ПРАВО - Законодательство Республики Беларусь
 
Реклама в Интернет
"Все Кулички"
Поиск документов

Реклама
Рассылка сайта
Content.Mail.Ru
Реклама


 

 

Правовые новости


Новые документы


Авто новости


Юмор




по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад


 

Правила составления

и оформления протокола

 

 

Одним из документов, с которым регулярно приходится иметь дело работникам кадровой службы организации, является протокол. В ряде нормативных актов предусмотрено ведение протоколов при фиксации тех или иных вопросов, связанных с трудовыми отношениями. Например, ст. 237 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено ведение протокола на заседании комиссии по трудовым спорам; нормативные акты требуют оформлять протоколами работу аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, а также в других случаях.

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), определяет протокол как документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол традиционно относят к системе организационно­распорядительной документации (ОРД). ОРД – это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда1. В ОРД обычно выделяют три основные группы документов: распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение), организационные (устав, положение, инструкция, правила и др.), справочно­информационные (письмо, справка, акт, докладная и объяснительная записки и др.). Протокол часто относят к группе справочно­информационных документов, т.к. в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь, для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе ОРД: он сочетает в себе черты и справочно­информационного, и распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и комитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.). Эта особенность нашла отражение в структуре текста протокола и особых правилах его подписания: традиционно протоколы подписываются двумя лицами (так, ст. 237 ТК предусмотрено, что протокол заседания комиссии по трудовым спорам подписывается председателем и секретарем). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными; по полноте освещения хода заседания – полными, краткими и сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко протоколировать рекомендуется также оперативные совещания.

Основным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы составления и оформления протоколов, является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее при подготовке и оформлении протоколов надлежит руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству:

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38­95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38­95, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 3 апреля 1996 г. № 14;

Унифицированной системой организационно­распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28 декабря 1999 г.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов,  правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации.

Реквизитами протокола являются:

наименование органа (организации), от  имени  которого составляется документ;

название вида документа («ПРОТОКОЛ»);

дата;

регистрационный индекс;

место составления;

заголовок;

текст;

подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют на общих бланках формата А4. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа:

Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;

товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;

наименование вышестоящей организации – если имеется;

полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом организации (положением об организации);

ограничительные линии для даты и индекса документа;

место издания (составления) документа.

Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на общем бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа («РАСПОРЯЖЕНИЕ», «АКТ», «СПРАВКА»).

При изготовлении бланка следует помнить, что в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 государственные органы и организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты общего бланка продольным способом на двух языках (белорусском и русском).

 

 

Макет оформления общего бланка продольным способом на двух языках

 

Государственный герб
Республики Беларусь
Назва вышэйстаячай арган³зацы³
Назва арган³зацы³
Назва в³ду дакумента
_____________ № __________
Месца складання або выдання




Наименование вышестоящей  организации
Наименование организации
Название вида документа

Место составления или издания

 

 

Аналогичным образом оформляется общий бланк негосударственной организации (на месте изображения Государственного герба помещается изображение товарного знака). Вместе с тем негосударственные организации могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском) с продольным или угловым расположением реквизитов.

 

Макет оформления общего бланка негосударственной организации

с угловым расположением реквизитов

            Товарный знак

    Наименование организации
      Название вида документа
_____________ № _________
   Место составления или издания

Если общий бланк используется для составления протокола, то на свободном месте (на макетах обозначено словами «Назва в³ду дакумента» и «Название вида документа») впечатывается название этого вида документа (соответственно «ПРАТАКОЛ» и «ПРОТОКОЛ»). Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (без пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.  

Организация может изготовить и специальный бланк для протоколов в целях   облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен.

 

Макет бланка для протоколов

 

Государственный герб
Республики Беларусь
Назва вышэйстаячай арган³зацы³
Назва арган³зацы³
ПРАТАКОЛ
____________ № ___________
Месца складання або выдання




Наименование вышестоящей  организации
Наименование организации
ПРОТОКОЛ

Место составления или издания

 

 

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа. Например, если заседание (совещание, собрание) состоялось 1 сентября 2003 г., то дата протокола независимо от даты его оформления будет указана следующим образом: 01.09.2003. Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола будет являться порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного (календарного) года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы в организации регистрируются отдельно по видам, например, отдельно регистрируются протоколы заседаний аттестационной комиссии, комиссии по присвоению классов, протоколы совещаний у руководителя организации и др. Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания, например: № 6/14.

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия  (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «Чего?», например: протокол – чего? – совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов, заседания аттестационной комиссии, общего собрания работников о представлении Линника П.А. к награждению Почетной грамотой Совета Министров Республики Беларусь, заседания экспертно­методической комиссии о проекте Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Наиболее важной и сложной частью протокола является текст. Как уже отмечалось, оформление текста протокола имеет ряд особенностей.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Вводная часть текста протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также перечисляются все присутствующие на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их инициалы и фамилии с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Например:

 

 

Председатель – В.И.Адамов
Секретарь – В.П.Крюкова
Присутствовали:  О.В.Бурков, А.Е.Заболоцкий, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.
Приглашенные: консультант отдела делопроизводства Комитета по архивам  и делопроиз­
                         водству при Совете Министров Республики Беларусь Э.Н.Данильченко, глав­
                         ный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь
                         А.Е.Рыбалко.

 

Если количество членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Если приглашенных более 10 человек, то список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается соответствующая отметка («список прилагается»). Например:

 

Председатель – В.И.Адамов
Секретарь – В.П.Крюкова
Присутствовали – 44 человека (регистрационный лист прилагается).
Приглашенные – 16 человек (список прилагается).

 

На расширенных заседаниях и собраниях (нет постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно:  «Присутствовали – 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня2 перечисляются все вопросы (в предложном падеже), подлежащие рассмотрению. После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже). Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется, например:

 

Повестка дня:
О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.
Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.

 

Если на заседание выносится два вопроса или более, то они нумеруются арабскими цифрами, например:

 

Повестка дня:
1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.
Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко.
2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводст­
ва в кадровой службе.
Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.

 

 

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика или выступающего (в родительном падеже). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого лица без местоимения «я», слов: «так сказать», «значит» и т.д. При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.

В том случае, когда текст доклада (сообщения, информации) приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст доклада (сообщения, информации) прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ», например:

 

 

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

 

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформление текста осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».

В этот раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос»,  «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить»,  «поручить», «организовать» и т.д.) и строится по схеме: «действие – исполнитель – срок исполнения» (срок исполнения рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого­либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена следующим образом:

 

ПОСТАНОВИЛИ:
    2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.
    2.2. Зав. редакционно­издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.
    Срок представления – 01.04.2004.

 

Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающему одно решение, будет оформлена следующим образом:

 

ПОСТАНОВИЛИ:
     Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.

 

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой. Например:

 

ПОСТАНОВИЛИ:
    1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.
    2. Зав. редакционно­издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.
     Срок представления – 01.04.2004.

 

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица,  ответственного  за  контроль  исполнения  решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме: «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов докладов и выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый (согласуемый) коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание. Например:

 

 

РЕШИЛИ:
    Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,  организациях  и  на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

 

Так как протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами: председателем и секретарем. Следует обратить внимание, что в подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, а в наиболее важных случаях – в виде постановлений и решений. В организациях, действующих по принципу единоначалия, протоколы в ряде случаев подлежат утверждению руководителем организации; в наиболее важных случаях принятые решения проводятся в жизнь приказами.

Примерной инструкцией по делопроизводству определено, что порядок подготовки и издания протоколов, решений и постановлений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

 

 

Приложение 1

Макет протокола полной формы

 

Реквизиты общего бланка организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000   №
г.

вид коллегиальной работы и
наименование коллегиального
органа

Председатель – Инициалы, фамилия
Секретарь – Инициалы, фамилия

Присутствовали: Инициалы, фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке.
                             Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то               указывается их общее количество и в скобках – «регистрационный лист прилагается».

Приглашенные: наименования должностей (в них включается наименование организаций),
                           инициалы, фамилии приглашенных в алфавитном порядке.

Повестка дня:
              1. О … (о чем слушается вопрос).
              Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
2. О … (далее, как в пункте 1).

1. СЛУШАЛИ:
         Фамилия, инициалы – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная от имени первого лица. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают  «Текст доклада прилагается».

ВЫСТУПИЛИ:
                   Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления, изложенная от первого лица (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).
                  Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления. Если к протоколу прилагается текст выступления, то указывают  «Текст выступления прилагается».

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
                                    1.1. Текст первого пункта постановления (решения) по первому вопросу.
                                    Постановляющая часть протокола строится по схеме: «действие – исполнитель – срок». Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «предложить», «организовать» и т.д.).
                                    1.2. Текст второго пункта постановления (решения) по первому вопросу.
Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно.
2. СЛУШАЛИ:
                 Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ».

Председатель                   Подпись                  Инициалы, фамилия

Секретарь                   Подпись           Инициалы, фамилия

 

Приложение 2

Схема построения протокола полной формы

Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________ № ____________
Место издания
Заголовок
Председатель – Инициалы, фамилия
Секретарь – Инициалы, фамилия
Присутствовали: Инициалы, фамилии3

Повестка дня:
                 1. О ______________________________________________________
                                             (наименование вопроса)
                       _________________________________________________________
                      (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)

                 2. О ______________________________________________________
                                           (наименование вопроса)
                        _________________________________________________________
                        (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)
                                                                                          
1. СЛУШАЛИ:
             Фамилия, инициалы – Текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
              Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления
              Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
                1.1. …
                1.2. …

Голосовали: «за» … человек4
«против» … человек
«воздержались» … человек

2. СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
2.1. …
2.2. …
2.3. …

Голосовали: … 5

Председатель              ПодписьИнициалы, фамилия
Секретарь              ПодписьИнициалы, фамилия

Приложение 1

Макет протокола полной формы                                                                                                                                                                                                                                                                                             

 

Реквизиты общего бланка организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000   №
г.

вид коллегиальной работы и
наименование коллегиального
органа

Председатель – Инициалы, фамилия
Секретарь – Инициалы, фамилия

Присутствовали: Инициалы, фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке.
                             Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то    указывается их общее количество и в скобках – «регистрационный лист прилагается».

Приглашенные: наименования должностей (в них включается наименование организаций),
                           инициалы, фамилии приглашенных в алфавитном порядке.

Повестка дня:
                 1. О … (о чем слушается вопрос).
                 Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
                 2. О … (далее, как в пункте 1).

1. СЛУШАЛИ:
                  Фамилия, инициалы – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная от имени первого лица. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают  «Текст доклада прилагается».

ВЫСТУПИЛИ:
                 Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления, изложенная от первого лица (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).
                 Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления. Если к протоколу прилагается текст выступления, то указывают  «Текст выступления прилагается».

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
                      1.1. Текст первого пункта постановления (решения) по первому вопросу.
                      Постановляющая часть протокола строится по схеме: «действие – исполнитель – срок». Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «предложить», «организовать» и т.д.).
                     1.2. Текст второго пункта постановления (решения) по первому вопросу.
Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно.
2. СЛУШАЛИ:
               Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: «СЛУШАЛИ– ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ».

Председатель                   Подпись                  Инициалы, фамилия

Секретарь                   Подпись           Инициалы, фамилия

 

Приложение 2

Схема построения протокола полной формы

 

Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________ № ____________
Место издания
Заголовок
Председатель – Инициалы, фамилия
Секретарь – Инициалы, фамилия
Присутствовали: Инициалы, фамилии3

Повестка дня:
                   1. О ______________________________________________________
                                (наименование вопроса)
                          _________________________________________________________
                         (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)

                  2. О ______________________________________________________
                                  (наименование вопроса)
                        _________________________________________________________
                        (форма изложения, наименование должности, инициалы, фамилия докладчика)
                                                                                          
1. СЛУШАЛИ:
                     Фамилия, инициалы – Текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
                     Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления
                     Фамилия, инициалы – Краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
                 1.1. …
                 1.2. …

Голосовали: «за» … человек4
                     «против» … человек
                     «воздержались» … человек

2. СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
             2.1. …
             2.2. …
             2.3. …

Голосовали: … 5

Председатель              ПодписьИнициалы, фамилия
Секретарь              ПодписьИнициалы, фамилия

 

Приложение 3

Образец протокола полной формы

 

Государственный герб
Республики Беларусь


Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
дзяржа¢ная ¢станова
«Беларуск³ навукова­даследчы
³нстытут дакументазна¢ства ³
арх³¢най справы»
(БелНД²ДАС)
ПРАТАКОЛ
19.03.2004                    № 4
г. М³нск

Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
государственное учреждение
«Белорусский научно­исследовательский
институт документоведения и
архивного дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ

г. Минск



заседания Ученого совета

Председатель – В.В.Федоров
Секретарь – Е.Л.Тараскина
Присутствовали – 22 чел. (список прилагается).

Повестка дня:
                1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.
               Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко.
               2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводства в кадровой службе.
               Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.
1. СЛУШАЛИ:
               Шунейко М.Ф. – Согласно плану работы института завершение разработки проекта Инструкции и представление его на утверждение в Белкомархив предусмотрено во II кв. 2004 г. Авторским коллективом проделана большая работа, подготовлен рабочий проект Инструкции, который в 2003 г. был направлен на рецензирование заинтересованным организациям. Однако, как видно из рецензий, рукопись требует серьезной доработки. В первую очередь пересмотра требует гл. 2 проекта Инструкции, которой определяется перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела.
Предлагаю создать творческий коллектив по доработке рукописи с включением в него представителей Белкомархива и Министерства труда и социальной защиты.

ВЫСТУПИЛИ:
            Шпилькина И.Н. – Учитывались ли при работе над проектом Инструкции особенности формирования личных дел учащихся средних и высших учебных заведений?
           Шунейко М.Ф. – По предложению рецензентов соответствующая глава была исключена из проекта Инструкции. Оформление личных дел учащихся определяется специальной Инструкцией, утверждаемой Министерством образования, дублировать положения которой авторский коллектив посчитал нецелесообразным.
          Байкулов А.Е. – Рассматривалась ли возможность подготовки Методических рекомендаций по ведению и хранению личных дел взамен Инструкции?
          Шунейко М.Ф. – Рассматривалась. Однако в связи с тем, что в настоящее время соответствующие вопросы  в Республике Беларусь нормативно не урегулированы, по рекомендации Белкомархива было признано целесообразным подготовить проект именно Инструкции.
         Даниленя Э.Н. – При доработке проекта Инструкции особое внимание следует обратить на главу, определяющую порядок передачи личных дел на архивное хранение. В ней обязательно следует закрепить возможность составления отдельных описей личных дел наряду с описями дел по личному составу.
       Заболоцкий А.Е. – Поддерживаю предложение о создании творческого коллектива с привлечением специалистов Белкомархива и Минтруда. Предлагаю поручить М.Ф.Шунейко в недельный срок проработать и внести предложения по его составу.
РЕШИЛИ:
           1.1. Информацию Шунейко М.Ф. принять к сведению.
           1.2. Создать творческий коллектив по доработке проекта Инструкции. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Шунейко внести на рассмотрение дирекции предложения по составу творческого коллектива.
          Срок исполнения – 01.04.2004.
          1.3. Представить окончательный вариант Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел на обсуждение Ученого совета до 01.06.2004.

2. СЛУШАЛИ:
                Н.А.Калинину – Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
         Даниленя Э.Н. – Подготовленный проект Методических рекомендаций был рассмотрен на заседании Центральной экспертно-методической комиссии Белкомархива и получил положительную оценку. Рекомендации построены с учетом требований действующего законодательства в области архивного дела и делопроизводства, а также  трудового права.
        Заболоцкий А.Е. – Будет ли иметь данное издание коммерческий успех?
       Калинина Н.А. – По предварительным расчетам издание Методических рекомендаций должно принести прибыль. Многое будет зависеть от стоимости полиграфических услуг и общего тиража издания.
РЕШИЛИ:
2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.
2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.
           Срок представления – 01.04.2004.

ПредседательПодпись                   В.В.Федоров
СекретарьПодпись                   Е.Л.Тараскина

 

Приложение 4

Образец протокола сокращенной формы

 

Государственный герб
Республики Беларусь


Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
дзяржа¢ная ¢станова
«Беларуск³ навукова­даследчы
³нстытут дакументазна¢ства ³
арх³¢най справы»
(БелНД²ДАС)
ПРАТАКОЛ
19.03.2004                    № 4
г. М³нск

Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
государственное учреждение
«Белорусский научно­исследовательский
институт документоведения и
архивного дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ

г. Минск


заседания Ученого совета

Председатель – В.В.Федоров
Секретарь – Е.Л.Тараскина
Присутствовали – 22 чел. (список прилагается).

Повестка дня:
            1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.
           Сообщение ведущего научного сотрудника отдела архивоведения М.Ф.Шунейко.
           (Шпилькина И.Н., Байкулов А.Е., Даниленя Э.Н., Заболоцкий А.Е.)

РЕШИЛИ:
         1.1. Информацию Шунейко М.Ф. принять к сведению.
         1.2. Создать творческий коллектив по доработке проекта Инструкции. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Шунейко внести на рассмотрение дирекции предложения по составу творческого коллектива.
       Срок исполнения – 01.04.2004.
      1.3. Представить окончательный вариант Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел на обсуждение Ученого совета до 01.06.2004.
      2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводства в кадровой службе.
     Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.
     (Даниленя Э.Н., Заболоцкий А.Е.)

РЕШИЛИ:
2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.
2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.
           Срок представления – 01.04.2004.

Председатель Подпись   В.В.Федоров
Секретарь Подпись   Е.Л.Тараскина

 

 

Приложение 5

Образец протокола краткой формы

 

Государственный герб
Республики Беларусь


Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
дзяржа¢ная ¢станова
«Беларуск³ навукова­даследчы
³нстытут дакументазна¢ства ³
арх³¢най справы»
(БелНД²ДАС)
ПРАТАКОЛ
19.03.2004                      № 4
г. М³нск

Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
государственное учреждение
«Белорусский научно­исследовательский
институт документоведения и
архивного дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ

г. Минск




заседания Ученого совета

Председатель – В.В.Федоров
Секретарь – Е.Л.Тараскина
Присутствовали – 22 чел. (список прилагается).
СЛУШАЛИ:
            1. О ходе разработки Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел.
            2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводст­
ва в кадровой службе.
РЕШИЛИ:
         1.1. Информацию Шунейко М.Ф. принять к сведению.
         1.2. Создать творческий коллектив по доработке проекта Инструкции. Ведущему научному сотруднику отдела архивоведения М.Ф.Шунейко внести на рассмотрение дирекции предложения по составу творческого коллектива.
             Срок исполнения – 01.04.2004.
             1.3. Представить окончательный вариант Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел на обсуждение Ученого совета до 01.06.2004.
2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводства в кадровой службе.
2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.
          Срок представления – 01.04.2004.
ПредседательПодпись                    В.В.Федоров
СекретарьПодпись                    Е.Л.Тараскина

 

 

Приложение 6

Образец выписки из протокола

(по второму вопросу)

 

Государственный герб
Республики Беларусь


Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
дзяржа¢ная ¢станова
«Беларуск³ навукова­даследчы
³нстытут дакументазна¢ства ³
арх³¢най справы»
(БелНД²ДАС)
ПРАТАКОЛ
19.03.2004                      № 4
г. М³нск

Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
государственное учреждение
«Белорусский научно­исследовательский
институт документоведения и
архивного дела»
(БелНИИДАД)
ПРОТОКОЛ
                         
                          г. Минск



заседания Ученого совета

Председатель – В.В.Федоров
Секретарь – Е.Л.Тараскина
Присутствовали – 22 чел. (список прилагается).
Повестка дня:
            2. О рекомендации к изданию Методических рекомендаций по ведению делопроизводства в кадровой службе.
           Сообщение зав. отделом документоведения Н.А.Калининой.
2. СЛУШАЛИ:
           Калинину Н.А. – Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
           Даниленя Э.Н. – Подготовленный проект Методических рекомендаций был рассмотрен на заседании Центральной экспертно-методической комиссии Белкомархива и получил положительную оценку. Рекомендации построены с учетом требований действующего законодательства в области архивного дела и делопроизводства, а также  трудового права.
          Заболоцкий А.Е. – Будет ли иметь данное издание коммерческий успех?
          Калинина Н.А. – По предварительным расчетам издание Методических рекомендаций должно принести прибыль. Многое будет зависеть от стоимости полиграфических услуг и общего тиража издания.
РЕШИЛИ:
        2.1. Рекомендовать к изданию Методические рекомендации по ведению делопроизводст­
ва в кадровой службе.
        2.2. Зав. редакционно-издательским отделом П.П.Журчене произвести расчет затрат на издание Методических рекомендаций и представить их на рассмотрение дирекции института.
      Срок представления – 01.04.2004.
Председатель              Подпись       В.В.Федоров
СекретарьПодпись       Е.Л.Тараскина

Верно
Ученый секретарьПодпись          Е.Л.Тараскина
26.03.2004

 

1 Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38­95 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

2 В последнее время некоторыми специалистами в области документоведения оспаривается правомерность употребления в протоколах формулировки «Повестка дня». Так как заседания могут проходить не только днем, но и в другое время суток, во вводной части текста протокола предлагается использовать иные формулировки, например «Повестка заседания». Признавая определенную логику в подобных предложениях, следует заметить, что такая формулировка не всегда точно будет отражать характер проводимого мероприятия (кроме заседания могут проводиться собрания, совещания и др.). Формулировка «Повестка дня» является устоявшейся, привычной для специалистов, закреплена в унифицированных формах протоколов, включенных в УСОРД. С учетом этого и в целях соблюдения принципа унификации использование формулировки «Повестка дня» представляется оправданным.

3 Если количество присутствующих более 15 человек, то указывается их  общее количество и в скобках – «список прилагается».

4 Указывается при необходимости.

5 Указывается при необходимости.

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно­правовой,

кадровой работы

и международных связей

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

 

<<< Главная страница | < Назад



Новости партнеров
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республика Беларусь
Rambler's Top100
Разное


Разное
Спецпроект "Тюрьма"

 

Право России