по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Порядок изготовления, использования, хранения

печатей в организациях

 

Каждый официальный документ состоит из ряда информационных элементов. Информационный элемент, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом. Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено 32 реквизита, применяемых при составлении и оформлении документов, относимых к указанной системе (в том числе кадровых документов – приказов и распоряжений по личному составу, заявлений работников, докладных записок и др.).

При оформлении документов, имеющих правовое значение, особое внимание следует уделять реквизитам, которые являются юридически значимыми. К этой группе реквизитов относятся:

реквизиты бланка (наименование вышестоящей организации, полное и сокращенное наименования организации) – свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления (отрасли деятельности), организации (это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов);

индекс документа – указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении, а также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

дата документа – необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления (если дата документа указана неверно, то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные; полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года);

подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц – обязательный реквизит документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа.

Назначение этой группы реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

Для определенных видов документов предусматриваются дополнительные реквизиты, придающие им юридическую силу. К их числу относятся гриф утверждения, отметка о заверении копии.

Одним из дополнительных реквизитов, придающих юридическую силу документу, является печать.

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов1.

С древних времен в Беларуси печать использовалась в качестве средства удостоверения документов. Более того, печать на протяжении многих столетий являлась основным средством, придающим юридическую силу документу, будь то пожалование великого князя, дипломатический договор, частноправовой акт и т.д. В Великом княжестве Литовском (ВКЛ) даже подписанные королем и великим князем документы признавались недействительными, если к ним не была приложена государственная печать. Любопытно, что в государственной канцелярии ВКЛ практика подписания великим князем государственных документов стала внедряться лишь с конца XV в., да и то нерегулярно, – до этого времени наши предки обходились заверением документа только печатью. Особо важные документы могли удостоверяться не одной, а несколькими печатями (например, акт Городельской унии ВКЛ и Польши 1413 г. был заверен 44 печатями).

При заверении частных сделок печать также была необходима. Вот какие требования к заверению частноправовых актов, например документов о продаже имений, предъявлял Статут Великого княжества Литовского 1588 г. – основной законодательный документ того времени. Для совершения сделки необходимо было составить соответствующий документ – «записовый лист» (от слова «записывать») с печатью и подписью записывающего лица, а также 3-4 печатями свидетелей из «народа шляхетского, достойных доверия, в Великом княжестве Литовском оселых» (т.е. являющихся гражданами ВКЛ).  В случае если записывающий не умел писать, документ подписывали свидетели. Запись обязательно должна была быть заявлена перед великим князем или земским судом (местная выборная администрация) того повета, где располагалось имение. К «записовому листу» прилагались печати лиц, засвидетельствовавших сделку, и его копия вписывалась соответственно в книги государственной канцелярии или земского суда. Писарь, записавший документ в книгу, должен был выдать заявителю выписку с печати уполномоченных должностных лиц2 . Как видно, без печати при совершении частных сделок обойтись было невозможно. Более того, не только официальные учреждения, но и все частные лица, владевшие и распоряжавшиеся имуществом (шляхта, духовенство, мещане), имели свои личные печати.

Интересно, что в XV–XVIII вв. печать могла не только прилагаться к документу, но и привешиваться (соответственно печати делились на приложенные и вислые). Материал, который использовался для запечатывания документов, был самым разнообразным – от воска (наиболее распространенный) до серебра и золота (в особенно торжественных случаях). Для оформления на документе великокняжеской (государственной) печати  использовался воск красного цвета, для оформления печати на частноправовых актах – воск зеленого цвета, на документах духовенства – черного. Любопытно, что единственным физическим лицом за все время существования ВКЛ, имевшим право запечатывать личные документы воском красного цвета, был канцлер Альбрехт Мартинович  Гаштольд (?–1539).

В наше время печать является не основным, а дополнительным удостоверяющим реквизитом, т.к. для придания документу юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи. Однако для некоторых документов приложение печати по-прежнему является обязательным.

В наши дни используются печати разных видов. Все печати можно разделить на две основные группы: печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь (так называемые гербовые печати) и простые печати. Простые печати, в свою очередь, подразделяются на печати организаций (печати негосударственных организаций и общественных объединений, которые не имеют права помещать на печати изображение Государственного герба) и печати структурных подразделений (например,  отдела кадров, канцелярии и т.п.). Кроме того, существуют печати, предназначенные для заверения документов определенного вида (например, для пакетов, пропусков и т.п.).

Специального нормативного правового акта, регламентирующего порядок изготовления, использования и хранения печатей всех видов в Республике Беларусь не существует. Отдельные вопросы, связанные с изготовлением, хранением и использованием печатей, регулируются в целом ряде нормативных правовых актов.

Среди них прежде всего следует назвать <<<Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424>>>  (в редакции постановлений Совета Министров от 31 июля 2000 г. № 1172, от 8 октября 2002 г. № 1392) (далее – Положение). Положением определен перечень государственных органов, организаций и должностных лиц, которым предоставлено право пользования гербовыми печатями. К ним относятся: Президент Республики Беларусь, Национальное Собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты Республики Беларусь, другие подчиненные Президенту, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы (исполкомы, администрации районов в городах), суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы, Академия наук Беларуси, государственные научные и учебные заведения всех уровней, а также организации, которым законодательством Республики Беларусь предоставлено право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (организации государственной формы собственности).

Диаметр гербовой печати для центральных органов власти и управления установлен в 43–45 миллиметров, для организаций – 40–42 миллиметра. Она должна изготавливаться из металла или каучука и быть круглой по форме.

Изображение Государственного герба должно помещаться в середине печати, а по ее окружности размещается так  называемая легенда. Она включает в себя слова «Республика Беларусь» и полное наименование государственного органа или организации на белорусском или русском языке. Размер изображения Государственного герба на печати строго не регламентирован, но он должен быть не менее 15 миллиметров (не следует путать с размером изображения Государственного герба  на бланках, размер которого ограничивается 17 миллиметрами).

Положением определено, что гербовая печать изготавливается в одном экземпляре. В некоторых случаях с разрешения вышестоящего органа допускается изготовление дополнительной печати с изображением Государственного герба с цифрой «2», которая указывается ниже изображения Государственного герба. Учреждениям Национального и Сберегательного банков, государственным нотариальным конторам, а также органам внутренних дел предоставлено право изготавливать более двух печатей с обязательным указанием на них соответствующих цифр.

Следует отметить, что и простые печати (печати структурных подразделений) также могут изготавливаться в двух экземплярах с указанием их номеров.

Допускается изготовление также малой металлической или выжимной гербовой печати для удостоверений и специальных пропусков.

Изготовление гербовых печатей должно осуществляться специализированными штемпельно-граверными предприятиями по представленным заказчиком образцам при наличии у заказчика соответствующего разрешения органов внутренних дел.

Такие разрешения выдаются, как правило, районными отделами внутренних дел по заявлениям государственных органов и организаций. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г., установлена  форма письма об изготовлении печатей и штампов (см. приложение).

Наряду с письменным ходатайством в органы внутренних дел представляются образцы (эскизы) печатей и иные документы, состав и способы заверения которых различаются в зависимости от причины обращения:

·при первичном производстве заказа на изготовление печатей к письменному ходатайству прилагаются образцы (эскизы) печатей в двух экземплярах, заверенные вышестоящей организацией, а также выписка из устава, положения, постановления, приказа или иного документа, подтверждающего право пользования такими печатями;

·при производстве заказа на изготовление печати в связи с переименованием государственного органа или организации представляются образцы (эскизы) печатей в двух экземплярах, заверенные их руководителем, и выписка из устава, положения, постановления, приказа или распоряжения вышестоящей организации о переименовании;

·при производстве заказа на изготовление печатей в связи с их износом представляются образцы (эскизы) печатей в двух экземплярах, заверенные руководителем данной организации.

Следует помнить, что выписки из уставов, положений и других документов должны быть заверены нотариально или вышестоящей организацией в соответствии с установленными правилами заверения копий. Образцы (эскизы) металлических и каучуковых печатей должны представляться в органы внутренних дел раздельно.

В случае утери или повреждения гербовой печати изготавливается ее дубликат, при этом на самой печати указывается буква «Д».

Положением установлено, что печати с изображением Государственного герба должны храниться в несгораемых шкафах или сейфах. По миновании надобности, поврежденные или ставшие непригодными печати  должны уничтожаться в порядке, установленном Министерством внутренних дел Республики Беларусь. По факту уничтожения должен составляться акт, один экземпляр которого выдается последнему пользователю печати. На практике органы внутренних дел установили обязательную сдачу им таких печатей. Например, при переименовании организации для получения разрешения на изготовление новой печати необходимо сдать старую.

<<<Инструкцией о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25 сентября 2000 г. № 157>>>, регламентированы правила оформления и изготовления простых круглых печатей. В соответствии с Инструкцией простая печать представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы без изображения Государственного герба. По ее окружности указывается: «Республика Беларусь», юридический адрес (город или район) организации, а в центре – полное наименование организации либо эмблема (согласно действующему законодательству эмблема – это символ общественного объединения; организации и предприятия вместо эмблемы используют товарный знак или знак обслуживания).

Печати с эмблемами (символическими или графическими изображениями) могут быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке, а ее описание имеется в уставе или положении об организации (предприятии).

Инструкцией установлены размеры для всех видов простых круглых печатей: с текстом на одном языке – 38–40 миллиметров; с текстом на двух языках – 40–45 миллиметров.

Существующие нормативные правовые акты не дают однозначного ответа на вопрос о том, какие документы подлежат заверению печатью. <<<Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100>>>. К ним относятся:

·свидетельства о  регистрации актов гражданского состояния;

·паспорта и другие документы, удостоверяющие личность;

·трудовые книжки;

·документы об образовании;

·уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

·договоры;

·доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

·образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

·акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

·командировочные удостоверения.

Кроме того, указанным постановлением предусмотрено проставление гербовой печати на иных документах в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь. Таким образом, постановление оставляет открытым утвержденный перечень, который может дополняться путем принятия (издания) других специальных нормативных актов либо включения в них соответствующих норм.

К числу таких нормативных актов относится <<<Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13>>>. Согласно требованиям Примерной инструкции проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закреплено, что подпись ответственного лица заверяется печатью на «документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей». СТБ 6.38-95 также установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 установили, что печать проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, на договорах, финансовых документах, на актах выполнения работ, приема-передачи оборудования, на копиях документов, отсылаемых из организации, пропусках, справках и т.д. В последнем случае имеются в виду так называемые личные справки, к которым относятся справки с места работы, о трудовом стаже, о размере заработной платы и т.п.

Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации (ведомственном архиве), что закреплено в еще одном нормативном правовом акте – <<<Основных правилах работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5>>>.

Согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и печатью структурного подразделения (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.), ответственного за размножение и рассылку документа.

Следует помнить и о том, что согласно <<<Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30>>> (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72), печатью в трудовой книжке (дубликате трудовой книжки) заверяются сведения о работнике (титульный лист), изменения записей о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности, все записи о работе, наградах, поощрениях за успехи в работе, при увольнении работника.

Приведенный перечень нормативных актов, определяющих документы, на которых проставляется печать, не исчерпывающий.  

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 министерствам и иным государственным органам, в том числе местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов.

Несмотря на то, что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним. Например, в ряде случаев организации заверяют печатью информационные письма, письма-запросы и письма-ответы, первые экземпляры приказов и т.д. Считается, что подпись и печать – взаимоисключающие реквизиты и в большинстве случаев на документе достаточно подписи для придания ему юридической силы. Лишь в особых случаях указанные выше документы могут кроме подписи удостоверяться также и печатью. Например, печатью удостоверяются гарантийные письма (связаны с расходованием денежных ценностей), ксерокопии приказов, писем и иных документов, изготовленных на гербовых бланках (требование постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172) и т.д.

СТБ 6.38-95 и Методическими указаниями по его практическому применению определено место проставления оттиска печати на документах, входящих в систему организационно-распорядительной документации (гарантийных письмах, личных справках и др.). При заверении  документа  или его копии печатью ее оттиск  следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица,  подписавшего документ, и его личной подписи (см. с. 57).

На документах, входящих в другие системы документации (финансовую, бухгалтерскую и др.), место проставления оттиска печати может быть иным. Например, на накладных, счетах-фактурах, доверенностях на получение материальных ценностей и других подобных документах место проставления печати закреплено в соответствующих бланках и обозначается буквами «М.П.» (место для печати).

Ответственность за законность использования и правильное хранение печатей в соответствии с Положением возлагается на руководителя  организации. Руководитель имеет право своим решением возложить эту ответственность на одного из подчиненных ему работников. Возложение такой ответственности должно оформляться приказом или иным правовым актом.

При смене руководителя печать передается по акту вновь назначенному или избранному руководителю.

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей

Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь