по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы

 

(Окончание. Начало в <<<обновлении за 01.10.2001 ”Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы”>>>.)

 

Как уже было отмечено, составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения (форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении 1).

Прежде чем рассмотреть особенности составления номенклатуры дел кадровой службы, остановимся на общих требованиях к составлению номенклатуры дел структурного подразделения. Номенклатура дел структурного подразделения будет являться разделом сводной номенклатуры дел организации на год.

Внутри номенклатуры дел каждого структурного подразделения (раздела сводной номенклатуры дел) дела размещаются по группам с учетом степени их важности. В номенклатуру сначала включают дела с организационными документами (уставы, положения, должностные инструкции), затем дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, с распорядительными документами данного учреждения, документами коллегиальных органов данного учреждения (протоколы), штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др.

В пределах каждой группы дела располагаются по срокам хранения: сначала дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет хранения включительно.

Наименования дел, включающие документы, одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются рядом. Так, после подлинных приказов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные – за квартальными; после них – переписка по планированию. Однородные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических названий. Например, сначала помещается дело под заголовком «Переписка по кадровым вопросам с предприятиями Витебской области», затем – «Переписка по кадровым вопросам с предприятиями Могилевской области».

В учреждениях могут быть дела по вопросам, которые не разрешены в течение одного года. Это так называемые «переходящие» дела. Переходящие дела можно условно разделить на несколько групп. Первая группа – дела, не завершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопросов, например: «Документы о строительстве здания архива (отчеты, акты, переписка и др.)». Вторая группа – дела , которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм, например: «Журнал регистрации арбитражных дел». Третья группа – дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет (пока дело не достигнет 200-250 листов), например: «Приказы министра об изменении структуры. Копии». Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а последний том не закончен, то в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела. Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершенные делопроизводством дела вместе с картотеками и документами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, принявшего его функции.

Не включаются в номенклатуру дел Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.

Учет признаков заведения дел является обязательным условием правильного составления номенклатуры дел. При формировании отдельных статей номенклатуры признаки заведения дел должны отражаться в такой последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.

Признаки заведения дел влияют и на расположение статей в пределах номенклатуры. Так, названия дел, наиболее важных по значению с точки зрения номинальной характеристики документов (положения, уставы и т.д.), выдвигаются на первое место. Названия дел, состоящих из документов однородного содержания, помещаются рядом. Названия дел, отражающих авторский, корреспондентский и географический признаки, располагаются в номенклатуре по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований. Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в последовательности хронологических периодов, за которые сгруппированы документы.

Номенклатура дел состоит из 5 граф.

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения номера структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного службой ДОУ (канцелярией), и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, дело может иметь индекс 2-18, где 2 – индекс структурного подразделения, а 18 – номер дела среди всех дел этого структурного подразделения.

Не менее важным является правильное заполнение 2-й графы номенклатуры дел. В этой графе в сводной номенклатуре дел указываются названия разделов и подразделов, а в каждом разделе (номенклатуре дел структурного подразделения) – заголовки дел.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения. К ним добавляется название рода заводимого дела (переписка, документы) или делопроизводственного вида документов (приказы, протоколы, акты), а также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности документов, вопрос (тема, предмет), к которому относится содержание документов заводимого дела. Кроме того, в заголовки дел могут быть внесены названия учреждений, после переписки с которыми образовались документы (корреспонденты). Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается.

Так, в заголовке дела «Переписка с областными и районными организациями по вопросам учета и распределения кадров» в обобщенном виде названы корреспонденты и вопросы переписки (такое дело составляется, если нет необходимости заводить несколько дел по группам корреспондентов).

В заголовке также может указываться географическое название, к которому относится содержание документов, и время. При этом учитывается целесообразность группировки в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Неправильно озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указано действие, например, «Проверки финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подведомственных учреждений» (нужно «Акты проверки ...», «Справки проверки ...» и т.д.).

Распространенной ошибкой при формулировании заголовков дел является также неправомерное использование термина «дело». Этот термин употребляется в заголовке тогда, когда в деле объединяются различные по своим разновидностям документы, связанные между собой последовательностью разрешения вопроса. Термин «дело» употребляется также при заведении личных и судебных дел.

В заголовках некоторых дел принято обобщение «документы». Этот термин употребляется тогда, когда в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения, например: «Документы о строительстве завода строительных материалов (сметы расходов, финансовый отчет, акт сдачи в эксплуатацию и др.)»; или: «Документы о проверках финансово-хозяйственной деятельности и документальных ревизий подведомственных учреждений».

Термин «документы» употребляется также при объединении в одном деле приложений к какому-либо одному или нескольким документам, например: «Документы к акту приема-передачи завода ...».

Если дело состоит из одного документа, в его заголовке указывается разновидность документа и дата события: «План научно-исследовательских работ института на 2001 год». Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру предстоящего года, в течение которого они должны поступать или создаваться в данном учреждении. Так, в номенклатуру дел на 2001 год может быть включен план НИР на 2002 год и отчет за 2000 год, если они составляются в 2001 году.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не предусмотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы, для чего в конце каждого раздела включают так называемые «резервные» индексы.

Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Если в течение года заведено несколько томов дела и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включаются все тома переходящего дела.

В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня (следует помнить, что в некоторых случаях сроки хранения документов могут определяться на основании законов Республики Беларусь и других нормативных правовых актов). В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия организации определяет срок хранения на основании их практической и исторической ценности.

Не менее важным является заполнение графы 5 «Примечания». В течение года в этой графе делаются отметки о заведении дел, указываются фамилии ответственных за это лиц, делаются отметки о переходящих делах (например: «переходящие», «продолжается делопроизводством»), о передаче дел в архив учреждения, об уничтожении дел и т.п.

Учитывая общие требования к составлению номенклатуры дел, рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров.

Образец номенклатуры дел отдела кадров приведен в Приложении 2.

Согласно правилам систематизации дел в пределах раздела номенклатуры на первое место вынесены дела с организационными документами (8-1 «Положение об отделе. Копия»; 8-2 «Должностные инструкции сотрудникам отдела. Копии»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.

Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно делать ссылки на место их хранения, например: «Подлинники – в канцелярии».

За организационными документами следуют дела с распорядительными документами (8-3 «Приказы директора завода по основной деятельности. Копии»; 8-4 «Приказы директора завода по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение сотрудников)»; 8-5 «Приказы директора завода по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных)»). Как видно, на первое место вынесено дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными, даже несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (первые экземпляры находятся в канцелярии). За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале – прием, перевод, увольнение, поощрение сотрудников (срок хранения – 75 лет), затем – отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения – 3 года). Обращаем внимание на то, что в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии – соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к делам с аналогичными заголовками будет добавлено слово «Копии»).

За распорядительными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов (8-6 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним») и дела со штатным расписанием (8-7 «Штатное расписание завода. Копия»), планами и отчетами (8-8 «План работы отдела кадров на 2001 год»; 8-9 «Отчет о работе отдела кадров за 2001 год», 8-10 «Статистические отчеты по кадрам»). В отделе кадров хранятся первые экземпляры протоколов, планов и отчетов, но копия штатного расписания (подлинник – в бухгалтерии).

Далее в номенклатуре располагаются дела с перепиской. В приведенном примере переписка формируется в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не связанными последовательностью решения вопроса. Поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов – «переписка», «сведения» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, завод имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 1», «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 2».

За перепиской в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-13 по индекс 8-21). Здесь необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек работников (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам – «Книге учета личных дел» и «Книге учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним». Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных (с индекса 8-22 по индекс 8-24).

В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.). Здесь необходимо обратить внимание на то, что регистрация обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб) согласно постановлению Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. № 643 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан» и Методическим рекомендациям «О порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях по обращениям граждан», утвержденным приказом Министра образования и науки Республики Беларусь от 11 декабря 1996 г. № 530, осуществляется только на регистрационно-контрольных карточках. В связи с этим в номенклатуре дел под индексом 8-28 указан не журнал, а картотека регистрации обращений граждан.

В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Как уже было сказано, сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов. В настоящее время в Республике Беларусь основным документом, которым следует руководствоваться при определении сроков хранения документов по личному составу, является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (обычно именуется Типовым перечнем). В этом перечне имеется раздел «Работа с кадрами», который состоит из пяти подразделов: «Прием, распределение, перемещение и учет кадров»; «Подготовка кадров, повышение их квалификации»; «Проведение аттестации и установление квалификации»; «Награждение, присвоение почетных званий»; «Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней». Сроки хранения большинства документов, образующихся в деятельности кадровой службы, можно найти именно в этом разделе Типового перечня, однако в процессе работы в отделе кадров образуются дела, сроки которых отражены и в других разделах этого документа. Например, приказы по личному составу помещены в подраздел «Распорядительная деятельность» раздела «Организация системы управления». Поэтому при определении сроков хранения дел следует внимательно изучить весь Типовой перечень.

При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, всегда устанавливается срок хранения в 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов (в том числе и для документов постоянного хранения). В уже рассмотренном нами примере с приказами директора завода по основной деятельности, дело с подлинниками этих приказов (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) – 3 года.

Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого отдела, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. Первый раздел сводной номенклатуры дел рекомендуется посвящать делам с документами службы ДОУ (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.д.), в котором обычно откладываются организационно-распорядительные документы руководства организации. Затем располагаются функциональные отделы и управления организации в порядке, закрепленном в штатном расписании. Действующие на общественных началах структурные подразделения и органы учреждения располагаются за основными структурными подразделениями. Завершают номенклатуру дел расположенные в порядке значимости общественные организации.

В номенклатуре, построенной по структурно-функциональной и функциональной схемах, названия ее разделов и подразделов совпадают с наименованиями управленческих функций и структурных подразделений, которые располагаются в порядке их значимости.

Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Очень важно своевременно заполнить итоговые записи к номенклатуре, поскольку здесь указывается количество заведенных в течение года дел с постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроками хранения, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заполняется по окончании года и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство. Итоговая запись дает сведения для будущего комплектования архива, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в структурных подразделениях организации, третий – в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенклатуре дел с временным сроком хранения, четвертый – в государственном архивном учреждении. Организации, не являющиеся источником комплектования государственного архива и не имеющие с ним договорных отношений, составляют номенклатуру дел в трех экземплярах.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет.

Подготовленная сводная номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом (архивом организации), подписывается руководителем службы ДОУ и согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации, в том числе в обязательном порядке руководитель службы ДОУ, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер. Председателем ЭК назначается, как правило, один из заместителей руководителя организации.

Номенклатура дел организации, передающей документы на хранение в государственный архив, согласовывается также с учреждением государственной архивной службы. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласовывают номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящей организации (при ее наличии). Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. При отсутствии таких изменений она ежегодно перепечатывается с необходимыми поправками.

Согласованная номенклатура дел организации утверждается руководителем организации до начала нового делопроизводственного года и вводится в действие с 1 января.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в том числе и отдел кадров). Это означает, что второй экземпляр сводной номенклатуры дел фактически расчленяется на составные части, которые передаются в отделы.

Номенклатура дел является также сдаточной описью для дел временного хранения в тех учреждениях, где предусмотрена сдача таких дел в ведомственный архив. Дела временного хранения передаются в архив под номерами, присвоенными им по номенклатуре, а в номенклатуре в графе «Примечания» напротив каждого названия дела отмечается: «Сдано в архив».

Чтобы улучшить организацию документов в учреждениях системы (отрасли) в целом, целесообразно разрабатывать примерные и типовые номенклатуры дел для подведомственных учреждений. Примерная номенклатура дел представляет собой список наиболее типичных для какой-либо группы однородных учреждений (организаций, предприятий) наименований дел с указанием сроков их хранения и имеет рекомендательный характер. Она определяет порядок группировки документов в дела, устанавливает сроки их хранения и является важным пособием для составления номенклатуры дел конкретного учреждения.

Номенклатура для группы однородных учреждений с одинаковыми функциями и структурой может являться типовой, то есть предусматривать один и тот же обязательный состав заводимых дел для всех учреждений данной группы. Типовая номенклатура по охвату дел близка к индивидуальной, в ней должны быть отражены все дела. Она является нормативным документом и носит обязательный характер.

Составляется примерная или типовая номенклатура на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы учреждений. При этом используются те же источники, что и для индивидуальной. При стабильной структуре учреждения примерная или типовая номенклатура строится по структурному принципу, в других случаях – по структурно-функциональной или функциональной схеме.

В примерную номенклатуру дел включаются дела, характерные для большинства учреждений данной группы и наиболее полно отражающие основные вопросы их деятельности.

Следует отметить, что номенклатура дел является необходимым условием четкой работы аппарата управления организации: раскрывая содержание деятельности учреждения, она способствует правильной группировке документов в дела, правильному формированию и оформлению дел, передаче их в государственные архивы, а также своевременному отбору дел на уничтожение.

 

Приложение 1

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

(общественной организации)

 

Наименование структурного подразделения

(общественной организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 № __________

г. ______________________

      (Место составления)

на ___________ год