по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы

 

Одним из узловых вопросов организации работы с документами в кадровой службе и в организации в целом является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке (форма номенклатуры дел приведена в Приложении 1).

Роль номенклатуры дел в делопроизводстве организации, в том числе кадровой службы, и отборе документов на архивное хранение необычайно важна. Она  выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. Она является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, используется как учетный документ в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура дел составляется в каждой организации (лишь в некоторых случаях  может использоваться типовая номенклатура дел, о которой будет сказано далее). Она включает полный состав документов, образующихся в деятельности организации, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хранению. Документация кадровой службы включается в номенклатуру дел, как правило, отдельным разделом. Поэтому рассмотрим общие принципы составления номенклатуры дел, а также особенности оформления номенклатуры дел кадровой службы.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления – ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел и т.д. при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на лицо, ответственное за архив (как правило, на секретаря). В составлении номенклатуры дел организации принимают участие представители всех структурных подразделений, в том числе и работник отдела кадров.

Непосредственному составлению номенклатуры дел предшествует определенная организационная работа. Руководитель службы ДОУ совместно с ответственным за архив организации проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На таком совещании, которое обычно проводится в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в текущем году и даются указания о порядке составления и сроках представления в службу ДОУ номенклатур дел на будущий год структурными подразделениями организации.

Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями (в том числе кадровой службой) заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом (при необходимости) и утвердить у руководителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к нарушению существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени.

Во вновь созданном учреждении номенклатура составляется в любое время года, а затем к началу каждого делопроизводственного года. Точно так же при реорганизации учреждения (если функции его значительно изменились, а номенклатура не отражает настоящего состояния дел) номенклатура должна быть составлена в любое время года.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларусь, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел и др. Среди конкретных нормативных правовых и методических документов, которыми необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел, следует назвать два основных:

• Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены >>>решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5>>>);
• Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена >>>приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13>>>).

Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об организации и ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников учреждения, штатные расписания, отчеты и другая документация, схема классификации служебных документов, ведомственный и/или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Положение (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление номенклатуры и систематизацию дел; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов и т.д.

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.

При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров и др.). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

1. Канцелярия
2. Отдел экономического прогнозирования
3. Производственно-технологический отдел
4. Отдел техники безопасности
5. Финансовый отдел
6. Бухгалтерия
7. Отдел труда и заработной платы
8. Отдел кадров
9. Токарный цех
10. Слесарный цех
11. Сборочный цех
12. ....
1. ....
1. Профсоюзный комитет

Структурно-функциональный принцип используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

Руководство

Планирование

Организация производственной деятельности

Бухгалтерия

Отдел кадров

Профсоюзный комитет

Как видно, в организации, применяющей такой принцип построения номенклатуры дел, отсутствуют самостоятельная делопроизводственная служба (ее функции отражены в разделе «Руководство»), отделы планирования и производственно-технологический, однако действуют такие самостоятельные структурные подразделения, как отдел кадров  и бухгалтерия.

В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной   по функциональному принципу:

Руководство

Планирование

Организация производственной деятельности

Финансирование

Учет и отчетность

Кадры

В данном случае в организации нет самостоятельного отдела кадров и его функции возложены на одного или нескольких  работников организации. Поэтому названием раздела номенклатуры дел является название выполняемой функции («Кадры»).

 

Приложение 1

 

Форма номенклатуры дел организации

 

Наименование организации                                                              УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                                       Наименование должности

00.00.0000 №  __________                                                                руководителя организации

г. ______________________                                                             Подпись                  Инициалы,

      (Место составления)                                                                                                   фамилия

на ___________ год                                                                           00.00.0000