по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Определение сроков хранения документов: чем руководствоваться?

 

В работе кадровой службы любой организации всегда возникает вопрос об определении сроков хранения тех или иных документов. Документы, образующиеся в деятельности организации, по своему значению неоднозначны и, следовательно, срок их хранения должен различаться: одни достаточно хранить в течение года, другие – 3, 10, 50, 75 лет, третьи и вовсе могут оставляться на постоянное хранение. Чем же следует руководствоваться отделу кадров, да и в целом всей организации, при проведении экспертизы ценности документов, т.е. определении сроков их хранения?

До последнего времени субъекты хозяйствования Республики Беларусь всех форм собственности руководствовались <<<«Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.>>> (далее для удобства будем именовать его Перечень-1988). В этом Перечне имеется раздел «Работа с кадрами», в который включены документы со сроками хранения по подразделам «Прием, распределение, перемещение и учет кадров», «Подготовка кадров, повышение их квалификации», «Проведение аттестации и установление квалификации», «Награждение, присвоение почетных званий», «Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней».

<<<Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 утвержден и введен в действие «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения»>>> (далее – Перечень-2001). Перечень-2001 регламентирует сроки хранения документов, образующихся в деятельности юридических лиц Республики Беларусь независимо от формы собственности и отраслевой принадлежности. Он зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 16 августа 2001 г. за № 8/6616 и, следовательно, является нормативным правовым актом, обязательным к исполнению.

Однако принятие Перечня-2001 не означает отмену всех разделов и статей Перечня-1988. С введением в действие разделов Перечня-2001 отменяется действие лишь соответствующих разделов Перечня-1988. Например, вместо подраздела 4.2 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня-1988 (раздел IV «Учет и отчетность») следует руководствоваться главой 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня-2001 (раздел III «Финансы»). Разделы Перечня-1988, отсутствующие в Перечне-2001, юридической силы не теряют, в т.ч. и раздел «Работа с кадрами».

Кроме того, некоторые разделы и подразделы Перечня-1988 были переработаны не целиком, а частично (в этих разделах также имеются документы, образующиеся в деятельности кадровых служб, например планы и отчеты, приказы по личному составу и др.). При этом некоторые переработанные статьи включены в Перечень-2001 в разделы, названия которых не совпадают с предыдущими. Это касается в первую очередь первых четырех разделов Перечня-1988. Поэтому при определении сроков хранения следует внимательно изучить оба действующих типовых перечня и определить, какие разделы, подразделы и отдельные статьи Перечня-1988 сохранили свою силу, а какие – ее потеряли. Для облегчения этой работы в приложении опубликована соответствующая информация.

Несколько слов следует сказать о структуре нового перечня и порядке его применения.

В раздел I «Организация системы управления» Перечня-2001 включены основные типовые документы по управленческой деятельности, отражающие процесс принятия руководящих решений, по контролю за их исполнением. К ним относятся Законы Республики Беларусь, указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров, постановления, приказы и распоряжения республиканских органов государственного управления и организаций, обращения граждан и документы по их рассмотрению. Уточнены сроки хранения отдельных документов, например: приказы о приеме, перемещении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках хранятся 75 лет (по Перечню-1988 – «75 ЭПК»), переписка по основной деятельности имеет постоянный срок хранения. Увеличение сроков хранения приказов по личному составу обусловлено требованиями <<<Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»>>>. Что касается переписки по основной деятельности, то в ней отражаются решения основных вопросов, возникающих в процессе деятельности организаций различных форм собственности, поэтому она имеет не только длительное практическое значение, но и значительную историческую ценность.

Отдельный раздел посвящен в Перечне-2001 управлению государственной собственностью и приватизации. В этом разделе помещены документы, отражающие процесс регистрации юридических лиц и собственности (имущества), процессы акционирования, аренды, проведения аукционов по продаже недвижимости и др.

Раздел VI «Внешнеэкономическая деятельность» включает документы о государственной регистрации участников внешнеэкономической деятельности, контракты (договоры) с иностранными юридическими лицами, отчеты о работе предприятий с участием иностранного капитала, документы о проведении тендеров и др.

В Перечень-2001, как и в Перечень-1988, включены в основном типовые документы, т.е. документы, образующиеся в деятельности организаций при документировании типовых, общих для всех организаций функций независимо от их вида деятельности и формы собственности. Более полное разнообразие видов документов, применительно к деятельности организаций в тех или иных отраслях, в последующем должно отражаться в т.н. ведомственных перечнях документов со сроками хранения, которые разрабатываются министерствами и другими органами управления по согласованию с Национальным центром по архивам и делопроизводству.

Перечень-2001 несколько отличается от Перечня-1988 не только изменением сроков хранения некоторых документов в сторону увеличения, но и порядком систематизации статей и видов документов. В частности, вместо буквенного обозначения пунктов статей, имеющих сложный состав, введено цифровое. Например, ранее по Перечню-1988 сроки хранения приказов определялись по ст. 19, которая разделялась на пункты, обозначавшиеся буквами:

а) по основной деятельности;

б) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих;

в) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих;

г) по административно-хозяйственным вопросам.

В Перечне-2001 буквенная нумерация устранена и статьи делятся на подпункты, обозначаемые цифрами. Например, сроки хранения тех же приказов определяются по ст. 16, которая делится на подпункты:

16.1 по основной деятельности;

16.2 по административно-хозяйственным вопросам;

16.3 о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках;

16.4 о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках.

Таким же образом должны указываться и номера статей в соответствующих графах номенклатур дел и описей дел, составляемых в организациях. Например, при включении в номенклатуру дела под заголовком «Приказы директора предприятия по основной деятельности» в графе 4 номенклатуры дел должно быть записано: «Пост. ст. 16.1», а при включении в номенклатуру дела под заголовком «Приказы директора предприятия о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании сотрудников, длительных и зарубежных командировках» в графе 4 номенклатуры дел будет указано: «75 л. ст. 16.4».

Изменение порядка систематизации статей и видов документов обусловлено тем, что Перечень-2001 является нормативным документом и оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению нормативных правовых актов.

Следует иметь в виду, что Перечень-2001 не содержит, как правило, конкретные заголовки дел, а перечисляет категории и виды документов, поэтому при составлении номенклатуры дел организацией из Перечня следует брать соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые необходимо дополнять другими элементами заголовка. Например, в Перечне-2001 ст. 10 называется «Положение о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий». В номенклатуре дел этот заголовок будет конкретизирован следующим образом: «Положение об отделе кадров», «Положение о бухгалтерии», «Положение о канцелярии», «Положение о финансово-экономическом управлении» и т.п.

При пользовании Перечнем-2001 следует обратить внимание на правильное применение сроков хранения, отраженных в графах 3 и 4, которые в ряде случаев существенно различаются. В организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, сроки хранения документов определяются по графе 3 – в этих организациях образуются документы, имеющие не только практическую, но и научную, социально-культурную, историческую ценность. В организациях, не являющихся таковыми источниками, сроки хранения документов определяются по графе 4 (в их деятельности образуются документы в основном практического значения). Отнесение организаций к одной из указанных двух групп устанавливается учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Негосударственные организации при определении сроков хранения своих документов должны руководствоваться графой 3 Перечня-2001 наравне с государственными организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, независимо от того, заключен ли у них с ними соответствующий договор. Эта норма закреплена в абзаце 3 п. 3.4 Положения о порядке применения Перечня-2001, которое утверждено тем же постановлением Госкомархива от 6 августа 2001 г. № 38.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции 1999 года) сроки хранения документов определяются также Государственной архивной службой Республики Беларусь. Поэтому произвольное изменение (снижение) сроков хранения документов, указанных в Перечне-2001, не допускается. В то же время в случае практической необходимости организация может продлевать срок хранения образовавшихся в ее деятельности документов.

При пользовании Перечнем-2001 следует обратить внимание на отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанную вместе со сроками хранения некоторых видов документов. Она означает, что в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с этим последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих документов после окончания делопроизводственного (в большинстве случаев совпадает с календарным) года.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, приказы и т.п., полученные из других организаций). По мере их использования или отмены они отбираются к уничтожению. Оговоримся, что в Перечне-2001 количество статей, включающих такую отметку, значительно сокращено, главным образом за счет статей, отражающих сроки хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Вместо этой отметки в графе 4 в таких случаях указан конкретный срок хранения документов – 10 лет (см., например, ст. 9.1, 11, 16.1 и др.).

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения всех документов, заведенных в делопроизводстве в январе-декабре 2001 г. и законченных делопроизводством в 2001 году, начинается с 1 января 2002 г.

При подготовке перечня составителями были максимально учтены требования законодательных актов Республики Беларусь, в которых нашли отражение сроки хранения тех или иных документов. Так, согласно требованиям <<<Закона Республики Беларусь «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем» от 19 июля 2000 г.>>> в Перечне-2001 установлены новые сроки хранения документов по валютным операциям: договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты, биржевые контракты, свидетельства, ведомости покупки и продажи иностранной валюты хранятся 20 лет после истечения срока договора; кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним – 15 лет; мемориальные и кассовые документы (извещения, справки, требования и др.) – 10 лет после закрытия счета. Это должно значительно облегчить заполнение граф номенклатур дел и описей дел, в которых указываются сроки хранения документов и номера статей по перечню.

Однако не все нормы законодательных актов оказалось возможным отразить в Перечне-2001 в полном объеме. Следует обратить внимание, например, на нормы, предусмотренные Законом Республики Беларусь от 4 января 2000 г. № 352-З «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь»: организациям обеспечивать в течение 10 лет или в течение 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов сохранность документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов (это требование закона частично отражено в Перечне-2001 – см., например, ст. 455, 456, 458-460 и др.).

При пользовании Перечнем-2001 большую помощь должен оказать указатель видов и названий документов, который помещен в его конце. Указатель значительно облегчает поиск необходимых статей в Перечне-2001.

В ближайшие годы планируется переработка тех разделов Перечня-1988, которые не нашли отражение в Перечне-2001. Поэтому следует внимательно следить за всеми изменениями, происходящими в сфере законодательного регулирования делопроизводства и архивного дела.

Приложение

Действующие разделы, подразделы и статьи «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.

1. Раздел 1. «Организация системы управления».

1.1. Подраздел 1.1. «Распорядительная деятельность» переработан частично. Из статей этого подраздела сохранили свою силу и должны использоваться в практической работе статьи под номерами: 4, 8, 9, 10, 13, 15, 16, 17а, 18, 20, 22, 23. Остальные статьи подраздела свою силу утратили.

1.2. Подраздел 1.2. «Контроль» переработан частично. Из статей этого подраздела сохранили свою силу и должны использоваться в практической работе статьи под номерами: 24 (частично, применительно к решениям исполнительных комитетов), 25, 26, 29, 30, 32, 35. Остальные статьи подраздела свою силу утратили.

1.3. Подраздел 1.3. «Организационные основы управления» переработан частично. Продолжают действовать статьи под номерами: 36, 39, 41-54, 57, 62-72. Статья 59 фактически утратила свою силу, т.к. по содержанию поглощается ст. 25 Перечня-2001.

1.4. Подраздел 1.4. «Правовое обеспечение управления» полностью сохранил свою силу.

1.5. Подраздел 1.5. «Организация документационного обеспечения управления, организация ведомственного хранения документов» полностью сохранил свою силу.

2. Раздел 2. «Прогнозирование, планирование, ценообразование».

2.1. Подразделы 2.1. «Организация и методика планирования», 2.2. «Прогнозирование и перспективное планирование», 2.3. «Текущее планирование» почти полностью сохранили свою силу. По Перечню-2001 следует определять только сроки хранения следующих документов: «Концепции развития отраслей, систем, направлений деятельности учреждений, организаций, предприятий» (ст. 18), «Прогнозы (планы) экономического и социального развития» (ст. 19 вместо утратившей силу ст. 136 Перечня-1988), «Планы работы учреждений, организаций и отчеты об их выполнении» (ст. 21 вместо утративших силу ст. 166 и 168 Перечня-1988), «Планы работы структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и отчеты об их выполнении» (ст. 22 вместо утративших силу ст. 167 и 168 Перечня-1988).

2.2. Подраздел 2.4. «Ценообразование» утратил свою силу. Следует руководствоваться разделом II «Ценообразование» Перечня-2001.

3. Раздел 3. «Финансирование, кредитование» утратил свою силу. Следует руководствоваться разделом III «Финансы» Перечня-2001.

4. Раздел 4. «Учет и отчетность».

4.1. Подраздел 4.1. «Оперативный и статистический учет и отчетность» почти полностью сохранил свою силу. По Перечню-2001 следует определять только сроки хранения следующих документов: «Отчеты об итогах экономического и социального развития» (ст. 20), «Планы работы учреждений, организаций и отчеты об их выполнении» (ст. 21 вместо утратившей силу ст. 292 Перечня-1988), «Планы работы структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и отчеты об их выполнении» (ст. 22 вместо утратившей силу второй части ст. 294 Перечня-1988), «Статистические отчеты, сведения, таблицы, по основным видам (направлениям) деятельности» (ст. 23 вместо утратившей силу ст. 293 Перечня-1988), «Статистические ежегодники, сборники, бюллетени» (ст. 24 вместо утратившей силу ст. 291 Перечня-1988).

4.2. Подраздел 4.2. «Бухгалтерский учет и отчетность» утратил свою силу. Следует руководствоваться главой 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела III «Финансы» Перечня-2001.

Разделы: 5. «Организация использования трудовых ресурсов, социалистическое соревнование», 6. «Работа с кадрами», 7. «Социально-культурное развитие трудовых коллективов», 8. «Научно-информационная деятельность» полностью сохранили свою силу.

6. Раздел 9 «Экономическое и научно-техническое сотрудничество с зарубежными странами» полностью утратил свою силу. Руководствоваться следует разделом VI «Внешнеэкономическая деятельность» Перечня-2001.

7. Разделы: 10. «Материально-техническое снабжение», 11. «Административно-хозяйственное обслуживание», 12. «Деятельность первичных общественных организаций» полностью сохранили свою силу.

8. Часть II «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности» полностью сохранила свою силу.

 

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационной работы и международных связей государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству», кандидат исторических наук

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь