по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Правила регистрации приказов.

Формирование приказов в дела

 

При подготовке и оформлении документов большое внимание уделяется их юридическому значению. Документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: указание автора документа (реквизиты бланка), подпись, дату, регистрационный индекс. Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть: гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.), отметка о заверении копии (для копий документов) и др. Назначение всех этих реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

Таким образом, с юридической точки зрения важнейшими реквизитами любого документа являются дата и индекс. Не случайно <<<Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»>>> в числе обязательных реквизитов нормативных правовых актов указывает и такие как дата, место принятия (издания) акта и его регистрационный номер.

Индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.

Дата создания документа также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органов управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, некачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты (и, соответственно, документа), дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации. Регистрация разных групп документов имеет свои особенности. Рассмотрим прежде всего порядок и правила регистрации приказов, т.к. приказ – основной правовой акт организации, издаваемый ее руководителем для разрешения основных и оперативных задач управления.

 

Порядок и правила регистрации приказов

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный со всеми заинтересованными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному лицу, уполномоченному издавать приказы (о правилах оформления приказов см. в <<<обновление за 01.07.2001 ”Составление и оформление приказов по личному составу: общие требования. Подготовка приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска”>>>, <<<обновлении за 01.08.2001 “ Составление и оформление приказов по личному составу: приказы о поощрении и командировании”>>>, <<<обновлении за 01.09.2001 “Оформление приказов о наложении дисциплинарных взысканий”>>>, <<<обновлении за 01.07.2002 “Подготовка и оформление приказа по основной деятельности”). Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом, например: 20.06.2002 (точка в конце даты не ставится).

Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. В целях экономии времени руководителя на оформление этого реквизита рекомендуется при подготовке проекта приказа впечатывать в него такие составные части даты, как месяц и год, например: 24.06.2002 № _______. В данном примере месяц (06) и год (2002) впечатаны в проект приказа заранее, а выделенный курсивом день месяца (24) проставлен руководителем после его подписания.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Индексом (регистрационным номером) приказа является его порядковый номер. Индексы приказу присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который в большинстве случаев совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, некоторые учреждения культуры и др., в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября.

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две подгруппы:

1. О приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;
2. О предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

• по основной деятельности – «постоянно» (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных – 10 лет);
• по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – 75 лет;
• по личному составу (отпуска, взыскания и др.) – 3 года;
• по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет.

В связи с этим все указанные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с 1.

В результате, в каждой организации в течение года будет издано как минимум три приказа под номерами «1», «2», «3» и т.д. Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять букву «к» или «л». Наименование буквы зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках будут иметь в индексе букву «к». К индексам приказов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках следует добавлять букву «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в <<<Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь>>>, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Инструкция).

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности – к их порядковым номерам добавляются соответствующие буквы, например, «ад» или «ахд».

К регистрационным номерам приказов по основной деятельности, в отличие от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (буквы), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа ОД («основная деятельность») является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов (например, могут выделяться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации проверок и др.) и, соответственно, добавление к их порядковым регистрационным номерам дополнительных обозначений.

Сравним индексы приказов различных групп:

№ 1 (приказ по основной деятельности);

№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

№ 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных), по административно-хозяйственной деятельности.

Специальная форма журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена. Однако, учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная Инструкцией. Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов имеет следующий вид: