по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Порядок хранения документов по личному составу

 

<<<Законом Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»>>> (в редакции За-кона от 25 октября 2000 г. № 438-3) введена система индивидуального (персонифицированного) учета, которая призвана защищать права граждан, прежде всего право на пенсионное обеспечение. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 апреля 2000 г. № 502 «О внесении изменений и дополнений в Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования» и постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 сентября 2000 г. № 16 «Об утверждении Инструкции по заполнению форм документов персонифицированного учета» с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты от 23 мая 2002 г. № 80, определен порядок организации соответствующего учета, заполнения необходимых учетных форм.

Введение указанной системы является шагом вперед в области защиты законных прав и интересов граждан, однако, к сожалению, в ближайшие десятилетия это не избавит граждан от необходимости обращаться по месту работы, в том числе и прежней, за справками, подтверждающими их трудовой стаж, размер заработной платы и т.п.

Напомним, что в случае обращения граждан с запросами социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате, образовании, службе в Вооруженных Силах и т.п.) организации, учреждения, предприятия (далее – организации) обязаны выдать им необходимую информацию, которая оформляется в виде архивных справок (о правилах составления и оформления архивных справок см. «Отдел кадров» № 3 за 2003 г., с. 90–96, № 4 за 2003 г., с. 64–70, № 5 за 2003 г., с. 66–74). Если организация, по документам которой готовится архивная справка, продолжает свою работу, то проблем с получением необходимой информации у граждан обычно не возникает – главное, чтобы в организации сохранились соответствующие документы по личному составу. <<<Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»>>>, с изменениями и дополнениями от 6 января 1999 г. № 236-3, для документов по личному составу установлен срок хранения в 75 лет.

Гораздо сложнее обстоит дело в том случае, если организация прекратила свое существование, была ликвидирована. Срок хранения документов по личному составу такой организации остается неизменным – 75 лет, однако при этом возникают вопросы: куда должны быть переданы на хранение документы ликвидированной организации? И куда, соответственно, следует обращаться гражданину за получением архивной справки?

В Республике Беларусь вопросы хранения документов ликвидированных организаций, в том числе документов по личному составу, достаточно полно урегулированы на законодательном уровне. Однако необходимо иметь в виду, что сложившаяся система хранения документов ликвидированных организаций на протяжении последних лет претерпела немало изменений. Кроме того, при решении вопроса о том, куда должны передаваться на хранение документы по личному составу ликвидированных организаций, необходимо учитывать ряд факторов: форму собственности организации, ее статус, ведомственную подчиненность и др. 

Поэтому для того чтобы определить, в какую организацию следует обращаться за получением архивной справки, необходимо знать порядок хранения документов субъектов хозяйствования (в том числе ликвидированных) как действующий в настоящее время, так и действовавший на момент ликвидации организации.

Основными документами, регулирующими данный вопрос, являются <<<Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»>>> (далее – Закон о НАФ) и <<<Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь (далее – Положение о НАФ), утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г>>>.

№ 373  с изменениями и дополнениями, внесенными Указом от 4 октября 2002 г. № 513.

Отметим, что в случае реорганизации организации независимо от формы собственности документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности, передаются правопреемнику.

Указанными выше нормативными документами установлен различный порядок хранения документов при ликвидации организации, который зависит от ее формы   собственности.

Статьей 16 Закона о НАФ и п. 9 Положения о НАФ определено, что в случае ликвидации государственных организаций документы, относящиеся к Национальному архивному фонду Республики Беларусь (т.е. документы постоянного срока хранения), передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и документы по личному составу – в архив вышестоящей организации. Следовательно, если государственная организация была ликвидирована, то ее документы по личному составу должны находиться в архиве вышестоящей организации.

Однако это не означает, что для получения архивной справки гражданину будет достаточно обратиться в организацию, в которой он работает (работал), либо в архив вышестоящей организации в случае, если эта организация была ликвидирована. В соответствии с законодательством все организации обязаны самостоятельно обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение установленного 75-летнего срока хранения. Действующее законодательство в этом отношении лишь закрепило существовавший ранее порядок: согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274, для документов по личному составу устанавливался 75-летний срок хранения в ведомственных архивах (т.е. в архивах организаций). Вместе с тем необходимо помнить, что до 1980 г. действовало Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. № 914. Согласно данному Положению для материалов по личному составу устанавливался 40-летний срок хранения в ведомственных архивах. По истечении этого срока документы по личному составу наряду с документами постоянного хранения подлежали передаче в государственные архивы, и в ряде случаев находятся там до настоящего времени.

Таким образом, до 1980 г. документы по личному составу после 40-летнего срока их хранения в ведомственных архивах передавались на хранение в государственные архивы. Однако учитывая плохую сохранность документов по личному составу в организациях в то время, соответствующие документы принимались на хранение в государственные архивы и до истечения 40-летнего срока их ведомственного хранения. Поэтому в государственные архивы попали на хранение документы по личному составу не только 30–40-х гг., но и 50–70-х гг. XX в.

После того как обязанность по сохранности документов по личному составу в течение всего срока их хранения (75 лет) была возложена на организации, в деятельности которых они образовались, в некоторых случаях был осуществлен возврат ранее принятых документов по личному составу из государственных архивов в ведомственные. Подобная процедура была осуществлена прежде всего в тех государственных архивах, которые не имели свободных площадей для комплектования документами постоянного хранения.

Таким образом, документы по личному составу государственной организации могут находиться на хранении:

·в самой организации, если она продолжает действовать до настоящего времени;

·в архиве вышестоящей организации, если государственная организация была ликвидирована;

·в государственном архиве, обслуживающем соответствующую зону, если речь идет о документах, образовавшихся до 1980 г.

В этой связи возникает вопрос: в каком государственном архиве могут находиться на хранении документы конкретной организации?

Согласно Закону о НАФ все государственные архивы делятся на три основные категории: республиканские, областные и зональные. Республиканские государственные архивы принимают на хранение документы от организаций республиканского значения, областные и зональные – от организаций областного, районного и городского подчинения. За каждым областным и зональным государственным архивом закреплена так называемая зона обслуживания: он принимает на хранение документы от организаций, расположенных на соответствующей территории. Сеть государственных архивных учреждений Беларуси и состав обслуживаемых ими зон закреплены в Указе Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373. По областям они распределяются следующим образом:

Брестская область

·Государственный архив Брестской области – г. Брест, Брестский, Жабинковский, Каменецкий, Малоритский районы;

·Зональный государственный архив в г. Барановичи – г. Барановичи, Барановичский,  Ганцевичский, Ивацевичский, Ляховичский районы;

·Зональный государственный  архив  в  г. Кобрине – гг. Береза, Кобрин, Березовский, Кобринский, Пружанский районы;

·Зональный государственный  архив в г. Пинске – гг. Лунинец, Пинск, Дрогичинский,  Ивановский, Лунинецкий, Пинский, Столинский районы;

Витебская область

·Государственный архив Витебской области – г. Витебск, Бешенковичский, Витебский, Городокский, Лиозненский, Чашникский, Шумилинский районы;

·Зональный государственный архив в г. Глубокое – г. Глубокое, Браславский, Глубокский, Докшицкий, Миорский, Поставский, Шарковщинский районы;

·Зональный государственный архив в г. Орше – г. Орша, Дубровенский, Оршанский, Сенненский, Толочинский районы;

·Зональный государственный архив в г. Полоцке – гг. Лепель, Новополоцк, Полоцк,  Верхнедвинский, Лепельский, Полоцкий, Россонский, Ушачский районы;

Гомельская область

·Государственный архив Гомельской области – гг. Гомель, Добруш, Буда-Кошелевский, Ветковский, Гомельский, Добрушский, Кормянский, Чечерский районы;

·Зональный государственный архив в г. Жлобине – гг. Жлобин, Рогачев, Светлогорск, Жлобинский, Октябрьский, Рогачевский, Светлогорский районы;

·Зональный государственный архив в г. Мозыре – гг. Калинковичи, Мозырь,  Ельский, Житковичский, Калинковичский, Лельчицкий, Лоевский, Мозырский, Наровлянский, Петриковский районы;

·Зональный государственный архив в г. Речице – г. Речица, Брагинский, Речицкий, Хойникский районы;

Гродненская область

·Государственный архив Гродненской области – гг. Волковысск, Гродно, Берестовицкий, Волковысский, Гродненский, Зельвенский, Мостовский, Свислочский, Щучинский районы;

·Зональный государственный архив в г. Лиде – гг. Лида, Сморгонь, Вороновский,  Ивьевский, Лидский,  Островецкий, Ошмянский, Сморгонский районы;

·Зональный государственный архив в г. Новогрудке – гг. Новогрудок, Слоним,  Дятловский, Кореличский, Новогрудский, Слонимский районы;

Минская область

·Государственный архив Минской области – гг. Дзержинск, Заславль, Минск,  Березинский, Дзержинский, Клецкий, Минский, Несвижский, Пуховичский, Смолевичский, Столбцовский, Узденский, Червенский районы;

·Зональный государственный архив в г. Борисове – гг. Борисов, Жодино, Борисовский, Крупский, Логойский районы;

·Зональный государственный архив в г. Молодечно – гг. Вилейка, Молодечно, Вилейский, Воложинский, Молодечненский, Мядельский районы;

·Зональный государственный архив в г. Слуцке – гг. Слуцк, Солигорск, Копыльский,  Любанский, Слуцкий, Солигорский, Стародорожский районы;

Могилевская область

·Государственный архив Могилевской области – гг. Горки, Могилев, Белыничский,  Быховский,  Горецкий, Дрибинский, Круглянский, Могилевский, Славгородский, Чаусский, Шкловский районы;

·Зональный государственный архив в г. Бобруйске – гг. Бобруйск, Осиповичи,  Бобруйский,  Глусский,  Кировский, Кличевский, Осиповичский районы;

·Зональный государственный архив в г. Кричеве – г. Кричев, Климовичский, Костюковичский, Краснопольский, Кричевский, Мстиславльский, Хотимский, Чериковский районы.

Например, если организация местного значения располагается (располагалась) в г. Добруше, то ее документы должны храниться в Государственном архиве Гомельской области; если организация располагается в Светлогорском районе, то ее документы должны храниться в Зональном государственном архиве в г. Жлобине и т.д.

Несколько иной порядок установлен для хранения документов ликвидированных организаций негосударственной формы собственности.

Пунктом 19 Положения о НАФ определено, что в случае ликвидации негосударственных организаций, являющихся источниками формирования Национального архивного фонда, и при отсутствии правопреемника органы, зарегистрировавшие их в качестве таких источников, обязаны принять меры по сохранности документов этих организаций, совместно с архивными учреждениями, обслуживающими соответствующую зону, определить порядок их дальнейшего хранения. Анализируя это положение, необходимо обратить внимание на два аспекта. Во-первых, в соответствии с действующим законодательством к числу источников формирования НАФ относятся все негосударственные организации (в деятельности всех негосударственных организаций образуются документы постоянного срока хранения). Это закреплено также в Положении о порядке применения <<<Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38>>>. Следовательно, установленный порядок является единым для всех без исключения негосударственных организаций. Во-вторых, под органами, зарегистрировавшими негосударственные организации в качестве источников формирования Национального архивного фонда, понимаются структуры исполнительной власти, которые осуществили регистрацию негосударственных организаций в качестве субъектов хозяйствования (главным образом областные, городские и районные исполнительные комитеты).

Таким образом, обеспечение сохранности документов негосударственных организаций является обязанностью этих организаций, которые создают соответствующие архивы (архивы юридических лиц негосударственной формы собственности). В случае ликвидации негосударственных организаций сохранность их документов возлагается на зарегистрировавшие их местные исполнительные и распорядительные органы.

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 апреля 1997 г. был разработан и приказом Председателя Госкомархива от 22 мая 1997 г. № 13 утвержден Порядок хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования. Согласно этим нормативным актам в случае ликвидации негосударственных субъектов хозяйствования их документы постоянного срока хранения, а также документы временного срока хранения с неистекшими сроками хранения, включая документы по личному составу, должны были передаваться на хранение в зарегистрировавшие их органы, т.е. в областные, районные и городские исполнительные комитеты. В настоящее время в ряде местных исполкомов хранятся документы ликвидированных негосударственных структур.

Отсутствие в местных исполнительных органах достаточных условий для хранения архивных документов, а также необходимого штата профессионально подготовленных работников для их обработки и использования потребовало создания специальных подразделений, которыми явились районные и городские архивы по личному составу. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 марта 1998 г. № 464 облисполкомам и Минскому горисполкому было рекомендовано поэтапно образовать указанные архивы. Потребность в их создании была продиктована необходимостью сохранности документов, прежде всего по личному составу, и в первую очередь ликвидируемых коммерческих и иных организаций в целях обеспечения прав и законных интересов граждан. Следует отметить, что ранее в БССР существовали районные и городские архивы, которые были ликвидированы в 60-е гг. в связи с созданием филиалов областных государственных архивов, преобразованных позднее в зональные государственные архивы.

Окончательный статус районных и городских архивов определен <<<Декретом Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2002 г. № 29 «О внесении изменений и дополнений в Декреты Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11 и от 16 ноября 2000 г. № 22»>>>. Указанным Декретом Положение о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования изложено в новой редакции.

В соответствии с п. 63 Положения определено, что ликвидационная комиссия обязана представить в регистрирующий орган справку соответствующего территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов.

Таким образом, за получением архивной справки по документам, образовавшимся в процессе деятельности негосударственной организации, необходимо обратиться в саму эту организацию, а в случае ее ликвидации – в соответствующий территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа.

В настоящее время районные и городские архивы действуют не во всех городах и районах, процесс их создания продолжается. По состоянию на 1 января 2003 г. в стране функционировало 125 районных и городских архивов по личному составу (в Витебской области – 18, Брестской – 19, Гомельской – 22, Гродненской – 17, Минской – 27, Могилевской – 21, г. Минске – 1). Полный список районных и городских архивов можно получить в отделе по архивам и делопроизводству соответствующего облисполкома.

Следует обратить внимание, что особая ситуация с хранением документов ликвидированных негосударственных организаций сложилась в городе Минске, где длительное время отсутствовал городской архив. В связи с этим уже после принятия постановления Совета Министров и Декрета Президента Республики Беларусь о создании районных и городских архивов длительное время документы ликвидированных организаций принимались на хранение самим Мингорисполкомом, где находятся вплоть до настоящего времени. Лишь в декабре 2002 г. решением Мингорисполкома № 1792 «О создании и регистрации государственного учреждения “Минский городской архив”» был утвержден и зарегистрирован устав этого учреждения. В настоящее время завершается организационное обустройство архива, переоборудование помещений и т.д., после чего в архив будут переданы документы ликвидированных организаций, находящиеся на хранении в Мин-горисполкоме. До этого с запросами социально-правового характера бывшим работникам ликвидированных негосударственных организаций, зарегистрированных в г. Минске, следует обращаться непосредственно в Мингорисполком.

Говоря о хранении документов по личному составу негосударственных организаций, нельзя не обратить внимание еще на один аспект проблемы. В соответствии с Законом о НАФ и Положением о НАФ документы негосударственных организаций могут быть переданы на временное хранение в государственный архив при согласии последнего и с компенсацией государству расходов по их хранению и использованию. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 января 2000 г. № 125 утверждено Положение о порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах. Необходимо отметить, что многие ликвидируемые организации, главным образом расположенные в г. Минске, в условиях отсутствия Минского городского архива воспользовались соответствующим правом и передали свои документы за деньги на хранение в государственные архивы.

В Брестской области возможным местом хранения документов негосударственных организаций, ликвидированных до создания районных и городских архивов, некоторое время также будут оставаться соответствующие государственные архивы области. Решение о создании районных и городских архивов здесь было принято с опозданием – в конце 2002 г. В связи с этим по решению Брестского облисполкома до конца 2002 г. документы ликвидированных негосударственных организаций на хранение принимали государственные архивы области (согласно зонам обслуживания). До тех пор пока соответствующие документы не будут переданы из них во вновь созданные районные и городские архивы, с социально-правовыми запросами обращаться придется именно в государственные архивы.

Поэтому в ряде случаев дополнительной инстанцией в поиске документов ликвидированной негосударственной организации может стать государственный архив, расположенный на соответствующей территории, причем для г. Минска им не обязательно будет Государственный архив Минской области.

Таким образом, документы по личному составу негосударственной организации могут находиться на хранении:

·в самой организации, если она продолжает действовать до настоящего времени;

·в территориальном (районном или городском) архиве местного исполнительного и распорядительного органа;

·в местном исполнительном и распорядительном органе;

·в государственном архиве.

В связи с созданием городских и районных архивов произошли определенные изменения в порядке хранения документов по личному составу ликвидированных государственных организаций: наряду с другими документами временного хранения они стали передаваться не в архив вышестоящей организации, а в соответствующий районный (городской) архив. Более того, передана на хранение в районные и городские архивы также часть документов по личному составу, принятых ранее на хранение в государственные архивы и остававшихся там после введения в действие Положения о Государственном архивном фонде СССР 1980 г.

Стала практиковаться также передача на хранение в районные и городские архивы документов по личному составу от действующих государственных организаций в случае, если условия для хранения этих документов не соответствуют требованиям нормативных актов. Главным образом это касается Витебской области.

Таким образом, для того чтобы определить организацию, в которую необходимо обращаться с социально-правовым запросом за получением архивной справки, необходимо достаточно хорошо разбираться в существующей и существовавшей ранее системах хранения документов ликвидированных организаций. Попробуем определить порядок действий гражданина в этой ситуации.

Прежде всего, необходимо определить форму собственности организации, а также ее местонахождение.

В случае если форма собственности организации государственная, то ее документы по личному составу следует искать в архивах в следующей последовательности:

1)в архиве этой организации;

2)в архиве правопреемника, если правопреемник был определен при ликвидации;

3)в архиве вышестоящей организации, если организация ликвидирована без правопреемника;

4)в государственном архиве соответствующей зоны обслуживания;

5)в территориальном (районном или городском) архиве местного исполнительного и распорядительного органа.

В случае если форма собственности организации негосударственная, то ее документы по личному составу следует искать в архивах в следующей последовательности:

1)в архиве этой организации;

2)в территориальном (районном или городском) архиве местного исполнительного и распорядительного органа;

3)в местном исполнительном или распорядительном органе, зарегистрировавшем организацию в качестве субъекта хозяйствования;

4)в государственном архиве, расположенном на соответствующей территории (главным образом для организаций, зарегистрированных в г. Минске, и некоторое время для организаций Брестской области).

В случае если поиск необходимых документов вызывает затруднения, следует обратиться за консультацией в органы Государственной архивной службы Республики Беларусь, в которых ведется тщательный учет документов, поступивших на государственное хранение. Главное, чтобы необходимые документы сохранились в организациях до поступления на государственное хранение.

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей

Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь