по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Новые задачи кадровиков,

связанные с персонифицированным учетом

 

31 июля 2003 г. завершилась массовая первоначальная регистрация работающих граждан в системе персонифицированного учета. В январе–июле 2003 г. Фондом социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее – Фонд) открыто почти 4,4 млн индивидуальных лицевых счетов и выдано около 4,3 млн свидетельств социального страхования.

На сегодняшний день в  базе данных персонифицированного учета 4,5 млн индивидуальных лицевых счетов.  В последующем в индивидуальные лицевые счета  на протяжении всей трудовой деятельности гражданина будет заноситься информация, которая определит размер будущей пенсии:  сведения о  заработке за каждый месяц работы, трудовом стаже и  особенностях его исчисления. Данные о датах приема на работу и увольнения с работы для последующего исчисления стажа представляются работодателями по форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», а данные о заработке и особенностях исчисления стажа – по форме ПУ-3 «Индивидуальные сведения».

Регистрация лиц, оформляемых на работу и не имеющих свидетельства социального страхования, после 31 июля 2003 г. производится только на основании формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (тип формы – «регистрация»).

В этой форме заполняются все реквизиты 

§для граждан, имеющих паспорт старого образца; 

§иностранных граждан и лиц без гражданства;

§граждан Республики Беларусь, имеющих паспорт нового образца, у которых в личном номере 12-я и 13-я позиции – GB, VF или VA;

§граждан, письменно отказавшихся от использования их личного номера в системе государственного социального страхования. 

Для граждан, имеющих паспорт нового образца, форма ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (тип формы – «регистрация») заполняется в сокращенном виде.  В ней необходимо указать фамилию, имя, отчество, личный номер гражданина и признак гражданства. Причем признак гражданства должен указываться в форме ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» всех типов: «регистрация», «изменение анкетных данных» и «восстановление свидетельства социального страхования», что предусмотрено постановлением Министерства труда и  социальной защиты   Республики Беларусь от 22 августа 2003 г. № 95 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по заполнению форм документов персонифицированного учета».

Постановлением в указанную Инструкцию внесено дополнение по заполнению формы ПУ-1 для регистрации граждан, отказывающихся от использования их личного номера в системе государственного социального страхования. Эти граждане должны обратиться с письменным заявлением к своему работодателю. По ним заполняются полностью все реквизиты формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица»  (тип формы – «регистрация»). Причем тип формы «регистрация» заполняется, повторим,  в случае письменного  обращения гражданина к работодателю и независимо от того, был этот гражданин ранее зарегистрирован или нет, получил свидетельство социального страхования, не успел получить  или отказался от получения.

Особенностью заполнения формы ПУ-1 по гражданам, отказывающимся от использования личного номера в системе государственного социального страхования, является то, что в реквизите «Личный номер» проставляются нули. Форма в этом случае имеет вид, приведенный в примере 1.

После завершения первоначальной регистрации работодателям необходимо заполнить и представить в местные органы Фонда форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная»). При этом необходимо учесть, что неверное ее заполнение может затронуть интересы конкретного работника.

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») впервые после завершения первоначальной регистрации подается за отчетный период I–III кварталов 2003 г. С июля текущего года  большинство районных и городских отделов областных управлений Фонда принимают и обрабатывают информацию за   I–II кварталы 2003 г., и многие организации в областях республики уже отчитались за этот период. Этим организациям в течение октября необходимо будет представить форму ПУ-2 за III квартал 2003 г. (если в этом квартале имели место прием и (или) увольнение работников). Остальные работодатели, в частности в   г. Минске и Минской области, будут сдавать форму ПУ-2 за январь–сентябрь 2003 г. Правила заполнения формы за I–II кварталы 2003 г. и за I–III кварталы 2003 г. одни и те же. Только в реквизите «Отчетный период, кварталы» в первом случае зачеркиваются клетки I и II, во втором – I, II и III.

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» имеет четыре типа: «первоначальная регистрация», «исходная», «корректирующая» и «отменяющая».

Форма ПУ-2 (тип формы – «первоначальная регистрация») после 31 июля 2003 г. не используется.

При заполнении формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») впервые после завершения первоначальной регистрации следует иметь в виду, что если регистрация работника производилась на основании формы ПУ-2 (тип формы – «первоначальная регистрация»), то в ней уже были отражены даты приема на работу, и повторять их не следует. Если в течение отчетного периода имели место увольнения с работы, то эта информация в обязательном порядке заносится в исходную форму.

Таким образом, форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная»), представляемая впервые после завершения первоначальной регистрации, должна содержать сведения по застрахованным лицам:

§зарегистрированным по форме ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (тип формы – «регистрация»);

§имевшим свидетельства социального страхования на период проведения первоначальной регистрации;

§уволенным в отчетном периоде (независимо от того, по какой форме производилась регистрация: ПУ-1 или ПУ-2).

Кроме того, в нее обязательно необходимо включить и данные по следующим работникам, сведения  для регистрации которых представлялись по форме    ПУ-2 (тип формы – «первоначальная регистрация»):

§получившим запрос об уточнении сведений;

§получившим ОТКАЗ,  ВОЗВРАТ (в реестре застрахованных лиц уже есть человек с теми же анкетными данными) или ПОВТОР (отметка в  ведомости выдачи исходящих до-

§кументов);

§получившим ВОЗВРАТ (данное лицо уже имеет страховой номер, присвоенный на основе паспорта старого образца. В этом случае необходимо подать форму ПУ-1 (тип формы – «изменение анкетных данных»));

§иностранным гражданам, лицам без гражданства, имеющим вид на жительство;

§гражданам Республики Беларусь, в личных номерах которых последние  две буквы перед последней цифрой  GB, VA или VF.

На застрахованных лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (код вида договора – 03), форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») не заполняется.

Ниже приведены примеры заполнения формы ПУ-2, представляемой впервые после завершения первоначальной регистрации, за I–II кварталы 2003 г. (пример 2) и I–III кварталы 2003 г. (пример 3).

Поясним пример 3.

По структуре страховых номеров видно, что все работники, кроме Петрова И.С., имеют паспорта нового образца. Семенова Л.И. может являться  (или являлась ранее) иностранной гражданкой  (это отражено в ее индивидуальном лицевом счете, в рассматриваемой форме эти сведения не содержатся).

Условно будем считать, что документы для первоначальной регистрации были сданы УП «КОМПАГ» в отдел Фонда 17 февраля 2003 г.

По Васильеву П.В. в первой строке формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») проставлена только дата увольнения (20.01.2003), т.к. дата приема на работу была отражена в форме для первоначальной регистрации (не будет являться большой ошибкой, если в форме ПУ-2 дата приема на работу будет указана, но только без каких-либо изменений).  Далее, в течение отчетного периода  этого гражданина приняли на работу (14.05.2003), уволили (18.08.2003) и опять приняли (10.09.2003). Иванов В.В. и Алексанова И.П. приняты на работу после 31июля 2003 г. В отношении их можно сказать следующее: либо у них уже были свидетельства социального страхования, либо их регистрировали (как требуется после 31 июля) на основании формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (тип формы – «регистрация»). По Иванову В.В. отражена и дата увольнения (30.09.2003), т.к. он уволен в отчетном периоде.

Петров И.С., имеющий паспорт старого образца, и Семенова Л.И. регистрировались на основании формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (тип формы – «регистрация»), а потому отчетная форма содержит даты их приема на работу (01.01.2003).

Следует строго придерживаться правила, что все даты приема и увольнения должны находиться внутри отчетного периода. В форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») за I, II, III кварталы 2003 г. не должно быть, к примеру, даты увольнения (или приема на работу) 01.10.2003. Она должна быть указана в отчете за IV квартал.

Если застрахованное лицо в отчетном периоде было принято на работу и уволено с работы, то обе даты указываются в одной строке.

В строках формы для заполнения вручную (на бланках розового цвета) год не проставляется – он присутствует в реквизите «Отчетный период». Заполнение же строк документов в электронном виде должно соответствовать требованиям Фонда по структуре и формату файлов, изложенным в Инструкции по подготовке документов персонифицированного учета на машинном носителе, утвержденной приказом управляющего Фондом (в редакции приказа от 10 июля 2002 г. № 30-о).

В последующем  ежеквартально каждый работодатель, если в отчетном квартале имели место прием и (или) увольнение работников, обязан представлять Фонду форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная»).

Для изменения сведений, ранее представленных по исходной форме, служат формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (типы формы – «корректирующая» и «отменяющая»).

Следует иметь в виду, что корректирующая форма полностью заменяет сведения, представленные ранее по одному или  нескольким застрахованным лицам.

Вернемся к примеру 3 заполнения исходной формы ПУ-2 и рассмотрим два случая.

1. Условно примем, что в данных по Васильеву П.В. допущена  ошибка: во второй строке следовало указать дату увольнения с работы  18.07, а не 18.08. В этом случае необходимо подать форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «корректирующая»), в которой повторить правильные записи по Васильеву П.В., а неверную – исправить. Отчетный период должен быть тем же, что и в исходной форме.

2. Условно примем, что в данных по Васильеву П.В. допущена ошибка: в третьей строке указана неверная дата приема на работу 10.09 (должна быть 10.10). В этом случае необходимо подать форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «корректирующая»), в которой повторить правильные записи по Васильеву П.В., а неверную – исключить. Отчетный период должен быть тем же, что и в исходной форме. Дату приема на работу «10.10.2003» необходимо будет включить в форму ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») за IV квартал 2003 г.

Оба примера не зависят друг от друга и относятся к корректировке представленных ранее данных по исходной форме ПУ-2, приведенной  в примере 3.

Если требуется полностью отменить все записи по одному или нескольким застрахованным лицам за определенный отчетный период, то заполняется форма  ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «отменяющая»). Этой формой можно отменить сведения по одному, нескольким или всем застрахованным лицам, представленные по исходной форме.

Рассмотрим два случая отмены сведений из примера 3.

1. Условно будем считать, что сведения по Васильеву П.В. приведены ошибочно (по всем трем строкам), а Алексанова И.П. не оформлялась на работу 22.08.2003, в связи с чем данные по ним, представленные в исходной форме, необходимо отменить. В этом случае в форме ПУ-2 (тип формы «отменяющая») заполняются реквизиты:  «Регистрационный номер работодателя», «Наименование работодателя», «Отчетный период» и графы: «Фамилия, имя, отчество», «Страховой номер». Отчетный период должен быть тем же, что и в исходной форме.

В случае необходимости отмены сведений по одному или нескольким (но не всем) застрахованным лицам за определенный отчетный период форма ПУ-2 (тип формы – «отменяющая») должна заполняться согласно примеру 6.

2. При отмене сведений по всем застрахованным лицам за определенный отчетный период в форме ПУ-2 (тип формы – «отменяющая») заполняются реквизиты:  «Регистрационный номер работодателя», «Наименование работодателя», «Отчетный период», и форма имеет вид, приведенный в примере 7.

Обращаем внимание на то, что если работодателем сдано несколько пачек формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная»), а отменить следует все записи по одной из пачек, то необходимо заполнить форму согласно примеру 6, указав все фамилии и страховые номера застрахованных лиц, информация по которым была в пачке, записи которой отменяются. Ни в коем случае нельзя пользоваться примером 7, т.к. будет отменена информация, содержащаяся во всех пачках с формой ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») за отчетный период.

Как уже было сказано, областные управления Фонда принимают и обрабатывают формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная») за I–II кварталы 2003 г. В ходе анализа информации, заносимой в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц, установлено, что многие организации допускают ошибки. Наиболее частыми являются случаи, когда в форме ПУ-2 (тип формы – «первоначальная регистрация») по всем работникам указывается дата приема на работу 01.01, в то время как некоторые приняты на работу после 1 января 2003 г. По этим лицам следовало указать фактическую дату приема. Недопустимыми являются случаи, когда правильные (фактические) даты приема отражаются затем в форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «исходная»). Исправить ошибки первоначальной регистрации можно с помощью формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (тип формы – «корректирующая») (в реквизите «Отчетный период» кварталы не проставляются, а указывается только год – 2003) (см. пример 8). Если этого не сделать, у работников будет две даты приема на работу к одному работодателю: 01.01.2003 (ошибочная –  по форме для первоначальной регистрации) и фактическая (верная – по исходной форме). Это не только исказит информацию о периоде работы, но и повлечет за собой серьезные проблемы в работе автоматизированной системы управления персонифицированным учетом, связанные с постоянным уточнением данных.

Вопросы, возникающие при подготовке документов персонифицированного учета и вызывающие сомнения, не следует решать самостоятельно. Советуем обращаться в органы Фонда за разъяснениями.

 

Л.А. Силутина

начальник отдела организации персонифицированного учета

Фонда социальной защиты населения Министерства труда

и  социальной защиты Республики Беларусь

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь