по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Порядок уничтожения документов

и дел временного хранения

В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности создается большое количество документов. Значение информации, содержащейся в них, неоднозначно. Одни из документов заключают в себе информацию, ценную для последующих научных исследований или необходимую в течение длительного времени для практической работы, другие – информацию оперативно­справочного характера, которая используется лишь однократно.

В соответствии с ценностью содержащейся в них информации все документы делятся на три основные группы:

·документы постоянного срока хранения;

·документы временного (свыше 10 лет) срока хранения;

·документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В кадровых службах, как и в других подразделениях организации, как правило, образуются документы всех трех указанных групп. Например, документы о состоянии и проверке работы с кадрами,  о представлении к награждению орденами и медалями  должны храниться постоянно, приказы по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение, поощрение, премирование, длительные и зарубежные командировки) – 75 лет, переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных – 1 год.

Таким образом, перед работниками отдела кадров, как и перед организацией в целом, неизбежно встает вопрос об уничтожении тех документов, которые более не представляют ни практического, ни научного интереса. Однако прежде чем уничтожить документы, необходимо соблюсти некоторые условия и выполнить ряд обязательных процедур.

В первую очередь необходимо отобрать дела, подлежащие уничтожению. Этот отбор осуществляется в соответствии с установленными сроками хранения документов и дел, которые определяются в результате проведения экспертизы ценности документов.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

ЭК действует в соответствии с положением о ней, утверждаемым руководителем организации. Положения об ЭК в организациях разрабатываются на основании <<<Типового положения о Центральной экспертной комиссии, которое включено в качестве приложения в Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5>>>. В организациях, которые передают документы на постоянное хранение в государственные архивы, положения об ЭК согласовываются с соответствующими государственными архивами.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в два этапа (см. «Отдел кадров» № 11 за 2002 г., с. 66–70). При определении сроков хранения следует руководствоваться перечнями типовых документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями). В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:

1.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;

2.Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г., с. 58–61).

При проведении экспертизы ценности документов могут использоваться также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатываются министерствами, иными республиканскими органами государственного управления, организациями, подчиненными Правительству, по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь. В этих перечнях, как и в  типовых, находят отражение сроки хранения документов, специфических для организаций данной системы (отрасли). Если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливаются ЭК организации.

В процессе проведения экспертизы ценности документов отбираются дела для постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также выделяются к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.

Дела, отобранные к постоянному и длительному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены, на них должны быть составлены описи (см. «Отдел кадров» № 10 за 2002 г., с. 80–84, № 11 за 2002 г., с. 66–70, № 12 за 2002 г., с. 69–77).

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению производится после составления описей дел за соответствующие годы. На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении документов к уничтожению (см. приложение 1).

При отборе документов к уничтожению учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «до замены новыми», «после увольнения» и др. При этом должен осуществляться полистный просмотр дел, не допускается отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» (экспертно­проверочная комиссия) также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Как правило, акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации. В этом случае название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (например, «Канцелярия», «Бухгалтерия», «Отдел кадров» и т.д.).

Акт может также составляться и на дела отдельного структурного подразделения (например, отдела кадров). Образец такого акта приведен в приложении 2.

Отдельный акт составляется на документы с отметкой «ЭПК». Такую отметку имеют, например, переписка с вышестоящими организациями о приеме, распределении, перемещении, учете кадров, протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий и некоторые другие документы. Отметка «ЭПК» проставляется в номенклатуре дел организации в графе «Срок хранения дела» в соответствии с типовыми и ведомственными перечнями, а также решениями ЭК организации. Акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» вместе с описями дел представляется на согласование в соответствующий государственный архив.

Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЭК (согласовываются с ней) одновременно с описями дел, а затем утверждаются руководителем организации. Следует помнить, что в организациях, передающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу соответствующим государственным архивным учреждением.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3­летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 г.

При заполнении граф акта о выделении документов к уничтожению учитываются следующие требования.

В графе 2 указываются заголовки отдельных дел. Допускается указывать также групповые заголовки на однородные дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида). Например, под одним групповым заголовком «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, взыскания, командировки)» в акт могут быть включены два дела с соответствующими приказами за 2 года. Этот вариант используется в том случае, если отбор документов и дел к уничтожению осуществляется в организации не ежегодно.

В графе 3 указываются дата или крайние даты дел.

В графе 6 указывается количество дел (томов, частей), включенных в акт под одним заголовком.

Например, если под одним групповым заголовком «Приказы директора предприятия о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках» в акт включены два дела с соответствующими приказами за 1997­1998 гг., то графы 2, 3 и 6 акта должны быть заполнены следующим образом:

2	3	…	6
Приказы директора завода о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках	1997­1998		2

 

В графе 4 указываются номера описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей (индексы номенклатур) дел (для документов, срок хранения которых не превышает 10 лет).

В графе 5 указываются индексы дел (томов, частей) по номенклатуре того года, в котором они были заведены, или номера дел по описи дел постоянного хранения, из которой в ходе ее переработки были выделены к уничтожению отдельные дела (например, в случае изменения в соответствии с типовым перечнем 2001 г. срока хранения дел с постоянного на временный (свыше 10 лет или до 10 лет)). Последний вариант встречается крайне редко.

В графе 7 указываются сроки хранения выделяемых к уничтожению дел (томов, частей) со ссылкой на соответствующие статьи перечней.

Следует обратить внимание, что дела с истекшими сроками хранения могут уничтожаться по акту лишь в том случае, если в организации утверждены описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу за соответствующие годы. Так, дела за 1999 г., срок хранения которых составляет 3 года  (например, приказы о командировках), могут быть уничтожены в 2003 г., но при этом должны быть подготовлены описи на дела по личному составу по 1999 г. включительно.

Дела после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном месте, а затем передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо­сдаточными накладными. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело.

 

Приложение 1

Форма акта

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТНаименование должности

__________   № __________руководителя организации

Место составления                   Подпись     Инициалы, фамилия

Дата

 

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании _________________________________________________________________

                                   (название и выходные данные перечня (перечней) документов

_______________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно­исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда № _________________________________.

(название фонда)

 

 

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол­во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6	7

 

 

Итого ____________________ дел за ___________ гг.

  (цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянного хранения за _____________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ______________________________________________________________

                                               (наименование архивного учреждения)

 

(протокол __________ № __________).

 

Наименование должности

лица, проводившего экспертизу

ценности документовПодписьИнициалы, фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

_____________ № ____________

Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись

 

Документы в количестве __________________________________ дел, весом ____________ кг

         (цифрами и прописью)

сданы в ________________________________________ на переработку по приемо­сдаточной

      (наименование организации)

накладной от __________ № ____________.

 

Наименование должности

работника организации,

сдавшего документыПодписьИнициалы, фамилия

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности

работника архива (службы ДОУ),

внесшего изменения в учетные документыПодписьИнициалы, фамилия

Дата

 

Приложение 2

Образец акта

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

Унитарное предприятиеУТВЕРЖДАЮ

«Инфотехно»Директор предприятия

АКТПодпись     А.Н.Михалевич

10.03.2002   № 124.03.2002

г. Минск

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

 

На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., и Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, отобраны к уничтожению как не имеющие научно­исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела

фонда № ___________________________.

       (название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол­во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6	7
1	Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, взыскания, командировки)	1999	1­25/30	6­3	2	3 г. ст. 16.3
2	Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки и др.)	1999	1­25/30	6­13	1	3 г. ст. 492
3	Документы лиц, не принятых на работу (листки по учету кадров, автобиографии, заявления и др.)	2000	1­25/30	6­14	1	1 г. ст. 506
4	Документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения)	1999	1­25/30	6­16	1	3 г. ст. 529
5	Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв)	1997	1­24/37	6­18	1	5 л. ст. 521
6	Списки военнообязанных	2000	1­25/30	6­19	1	1 г. ст. 531
7	Графики предоставления отпусков	2000	1­25/30	6­22	1	1 г. ст. 545
8	Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации и установлении квалификации	1997	1­24/37	6­25	1	5 л. ст. 636
9	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров	1999	1­25/30	6­26	1	3 г. ст. 495
10	Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей	1999	1­25/30	6­27	1	3 г. ст. 522
11	Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров	1999	1­25/30	6­28	2	3 г. ст. 549 б
12	Переписка об аттестации и установлении валификации	1999	1­25/30	6­29	1	3 г. ст. 640
13	Номенклатура дел отдела кадров	1997	1­24/37	6­30	1	5 л. ст. 95 б

 

 

Итого 15 (пятнадцать) дел за 1997–2000 гг.

 

Описи дел постоянного хранения за 1997–2000 годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) _________________________________________________________________

     (наименование архивного учреждения)

(протокол ________ № ________).

 

Инспектор отдела кадровПодписьН.И.Верасеня

10.03.2003

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

УП  «Инфотехно»

17.03.2003  № 3

Председатель ЭК  Подпись

 

Документы в количестве 15 (пятнадцати) дел, весом 35 кг сданы в __________________________

              (наименование организации)

__________________ на переработку по приемо­сдаточной накладной от ________ № ________.

 

Зав. хозяйствомПодписьВ.А.Иванова

 

А.Е. Рыбаков,

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики  Беларусь,
кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

Новости партнеров

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь