по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Работа с документами по личному составу в архиве организации:составление архивных справок, выписок, копий

 

Документы по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, в установленные сроки подлежат передаче в архив организации (о требованиях к оформлению дел и порядке их передачи в архив см. «Отдел кадров» № 11 за 2002 г., с. 66–70). В дальнейшем эти документы используются для подготовки и выдачи ответов (архивных справок, выписок, копий) на запросы социально­правового характера.

Социально­правовые запросы – это запросы об архивной информации, необходимой для обеспечения прав и законных интересов граждан.

К запросам социально­правового характера относятся запросы, касающиеся трудового стажа, размера заработной платы, награждений, присвоения званий (воинских, ученых, почетных и др.), образования и учебы, службы в Вооруженных Силах, нахождения на излечении, нахождения в местах принудительного содержания на временно оккупированной территории Беларуси в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., участия в партизанском и подпольном движении в Беларуси в период Великой Отечественной войны, а также запросы о гражданском состоянии, имущественных и наследственных правах и т.п.

Архивные справки, копии, выписки, выдаваемые на социально­правовые запросы, используются для подтверждения прав на получение пенсии, определения ее размера, установления льгот, подтверждения имущественных прав физических лиц, при решении других вопросов социальной защиты граждан.

Архивные справки, копии, выписки используются для подтверждения трудовой деятельности работника в случае утраты трудовой книжки, а также исправления сделанных в ней неправильных записей. Так, согласно п. 54 <<<Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30>>> (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72) (далее – Инструкция), если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Аналогичным образом, на основании архивных документов, вносятся исправления в неправильную или неточную запись в случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (в соответствии с п. 36 Инструкции такие исправления вправе внести учредитель, собственник, вышестоящая организация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального предпринимателя).

Порядок исполнения социально­правовых запросов определен  Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.

При исполнении запросов социально­правового характера организациями составляются и выдаются архивные справки, архивные копии, архивные выписки.

Архивная справка – официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.

Архивная копия – документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Архивная выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Архивные справки, копии, выписки выдаются на основании документов, хранящихся в архиве организации.

Для подготовки архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение заработной платы; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров; алфавитные, именные, послужные и трудовые списки; оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

Необходимо отметить, что имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок.

Для подготовки архивных справок о размере заработной платы используются лицевые счета рабочих и служащих, а при их отсутствии – ведомости и машинограммы на выдачу заработной платы, расчетные книжки.

Для составления архивных справок об образовании используются: приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения; протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них; книги регистрации выданных аттестатов, дипломов.

Для подготовки архивных справок об имущественных правах используются: нотариально удостоверенные договоры; договоры на право застройки при индивидуальном строительстве; решения судов по имущественным претензиям; нотариальные реестры; дела о выдаче свидетельств на право наследования и др.

Архивные справки, копии, выписки выдаются или высылаются на основании запросов граждан или организаций.

Гражданам Республики Беларусь, а также гражданам других стран архивные справки, копии, выписки выдаются (высылаются) на основании их персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов. Обычно запрашиваемые сведения содержат информацию о самом заявителе. Если запрашиваемые сведения касаются лиц, находящихся на иждивении или под опекой заявителя, либо это сведения об умершем(ей) супруге или близком родственнике, в заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка, копия, выписка.

Организациям архивные справки, копии, выписки выдаются (высылаются) на основании их запросов, если запросы соответствуют профилю деятельности данных юридических лиц.

Ответы, которые даются на запросы граждан и организаций, могут быть положительными и отрицательными.

Положительный ответ – официальный ответ архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию.

Отрицательный ответ – официальный ответ архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя.

При исполнении социально­правовых запросов архивам организаций часто приходится иметь дело с так называемыми непрофильными запросами. Непрофильный запрос – запрос, поступивший в организацию, но не соответствующий составу документов, находящихся на хранении в ее архиве. В этом случае указанный запрос  направляется по месту хранения запрашиваемых сведений (документов) или заявителю даются соответствующие рекомендации о путях розыска интересующих его сведений (документов).

В случае поступления повторного запроса социально­правового характера или составления по просьбе заявителя справки, аналогичной выданной ранее, проверяется соответствие сведений, имеющихся в документах, тем, которые были изложены в ранее выданной справке.

Архивные справки, выписки, копии составляются по установленной форме и оформляются на общем бланке организации в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38­95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Реквизитами общего бланка организации являются:

·наименование вышестоящей организации (если имеется);

·наименование организации (полное и официальное сокращенное);

·название вида документа (печатается прописными буквами, например: «АРХИВНАЯ СПРАВКА»);

·дата (оформляется цифровым способом, например: 23.02.2003);

·индекс;

·место составления.

Обязательным дополнительным реквизитом архивной справки, копии, выписки является реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа».  Так как при изготовлении общего бланка организации этот реквизит не указывается, при подготовке архивной справки, копии, выписки он печатается ниже реквизита «Место составления».

Согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» на общих бланках государственных органов и организаций должно присутствовать изображение Государственного герба, а реквизиты этих бланков должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском) продольным способом. Таким образом, заголовочная часть архивных справок, копий, выписок, изготовленных на общем бланке государственной организации, будет иметь следующий вид:

Образец оформления заголовочной части архивной справки

Государственный герб

Республики Беларусь