по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Правила составления должностной инструкции

 

В статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. С точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами выполнения операций. Если рабочий процесс организован прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и пр.), то проще воспользоваться положением о структурном подразделении. Структура обоих документов практически одинакова, только в регламенте операций акцент сделан на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше сказано об общих  целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются извлечением, иногда более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Ниже речь пойдет об общих принципах составления должностной инструкции, которыми следует руководствоваться при создании любого корпоративного нормативного документа. Теперь перейдем к делу.

 

Зачем существуют инструкции: Что делать? и кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что положения двусмысленного или противоречивого документа просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться большим документом неудобно: его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться и легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций пишется длинными и неясными. В чем дело?

Возможно, некоторые авторы нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и некоторые руководители, заказывающие такие нормативные документы. Кроме того, и руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что рыка начальника вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот рык в то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности единственное предназначение данного нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с запланированным. Сведения, касающиеся каких-либо иных аспектов деятельности, должны быть самым безжалостным образом вычищены из инструкции. Это первое правило.

Назначение инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может! Поэтому оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится выполнять прописанные в ней задачи. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть разнообразными: на подчиненного можно наорать, пригрозить увольнением, выплатить ему премию, пообещать повышение и т.д.

Теперь приступим к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости расписывать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ станет на 20 % короче и намного яснее. Это второе правило. Помните: вы пишете инструкции для конкретных людей.

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, – это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция предназначена для маленьких детей или зловредных саботажников, которые либо совершенно ни к чему не приспособлены, либо только и думают, как бы извратить  благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Вам достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию, и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на кадры?

 

Кто и зачем читает инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному

Итак, из данного нормативного документа следует исключить все эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает и без того в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Отметим, что он должен быть унифицированным для всех корпоративных документов компании. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

Раздел 4, последний «Заключительные положения». Все вышесказанное в равной степени относится и к этому разделу.

Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела, собственно, и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к разделу «Цели и задачи» необходимо приступать, четко зная, зачем вы вообще взялись за составление этого документа.

Раздел 3 «Функции». Его можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но цели и задачи должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

 

Как правильно сформулировать цели?

Правило четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: починка сарая и строительство коммунизма. Подумайте: если вы пишете инструкцию по строительству коммунизма, то зачем вам сарай? А если по починке сарая, то причем здесь коммунизм?

Правило пятое: избегайте второстепенных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б – вы и так там будете!

Правило шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».

Не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе о наступлении называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.

 

Теперь о задачах

Правило седьмое: задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в единицах или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики деятельности организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте его же, спустя некоторое время докладывающего о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе, – значит, вы плохо поставили задачи!

Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая проводить аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может находиться в стороне от общей цели.

Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60 % всего документа. И если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте самого шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, т.е. как раз то, что в нормативном документе будет называться функцией.

Функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «Выполнено или нет?» можно было ответить односложно: «Да» или «Нет», а что сверх этого, то «от лукавого». При этом функции должны соответствовать задачам.

 

Теперь о языке

Правило десятое: Формулируя цели, задачи и функции, используйте предложения одной и той же конструкции. Например:

Цели:

1) ускорение развития страны;

2) подъем трудовой активности масс;

3) формирование человека нового типа; 4) утверждение социалистического образа жизни.

Задачи:

1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень; 2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных и культурных благ, которые…

Функции:

1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых…;

2) партия придает особое значение усилению…;

3) предстоит осуществить комплекс мер…;

) будет проводиться линия на…;

5) будет делаться все необходимое для…;

6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения…;

7) партия считает задачей первостепенной важности…;

8) намечается осуществление крупных мер по созданию…;

9) партия считает делом особой социальной значимости…

Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе – с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и то-то». Возможно, различия в конструкциях имеют под собой какую-то основу, а может быть, все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.

Правило одиннадцатое: инструкция должна быть исчерпывающей, т.е. описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?

Есть один технический прием. Включите в регламент выполнения рабочей операции раздел «Обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались ли лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались ли должностные лица, которым не досталось ни одной функции?

Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами выполнения рабочих операций. Персональная должностная инструкция по существу представляет собой один из разделов положения о структурном подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки (см. Правило десятое).

Правило двенадцатое: люди для того, чтобы принимать решения. Нередко инструкции пишутся под нормальные условия. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. А большинство инструкций оказывается бессильными в этой ситуации. Что же делать?

Реакций на внештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в его должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла*. Особенно важно обеспечить целостность регламента выполнения операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

 

Заключение

Мы рассмотрели двенадцать правил составления нормативных документов. Мы утверждаем, что следование им сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что же касается краткости… Приведем пример. Нам пришлось анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13026 слов, или 92187 символов. После обработки текст сократился до 6011 слов, или 42246 символов.

Увы, решение проблемы составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики, и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, раздувают должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники, и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их выполнять. И те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.

 

В статье был предложен опыт составления должностной инструкции одной российской компании.

 

 

* Буриданов осел (перен.) – человек, колеблющийся в выборе между двумя равнозначными возможностями. Создание образа приписывают французскому философу Жану Буридану: осел, помещенный на равном расстоянии от двух одинаковых связок сена, должен умереть от голода, поскольку не сможет выбрать ту или иную связку (примеч. ред.).

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь