"Все Кулички"
|
|
| Реклама в Интернет "Все Кулички" |
|
Поиск документов
Реклама
Рассылка сайта
Ресурсы в тему
Реклама
Правовые новости
Новые документы
Авто новости
Юмор
|
по состоянию на 25 января 2005 года <<< Главная страница | < Назад Подготовка и оформление приказа по основной деятельности
В своей практической деятельности работнику кадровой службы чаще всего приходится иметь дело с приказами по личному составу, в которых отражаются действия, связанные с приемом, переводом, увольнением работников, наложением дисциплинарных взысканий, поощрением и т.п.. Вместе с тем достаточно часто у кадровика возникает необходимость составления и оформления приказов, тем или иным образом связанных с кадровой работой, но не относящихся к группе приказов по личному составу. Такая ситуация возникает, например, при проведении аттестации и утверждении ее результатов, присвоении квалификационных категорий, внесении изменений в штатное расписание и т.п. Документирование всех этих действий находит отражение в приказах по основной деятельности. Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности и по личному составу несколько различаются. Поэтому представляется целесообразным рассмотреть порядок подготовки и оформления приказов по основной деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций директивные документы, поступившие из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются и в случаях, когда необходимо провести в жизнь решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, коллегии при министерстве, дирекции при руководителе организации и т.п.). Некоторые приказы, издаваемые министерствами и другими республиканскими органами государственного управления (государственными комитетами, комитетами при Совете Министров Республики Беларусь), являются нормативными правовыми актами. Определение приказа как нормативного правового акта несколько отличается от данного выше, что обусловлено особой (законодательной) функцией этой группы приказов: приказ – нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления. Как вытекает из определения, приказы как нормативные правовые акты могут издавать только руководители республиканских органов управления. С такими приказами можно ознакомиться, например, в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь. В данной статье мы не будем рассматривать особенности оформления приказов – нормативных правовых актов, так как соответствующие требования к ним сформулированы в специальных документах. Следует обратить внимание лишь на то, что требования к оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами, несколько отличаются от правил оформления обычных приказов по основной деятельности. Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при его составлении следует соблюдать требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Реквизиты общего бланка могут располагаться как угловым, так и продольным вариантом. При этом организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках (негосударственные организации, общественные объединения), могут выбирать язык для составления бланковых надписей (русский или белорусский), а также вариант расположения реквизитов бланка (угловой или продольный). Государственные организации, наделенные таким правом и, следовательно, обязанные помещать изображение Государственного герба на бланки, права выбора лишены и обязаны оформлять реквизиты общего бланка продольным способом на двух государственных языках. Кроме реквизитов бланка, при подготовке приказа используются также следующие реквизиты:
Заголовок приказа выражается с помощью предлога О (Об) и отглагольного существительного в предложном падеже, например:
О проведении аттестации руководителей и специалистов, О внедрении стандартных форм документов, О создании экспертной комиссии, О проведении инвентаризации основных фондов, Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров и т.п.
Текст приказа является основным смысловым реквизитом и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами в связи, в целях, во исполнение и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже, например:
В связи с переходом на новую систему оплаты труда … В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда… В соответствии со статьей … Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» … и т.д.
Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть приказа в этом случае может оформляться следующим образом:
Основание: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424».
Однако это не исключает и использования традиционного способа оформления констатирующей части приказа:
Во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № … «О …»…
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами от 0-го положения табулятора, то есть от границы левого поля, без кавычек и без разрядки (то есть пробелов между буквами). Перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи с констатирующей частью. Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт строится по схеме:
ПРИКАЗЫВАЮ: Начальнику отдела кадров О.С.Нечай, начальнику отдела организационной работы А.Е.Байкулову разработать положение об аттестации руководителей и специалистов предприятия и представить его на утверждение до 25.11.2001.
Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. … 2. Начальнику отдела кадров Н.П.Александровичу: 2.1. Разработать положение об аттестации руководителей и специалистов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь. Срок исполнения – 01.03.2002. 2.2. Разработать инструкцию о порядке исчисления стажа работы по специальности (в отрасли) работников учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь. Срок исполнения – 30.05.2002.
В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких как улучшить, усилить, принять меры и т.п. Для приказов с большим числом пунктов текст распорядительной части можно оформлять в виде таблицы. Например:
Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа. Для этого используется устойчивое выражение: Контроль за исполнением приказа возложить на … . Структурное подразделение или лицо, на которые возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки типа Контроль за исполнением приказа оставляю за собой не допускаются. В случае отмены приказом ранее изданного распорядительного документа (или отдельных его положений), а также внесения в него изменений, последний пункт приказа содержит ссылку на отменяемый документ или его пункты. Указывается дата этого документа, его номер и заголовок. При оформлении таких пунктов применяется устойчивый речевой оборот: Считать утратившим силу приказ директора завода от 21.10.1992 № 155 «О создании хозрасчетной комиссии». В приказ не следует включать пункт Приказ довести до сведения. Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически ознакомлены с его содержанием (так называемая виза ознакомления). При этом работник не имеет права отказаться от визирования документа. Однако если с содержанием документа необходимо ознакомить всех сотрудников организации, то пункт Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников) обязателен. При передаче экземпляров приказа структурным подразделениям организации названия этих структурных подразделений допускается печатать на месте
…………………..… Канцелярия (наименование организации) Отдел кадров ПРИКАЗ Бухгалтерия 20.03.2002 № 15 г. Минск
О проведении аттестации руководителей и специалистов
В целях …
При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа (реестра). Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах по основной деятельности нет. Указание на наличие приложения дается в самом тексте приказа непосредственно или в скобках, без кавычек, например:
согласно приложению, (см. приложение), по прилагаемой форме – если оно одно; (приложение 1), (приложение 2) – если их несколько. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ: … 2. Заведующим отделами по архивам и делопроизводству облисполкомов подготовить информацию о состоянии сохранности документов по личному составу по прилагаемой форме и представить в Госкомархив. Срок представления – 12.12.2001.
На самом документе-приложении в правом верхнем углу делается отметка с указанием даты и номера соответствующего приказа: Приложение к приказу директора завода 20.10.2001 № 56
Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть должностное лицо, его подготовившее. Проекты приказов в обязательном порядке согласовывают с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием приказа или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа. Например:
Юрисконсульт Подпись А.Е.Байкулов 18.11.2001 Замечания прилагаются
Отказываться от визирования проекта приказа запрещается. При наличии замечаний (дополнений) составитель его корректирует. В случае разногласий окончательное решение принимает руководитель. Все визы согласования проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта приказа ниже подписи. Рекомендуется располагать их на оборотной стороне листа. Согласованный проект приказа с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. Право подписи приказа определяется в уставе (положении) организации. Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие – первый заместитель. В случае болезни, отпуска, длительной командировки и в других случаях руководитель может делегировать право подписи приказа другому должностному лицу. В этом случае издается соответствующий приказ. Подписанный приказ подлежит регистрации. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Следует помнить, что дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Дата в приказах оформляется цифровым способом, например:
20.01.2001.
Цифровой способ используется не только при оформлении собственно реквизита «Дата», но также при указании даты в тексте приказа, а также во всех других реквизитах (визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок в тексте не указан. В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле первого листа приказа слева и, как правило, включает слова В дело, подпись работника, исполнившего документ, и дату. Эта отметка проставляется по исполнении всех пунктов приказа, после чего он подшивается в дело. В приложениях приведены макет и образцы приказов по основной деятельности.
Приложение 1 Макет приказа по основной деятельности
Государственный герб Республики Беларусь Назва арган³зацы³ Наименование организации ЗАГАД ПРИКАЗ _________ № _________ Месца выдання (Место издания)
Краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже; начинается предлогом «О»
Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения; предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения. 2. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт): 2.1. Предписываемое действие и срок исполнения. 2.2. То же. 3. Последний пункт приказа определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: «Контроль за исполнением приказа возложить на ... (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль; наименование должности, инициалы, фамилия в винительном падеже)».
Наименование должности руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Приложение 2 Образец приказа о проведении аттестации
… (Наименование организации) ПРИКАЗ 20.03.2002 № 10 г. Минск
О проведении аттестации руководителей и специалистов
В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести 10.04.2002 аттестацию руководителей и специалистов центра. 2. Утвердить списки работников, подлежащих аттестации (прилагаются). 3. Создать аттестационную комиссию в составе: Председатель – зам. директора Г.Л.Белько Секретарь – ученый секретарь В.С.Мацкевич Члены комиссии: 1. Зав. отделом документоведения П.М.Супонев 2. Зав. отделом археографической обработки документов А.В.Сергель 3. Главный научный сотрудник отдела информационных технологий С.М.Лившиц 4. Председатель профкома И.И.Гладкий 4. Заведующим отделами подготовить характеристики на подлежащих аттестации работников и представить их в аттестационную комиссию. Срок представления – 01.04.2002. 5. Заведующим отделами, ученому секретарю провести разъяснительную работу о целях и порядке проведения аттестации. 6. Начальнику отдела кадров Е.И.Чучко обеспечить методическую подготовку аттестации, инструктирование руководителей структурных подразделений о подходах к оценке и составлению аттестационных характеристик на работников. 7. Председателю и секретарю аттестационной комиссии представить документы по результатам аттестации работников для принятия директором решений. Срок представления – 17.04.2002. 8. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Г.Л.Белько.
Директор Подпись В.Н.Корнев
Визы
В дело 1-10 Подпись 18.04.2002
Приложение 3 Образец приказа о создании экспертной комиссии
ОАО «Гранит» ПРИКАЗ 06.02.2002 № 7 г. Минск
О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов
В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Гранит»,
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель – зам. директора по финансам П.А.Кушнер Секретарь – секретарь-референт Г.И.Полозкова Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Г.Б.Тосина 2. Юрисконсульт-инспектор по кадрам П.Н.Петренко 3. Зав. архивом В.Н.Овчинникова 4. … 2. Зав. архивом В.Н.Овчинниковой разработать положение об экспертной комиссии до 20.02.2002. 3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности ОАО «Гранит» за 1999-2000 гг. Срок исполнения – 01.05.2002.
Директор ОАО Подпись Ф.М.Шунейко
Визы
В дело 1-5 Подпись 01.04.2002
Приложение 4 Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
ЗАО «Публицист» ПРИКАЗ 18.03.2002 № 8 г. Минск
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического издательского цикла
ПРИКАЗЫВАЮ: Внести в штатное расписание ЗАО «Публицист» с 01.04.2002 следующие изменения: 1. Исключить должность корректора в отделе подготовки рукописей. 2. Ввести должность технического редактора в отдел компьютерной подготовки изданий с окладом _______ рублей в месяц. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора В.Н.Чалого.
Директор ЗАО Подпись В.Л.Перович
Визы
В дело 2-3 Подпись 20.03.2002
А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук <<< Главная
страница | < Назад Новости партнеров
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республика Беларусь
|
Лента новостей
Разное
Право России
|