по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Правила составления и оформления

исходящих документов

 

Все документы, циркулирующие в организации, можно условно разделить на три группы: входящие, внутренние и исходящие. К внутренним относятся такие виды документов, как приказ, распоряжение, указание, протокол; к входящим и исходящим – письмо, справка, докладная записка. В то же время некоторые виды документов в зависимости от конкретной ситуации могут быть либо входящими, либо исходящими, либо внутренними (например, справки и докладные записки делятся на внешние и внутренние; организация может их отправлять, получать или создавать для решения внутренних вопросов). Очевидно, что разница между указанными тремя группами документов заключается не только в видовом названии документа (письмо, приказ, распоряжение, докладная записка и пр.), но и в направлении их движения.

Входящие – это документы, присланные в организацию для исполнения (письма-поручения, приказы, распоряжения вышестоящих органов, обращения граждан и т.п.) или для сведения (информационные письма, справки и т.п.); внутренние – документы, создающиеся для обеспечения функций управления внутри организации и, как правило, не выходящие за ее пределы (приказы, распоряжения руководителя, докладные записки, представляемые работниками на его имя, и т.п.); исходящие – документы, составляемые в организации и направляемые сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.).

Каждому работнику отдела кадров в практической деятельности приходится составлять большое количество исходящих документов. Это и письма, и справки, и докладные записки. В оформлении каждого из данных видов документов имеется много общего, однако есть и существенные различия.

Поскольку основным видом документов, используемых как средство обмена информацией со сторонними организациями, является письмо, для начала рассмотрим требования к составлению и оформлению именно этого вида документа.

Согласно официальному определению, содержащемуся в словарях делопроизводственной и архивной терминологии, письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, применяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте).

При подготовке писем используется специальный бланк, который так и называется – «бланк для писем». Правила его оформления закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь  (СТБ) 6.38-95 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов», а гербового бланка – также в <<<Указе Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»>>>.

На бланк для писем наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа или ограничительные линии для них:

• Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;
• товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;
• наименование вышестоящей организации – если такая имеется;
• полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);
• почтовый адрес;
• коммуникативные и коммерческие данные;
• ограничительные линии для даты и индекса документа;
• ограничительные линии для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа» (На № ___________ от_______________).

Допускается наносить на бланк также ограничительные отметки (в виде уголков) для реквизитов «Заголовок» и «Адресат». Это целесообразно делать лишь в том случае, если письма в организации печатаются на пишущей машинке. При использовании компьютерной техники нанесение этих отметок теряет смысл.

При изготовлении бланка следует помнить, что согласно упомянутому Указу Президента Республики Беларусь, а также решению Конституционного Суда Республики Беларусь государственные органы и организации независимо от формы собственности обязаны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском). Ниже приведен макет оформления  бланка для писем:

 

Государственный герб

Республики Беларусь

 

Назва вышэйстаячай арган³зацы³                        Наименование вышестоящей организации

           Назва арган³зацы³                                                 Наименование организации

              Паштовы адрас                                                           Почтовый адрес

      Камун³кацыйныя даныя                                                Коммуникативные данные

_______________№ ____________

На № _________ ад ____________

 

Как указано выше, на бланке для писем может помещаться также изображение товарного знака (знака обслуживания) организации или эмблемы общественного объединения. Если организация является государственной и, следовательно, обязана помещать на бланке изображение Государственного герба, то товарный знак или эмблема помещается в верхней части левого поля документа. Негосударственные организации или общественные объединения соответственно могут помещать товарный знак или эмблему либо там же, либо на верхнем поле на месте, отведенном для изображения Государственного герба. Отметим, что наиболее распространенной ошибкой при изготовлении бланков является стремление поместить изображение Государственного герба, товарного знака или эмблемы не на верхнее поле, а между бланковыми надписями на двух языках.

Бланки для писем рекомендуется изготавливать с использованием бумаги двух форматов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Последние используются в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк.

При изготовлении бланка следует помнить также и о размерах полей, установленных СТБ 6.38-95:

верхнее – не менее 20 мм (размер обусловлен диаметром изображения Государственного герба – 17 мм);

левое – 30 мм (размер обусловлен необходимостью подшивки документа в дело и последующего переплета);

правое – не менее 8 мм (размер обусловлен необходимостью подшивки документа в дело и последующего переплета с обрезанием правого края);

нижнее – не менее 20 мм (размер обусловлен проставлением на нижнем поле разнообразных отметок: о поступлении документа, об исполнении документа и направлении его в дело, о переносе данных на машинный носитель).

Конечно, подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5, однако использование бланков не только создает положительный имидж организации, но и облегчает восприятие документа, а главное – значительно экономит время на подготовку документов (согласно действующим требованиям, при подготовке документа на чистом листе бумаги  на нем машинописным способом должны воспроизводиться все реквизиты бланка).

Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильного составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество разнообразных реквизитов, оформление которых также регламентировано правилами, закрепленными в нормативных правовых актах.

Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». Согласно СТБ 6.38-95 заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги  формата  А4  (210 х 297). Без  заголовка  допускается  составлять лишь документы формата А5 (148 х 210), т.е. текст которых практически не превышает 10-15 строк (как правило, сопроводительные письма, личные справки).

Заголовок должен быть кратким, стилистически точным. Он формулируется составителем документа при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?». Например:

«Об организации курсов повышения квалификации работников кадровых служб»;

«О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере платных услуг»;

«Об оказании методической помощи аспирантуре при БелНИИДАД»;

«О расчете нормативов численности работников отделов кадров территориальных органов управления»;

«О планировании работы архивных учреждений на 2002 год»;

«О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № …» и т.д.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и другие официальные и общепринятые сокращения. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту пишут строчными  буквами  (кроме  заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора), и помещают в письмах в левом верхнем углу под реквизитом «Ссылка на  индекс и дату входящего документа». Длина строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если общий объем заголовка к тексту превышает 140 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы 5-го стандартного  положения  табулятора (две трети длины строки текста).

При составлении письма о заголовке часто забывают. Вместе с тем информационное значение этого реквизита достаточно велико. По заголовку сразу,  не читая текста, можно получить представление о содержании письма, что значительно облегчает его дальнейшее восприятие. Кроме того, заголовок является одним из поисковых признаков документа, и его наличие существенно упрощает обработку документов при их регистрации (как входящих, так и исходящих). Грамотно составив заголовок, автор письма значительно облегчит работу коллегам из канцелярии (или секретарю, занимающемуся регистрацией исходящих документов), которые в любом случае вынуждены будут его сформулировать при регистрации письма в журнале или на карточке (эти регистрационные формы содержат такую графу, как «Краткое содержание документа», которым, по сути, и является заголовок). Аналогично упростится и регистрация документа в организации,  которой направляется письмо.

Заголовок к письму рекомендуется составлять сразу, до написания текста, если автор четко представляет себе содержание будущего письма, но можно сформулировать его и после отработки окончательного варианта текста.

Важнейшим реквизитом письма является «Адресат». Этот реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Указание адресата необходимо канцелярии (экспедиционной службе) для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. Правильно и точно оформленный адресат позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому его надлежит передать на исполнение или рассмотрение, а также проверить, правильно ли доставлена почтовая корреспонденция.

Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «дата» и «индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора – после 32 печатных знаков.

В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес. Все указанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки, отделяя друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат может быть оформлен по-разному.

Если письмо направляется организации в целом, то в адресате указывается только наименование этой организации в именительном падеже (указывать сокращенное наименование организации в адресате не рекомендуется), например:

 

Государственный  комитет

по архивам и делопроизводству

Республики Беларусь

 

В этом случае адресант (отправитель письма) предоставляет право самой организации-корреспонденту определить должностное лицо или структурное подразделение, которым оно поступит на исполнение или рассмотрение.

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и т.д.). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В данном случае в адресате в именительном падеже указываются наименования организации и ниже – соответствующего структурного подразделения, например:

 

Министерство культуры

Республики Беларусь

Общий отдел

 

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. Наименование должности (с указанием структурного подразделения) и фамилия адресата пишутся в дательном падеже, а перед ними в именительном – наименование организации:

 

Министерство культуры

Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

г-ну Каменскому А.Е.

 

В адресате фамилия всегда предшествует инициалам, обращение «господину» (сокращенно «г-ну») допускается не указывать.

Иначе оформляется адресат, если должностное лицо – руководитель организации. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности и пишется в дательном падеже, например:

 

Директору Белорусского

научно-исследовательского центра

электронной документации

Носевичу В.Л.

 

Таким же образом оформляется адресование документа заместителю руководителя:

 

Заместителю главного редактора

журнала «Секретарь-референт»

Иванову А.И.

 

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например:

 

Зам. Министра обороны

Республики Беларусь

Ген.-майору Глухову А.Е.

 

или:

 

Белорусский государственный

университет

Исторический факультет

Зав. кафедрой источниковедения

и музееведения

Проф. Сидорцову В.Н.

 

Допускается указание в адресате и других аналогичных «регалий» корреспондента, что в некоторых случаях может сослужить добрую службу отправителю письма и способствовать более благоприятному решению вопроса. Уместно, например, указание в адресате членства в академии наук, как белорусской, так и зарубежных:

 

Руководителю Федеральной

архивной службы России

Члену-корр. Российской

академии наук

Козлову В.П.

 

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов, которые располагают один под другим. Первым всегда помещается основной корреспондент, например тот, от которого получено инициативное письмо (письмо-запрос), независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

Недопустимо наличие нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Как быть, если письмо одного содержания  направляется более чем по четырем адресам? В этом случае составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

 

Список на рассылку

письма газеты "Требуются" от 25.09.2001 № 4-15/318