по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Оформление и заверение

копий документов

 

 

Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе кадровой службы организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что наниматель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях. Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72), в случае утери трудовой книжки работнику выдается дубликат, записи в котором делаются на основании подтверждающих надлежаще оформленных документов. Нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

Термин «копия» происходит от латинского «copia» – множество и связан с размножением документов, повторением документа любого вида. 

Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их1.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты. Например:

 

Верно Начальник отдела кадров Подпись   В.И.Петреня 16.02.2004

 

 

Указывать слово «копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа. Наличие отметки о заверении копии делает также излишним указание на первом листе копии (в правом верхнем углу) слова «Копия» или «Выписка».

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки частному лицу заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях – печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой этой организации.  Снятие копий с документов сторонних организаций допускается  с  разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов,  выданных другими организациями,  при  решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов,  свидетельств  об  образовании,  трудовых  книжек и др.) (пункт 2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

Один из наиболее распространенных видов копий – это копии, которые автоматически получают при печатании документа на пишущей машинке (2­й,  3­й  и т.д.  машинописные экземпляры) или при распечатке с помощью принтера. Полученные таким образом экземпляры документа называются умноженными. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями. Эти копии могут заверяться либо с помощью реквизита «Отметка о заверении копии», либо простой печатью, на которой воспроизводится  название  делопроизводственной службы («Общий отдел», «Канцелярия» и др.). Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия»,  в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка – это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола (приложения 1, 2, 3) и т.п. Широко распространена практика подготовки  выписок  из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке,  слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет такой же, как и в подлиннике. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью (приложения 1, 2).

Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Отпуск – это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации­автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках, дату заверения и должность лица, заверившего копию, допускается не указывать. Например:

 

Верно        Подпись   В.И.Петреня

 

 

Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Как правило, факсимильные подлинники не нуждаются ни в каком дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов – свидетельств о рождении, дипломов и т.п.). Следует помнить также, что согласно п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, при тиражировании для рассылки средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке, каждая копия должна заверяться печатью. 

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически,  могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Официально заверенные копии – их соответствие оригиналу подтверждается  другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати),  в том  числе  заверенные частными лицами.

Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том  или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания копии юридической силы достаточно официального заверения, в другом – нотариального и т.д.).

Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу  подлинника.  Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например,  дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

Принятие 10 января 2000 г. Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» утвердило появление нового вида копий – копии электронного документа.

Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является  его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

Кроме рассмотренных выше видов копий существуют также дипломатические копии и архивные копии.

Название первого из указанных видов копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую  древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, особенности пунктуации и т.д.).

Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

 

 

Приложение 1

 

Образец выписки из приказа по основной деятельности

(о проведении аттестации)

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь Беларуск³ навукова­даследчы цэнтр дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы ВЫП²СКА З ЗАГАДУ 19.03.2004                           № 15 г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь Белорусский научно­исследовательский центр документоведения и архивного дела ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА г. Минск О проведении аттестации руководителей и специалистов      В целях  улучшения  подбора,  расстановки  и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда ПРИКАЗЫВАЮ:     6. Начальнику отдела кадров Е.И.Чучко обеспечить методическую подготовку аттестации, инструктирование руководителей структурных подразделений о подходах к оценке и составлению аттестационных характеристик работников. Директор центра                                            Подпись                                                  В.Н.Корнев Верно Секретарь                                                       Подпись                                                  Н.К.Блестящая 22.03.2004

 

Приложение 2

Образец выписки из приказа по личному составу

 

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь Беларуск³ навукова­даследчы цэнтр дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы ВЫП²СКА З ЗАГАДУ 04.02.2004                      № 39­К г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь Белорусский научно­исследовательский центр документоведения и архивного дела ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА г. Минск По личному составу 2. ПЕРЕВЕСТИ:      ДЕМЬЯНЕНКО Николая Порфирьевича, научного сотрудника отдела архивоведения, на должность старшего научного сотрудника этого же отдела с 01.03.2004 по трудовому договору на 2 года с окладом согласно штатному расписанию. Основание: 1. Заявление Демьяненко Н.П.                     2. Трудовой договор от 02.02.2004. Директор центра                                                 Подпись                                           В.Н.Корнев Верно Начальник отдела кадров                                  Подпись                                           А.Е.Кольская 06.04.2004

 

Приложение 3

Образец выписки из протокола

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь Беларуск³ навукова­даследчы цэнтр дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы ВЫП²СКА З ПРАТАКОЛУ 18.03.2004                              №6 г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь Белорусский научно­исследовательский центр документоведения и архивного дела ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА г. Минск заседания Ученого совета Председатель – В.Н.Корнев Секретарь – В.С.Мацкевич Присутствовали – 22 чел. (список прилагается) Повестка дня:          2. О соответствии  автоматизированной  системы  контроля  за состоянием  делопроизводства  и  учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию. Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С.М.Лившица. 2. СЛУШАЛИ:       Лившица С.М. – Текст сообщения прилагается. ВЫСТУПИЛИ:       Корнев В.Н.  – Предложенный проект представляет важное значение  для  нужд  архивной отрасли и Республики Беларусь в целом. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый  уровень учет  документов Национального архивного фонда и позволит сэкономить значительные временные и материальные ресурсы. РЕШИЛИ:          2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.          2.2. Рекомендовать «АСУ – Учет документов» для сдачи в промышленную  эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь. Председатель                                                      Подпись                                           В.Н.Корнев Секретарь                                                            Подпись                                           В.С.Мацкевич Верно Секретарь                                                            Подпись                                           Н.К.Блестящая 22.03.2004

 

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно­правовой,

кадровой работы

и международных связей

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь