по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Правила составления и оформления исходящих документов

 

(Окончание. Начало в <<<обновлении за 01.12.2001 “ Правила составления и оформления исходящих документов ”>>> и в <<<обновлении за 01.01.2002 “ Правила составления и оформления исходящих документов ”>>> )

 

Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием этого письма, а также разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Все они имеют обобщенное название – «приложение». В некоторых случаях приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы, изложенные в письме. В этом случае письмо является основным документом, направляемым адресату. С другой стороны, основным документом может быть приложение, а письмо лишь разъясняет, с какой целью он направляется адресату (эту функцию выполняет так называемое сопроводительное письмо). В любом случае, при наличии приложения в письме об этом делается специальная отметка. СТБ 6.38-95, установивший состав реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, ее так и называет – «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии приложения печатается под текстом письма перед реквизитом «подпись» и отделяется от текста 1,5-2 интервалами. Она включает в себя слово «Приложение», название прилагаемого документа, а также количество его листов и экземпляров. Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» – сокращенно «л.» и «экз.». В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, то информацию о количестве экземпляров допускается не указывать. После слова «Приложение» ставится двоеточие, а само это слово должно оставаться открытым.

В зависимости от вида письма и его содержания отметка о наличии приложения может оформляться по разному.

Если название приложения упоминается в тексте письма, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров, например:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

 

Наиболее часто этот вариант оформления отметки о наличии приложения используется в сопроводительных письмах, тексты которых заключают в себе необходимую информацию о прилагаемом документе, включая его название. Например:

 

Направляем для исполнения приказ Председателя Центрархива от 14.10.2001 № 55 «О подготовке государственных архивов к осенне-зимнему отопительному сезону».

 

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

 

 

Если документ имеет приложения, не упомянутые в тексте, то в отметке о наличии приложения печатают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров. Например:

 

Приложение: план основных мероприятий Центрархива на 2001 год на 10 л. в 2 экз.

 

 

Полное название прилагаемого документа может указываться в отметке о наличии приложения и при оформлении сопроводительного письма, если вместе с ним пересылается одновременно несколько разных документов, которые в тексте письма называются обобщенно (например, «направляем документы о …»).

Если приложений к письму несколько и они не упоминаются в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров, например:

 

Приложение: 1. Справка о подготовке государственных архивных учреждений к                             работе в осенне-зимний период на 2 л. в 2 экз.

                         2. Протокол общего собрания работников Национального

                            исторического архива Беларуси от 20.09.2001 № 3 «Об экономии                            электрической и тепловой энергии» на 4 л. в 2 экз.

 

 

Нередко к документу прилагается документ, который сам имеет приложение. Отметку о наличии приложений в этом случае оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь

                         от 10.12.2001 № 2-28/980 и приложение к нему, всего на 6 л.

 

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

 

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.

 

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Например:

 

Приложение: каталог подписных изданий в 2 экз.

 

 

Очевидно, что если в письме обозначается наличие приложения, то и на самом прилагаемом документе должна быть отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.

Название этого информационного элемента в нормативных и методических документах по делопроизводству не определено, поэтому назовем его «отметка о связи приложения с основным документом». Она проставляется в правом верхнем углу и включает в себя слово «Приложение», название вида документа, к которому относится приложение (в данном случае – письмо), наименование его автора, дату и регистрационный индекс основного документа (письма). Например:

 

                                                                                    Приложение

                                                                                    к письму Центрархива

                                                                                    09.10.2001 № 5-14/118

 

 

При наличии нескольких приложений к письму на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, при этом знак «№» не ставится. Например:

 

                                                                                   Приложение 2

                                                                                   к письму Центрархива

                                                                                   02.10.2001 № 1-15/202

 

 

Следует иметь в виду, что отметка о связи приложения с основным документом будет отсутствовать в том случае, если основной документ пересылается в другую организацию с сопроводительным письмом (например, приказ, акт и т.д.). По своей сути и содержанию такой документ является вполне самостоятельным и указывать, к какому документу он прилагается при пересылке, не требуется.

Отметка о связи приложения с основным документом будет оформлена в том случае, если основным документом является само письмо. Например, она может быть указана на приложениях к письмам методического или директивного характера, предусматривающих выполнение определенной работы по установленной форме, схеме, плану и т.п. Так, <<<директивное письмо Центрархива «О планировании работы архивных учреждений на 2002 год»>>> может иметь приложения, определяющие содержание планируемой работы либо форму представления сведений по итогам выполнения той или иной конкретной работы (например, перечень вопросов, которые необходимо отразить в информации о внедрении автоматизированных архивных технологий в практику работы госархивов; форму описания фондов для международного проекта «Фонды Русской Православной Церкви в архивах России, Украины, Беларуси и других стран СНГ» и т.п.).

Правильным оформлением отметки о наличии приложения и самих приложений не следует пренебрегать. Они помогают установить (восстановить) связь между основным документом и приложением к нему, что особенно важно при длительной работе с документами (например, в силу каких-то причин приложение может отсоединиться от основного документа). При получении корреспонденции по отметке о наличии приложения сразу же следует проверять наличие и комплектность вложений (всех прилагаемых документов). Отметка акцентирует внимание исполнителя документа на прилагаемых документах, формах и т.п.

Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует приступать к оформлению подписи. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным.

Правила оформления подписи в организационно-распорядительных документах определены СТБ 6.38-95 и Методическими указаниями по его применению. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициалы и фамилию. При этом в подписи инициалы всегда предшествуют фамилии, пробел между инициалами и фамилией не ставится. Например:

 

Директор института                                   Подпись                                              В.В.Федоров

_____________________________________________________________

48 знаков

 

Согласно действующим требованиям наименование должности в реквизите «Подпись» должно печататься от 0-го положения табулятора, т.е. от границы левого поля, а расшифровка подписи – от 6-го, т.е. после 48 печатных знаков (см. пример выше).

Наименование должности в реквизите «Подпись» пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:

 

Председатель Комитета

по науке при Совете Министров

Республики Беларусь                          Подпись                                    П.А.Линник

 

 

Как видно из приведенного примера, в том случае, если наименование должности в подписи не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и другие строки. При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Вместе с тем в наименовании должности лица, подписавшего документ, полное или сокращенное наименование организации, как правило, не указывается (печатается лишь видовое наименование организации, например не «Директор МТЗ», а «Директор завода», не «Председатель ГКН», а «Председатель Госкомитета», не «Ректор БГПА», а «Ректор академии» и т.п.). Это обусловлено тем, что на бланке для писем, который используется при составлении конкретного документа, уже указано и полное, и сокращенное наименование организации.

В том же случае, когда письмо оформлено не на бланке, указывать полное наименование организации в наименовании должности необходимо. Такая ситуация может возникнуть, например, при подготовке совместного письма.

В научных и учебных организациях в состав реквизита «Подпись» могут дополнительно включаться ученые степени и звания, например:

 

Директор института

доктор исторических наук,

профессор                                                 Подпись                                   В.Н.Митин

 

В некоторых случаях письмо может быть подписано несколькими лицами. Две или более подписи ставятся на документе в том случае, когда за его содержание несет ответственность несколько лиц. Две подписи, например, проставляются на совместных документах, гарантийных письмах и др.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например, подписи на гарантийном письме будут оформлены следующим образом:

 

Директор завода                              Подпись                                        А.Е.Байкулов

Главный бухгалтер                          Подпись                                       Т.Г.Заговорная

 

 

В совместных письмах, которые подписываются несколькими лицами равных должностей, подписи располагают на одном уровне. Например:

 

Министр экономики                                                     Министр финансов

Республики Беларусь                                                 Республики Беларусь

Подпись              В.Н.Шимов                                       Подпись                Н.П.Корбут

 

 

В деятельности организаций часто возникает ситуация, при которой в проекте подготовленного и уже согласованного письма предусмотрена подпись должностного лица (например, директора), которое по каким-то причинам отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и др.) и не может его подписать. В этом случае подписание документа осуществляется заместителем или временно исполняющим обязанности, а подпись оформляется по образцу:

 

И.о. директора завода                          Подпись                        И.С. Гуринович

или

Зам. директора завода                         Подпись                        И.С. Гуринович

 

 

Замена аббревиатуры «И.о.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «за» не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

Подписать любой документ, создаваемый в организации, в т.ч. и письмо, могут только те должностные лица, которым такое право предоставлено организационными документами учреждения (устав, положение). Вместе с тем во многих организациях количество исходящих документов весьма велико и их подписание отнимает значительную часть времени у руководителя и его заместителей. Поэтому в целях экономии времени руководителя, а также ускорения подготовки документов и оптимизации документооборота в организациях рекомендуется делегировать право подписи тех или иных документов должностным лицам в соответствии с их компетенцией и должностными обязанностями. Например, руководитель может делегировать право подписи писем о распределении и учете кадров начальнику отдела кадров.

Делегирование права подписи осуществляется через издание соответствующего приказа руководителем организации. Возможно закрепление этого права и в других организационных и распорядительных документах (уставе или положении об организации, приказе о распределении обязанностей между руководством, инструкции по дело-производству в организации и др.).

Оформив в проекте письма подпись, следует указать еще один важный реквизит, почти всегда используемый в письмах – «Фамилия исполнителя и номер его телефона». Он необходим адресату для того, чтобы при возникновении вопросов легко можно было связаться в работником, подготовившим документ (исполнителем), и получить необходимые разъяснения (такая ситуация в практике работы встречается достаточно часто), либо передать запрашиваемые сведения по телефону (если они не требуют документального подтверждения).

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» проставляется на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа (ниже подписи). Абзацный отступ при этом не делается, знаки препинания и черточки между цифрами не проставляются. Например:

 

Курлович 220 18 81

 

 

Указывать инициалы исполнителя не следует, т.к. они не дают адресату никакой дополнительной информации (в любом случае при необходимости придется выяснять имя и отчество собеседника).

Проект письма представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным и проверенным вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен (при необходимости). Кроме того, проект письма должен быть завизирован теми работниками, которых касается его содержание и в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе.

Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визой оформляется согласование документа внутри организации в отличие от грифа согласования, который оформляется в случае согласования документа со сторонними организациями и должностными лицами.

Общие правила оформления визы закреплены в СТБ 6.38-95, а особенности визирования писем оговорены в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

В исходящих документах, к которым относится и письмо, визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (т.н. «отпуски»).

Виза включает в себя должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату визирования. Например:

 

Зам. коммерческого директора

Подпись                   П.А.Линник

15.05.2001

 

 

Проект письма обязательно должен быть завизирован его составителем. Но может возникнуть ситуация, когда проект письма должны завизировать два и более работников. Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Первым, естественно, визирует письмо исполнитель (составитель). Например:

 

Начальник отдела кадров

Подпись           А.Г.Петров

28.06.2001

 

Юрисконсульт

Подпись            Ю.А.Кладниекс

28.06.2001

 

Главный бухгалтер

Подпись             Э.М.Градобоев

29.06.2001

 

 

При невозможности разместить визы на документе (недостаточно места) необходимо составлять отдельный лист согласования.

Примерная инструкция по делопроизводству установила, что сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, двух-трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

Иногда возникает ситуация, при которой работник отказывается завизировать документ, мотивируя это тем, что он не согласен с его содержанием. Следует помнить, что Примерная инструкция по делопроизводству запрещает отказываться от визирования. Кроме того, в процессе визирования запрещается делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения по проекту документа излагаются на отдельном листе, а на самом проекте указывается: «Замечания прилагаются». Например:

 

Зав. общим отделом

Подпись             А.Е.Байкулов

19.04.2001

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются.

 

 

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее его.

Итак, письмо подготовлено, завизировано всеми заинтересованными должностными лицами и представлено на подпись руководителю. Вместе с письмом одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а его копия (уже известный нам отпуск) заверяется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и т.п.).

Как заверяется копия письма? Согласно требованиям нормативных правовых актов реквизит «Отметка о заверении копии» включает в себя слово «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименование должности и личную подпись лица, заверившего копию, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

 

Верно

Начальник отдела кадров                  Подпись                А.Н.Петров

15.02.2001

 

 

При заверении копий исходящих писем дату заверения, должность и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать. Например:

 

Верно Подпись

 

 

Обратим внимание на то, что формула «Копия верна», часто употребляемая при заверении копий, является устаревшей и использоваться не должна.

Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную карточку), а на самом документе проставляется регистрационный индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания, и ее вписывает лицо, подписавшее документ. Регистрационные данные переносятся на отпуск, после чего первый экземпляр письма отправляется адресату, а его заверенная копия подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации (о номенклатуре дел см. «Отдел кадров», 2001, № 10, с. 50, № 11, с. 45).

Для придания юридической силы письму в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Лишь в гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств проставление печати является обязательным.

Печать на письмах ставится таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и его личной подписи. Например:

 

Директор завода                              Подпись                                А.Е.Байкулов

                                           Печать

Главный бухгалтер                         Подпись                                Т.Г.Заговорная

 

 

На исходящих письмах никаких других реквизитов, кроме рассмотренных в этой статье, больше не оформляется. Лишь после получения письма адресатом на нем появятся самые разнообразные дополнительные отметки: «регистрационный штамп входящих документов», «резолюция», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. Однако работа со входящей корреспонденцией – тема для отдельной статьи.

 

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационной работы и международных связей государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству», кандидат исторических наук

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь