Датой протокола является дата заседания коллегиального органа. Например, если заседание (совещание, собрание) состоялось 1 сентября 2003 г., то дата протокола независимо от даты его оформления будет указана следующим образом: 01.09.2003. Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола будет являться порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного (календарного) года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы в организации регистрируются отдельно по видам, например, отдельно регистрируются протоколы заседаний аттестационной комиссии, комиссии по присвоению классов, протоколы совещаний у руководителя организации и др. Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания, например: № 6/14.

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия  (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «Чего?», например: протокол – чего? – совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов, заседания аттестационной комиссии, общего собрания работников о представлении Линника П.А. к награждению Почетной грамотой Совета Министров Республики Беларусь, заседания экспертно­методической комиссии о проекте Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Наиболее важной и сложной частью протокола является текст. Как уже отмечалось, оформление текста протокола имеет ряд особенностей.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Вводная часть текста протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также перечисляются все присутствующие на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их инициалы и фамилии с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Например:

 

 

Председатель – В.И.Адамов Секретарь – В.П.Крюкова Присутствовали:  О.В.Бурков, А.Е.Заболоцкий, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич. Приглашенные: консультант отдела делопроизводства Комитета по архивам  и делопроиз­                          водству при Совете Министров Республики Беларусь Э.Н.Данильченко, глав­                          ный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь                          А.Е.Рыбалко.

 

Если количество членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, то список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается соответствующая отметка («список прилагается»). Например:

 

Председатель – В.И.Адамов Секретарь – В.П.Крюкова Присутствовали – 44 человека (регистрационный лист прилагается). Приглашенные – 16 человек (список прилагается).

 

На расширенных заседаниях и собраниях (нет постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно:  «Присутствовали – 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня2 перечисляются все вопросы (в предложном падеже), подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется, например:

 

Повестка дня: О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел. Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.

 

Если на заседание выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами, например:

 

Повестка дня: 1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел. Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко. 2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводст­ ва в кадровой службе. Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.

 

 

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего (в родительном падеже). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», слов: «так сказать», «значит» и т.д. При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.

В том случае, когда текст доклада (сообщения, информации) приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ», например:

 

 

1. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … РЕШИЛИ: … 2. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … РЕШИЛИ: …

 

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформление текста осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В этот раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос»,  «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить»,  «поручить», «организовать» и т.д.) и строится по схеме: «действие – исполнитель – срок исполнения» (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого­либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена следующим образом:

 

ПОСТАНОВИЛИ:     2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.     2.2. Зав. редакционно­издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.     Срок представления – 01.04.2004.

 

Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающему одно решение, будет оформлена следующим образом:

 

ПОСТАНОВИЛИ:      Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.

 

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой. Например:

 

ПОСТАНОВИЛИ:     1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.     2. Зав. редакционно­издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.      Срок представления – 01.04.2004.

 

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица,  ответственного  за  контроль  исполнения  решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме: «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов докладов и выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый (согласуемый) коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание. Например:

 

 

РЕШИЛИ:     Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,  организациях  и  на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

 

Так как протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами: председателем и секретарем. Следует обратить внимание, что в подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, а в наиболее важных случаях – в виде постановлений и решений. В организациях, действующих по принципу единоначалия, протоколы в ряде случаев подлежат утверждению руководителем организации; в наиболее важных случаях принятые решения проводятся в жизнь приказами.

Примерной инструкцией по делопроизводству определено, что порядок подготовки и издания протоколов, решений и постановлений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

 

 

Приложение 1

Макет протокола полной формы

 

Реквизиты общего бланка организации ПРОТОКОЛ 00.00.0000   № г. вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа Председатель – Инициалы, фамилия Секретарь – Инициалы, фамилия Присутствовали: Инициалы, фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке.                              Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то               указывается их общее количество и в скобках – «регистрационный лист прилагается». Приглашенные: наименования должностей (в них включается наименование организаций),                            инициалы, фамилии приглашенных в алфавитном порядке. Повестка дня:               1. О … (о чем слушается вопрос).               Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже). 2. О … (далее, как в пункте 1). 1. СЛУШАЛИ:          Фамилия, инициалы – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная от имени первого лица. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают  «Текст доклада прилагается». ВЫСТУПИЛИ:                    Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления, изложенная от первого лица (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).                   Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления. Если к протоколу прилагается текст выступления, то указывают  «Текст выступления прилагается». ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):                                     1.1. Текст первого пункта постановления (решения) по первому вопросу.                                     Постановляющая часть протокола строится по схеме: «действие – исполнитель – срок». Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «предложить», «организовать» и т.д.).                                     1.2. Текст второго пункта постановления (решения) по первому вопросу. Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно. 2. СЛУШАЛИ:                  Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ». Председатель                   Подпись                  Инициалы, фамилия Секретарь                   Подпись           Инициалы, фамилия

 

Приложение 2

Схема построения протокола полной формы

Наименование организации ПРОТОКОЛ ____________ № ____________ Место издания Заголовок Председатель – Инициалы, фамилия Секретарь – Инициалы, фамилия Присутствовали: Инициалы, фамилии3 Повестка дня:                  1. О ______________________________________________________                                              (наименование вопроса)                        _________________________________________________________                       (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)                  2. О ______________________________________________________                                            (наименование вопроса)                         _________________________________________________________                         (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)                                                                                            1. СЛУШАЛИ:              Фамилия, инициалы – Текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ:               Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления               Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):                 1.1. …                 1.2. … Голосовали: «за» … человек4 «против» … человек «воздержались» … человек 2. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 2.1. … 2.2. … 2.3. … Голосовали: … 5 Председатель              ПодписьИнициалы, фамилия Секретарь              ПодписьИнициалы, фамилия

Приложение 1

Макет протокола полной формы                                                                                                                                                                                                                                                                                             

 

Реквизиты общего бланка организации ПРОТОКОЛ 00.00.0000   № г. вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа Председатель – Инициалы, фамилия Секретарь – Инициалы, фамилия Присутствовали: Инициалы, фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке.                              Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то    указывается их общее количество и в скобках – «регистрационный лист прилагается». Приглашенные: наименования должностей (в них включается наименование организаций),                            инициалы, фамилии приглашенных в алфавитном порядке. Повестка дня:                  1. О … (о чем слушается вопрос).                  Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).                  2. О … (далее, как в пункте 1). 1. СЛУШАЛИ:                   Фамилия, инициалы – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная от имени первого лица. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают  «Текст доклада прилагается». ВЫСТУПИЛИ:                  Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления, изложенная от первого лица (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).                  Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления. Если к протоколу прилагается текст выступления, то указывают  «Текст выступления прилагается». ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):                       1.1. Текст первого пункта постановления (решения) по первому вопросу.                       Постановляющая часть протокола строится по схеме: «действие – исполнитель – срок». Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «предложить», «организовать» и т.д.).                      1.2. Текст второго пункта постановления (решения) по первому вопросу. Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно. 2. СЛУШАЛИ:                Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: «СЛУШАЛИ– ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ». Председатель                   Подпись                  Инициалы, фамилия Секретарь                   Подпись           Инициалы, фамилия

 

Приложение 2

Схема построения протокола полной формы

 

Наименование организации ПРОТОКОЛ ____________ № ____________ Место издания Заголовок Председатель – Инициалы, фамилия Секретарь – Инициалы, фамилия Присутствовали: Инициалы, фамилии3 Повестка дня:                    1. О ______________________________________________________                                 (наименование вопроса)                           _________________________________________________________                          (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)                   2. О ______________________________________________________                                   (наименование вопроса)                         _________________________________________________________                         (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)                                                                                            1. СЛУШАЛИ:                      Фамилия, инициалы – Текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ:                      Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления                      Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):                  1.1. …                  1.2. … Голосовали: «за» … человек4                      «против» … человек                      «воздержались» … человек 2. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):              2.1. …              2.2. …              2.3. … Голосовали: … 5 Председатель              ПодписьИнициалы, фамилия Секретарь              ПодписьИнициалы, фамилия

 

Приложение 3

Образец протокола полной формы

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь дзяржа¢ная ¢станова «Беларуск³ навукова­даследчы ³нстытут дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы» (БелНД²ДАС) ПРАТАКОЛ 19.03.2004                    № 4 г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь государственное учреждение «Белорусский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) ПРОТОКОЛ г. Минск заседания Ученого совета Председатель – В.В.Федоров Секретарь – Е.Л.Тараскина Присутствовали – 22 чел. (список прилагается). Повестка дня:                 1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.                Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко.                2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводства в кадровой службе.                Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой. 1. СЛУШАЛИ:                Шунейко М.Ф. – Согласно плану работы института завершение разработки проекта Инструкции и представление его на утверждение в Белкомархив предусмотрено во II кв. 2004 г. Авторским коллективом проделана большая работа, подготовлен рабочий проект Инструкции, который в 2003 г. был направлен на рецензирование заинтересованным организациям. Однако, как видно из рецензий, рукопись требует серьезной доработки. В первую очередь пересмотра требует гл. 2 проекта Инструкции, которой определяется перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела. Предлагаю создать творческий коллектив по доработке рукописи с включением в него представителей Белкомархива и Министерства труда и социальной защиты. ВЫСТУПИЛИ:             Шпилькина И.Н. – Учитывались ли при работе над проектом Инструкции особенности формирования личных дел учащихся средних и высших учебных заведений?            Шунейко М.Ф. – По предложению рецензентов соответствующая глава была исключена из проекта Инструкции. Оформление личных дел учащихся определяется специальной Инструкцией, утверждаемой Министерством образования, дублировать положения которой авторский коллектив посчитал нецелесообразным.           Байкулов А.Е. – Рассматривалась ли возможность подготовки Методических рекомендаций по ведению и хранению личных дел взамен Инструкции?           Шунейко М.Ф. – Рассматривалась. Однако в связи с тем, что в настоящее время соответствующие вопросы  в Республике Беларусь нормативно не урегулированы, по рекомендации Белкомархива было признано целесообразным подготовить проект именно Инструкции.          Даниленя Э.Н. – При доработке проекта Инструкции особое внимание следует обратить на главу, определяющую порядок передачи личных дел на архивное хранение. В ней обязательно следует закрепить возможность составления отдельных описей личных дел наряду с описями дел по личному составу.        Заболоцкий А.Е. – Поддерживаю предложение о создании творческого коллектива с привлечением специалистов Белкомархива и Минтруда. Предлагаю поручить М.Ф.Шунейко в недельный срок проработать и внести предложения по его составу. РЕШИЛИ:            1.1. Информацию Шунейко М.Ф. принять к сведению.            1.2. Создать творческий коллектив по доработке проекта Инструкции. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Шунейко внести на рассмотрение дирекции предложения по составу творческого коллектива.           Срок исполнения – 01.04.2004.           1.3. Представить окончательный вариант Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел на обсуждение Ученого совета до 01.06.2004. 2. СЛУШАЛИ:                 Н.А.Калинину – Текст сообщения прилагается. ВЫСТУПИЛИ:          Даниленя Э.Н. – Подготовленный проект Методических рекомендаций был рассмотрен на заседании Центральной экспертно-методической комиссии Белкомархива и получил положительную оценку. Рекомендации построены с учетом требований действующего законодательства в области архивного дела и делопроизводства, а также  трудового права.         Заболоцкий А.Е. – Будет ли иметь данное издание коммерческий успех?        Калинина Н.А. – По предварительным расчетам издание Методических рекомендаций должно принести прибыль. Многое будет зависеть от стоимости полиграфических услуг и общего тиража издания. РЕШИЛИ: 2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе. 2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.            Срок представления – 01.04.2004. ПредседательПодпись                   В.В.Федоров СекретарьПодпись                   Е.Л.Тараскина

 

Приложение 4

Образец протокола сокращенной формы

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь дзяржа¢ная ¢станова «Беларуск³ навукова­даследчы ³нстытут дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы» (БелНД²ДАС) ПРАТАКОЛ 19.03.2004                    № 4 г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь государственное учреждение «Белорусский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) ПРОТОКОЛ г. Минск заседания Ученого совета Председатель – В.В.Федоров Секретарь – Е.Л.Тараскина Присутствовали – 22 чел. (список прилагается). Повестка дня:             1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.            Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко.            (Шпилькина И.Н., Байкулов А.Е., Даниленя Э.Н., Заболоцкий А.Е.) РЕШИЛИ:          1.1. Информацию Шунейко М.Ф. принять к сведению.          1.2. Создать творческий коллектив по доработке проекта Инструкции. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Шунейко внести на рассмотрение дирекции предложения по составу творческого коллектива.        Срок исполнения – 01.04.2004.       1.3. Представить окончательный вариант Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел на обсуждение Ученого совета до 01.06.2004.       2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводства в кадровой службе.      Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.      (Даниленя Э.Н., Заболоцкий А.Е.) РЕШИЛИ: 2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе. 2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.            Срок представления – 01.04.2004. Председатель Подпись   В.В.Федоров Секретарь Подпись   Е.Л.Тараскина

 

 

Приложение 5

Образец протокола краткой формы

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь дзяржа¢ная ¢станова «Беларуск³ навукова­даследчы ³нстытут дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы» (БелНД²ДАС) ПРАТАКОЛ 19.03.2004                      № 4 г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь государственное учреждение «Белорусский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) ПРОТОКОЛ г. Минск заседания Ученого совета Председатель – В.В.Федоров Секретарь – Е.Л.Тараскина Присутствовали – 22 чел. (список прилагается). СЛУШАЛИ:             1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.             2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводст­ ва в кадровой службе. РЕШИЛИ:          1.1. Информацию Шунейко М.Ф. принять к сведению.          1.2. Создать творческий коллектив по доработке проекта Инструкции. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Шунейко внести на рассмотрение дирекции предложения по составу творческого коллектива.              Срок исполнения – 01.04.2004.              1.3. Представить окончательный вариант Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел на обсуждение Ученого совета до 01.06.2004. 2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе. 2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.           Срок представления – 01.04.2004. ПредседательПодпись                    В.В.Федоров СекретарьПодпись                    Е.Л.Тараскина

 

 

Приложение 6

Образец выписки из протокола

(по второму вопросу)

 

Государственный герб Республики Беларусь Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь дзяржа¢ная ¢станова «Беларуск³ навукова­даследчы ³нстытут дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы» (БелНД²ДАС) ПРАТАКОЛ 19.03.2004                      № 4 г. М³нск Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь государственное учреждение «Белорусский научно­исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) ПРОТОКОЛ                                                     г. Минск заседания Ученого совета Председатель – В.В.Федоров Секретарь – Е.Л.Тараскина Присутствовали – 22 чел. (список прилагается). Повестка дня:             2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводства в кадровой службе.            Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой. 2. СЛУШАЛИ:            Калинину Н.А. – Текст сообщения прилагается. ВЫСТУПИЛИ:            Даниленя Э.Н. – Подготовленный проект Методических рекомендаций был рассмотрен на заседании Центральной экспертно-методической комиссии Белкомархива и получил положительную оценку. Рекомендации построены с учетом требований действующего законодательства в области архивного дела и делопроизводства, а также  трудового права.           Заболоцкий А.Е. – Будет ли иметь данное издание коммерческий успех?           Калинина Н.А. – По предварительным расчетам издание Методических рекомендаций должно принести прибыль. Многое будет зависеть от стоимости полиграфических услуг и общего тиража издания. РЕШИЛИ:         2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводст­ ва в кадровой службе.         2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.       Срок представления – 01.04.2004. Председатель              Подпись       В.В.Федоров СекретарьПодпись       Е.Л.Тараскина Верно Ученый секретарьПодпись          Е.Л.Тараскина 26.03.2004

 

1 Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38­95 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

2 В последнее время некоторыми специалистами в области документоведения оспаривается правомерность употребления в протоколах формулировки «Повестка дня». Так как заседания могут проходить не только днем, но и в другое время суток, во вводной части текста протокола предлагается использовать иные формулировки, например «Повестка заседания». Признавая определенную логику в подобных предложениях, следует заметить, что такая формулировка не всегда точно будет отражать характер проводимого мероприятия (кроме заседания могут проводиться собрания, совещания и др.). Формулировка «Повестка дня» является устоявшейся, привычной для специалистов, закреплена в унифицированных формах протоколов, включенных в УСОРД. С учетом этого и в целях соблюдения принципа унификации использование формулировки «Повестка дня» представляется оправданным.

3 Если количество присутствующих более 15 человек, то указывается их  общее количество и в скобках – «список прилагается».

4 Указывается при необходимости.

5 Указывается при необходимости.

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно­правовой,

кадровой работы

и международных связей

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь