по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

О  способах подготовки документов персонифицированного учета

 

Ведение персонифицированного учета предполагает движение больших объемов информации. Сокращение сроков ее обработки и значительное удешевление этого процесса возможно при подготовке предприятиями документов персонифицированного учета (ДПУ) в электронном формате. С целью предоставления предприятиям такой возможности Фондом социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь обеспечено широкое распространение соответствующей инструкции, содержащей в себе требования по структуре и формату файлов ДПУ. Этими данными пользуются фирмы, разрабатывающие программы для ведения учета кадров и бухгалтерии, а также предприятия, имеющие службы АСУ. Кроме того, Фондом свободно распространяется программный комплекс подготовки ДПУ в электронном виде, предназначенный для использования небольшими предприятиями, имеющими персональные ЭВМ, но не располагающими программами «Кадры» и «Бухгалтерия» и специалистами в области информационных технологий.

Все законодательные и  нормативные документы по ведению персонифицированного учета, включая Инструкцию по подготовке документов персонифицированного учета на машинном носителе, а также названный программный комплекс размещены на веб­сайте Фонда, который доступен по адресу: www.ssf.gov.by.

Не все предприятия и организации к началу 2003 г. будут иметь возможность готовить электронные документы, а поэтому, как показывает практика общения органов Фонда социальной защиты населения со специалистами бухгалтерских и кадровых служб, придется иметь в обращении и ДПУ, заполненные вручную. Особенности заполнения документов вручную отражены в письме Фонда социальной защиты населения от 10 октября 2002 г. № 04­9/1377 (в конце данной статьи текст письма приведен полностью). К письму приложены примеры заполнения форм ПУ­1 и ПУ­2 для различных ситуаций. Этими приложениями можно руководствоваться и  тем, кто готовит ДПУ с помощью компьютерной техники. Требования к заполнению реквизитов форм одинаковы независимо от способа их заполнения (ручкой или с помощью компьютерных программ), а указанное письмо имеет значительно большее количество примеров, чем любой нормативный документ по персонифицированному учету.

№ 04­9/1377 от 10.10.2002

Областным и Минскому городскому

управлениям Фонда социальной

защиты населения Министерства

труда и социальной защиты

Республики Беларусь

 

Об особенностях заполнения форм документов

персонифицированного учета,

предназначенных для сканирования

 

Ведение индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования требует обработки большого количества бумажных и электронных документов, содержащих сведения о стаже и заработке каждого в отдельности работающего гражданина (застрахованного лица). В целях повышения производительности труда, сокращения сроков обработки документов персонифицированного учета (далее – ДПУ), представленных плательщиками страховых взносов в органы Фонда социальной защиты населения, уменьшения количества ошибок при вводе информации предусматривается применять автоматизированную систему массовой обработки рукописных бумажных документов. Данная система включает в себя элементы скоростного сканирования и технологии по автоматическому распознаванию и редактированию распознанных данных из форм (в дальнейшем система именуется – сканирование).

Формы документов, предназначенных для сканирования, представляют собой бумажные бланки розового цвета с белыми полями в виде клеток, которые необходимо заполнить. Для сканирования предусматривается заполнять формы ДПУ (ПУ­1 «Анкета застрахованного лица», ПУ­2 «Сведения о приеме и увольнении», ПУ­3 «Индивидуальные сведения») и форму сопроводительного документа «Описание пачки документов персонифицированного учета».

Общие требования по заполнению ДПУ установлены Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837 с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 апреля 2000 г. № 502, 26 февраля 2001 г. № 267, 28 февраля 2002 г. № 288, 26 апреля 2002 г. № 534 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 38, 5/2984; 2001 г., № 24, 5/5361; 2002 г., № 32, 5/10103, № 51, 5/10359), и Инструкцией по заполнению форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 27 сентября 2000 г. № 16 с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23 мая 2002 г. № 80 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 100, 8/4247; 2002 г., № 68, 8/8167).

Требования по заполнению формы «Описание пачки документов персонифицированного учета» изложены в Положении о порядке передачи­приема документов персонифицированного учета, утвержденном постановлением Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 20 октября 2000 г. № 18 с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 июня 2002 г. № 89 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 112, 8/4343; 2002 г., № 87, 8/8277).

Правила заполнения документов, предназначенных для сканирования, имеют следующие особенности:

1.В форме ПУ­2 «Сведения о приеме и увольнении» реквизиты «Имя» и «Отчество» заполняются инициалами.

2.Заполнение документов производится строго в пределах полей белого цвета.

3.В одной клетке бланка может быть написан только один символ (буква или цифра).

4.Слова разделяются друг от друга одной белой незаполненной клеткой.

5.При переносе части слова на другую строку правила переноса могут не соблюдаться.

6.Печать ставится в строго отведенном месте.

7.Документ, содержащий ошибки и исправления, является недействительным и возвращается плательщику страховых взносов.

 

Данное письмо доведите до плательщиков страховых взносов.

 

 

Управляющий фондом социальной защиты населения

Министерства труда и социальной защиты

Республики Беларусь Л.Т. Бачило

 

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь