по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Правила оформления исходящих документов: справки, их виды, порядок составления

 

Одним из основных видов исходящих документов, с которым сталкивается в своей повседневной деятельности работник кадровой службы, является справка.

Справка – это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки (о штатной численности, о выполнении плана, о задолженности по заработной плате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).

Служебные справки, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями (см. правила оформления реквизита «Адресат» в письмах – «Отдел кадров», 2001, № 12, с. 50-55). Они подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.

Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документа, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).

Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5.

Служебные справки независимо от того, напечатаны они на бланке или обычной бумаге, должны оформляться с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии со стандартом реквизитами справки являются наименование организации (структурного подразделения), название вида документа («СПРАВКА»), дата и регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк), текст, подпись. При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2002» или «за период с 01.01.2002 по 30.06.2002».

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа. Например, трафаретный текст личной справки о месте учебы может иметь следующий вид:

 

________________________________________________________является студентом (ой)

                                       (Ф.И.О.)

____курса дневного (заочного) отделения ___________ факультета Белорусского государственного университета.

 

Личные справки  могут подписываться двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и  главным  бухгалтером.  Их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и заверяются гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должности и часть личной подписи. Например:

 

Директор завода                          Личная подпись                             И.П.Сокол

                                     Печать

Главный бухгалтер                     Личная подпись                              А.П.Ганич

 

Личная справка о месте работы может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Внешние справки регистрируются в порядке,  установленном для исходящих документов,  внутренние – в порядке, установленном для внутренних документов.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки.

К личным справкам по содержанию близки архивные справки, выдаваемые на основании социально-правовых запросов граждан, которые уже не работают в данной организации, например, о периоде работы в организации, размере заработной платы и т.п. Однако это тема отдельной статьи.

 

Приложение 1

Образец справки о трудовом стаже

 

    Рэкв³з³ты бланка                                                                                Реквизиты бланка

         ДАВЕДКА                                                                                               СПРАВКА

15.04.2002    № 10

          г. Мiнск                                                                                                    г. Минск

 

                                                           ЖЭС-85

 

Общий трудовой стаж Наумовой Екатерины Дмитриевны, инспектора отдела сбыта, проживающей по адресу: г. Минск, ул. Озерная, д.77, кв. 9, составляет 15 (пятнадцать) полных календарных лет.

Справка выдана по состоянию на 01.01.2002.

 

Начальник отдела кадров            Подпись                                                  В.И.Балыков

                               Печать

 

 

Приложение 2

Образец справки о заработной плате