по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Правила составления и оформления исходящих документов

 

(Продолжение. Начало в <<<обновлении за 01.12.2001 “Правила составления и оформления исходящих документов”>>>)

 

Основным информационным элементом любого документа, в том числе письма, является текст. Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

В зависимости от вида письма (деловое или служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Общие требования к тексту письма заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, письмо не должно быть большим по объему (как правило, до одной страницы, в исключительных случаях – до пяти). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

К тексту письма предъявляется также ряд общих требований, распространяемых на все виды организационно-распорядительных документов.

Прежде всего, деловое письмо должно быть написано деловым стилем. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

При составлении письма следует избегать (по возможности) длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор.

В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (т.н. архаизмов и историзмов), например таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д. Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаем, на предмет выдачи, препровождаю, с настоящим письмом направляем и т.д.

Вместо устаревших слов и выражений должны использоваться современные, например: не означенный, а названный, не настоящим сообщаем, а сообщаем, не вышепоименованный, а указанный (названный).

При составлении текста письма следует избегать канцеляризмов, которые  лишают его необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: Поставить во главу угла...; Развернуть культмассовую работу...; В части удовлетворения запросов...; Имеет место рост производительности труда... и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как за счет, по линии, в части (по линии намеченных мероприятий, за счет применения новой техники) и т.д. Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика – обязательно резкая, поддержка – всегда горячая, размах – обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание. Такие слова называются плеоназмами (от греч. «pleonasmos» – многословие), например: своя автобиография (в слове автобиография уже заключено понятие своя); отступать назад (слово отступать предполагает движение назад); лишними являются слова месяц, человек в сочетаниях в марте месяце, 10 человек рабочих и т.д.

Явным недостатком при составлении текстов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: Следует отметить следующие недостатки...; В целях улучшения работы целесообразно...; Объединить воедино...; Хронометраж времени... и т.д.

В деловом письме использовать слова ино-язычного происхождения следует только в том случае, когда в русском (белорусском) языке отсутствуют соответствующие термины, обозначающие то же понятие. Не рекомендуется употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: индифферентно – равнодушно, дефекты – недостатки, пролонгировать – продлить, эксклюзивный – исключительный  и т.д.

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебное письмо тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы – слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: известие – извещение, сообщение, новость; взгляд – убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый – четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.

Очень аккуратно в письмах следует применять сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Допускается использовать сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав. и т.д.

Употребляются также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются сокращения и т.д. (так далее), и т.п. (тому подобное), и пр. (прочие), и др. (другие). Все указанные сокращения допускается употреблять только в конце предложений. Разрешается сокращение союза т.е. (то есть).

Встречающиеся в документах сокращения т.к. (так как), т.о. (таким образом), п.ч. (потому что), т.н. (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.

Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе),  ч/дней (человекодней) и т.п.

Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.

Слово город сокращают до одной буквы – г. (с точкой). При употреблении слова город во множественном числе ставят две буквы «г» без точки между ними, например: гг. Минск, Витебск, Гомель.

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1999 г., 19.12.1999, а не 19 декабря с.г. (сего года) или 19 декабря т.г. (текущего года).

Как было указано ранее, в тексте письма при обозначении даты в большинстве случаев используется цифровой способ: 23.12.2001. При упоминании в тексте (а также в заголовках) только года слово год не сокращается, например: в начале 1999 года, отчет за 2001 год.  При указании хронологического периода, охватывающего несколько лет, пишут две буквы «г» с точкой после второй буквы. При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.

Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.; но 2001/2002 г.

Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации, например: госбанк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч. счет и т.д.

Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. Слово господа сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова господин даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: Приглашаем заместителя директора по хозяйственной части г-на Иванова Г.М., но: Приглашаем заместителя директора по хозяйственной части Г.М. Иванова.

Форму обращения господин в условиях трансформации социально-экономического устройства нашей страны следует применять осторожно, лишь в тех случаях, когда автор письма уверен, что ее использование не вызовет негативной реакции у адресата.

При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы. Например:

Сообщаем, что в период с … по ...;

Направляем согласованный с …;

Направляем на рассмотрение и утверждение …;

В соответствии с договоренностью, достигнутой …;

Просим Вас рассмотреть вопрос о …;

Просим Вас изыскать возможность … и др.

В письмах рекомендуется применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова – ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) – в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой.

При составлении текста письма следует учитывать сочетаемость отдельных слов в рамках делового стиля. Сравним ряд сочетаний, которые желательно и нежелательно использовать в аналогичных ситуациях:

 

ЖЕЛАТЕЛЬНО                                                     НЕЖЕЛАТЕЛЬНО

предоставить в пользование                  предоставить для использования

направить на рассмотрение                   выслать на рассмотрение

передать в управление                           передать для управления

оказывать содействие                             оказывать помощь

осуществлять контроль                           вести контроль

предоставить кредит                                выдать кредит

обладать правом                                      владеть правом

вступать в силу                                         входить в силу

 

Приступая непосредственно к составлению  текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть):

Направляем для исполнения постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 13 июня 2001 г. № 25 «Об утверждении Положения о порядке присвоения квалификационных категорий работникам государственных архивов и архивных учреждений.

Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение – просьбу, отказ, предложение и т.п. Например:

В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 21.09.2001 № 109/15 прошу подготовить справку о задолженности Государственного архива Минской области по коммунальным платежам и представить ее в Госкомархив до 15.12.2001.

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

Формы обращения могут быть различны, например:

Уважаемый Александр Николаевич!

Уважаемый господин (или г-н) Бодров!

Уважаемый господин директор!

Уважаемые господа! (если неизвестны имена получателей)

Уважаемые коллеги!

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и/или  высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение – это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения,  просьбы и т.п. Пример текста сложного письма приведен ниже:

Декретом Президента Республики Беларусь от 16 ноября 2000 г. № 22 «О внесении изменений и дополнений в Декрет Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11 «О некоторых вопросах государственной регистрации отдельных юридических лиц» утверждено  Положение о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования. Согласно п. 64 этого Положения Ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязана представить в регистрирующий орган в срок, установленный этим органом для ликвидации коммерческой организации, справку соответствующего территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов (вступление).

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 марта 1998 г. № 464 «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года» территориальные (районные и городские) архивы местных исполнительных и распорядительных органов созданы во всех областях страны, за исключением Брестской области и г. Минска. Отсутствие территориальных (районных и городских) архивов в Брестской области и г. Минске препятствует выполнению указанного выше Декрета Президента Республики Беларусь (основная часть).

В связи с изложенным просим принять меры по созданию территориальных (районных и городских) архивов местных исполнительных и распорядительных органов на территории Брестской области (заключение).

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью – опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров. Рассмотрим пример:

Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при проведении проверки оказания платных услуг Национальным историческим архивом Беларуси установлено, что на протяжении многих лет Белинюрколлегия не производит оплату исполненных архивом запросов. Актом ревизии финансово-хозяйственной деятельности КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г. Минску от 24 ноября 1998 г. архиву было предписано взыскать с Белинюрколлегии задолженность по оплате выполненных запросов в сумме 516 долларов США по курсу Национального банка Республики Беларусь (вступление).

Однако до настоящего времени выставленные архивом счета по погашению указанной задолженности не оплачены, в результате чего решение КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г. Минску  остается неисполненным (основная часть).

Просим принять необходимые меры к погашению образовавшейся задолженности по оплате исполненных архивом запросов (заключение).

Систематическая неоплата Белинюрколлегией исполненных архивом запросов дает законное основание Национальному историческому архиву Беларуси прекратить исполнение поступающих запросов Белинюрколлегии вплоть до погашения задолженности (опровержение).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем, предлагаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю).

Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением…». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

 

(Окончание в одном из последующих обновлений.)

 

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационной работы и международных связей государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству», кандидат исторических наук

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь