по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Распоряжения по личному составу: оформление командировок

 

Требования к составлению и оформлению распоряжений о командировании во многом сходны с теми, которые предъявляются к распоряжениям о поощрении. Структура текста распоряжения о командировании не закреплена в УСОРД. Согласно <<<ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь>>> служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Поэтому в распоряжении о командировании обязательно должны указываться такие элементы, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации, город, страна – если работник командируется за пределы Беларуси), количество дней командировки (дни приезда и отъезда считаются днями командировки), хронологические рамки командировки (период, на который командируется работник).

Структура текстов распоряжений о командировании может варьироваться в зависимости от цели командировки, а также количества командируемых работников. Указание на цель командировки является одной из особенностей текстов этих видов распоряжений. Формулировка цели командировки зависит от конкретной ситуации, например:  В целях закупки сырья и комплектующих материалов, Для участия в работе международной научно-практической конференции и т.п.

При оформлении распоряжения о командировании одного сотрудника цель командировки можно указывать как в распорядительной части текста распоряжения, так и в констатирующей.

 

 

Образец распоряжения о командировании одного работника

(цель командировки включена в распорядительную часть)

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.09.2003       №  15-к            г. Мiнск                                             г. Минск О командировании Азаренко М.В. КОМАНДИРОВАТЬ: АЗАРЕНКО Михаила Васильевича, ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие «Омега» (г. Москва, Российская Федерация) на 7 дней с 03.10.2003 по 09.10.2003 для закупки сырья и комплектующих материалов. Основание: докладная записка начальника отдела снабжения  С.Н.Макрицкого.                      Наименование должности руководителяПодпись    И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлен              Подпись    М.В.Азаренко                                                                                                  25.09.2003

 

Образец распоряжения о командировании одного работника

(цель командировки включена в констатирующую часть)

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.09.2003       №  15-к            г. Мiнск                                             г. Минск О командировании Азаренко М.В. В целях закупки сырья и комплектующих материалов КОМАНДИРОВАТЬ: АЗАРЕНКО Михаила Васильевича, ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие «Омега» (г. Москва, Российская Федерация) на 7 дней с 03.10.2003 по 09.10.2003. Основание: докладная записка начальника отдела снабжения  С.Н.Макрицкого.                      Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлен                               Подпись                М.В.Азаренко                                                                                                  25.09.2003

 

Если при командировании одного сотрудника выбор варианта указания цели командировки не имеет принципиального значения (она может включаться либо в распорядительную часть, либо в констатирующую), то при командировании двух и более работников это существенно.

Так, при командировании разных работников с разной целью наиболее удобен первый из приведенных выше вариантов оформления цели командировки (цель командировки включается в состав распорядительной части).

 

 

Образец распоряжения о командировании двух работников

(цель командирования включена в распорядительную часть)

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.09.2003       №  15-к            г. Мiнск                                             г. Минск О командировании КОМАНДИРОВАТЬ: 1. АЗАРЕНКО Михаила Васильевича, ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) на 7 дней с 03.10.2003 по 09.10.2003 для закупки сырья и комплектующих материалов. Основание: докладная записка начальника отдела снабжения  С.Н.Макрицкого. 2. БОРОДУШКИНА Виктора Васильевича, главного специалиста отдела маркетинга, в г. Ганновер (Германия) на 4 дня с 14.10.2003 по 17.10.2003 для участия в семинаре «Организация маркетинговых исследований в постиндустриальном обществе». Основание: 1. Докладная записка начальника отдела маркетинга В.Н.Дулевича. 2. Приглашение Германского центра маркетинговых исследований.                      Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлены:                           Подпись                М.В.Азаренко                                                                                                  24.09.2003                                                                                  Подпись                В.В.Бородушкин                                                                                                  24.09.2003

 

Если несколько сотрудников командируется с одной целью, то цель командировки целесообразно вынести в констатирующую часть распоряжения.

 

Образец распоряжения о командировании двух работников

(цель командирования включена в констатирующую часть)

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.09.2003       №  15-к            г. Мiнск                                             г. Минск О командировании Азаренко М.В. В целях закупки сырья и комплектующих материалов КОМАНДИРОВАТЬ: 1. АЗАРЕНКО Михаила Васильевича, ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие «Омега» (г. Москва, Российская Федерация) на 7 дней с 03.10.2003 по 09.10.2003. 2. ДУБРОВСКОГО Сергея Станиславовича, старшего специалиста отдела снабжения, на предприятие «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) на 7 дней с 03.10.2003 по 09.10.2003. Основание: докладная записка начальника отдела снабжения  С.Н.Макрицкого.                      Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлены:                           Подпись                М.В.Азаренко                                                                                                  24.09.2003 Подпись                С.С.Дубровский                      25.09.2003

 

 

Приведенный пример является классическим образцом оформления распоряжения о командировании. Вместе с тем в некоторых организациях часто возникает необходимость командирования группы работников с одной целью в одно место в одни и те же сроки. Оформление каждого пункта распоряжения по схеме, приведенной выше, является трудоемким, ведет к неоправданной потере рабочей площади документа. Поэтому в подобных ситуациях распоряжение о командировании может строиться по упрощенной схеме.

 

Образец распоряжения о командировании группы работников

с одной целью в одно место в одни и те же сроки

 

Наименование вышестоящей  организации Наименование организации       РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.09.2003       №  15-к            г. Минск О командировании Для выполнения … КОМАНДИРОВАТЬ: на предприятие «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) на 15 дней с 03.10.2003 по 17.10.2003 1. АЗАРЕНКО Михаила Васильевича, ведущего специалиста отдела информационных технологий. 2. ДУБРОВСКОГО Сергея Станиславовича, старшего специалиста отдела снабжения. ... 15. КОЛОСКОВА Вячеслава Николаевича, ______________________________________.                                                                                     (наименование должности) Основание: 1. Договор от _________ № _____. 2. Докладная записка начальника отдела снабжения С.Н.Макрицкого                     Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлены:                           Подпись                М.В.Азаренко                                                                                                  24.09.2003 Подпись                С.С.Дубровский 24.09.2003         ... Подпись                В.Н.Колосков 25.09.2003

 

 

Следует обратить внимание, что в любом случае пункт назначения, количество дней командировки, хронологические рамки командировки должны указываться в распорядительной части.

Основанием для издания распоряжения о командировании является, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя. В ней обосновывается необходимость командировки, ее срок и т.д. В конце докладной записки содержится вывод или предложение автора о необходимости (целесообразности) командирования работника.

 

Образец докладной записки о командировании

 

Управление _______________________(наименование должности руководителя                                (наименование управления)                          организации в дательном падеже) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                      Руководящему И.И. 22.09.2003 №  18 г. Минск О командировании Согласно договору с предприятием «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) от _____________ № _________ ... В связи с изложенным прошу командировать __________________________________.                                                                                                       (Ф.И.О. работника, наименование должности) Начальник управления                                          Подпись              В.В.Федоров Визы

 

В некоторых организациях вместо докладной записки командируемые работники готовят заявления, что является не совсем верным. Согласно ст. 2 <<<Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407-XIII «Об обращениях граждан»>>> заявления – это обращения граждан, направленные на устранение конкретных правонарушений или реализацию прав и законных интересов граждан. Таким образом, функциональное назначение такого вида документа, как заявление (реализация прав и законных интересов граждан), не соответствует целям и задачам командирования (выполнение служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 ТК)). Это необходимо учитывать при документальном оформлении командировок.

Некоторые нюансы есть при оформлении распоряжений о командировании руководителя.

Распоряжение о командировании руководителя оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению распоряжений этой разновидности. В случае, если в командировку направляется руководитель организации, то распоряжение о командировании может подписать либо он сам, либо его заместитель, имеющий право подписи соответствующих документов. Если распоряжение подписывает сам руководитель, это не должно отражаться на структуре текста распоряжения (указываются распорядительное слово, фамилия, имя, отчество, должность командируемого, пункт назначения, продолжительность командировки, срок командировки, цель командировки). 

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 10.10.2003       №  63-к            г. Мiнск                                             г. Минск О командировании Руководящего И.И. КОМАНДИРОВАТЬ:            РУКОВОДЯЩЕГО Ивана Ивановича, _________________________________________ (наименование должности руководителя, включая видовое ________________________, в Московский государственный университет (г. Москва, наименование организации) Российская Федерация) на 4 дня с 20.10.2003 по 23.10.2003 для участия в Международной научно-практической конференции «Современный электронный бизнес: новые возможности и проблемы безопасности». Основание: приглашение Московского государственного университета.                      Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий

 

 

Использование выражений типа  Убываю в командировку является юридически неправомерным, т.к. в распоряжениях, подготовленных таким образом, содержится лишь констатация факта «убытия руководителя в командировку», но отсутствует важнейшая часть распоряжения как правового акта – распорядительная. Именно эта часть является основанием, например, для бухгалтерии при расчете и выплате командировочных расходов.

При командировании руководителя в некоторых случаях возникает необходимость возложить исполнение обязанностей на одного из работников организации. В этом случае в распоряжение о командировании руководителя включается отдельный пункт о его временном замещении.

 

 

Образец распоряжения о командировании руководителя

с указанием о его временном замещении

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 10.10.2003       №  63-к            г. Мiнск                                             г. Минск По личному составу 1. Командировать  РУКОВОДЯЩЕГО Ивана Ивановича, _____________________________ (наименование должности руководителя, включая _______________________________, в Московский государственный университет (г. Москва, видовое наименование организации) Российская Федерация) на 4 дня с 20.10.2003 по 23.10.2003 для участия в Международной научно-практической конференции «Современный электронный бизнес: новые возможности и проблемы безопасности». Основание: приглашение Московского государственного университета. 2. Возложить временное исполнение обязанностей  ___________________________________________________ на ________________________ (наименование должности руководителя, включая видовое наименование организации)           (наименование должности,  Ф.И.О. работника) с 20.10.2003 по 23.10.2003. Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлен                               Подпись                Инициалы, фамилия      25.09.2003

 

Обратим внимание, что последний образец распоряжения несколько отличается от приведенных выше:

1) заголовок указан обобщенно (По личному составу);

2) не выделено распорядительное слово (выполняющие эту функцию слова КОМАНДИРОВАТЬ, ВОЗЛОЖИТЬ помещены в соответствующие пункты распоряжения; при оформлении аналогичного приказа было бы использовано распорядительное слово ПРИКАЗЫВАЮ);

3) командируемый работник не ознакомлен с распоряжением (он его подписывал).

Возможно издание отдельных распоряжений о командировании руководителя и о его временном замещении. Издание распоряжения о временном замещении руководителя (или включение соответствующего пункта в распоряжение о командировании) может не потребоваться, если в организационных или распорядительных документах организации закреплено, кто исполняет обязанности руководителя в его отсутствие (например, в уставе (положении) организации, правовом акте о распределении обязанностей между руководством и т.п.).

На практике часто встречается такая ситуация, когда руководитель направляется в командировку на основании распорядительного документа, изданного вышестоящим органом управления. В таком случае издание дублирующего распорядительного документа внутри самой организации о командировании руководителя не требуется, и при необходимости может издаваться только распоряжение о временном замещении руководителя.

 

Образец распоряжения о временном замещении руководителя

 

Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай арган³зацы³                           Наименование вышестоящей  организации        Назва арган³зацы³                   Наименование организации        РАСПАРАДЖЭННЕ              РАСПОРЯЖЕНИЕ 10.10.2003       №  63-к            г. Мiнск                                             г. Минск О временном замещении руководителя организации ОБЯЗЫВАЮ: На период моей служебной командировки возложить временное исполнение обязанностей  _____________________________________________________________ (наименование должности руководителя, включая видовое наименование организации) на ________________________________с 20.10.2003 по 23.10.2003. (наименование должности,  Ф.И.О. работника) Наименование должности руководителя                                                        Подпись               И.И.Руководящий Визы С распоряжением ознакомлен                               Подпись                Инициалы, фамилия           Дата

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь