по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Порядок согласования документов.

Правила оформления грифа согласования и виз на документах

 

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее – грифом согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству). Порядок согласования актов законодательства определяется специальными Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.

 

Порядок внутреннего

Согласования документов

 

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:

 

Зам. коммерческого директора Подпись П.А. Линник 15.01.2004

 

 

Следует обратить внимание, что само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется.

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Так, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; в обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой. Поэтому, например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела. При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих структурных подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Примерная инструкция по делопроизводству установила, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т.е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа либо в специально разрабатываемом табеле форм документов, предусмотрев в нем соответствующую графу.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

 

Начальник отдела кадров Подпись       Н.И.Вересаева 22.12.2003 Зав. отделом архивоведения Подпись       С.В.Жуков 22.12.2003 Зав. отделом документоведения Подпись       Н.А.Карполь 22.12.2003 Юрисконсульт Подпись       Ю.А.Кладниекс 23.12.2003 Главный бухгалтер Подпись       Т.Г.Тарасевич 24.12.2003

 

 

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа рядом с визой указывается: «Замечания прилагаются». Например:

Зав. общим отделом Подпись А.Е.Байкулов 19.01.2004 С проектом не согласен Замечания прилагаются

 

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется и так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие3. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

Как оформлять визу ознакомления в этих ситуациях? Здесь возможны различные варианты.

Если при подготовке внутренних документов (тех же приказов) заинтересованные должностные лица знакомятся с содержанием приказа еще в проекте (проставляют визы согласования), то, естественно, дополнительные визы ознакомления с документом после его подписания и вступления в силу не требуются. В подобных ситуациях должностным лицам, ответственным за исполнение документа, как правило, вручаются его копии, и ознакомление с подписанным документом осуществляется именно таким способом.

В некоторых случаях возникает необходимость ознакомить с содержанием документа (внутреннего или поступившего) всех сотрудников (например, при установлении новых должностных окладов). В этом случае первый экземпляр документа передается во все структурные подразделения, и работники, ознакомившись с его содержанием, оформляют визу ознакомления. Ее рекомендуется оформлять на оборотной стороне листа по тому же принципу, по которому оформляется виза согласования (название должности, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, то допускается прилагать к нему отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления.

Несколько иные требования предъявляются к оформлению визы ознакомления в приказах по личному составу. Если заинтересованные должностные лица визируют проект такого приказа на стадии его подготовки (например, приказ о приеме на работу завизируют кадровик, главный бухгалтер, начальник отдела, в который принимается работник, другие должностные лица согласно их компетенции), то работник знакомится с его содержанием уже после подписания. Кроме того, ознакомление работника с приказом согласно трудовому законодательству является обязательным, поэтому визу ознакомления работника с приказом по личному составу рекомендуется оформлять на лицевой стороне (хотя допускается и на обороте), а составляющие элементы этого реквизита можно впечатать в проект приказа заранее, на стадии оформления проекта. Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, так как оно указывается в тексте приказа.

Располагается виза ознакомления работника с приказом по личному составу ниже подписи документа, Например, если приказ о приеме на работу двух сотрудников подписывает директор института, то визы ознакомления этих сотрудников с приказом будут оформлены следующим образом:

 

Директор института             ПодписьН.С.Кавко С приказом ознакомлены:             ПодписьА.Е.Байкулов              23.01.2004 ПодписьВ.П.Лидогостер              23.01.2004

 

 

Все элементы реквизитов «Подпись» и «Визы ознакомления» в примере были впечатаны заранее. Директор проставил подпись лично, работники, в свою очередь, проставили подписи и день месяца в дате ознакомления

с приказом (выделены курсивом).

 

Порядок внешнего согласования

документов

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.), которые действуют при организации – авторе документа.

В ряде нормативных правовых актов Республики Беларусь закреплено требование обязательного внешнего согласования документов. Так, Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» посвящает этому вопросу целую статью и определяет, что проект нормативного правового акта до внесения его в нормотворческий орган (должностному лицу) подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами (организациями), если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Согласно Закону согласование проекта нормативного правового акта выражается в виде согласия либо несогласия государственного органа с соответствующим проектом с изложением мотивов и обоснованием замечаний и предложений и приложением предлагаемой редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных положений4. Требование обязательного внешнего согласования содержится и в других нормативных правовых актах – положениях, инструкциях, правилах, регламентах.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

1. слова «СОГЛАСОВАНО»;
2. наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);
3. личной подписи должностного лица и ее расшифровки;
4. даты согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи, по возможности, размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

 

СОГЛАСОВАНО Директор института «Белпромпроект» Подпись А.Г.Федоров 21.01.2004

 

 

Согласно СТБ 6.38-95 составные части реквизита «Гриф согласования» отделяют друг

от друга 1,5–2 межстрочными интервалами, например:

 

СОГЛАСОВАНО 1,5 Председатель Комитета 1 по архивам и делопроизводству 1 при Совете Министров Республики Беларусь 2 Подпись В.И.Адамушко 1,5 19.02.2004

 

 

При подготовке документов с использованием компьютерных технологий оформление грифа согласования может осуществляться в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь5. Согласно требованиям указанной Инструкции составные элементы грифа согласования печатаются с соблюдением следующих межстрочных интервалов:

 

СОГЛАСОВАНО                                                                               Одинарный                         Председатель Комитета по архивам и делопроизводству     Точно 14 nm при Совете Министров Республики Беларусь      Одинарный Подпись   Инициалы, фамилия           Одинарный Дата        Полуторный

 

 

или:

 

СОГЛАСОВАНО                                                                       Одинарный                         Министр финансов          Точно 14 nm Республики Беларусь          Одинарный Подпись   Инициалы, фамилия          Одинарный Дата Полуторный

 

 

Требования Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, ориентированы на подготовку документов в текстовом редакторе Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman и являются обязательными только для круга организаций, указанных в названии Инструкции. Для остальных организаций ее требования носят рекомендательный характер.

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом6. В этом случае гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета 30.01.2004     № 28

 

 

или:

 

СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь 30.01.2004  № 2-18/180

 

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Например:

 

СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО Директор НациональногоДиректор Национального архива Республики Беларусь                                     исторического архива Беларуси Подпись   В.Д.СелеменевПодпись   А.К.Голубович 21.01.2004              22.01.2004

 

 

Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Например:

 

СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО Директор НациональногоДиректор Национального архива Республики Беларусь                                     исторического архива Беларуси Подпись   В.Д.СелеменевПодпись   А.К.Голубович 21.01.2004             22.01.2004 СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО Директор Государственного                         Директор Государственного архива Минской области                                      архива Брестской области Подпись   Г.И.Ляшук             Подпись   А.К.Голубович 20.01.2004             22.01.2004

 

 

При наличии нескольких грифов согласования их располагают согласно СТБ 6.38-95 начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора, а руководствуясь требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, начиная соответственно от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования. Например:

 

Лист согласования прилагается Подпись Дата

 

 

Лист согласования оформляется следующим образом:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ____________________ (название документа) СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО            …           …

 

Грифы согласования на листе согласования оформляются по стандартным правилам.

В заключение отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями – в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

  с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

                                                              

                                                                   А.Е. Рыбаков

                                                                  начальник отдела организационно-правовой,

                                                                  кадровой работы

                                                                  и международных связей

                                                                  Комитета по архивам

                                                                  и делопроизводству

                                                                  при Совете Министров Республики Беларусь,

                                                                   кандидат исторических наук

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь