"Все Кулички"
|
|
| Реклама в Интернет "Все Кулички" |
|
Поиск документов
Реклама
Рассылка сайта
Ресурсы в тему
Реклама
Правовые новости
Новые документы
Авто новости
Юмор
|
по состоянию на 25 января 2005 года <<< Главная страница | < Назад Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
В <<<обновлении за 1.08.2002 “Правила регистрации приказов. Формирование приказов в дела”>>> были рассмотрены правила регистрации приказов. Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов (докладные записки, положения, инструкции, акты и т.д.). Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам (т.н. исходящие документы) и, в свою очередь, получает документы от них (т.н. входящие документы). Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов. Прежде всего, необходимо определить, что понимается под регистрацией документов. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел (см. в <<<обновлении за 1.10.2001 “Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы ”>>>, <<<обновлении за 1.11.2001 “Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы ”>>>). Например, регистрационный индекс документа – 3-18/248, где 3 – индекс структурного подразделения, 18 – номер дела по номенклатуре, 248 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации. Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:
Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.). Кроме того, в каждой организации составляется Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, который утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации (например, счет-фактуры, накладные и другие подобные документы регистрируются только в бухгалтерии организации). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им минуя руководство организации.
Регистрация входящих документов Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом, секретарем и др. (далее – служба ДОУ). До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ. Все полученные конверты вскрываются в службе ДОУ за исключением присланных в адрес общественных организаций (например, профкома) и с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев: В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа. В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса. Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) с датой поступления. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах). Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм, проставляется справа на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа и оформляется следующим образом:
После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям. Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется дата поступления и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер поступившего документа. Регистрационный штамп, таким образом, приобретает следующий вид:
Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) или журнале регистрации входящих документов. Форма РКК закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной <<<приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13>>> (далее – Примерная инструкция по делопроизводству). Она имеет следующий вид:
Регистрационная карточка имеет размер формата А6 (105х148) или А5 (148х210). Право выбора формата предоставлено организациям. Не следует обрамлять карточки рамкой, т.к. это сокращает полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой. Календарная шкала карточки (вверху лицевой стороны) должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, на которую нанесены только нечетные числа (1, 3, 5 и т.д.), срок исполнения документа, если он приходится на четное число, отмечается днем раньше. В графах РКК при регистрации поступившего документа указываются следующие данные: Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «Расписка в получении», «Исполнитель и номер его телефона» и др. Возможно разделение сложных реквизитов на составные («Дата и индекс поступления», «Дата и индекс документа»). Следует обратить внимание, что установленная форма РКК применяется для регистрации только служебных документов. Форма РКК для регистрации обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, отзывов) несколько отличается, состав реквизитов РКК и требования к их заполнению закреплены в Методических рекомендациях по ведению делопроизводства по обращениям граждан, утвержденных <<<приказом Министерства образования Республики Беларусь от 11 декабря 1996 г. № 530>>>. Входящие документы могут регистрироваться также в журнале регистрации входящих документов. Форма такого журнала также закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству и имеет следующий вид:
Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в организации оформляется приказом руководителя. Документы после регистрации из службы ДОУ должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления с двумя экземплярами РКК. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов. После этого документ с одним экземпляром РКК направляется (через службу ДОУ) исполнителю, а второй экземпляр РКК остается в службе ДОУ и помещается в раздел «Неисполненные документы» справочной картотеки (в случае, когда документ берется на особый контроль, экземпляр РКК помещается в контрольную картотеку). Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется и в РКК не переносится. После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя следующие данные: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа. Отметка об исполнении документа переносится в РКК (журнал регистрации входящих документов), которая помещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки организации. После этого документ подшивается в дело согласно отметке об исполнении документа. Приведем пример оформления входящего документа после совершения над ним всех регистрационных процедур (до оформления отметки об исполнении), а также пример заполнения РКК на такой документ.
Образец оформления входящего документа
НВА «Кн³жны дом» НПО «Книжный дом» вул. Я.Коласа, 55, 220113, г. М³нск ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск тэл. (0172)32-18-96 тел.(0172)32-18-96 факс (0172)32-18-97 факс (0172)32-18-97 Р.р. 3041223650029 ¢ Гарадской дырэкцыi Р.с. 3041223650029 в Городской дирекции АКБ «Белб³знэсбанк», код 739 АКБ «Белбизнесбанк», код 739 04.07.2002 № 4-9/131 На № _________ад___________ Директору ООО «Публицист» О проведении международной Перовичу В.Л. книжной выставки ул. Кропоткина, 57 220002, г. Минск
Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12.07.2002 Подпись Перовича 07.07.2002
Уважаемый Вячеслав Леонидович! Фирма «Книжный дом» проводит 20–25 сентября 2002 г. в г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран. Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке. Для этого необходимо до 01.08.2002 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы хотели бы представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно. Приложение: на 1 л. в 1 экз.
С уважением, Директор НПО Подпись Г.М. Брегер
Вертинский 232 51 38
Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящий документ
Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации входящих документов:
Регистрация исходящих документов Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно службой ДОУ в регистрационно-контрольных карточках или в журнале регистрации исходящих документов. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14. После подписания документ передается в службу ДОУ, где он регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер исходящего документа, например: № 5-14/346. Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6–15/345 (6 – индекс бухгалтерии, 15 – номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 – индекс отдела кадров, 14 – номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа) и т.д. Регистрационный индекс с документа переносится в РКК. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, в которую направляется документ. Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа». Рассмотрим примеры оформления исходящего документа-ответа на письмо, приведенное в предыдущем примере, и заполнения РКК на него.
Образец оформления исходящего документа-ответа
ТАА «Публ³цыст» ООО «Публицист» вул. Крапотк³на, 57, 220002, г. М³нск ул. Кропоткина, 57, 220002, г. Минск тэл.(0172) 68-66-17 тел.(0172) 68-66-17 факс(0172) 69-04-02 факс(0172) 69-04-02 Р.р. 3041223650920 у Гарадской дырэкцыi Р.с. 3041223650920 в Городской дирекции АКБ «Белб³знэсбанк», код 937 АКБ «Белбизнесбанк», код 937 14.07.2002 № 1-18/57 На № 4-9/131 ад 04.07.2002 Директору НПО «Книжный дом» Об участии в международной г-ну Брегеру Г.М. книжной выставке ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск
Уважаемый Герман Максимович!
Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО «Публицист» готово представить на выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых белорусских и российских научных учреждений и вузов. Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки.
Приложение: 1. Заявка на участие в выставке на 1 л. в 1 экз. 2. Перечень изданий ООО «Публицист» для экспонирования на выставке на 3 л. в 2 экз.
С уважением, Директор ООО Подпись В.Л. Перович
Чалый 268 66 15
Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ
Как видно, порядковый номер поступления документа-запроса (57) и порядковый номер исходящего документа-ответа (57) совпадают. Как уже отмечалось, после исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В приведенном примере входящего документа-запроса она будет иметь следующий вид:
Аналогичным образом отметка об исполнении документа проставляется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов:
Если же исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае требуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы. В указанных случаях регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа. Так, в приведенном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а, например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1-18/57, а 1-18/101. В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (составитель документа проставляет дату на копии, если срок не указан в тексте документа). Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы. Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Например:
При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления. После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (т.н. отпуск) подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ является ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).
Регистрация внутренних документов Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы (см. в <<<обновлении за 1.08.2002 “Правила регистрации приказов. Формирование приказов в дела”>>>). Они регистрируются на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале. Другие наиболее важные внутренние документы (докладные записки, справки и т.д.) регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо их, при очень небольшом количестве, можно регистрировать в одном журнале с исходящими документами (Примерной инструкцией по делопроизводству установлена единая форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов).
А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук <<< Главная
страница | < Назад Новости партнеров
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республика Беларусь
|
Лента новостей
Разное
Право России
|