актов законодательства (дат издания/принятия актов, дат, содержащихся в их текстах).

Место рождения указывается в соответствии с административно­территориальным делением на момент рождения, например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р­на Минской обл.

В строке «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.).

В строке «Образование» указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом Республики Беларусь от 29 октября 1991 г. № 1202­ХII «Об образовании в Республике Беларусь» (в редакции Закона от 19 марта 2002 г. № 95­З). Напомним, что ст. 7 этого Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней:

дошкольное;

общее базовое;

общее среднее;

профессионально­техническое;

среднее специальное;

высшее;

послевузовское.

Получение общего среднего образования (продолжительность обучения – 12 лет) обеспечивают следующие учреждения образования: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, (общеобразовательная школа), гимназия, лицей, школа­интернат, санаторная школа­интернат (общеобразовательные учебные заведения).

Общее базовое образование (срок обучения – 10 лет) является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование (продолжительность обучения – 4 года) является ступенью общего базового образования.

Получение профессионально­технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессионально­технического образования, относятся: профессионально­технические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессионально­технические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально­технические колледжи.

Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессионально­технического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально­технические колледжи, высшие колледжи.

К учреждениям, обеспечивающим получение высшего образования, относятся высшие учебные заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обеспечивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или среднее специальное образование. Лица со средним специальным образованием также имеют право на получение высшего образования в сокращенные сроки при условии соблюдения требований образовательных стандартов высшего образования.

Послевузовское образование включает в себя две ступени:

подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентура­стажировка);

подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени доктора наук (докторантура).

К учреждениям, обеспечивающим получение послевузовского образования, относятся высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установленном Правительством Республики Беларусь порядке получили право заниматься послевузовским образованием.

Таким образом, согласно нормам Закона «Об образовании в Республике Беларусь» в соответствующей строке Инструкции предусмотрены записи: «общее среднее», «профессионально­техническое», «среднее специальное», «высшее». При этом Инструкция не предполагает указания в личном листке в качестве ступени образования такого уровня, как «общее базовое образование». Это обусловлено тем, что согласно действующим в Республике Беларусь классификаторам должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие как минимум среднего образования. В то же время в абз. 2 п. 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее, но и высшее, а в ряде случаев – и послевузовское образование. Таким образом, на работников, имеющих общее базовое образование, личные дела вестись теоретически не должны.

Вместе с тем, в практике ведения личных дел достаточно часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).

Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно заполняют в строке «Образование» таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью так, как оно обозначено в документе об образовании.

Аналогичным образом для работников, не закончивших обучение в высшем либо среднем специальном учебном заведении (например, отчисленных по различным причинам, поступающих на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел.

Специальность в личном листке также указывается в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. Например, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности «история и иностранный язык» может быть присвоена квалификация «учитель истории и английского языка». В личном листке отражается не квалификация, а именно специальность.

Инструкцией не предусмотрено также указание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как «послевузовское». Это определено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке предусмотрена отдельная строка. В случае, если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссертацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в строке 16 личного листка «Дополнительные сведения».

В строке «Какими языками владеете» отражается знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения языками, например: белорусским, русским, английским – владею свободно, польским – читаю и могу объясняться.

В строке «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или звание. В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь от 21 октября 1996 г. № 708­ХIII «О научной деятельности», с изменениями и дополнениями, внесенными Законом от 31 декабря 1997 г. № 118­З, в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 14 этого же Закона в стране присваиваются ученые звания доцента и профессора. Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указываются наивысшая степень (звание), например: доктор технических наук, профессор. Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующей строке личного листка указываются эти степени, например: доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор.

Следует обратить внимание, что ст. 10 Закона «О научной деятельности» к ученым званиям кроме указанных выше относятся звания члена­корреспондента и академика Национальной академии наук Беларуси, а также члена­корреспондента и академика отраслевых и иных академий наук. Их наличие также отражается в личном листке. В новой редакции закона звания члена­корреспондента и академика предполагается определить как научные звания.

В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: список научных трудов (изобретений) прилагается.

В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы.

В строке «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи), например:

женат

жена – Янушевич Наталья Николаевна, 1965 г.р.,

сын – Янушевич Петр Иосифович, 1992 г.р.,

дочь – Янушевич Полина Иосифовна, 1992 г.р.

В графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в сведениях, произошедшие в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Образец заполнения личного листка по учету кадров приведен в приложении 2.

Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.

В Дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Форма дополнения к личному листку, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, включенной в УСОРД. Дополнение к личному листку представлено в виде соединения таких форм представления унифицированного текста, как анкета (соответствующая информация отражена в коде этого документа по ОКУД – 050) и таблица. Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков

.

Образец заполнения дополнения к личному листку по учету кадров приведен в  приложении 3.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам). Следует обратить внимание на то, что личный листок по учету кадров не заполняется в том случае, если анкета, помещаемая в личное дело работника, дублирует всю информацию, отражаемую в личном листке.

Приложение 1

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

 

Внутренняя опись документов личного дела № 115, Янушевич Иосиф Павлович