Разделение функций и задач между руководством компании
Древняя мудрость гласит: «Умный найдет выход из любого тяжелого положения. Истинно мудрый постарается не попасть в него». Сегодня ваша задача не в том, чтобы быть просто умными – это удел подавляющего большинства компаний и предпринимателей. Ваши родители и семья искренне хотят, чтобы вы были самыми успешными в бизнесе. От этого напрямую зависят ваше и их здоровье, благосостояние и будущее.
Каждому владельцу предприятия и просто руководителю постоянно приходится сталкиваться с множеством проблем. Одна из основных – делегирование полномочий, а также распределение обязанностей и закрепление ответственности.
Зачастую в компании управленческими функциями наделены несколько человек. От слаженности их действий, умения в рабочем порядке эффективно решать спорные вопросы зависит конечный результат деятельности компании. Это неоспоримый факт.
Предлагаем вам ознакомиться с документом, созданным на одном столичном предприятии. Однако сначала дадим некоторые пояснения. Это обычное белорусское предприятие, созданное в начале 90-х годов. Работают на нем 35 человек. Форма собственности – частная. У руководства компании стоят несколько человек. Двое из них – собственники предприятия, остальные – наемные сотрудники. Предприятие занимается оптово-розничной торговлей на территории Республики Беларусь, имеет поставщиков как в дальнем зарубежье, так и в Российской Федерации. Серьезная логистика вынуждает к постоянным командировкам многих сотрудников, в том числе руководителей.
На сегодняшний день данный документ является уже историей для этого предприятия. Именно поэтому он открыт для вашего рассмотрения.
Создатели документа не претендуют на роль преподавателей курса менеджмента. Они лишь предлагают сравнить ваш опыт в решении управленческих проблем с чужим. Если вы никогда не разделяли обязанности подобным образом – попробуйте. Если в вашей компании действует подобный документ, то вы на одном пути с другими успешными компаниями. Если для вас приведенный документ не представит интереса, значит, вы мудрый и опытный руководитель, и вашим близким остается только по-хорошему позавидовать. В любом случае, хоть малая толика прочитанного да пойдет вам на пользу.
Основные функции высшего руководства компании
Структурная единица
Основные функции
Совет директоров
Выработка решений, принципиальных для компании.
Определение основных направлений корпоративной стратегии.
Принятие инвестиционных решений.
Утверждение стратегических программ по развитию компании, по продвижению товаров, по рекламе, по работе с персоналом и т.п.
Утверждение планов деятельности компании на будущий период, принятие отчетов за прошедший период.
Утверждение проектов бюджета компании, принятие отчета по исполнению бюджета компании за истекший период.
Принятие решений о внебюджетных затратах.
Принятие окончательных решений по приему, перемещению, увольнению сотрудников.
Управляющий
Защита корпоративных интересов перед контролирующими органами и сторонними организациями.
Представительские действия.
Получение лицензий, сертификатов, разрешений.
Техническое обеспечение деятельности компании.
Создание, организация и обеспечение функционирования системы безопасности предприятия.
Решение отдельных транспортных вопросов.
Обеспечение компании расходными материалами, проведение ремонтных работ.
Финансовый директор
Финансовое планирование и контроль.
Разработка и обеспечение функционирования:
процессов бюджетирования;
системы финансового и управленческого учета;
Координация всех бюджетов и отчетов.
Финансовый анализ результатов деятельности подразделений и компании в целом.
Проведение финансовых операций.
Текущее управление денежными средствами:
управление всеми счетами компании;
проведение экстренных финансовых операций и их правовое обеспечение;
обеспечение потребности компании в денежных средствах.
Управление финансовыми потоками с целью получения прибыли (повышение эффективности использования денег).
Контроль за эффективностью существующих проектов.
Привлечение денежных средств из внешних источников.
Учет внутренних и внешних взаиморасчетов.
Взаимодействие с бухгалтерией компании.
Организация и контроль секретарского и бухгалтерского обслуживания компании и ее отдельных подразделений.
Мониторинг оборотов денежных средств.
Аудит.
Организация налогового планирования.
Оптимизация налогообложения.
Организация работы с подчиненным персоналом.
Планирование потребностей в кадрах по курируемым направлениям.
Организация поиска и приема на работу кандидатов на вакантные должности в вверенных подразделениях.
Организация мероприятий по повышению знаний и совершенствованию навыков подчиненных.
Организация и контролирование проведения аттестаций подчиненных.
Подготовка рекомендаций совету директоров по перемещению и увольнению подчиненных.
Коммерческий директор
Деятельность по поставкам товаров.
Организация мероприятий по заказу и поставке компании товаров.
Организация деятельности по транспортному обеспечению поставки товаров.
Организация мероприятий по таможенной очистке, разгрузке и складированию поступающих товаров.
Разработка планов закупок товаров, контроль исполнения.
Деятельность по сбыту товаров.
Организация и контролирование сертификации поступившего товара.
Организация и контролирование мероприятий по демонстрации новых товаров в выставочном зале.
Организация обучения сотрудников отдела продаж по обращению с новым товаром. Доведение до сведения сотрудников отдела продаж технических характеристик нового товара.
Разработка и утверждение продажных цен.
Подготовка необходимых данных для передачи их в бухгалтерию.
Оперативное руководство деятельностью менеджеров по продажам.
Утверждение плана деятельности по продажам.
Организация работы с подчиненным персоналом.
Планирование потребности в кадрах по курируемым направлениям.
Организация поиска и приема на работу кандидатов на вакантные должности в вверенных подразделениях.
Организация мероприятий по повышению знаний и совершенствованию навыков подчиненных.
Организация и контролирование проведения аттестации подчиненных.
Подготовка рекомендаций совету директоров по перемещению и увольнению подчиненных.
Инвестиционная деятельность.
Совместно с финансовым директором привлечение сторонних денежных средств.
Деятельность по развитию бизнеса.
Совместно с главным менеджером по планированию и развитию изучение, экспертиза, анализ и проработка новых проектов.
Изучение возможностей повышения доходности существующих проектов и видов бизнеса.
Главный менеджер по планированию и развитию
Общее планирование и развитие.
Организация сбора данных для разработки стратегического плана компании и представление их руководству.
Координация разработки и реализации предложений по совершенствованию системы планирования.
Организация проведения совещаний по планированию деятельности компании и ее подразделений и обработка результатов.
Контролирование выполнения запланированных мероприятий.
Координация планов действий всех структурных подразделений.
Представление окончательного варианта стратегического плана на рассмотрение руководства.
Планирование и руководство разработкой и внедрением автоматизированной информационной системы стратегического планирования.
Маркетинговые исследования.
Планирование и руководство маркетинговыми исследованиями, интервью и анкетированием, анализ полученных данных, составление аналитических записок и отчетов с рекомендациями.
Разработка стандартов проведения маркетинговых исследований в компании, обучение работников пользованию этими стандартами, контроль за их соблюдением.
Участие в специальных маркетинговых проектах, связанных с анализом экономических тенденций, ценообразованием, сегментацией рынка, продвижением продуктов и услуг, их доставкой, упаковкой, анализом предпочтений потребителей и моделей потребления, прогнозом продаж, изучением каналов реализации и новых рынков, оценкой эффективности рекламы, анализом деятельности конкурентов.
Разработка, согласование и контролирование бюджетов маркетинговых исследований.
Рекламная деятельность.
Проведение переговоров с другими организациями по вопросам цен рекламных кампаний.
Разработка и контролирование проведения рекламных кампаний.
Организация и разработка рекламных материалов компании.
Проведение обучения менеджеров по продажам технике работы с рекламными материалами.
Разработка стандартов проведения рекламных кампаний.
Анализ эффективности рекламных кампаний.
Разработка, согласование и контролирование бюджетов рекламных кампаний.
Связь с общественностью.
Оценка отношения субъектов внешней среды к компании, ее деятельности, продуктам и услугам.
Информирование руководства об общественных интересах, которые оказывают или могут оказать влияние на имидж компании, а также конкурентоспособность ее продуктов и услуг. Разработка и внедрение программы формирования имиджа компании.
Согласование положения и процедуры компании с интересами общества и требованиями рынка.
Разработка и контролирование бюджета мероприятий по связям с общественностью, включая расходы на благотворительные цели.
Расширение рынков.
Определение потенциальных покупателей продуктов и услуг компании.
Разработка стратегии маркетинга. Участие в осуществлении этих стратегий: встречи с клиентами, конкурентами, потенциальными поставщиками.
Предоставление рекомендаций менеджерам по продажам по вопросам приобретения и удержания сегментов рынка, прогнозирование изменения спроса и предложения.
Разработка продуктов и услуг.
Анализ спроса и границ цен на продукты. Поддержание связи с клиентами с целью получения статистической информации по предлагаемым продуктам и услугам.
Разработка предложений и рекомендаций по изменению продуктовых линий (групп товаров).
Анализ продуктов и услуг конкурентов.
Разработка оптимальных методов продаж.
Разработка и внедрение процедур продажи продуктов и услуг компании (включая распространение справочной информации по вопросам сбыта, а также информации, необходимой для контакта с существующими и потенциальными клиентами), систем материального стимулирования менеджеров по продажам.
Разработка бюджетов реализации продуктов и услуг, контролирование их исполнения, подготовка отчетов по реализации.
Анализ географии продаж с целью ее максимизации.
Руководство участием компании в торговых шоу, выставках и семинарах.
Организация обучения технике продаж продуктов и услуг компании.
Организация работы с подчиненным персоналом.
Планирование потребностей в кадрах по курируемым направлениям.
Организация поиска и приема на работу кандидатов на вакантные должности во вверенных подразделениях
Организация мероприятий по повышению знаний и совершенствованию навыков подчиненных.
Организация и контроль за проведением аттестаций подчиненных.
Подготовка рекомендаций совету директоров по перемещению и увольнению подчиненных.
Примечание: В случае служебной необходимости руководитель, не имеющий возможности исполнять свои должностные обязанности на срок более ____________________, обязан по решению совета директоров передать кому-либо из членов совета директоров (или кому-либо из подчиненных) свои служебные обязанности и права. Передача полномочий производится на основании письменного распоряжения совета директоров. Отчет о проделанной работе на момент замещения кого-либо из совета директоров происходит также на совете директоров в присутствии лица, которого замещали.
ПОДПИСИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ
Управляющий Финансовый Коммерческий Главный менеджер
