по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Как регистрировать приказы по личному составу?

Правила регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.) определены Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Согласно установленным требованиям на регистрацию передается подписанный приказ, который должен быть зарегистрирован в день подписания.

Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может быть дополнен буквенными либо цифровыми обозначениями. Порядковые номера приказам присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который в большинстве организаций совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе документов этого вида: по основной деятельности, по личному составу. Последние, в свою очередь, делятся на две подгруппы: о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках; о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках. Подобное разделение приказов на группы обусловлено тем, что они имеют различные сроки хранения. Приказы по основной деятельности хранятся «постоянно» либо 10 лет; по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – 75 лет; по личному составу (отпуска, взыскания и др.) – 3 года; по административно­хозяйственной деятельности – 5 лет.

В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1. Во избежание путаницы к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» (к приказам 75­летнего срока хранения) или «л» (к приказам 3­летнего срока хранения). Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно­хозяйственной деятельности – к их порядковым номерам также добавляются соответствующие литеры, например «ад» или «ахд». К регистрационным номерам приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа ОД («основная деятельность») является излишним.

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись соответствующие журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу 75­летнего срока хранения, по личному составу 3­летнего срока хранения, по административно­хозяйственной деятельности.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная Примерной инструкцией по делопроизводству:

Дата и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа

 

Однако эта форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов (например, для регистрации приказов лишней является графа «Корреспондент»). Поэтому более рационально использовать следующую форму:

 

Дата и индекс документа

Краткое содержание

Основание для издания приказа

Кем подписан

Отметка об исполнении

Расписка в получении

 

Возможны и другие варианты, исходя из соображений удобства и полноты отражения в учетной форме информации о документе. Вместе с тем рекомендуется, чтобы в журналах регистрации приказов отражались следующие графы: «Дата и индекс документа», «Краткое содержание», «Кем подписан», «Отметка об исполнении».

Приведем пример заполнения граф журнала регистрации приказов по личному составу 75­летнего срока хранения:

 

Дата и индекс документа	Краткое содержание	Основание для издания приказа	Кем подписан	Отметка об исполнении	Расписка в получении
02.01.2004 1­к	О приеме на работу Лугового К.И.	заявление, трудовой договор	ген. директор В.С. Иванов	В дело № 1–5	Бухгалтерия Подпись Отдел кадров Подпись
03.01.2004 2­к	О приеме на работу Хомич А.И.	заявление, трудовой договор	ген. директор В.С. Иванов	В дело № 1–5	Бухгалтерия Подпись Отдел кадров
	Об увольнении Васильева С.В.	заявление			Подпись

 

В зависимости от структуры организации регистрация приказов может осуществляться централизованно или децентрализованно. В первом случае регистрация приказов всех видов осуществляется службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярией, секретарем). После регистрации служба ДОУ передает приказ и, при необходимости, его копии на исполнение в соответствующие структурные подразделения (отдел кадров, бухгалтерию). Децентрализованный принцип предполагает регистрацию различных групп приказов в разных структурных подразделениях. Например, приказы по основной деятельности могут регистрироваться в службе ДОУ, а приказы по личному составу – в отделе кадров (там же ведутся и соответствующие журналы регистрации приказов).

 

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно­правовой,

кадровой работы

и международных связей

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

 

<<< Главная страница | < Назад

Новости партнеров

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь