по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Распоряжения по личному составу:

прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска

 

Все распоряжения, издаваемые в организации, могут быть разделены на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. К распоряжениям по личному составу относятся распоряжения о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др. Рассмотрим правила подготовки и оформления этих распоряжений.

Составление и оформление распоряжений по личному составу регламентируется  теми же нормативными и методическими документами, что и оформление распоряжений по основной деятельности. Вместе с тем оформление распоряжений по личному составу имеет свои особенности. Следует отметить, что требования, предъявляемые к подготовке и  оформлению распоряжений, во многом сходны с теми, которые предъявляются к оформлению кадровых приказов.

Распоряжения по личному составу оформляются на общем бланке либо специальном бланке для распоряжений.

При составлении распоряжения обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Например, распоряжение (о чем?) О приеме на работу, О переводе на другую работу, О премировании, О командировании, О предоставлении отпуска, Об объявлении замечания и т.п. Если распоряжение издается по одному вопросу и его действие распространяется на одного работника, то в заголовке указываются  фамилия и инициалы этого работника, например: О приеме на работу Линника П.П. Если распоряжение касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются. В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

Текст распоряжения, как и других распорядительных документов, состоит из двух композиционных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распоряжения. Обычно в распоряжениях по основной деятельности она начинается словами В соответствии, В целях и т.п. В распоряжениях по личному составу те же композиционные части располагаются, как правило, в обратном порядке: вначале указывается распорядительная часть, а затем, в конце текста, – основание для издания распоряжения. Вместе с тем в некоторых сложных распоряжениях (т.е. состоящих из нескольких пунктов) факты, послужившие основанием для издания распоряжения, могут указываться в начале текста.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки (без пробелов между буквами), с новой строки от границы левого поля. Распорядительную часть распоряжений по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕМИРОВАТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.п.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие распоряжения, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст документа.

Все записи в распоряжениях по личному составу должны формулироваться в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса Республики Беларусь. На это необходимо обратить внимание, т.к. во многих организациях в распоряжениях по личному составу по старинке продолжают применять формулировки действовавшего ранее Кодекса законов о труде. Например, в текстах распоряжений о предоставлении отпуска по-прежнему указывают очередной отпуск, хотя такого понятия в ныне действующем Трудовом кодексе нет, а установлен термин трудовой отпуск.

Кроме Трудового кодекса необходимо учитывать требования других нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Так, при приеме на работу государственных служащих согласно <<<Закону Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. «О государственной службе в Республике Беларусь»>>> должно издаваться распоряжение (приказ) не о приеме на работу, а о назначении на должность; соответствующим образом должен оформляться и текст распоряжения  – в качестве распорядительного слова пишется не ПРИНЯТЬ, а НАЗНАЧИТЬ.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм) (УСОРД), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г., установлены унифицированные формы для следующих видов распоряжений по личному составу:

§о приеме на работу;

§о переводе (перемещении) на другую работу;

§об увольнении с работы;

§о предоставлении отпуска;

§о поощрении (для одного мотива поощрения);

§о поощрении (для разных мотивов поощрения);

§о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения);

§о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушений).

Согласно УСОРД текст распоряжения о приеме на работу имеет следующую структуру:

§фамилия, имя, отчество принимаемого на работу – указываются в родительном падеже, например: ЛИННИКА Павла Павловича;

§наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ЕТС и т.п., например: на должность младшего научного сотрудника;

§наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;

§дата приема – оформляется с помощью предлога «с», например: с 01.08.2003;

§вид приема – указываются особенности приема на работу, получившие отражение в трудовом договоре (контракте), например:

§с предварительным испытанием, по контракту и др.;

§тарифная ставка или оклад – указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания распоряжения (например, с окладом 285000 рублей в месяц) или делается отсылка на штатное расписание (согласно штатному расписанию); последняя формулировка предпочтительна, т.к. избавляет от необходимости издавать специальные распоряжения в случае изменения тарифной ставки или оклада.

 

Текст распоряжения о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

§фамилия, имя, отчество – указываются в родительном падеже;

§наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;

§наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в которое переводится (перемещается) работник;

§дата перевода (перемещения) – оформляется с помощью предлога «с»;

§вид перевода – оформляется так же, как и в распоряжениях о приеме на работу;

§тарифная ставка (оклад) – оформляется так же, как и в распоряжениях о приеме на работу;

§причина перевода (перемещения) – указывается при необходимости с использованием слов в связи.

 

 

Текст распоряжения об увольнении согласно УСОРД имеет следующую структуру:

§фамилия, имя, отчество – указываются в родительном падеже;

§наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;

§дата увольнения – указывается без предлога «с», т.к. дата увольнения считается последним рабочим днем;

§причина увольнения – указывается с использованием слов в связи, часто объединяется с основанием прекращения трудового договора, виды которого определены в ст. 35 ТК (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, желание работника и др.);

§ссылка на пункт и статью Трудового кодекса, в соответствии с которыми увольняется работник;

§период, за который использован трудовой отпуск.

 

Текст распоряжения о предоставлении отпуска согласно УСОРД имеет следующую структуру:

§фамилия, имя, отчество – указываются в дательном падеже;

§наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;

§вид отпуска (трудовой, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех  лет и др.);

§количество календарных дней отпуска – оформляется с помощью предлога «на»;

§даты начала и окончания отпуска – оформляется с использованием предлогов «с» и «по»;

§рабочий год (период), за который предоставляется трудовой отпуск.   

 

Одним распоряжением допускается оформлять одного, двух и более работников. Такое распоряжение называется сложным. В этом случае его текст разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие распоряжения, не  указываются.

Аналогичным образом оформляются сложные распоряжения о переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска и др.

В некоторых случаях допускается издавать сложные распоряжения по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам. Например, может быть издано одно распоряжение о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такое распоряжение называется сводным. В сводном распоряжении указывается не конкретный, а общий заголовок: По личному составу.

 

Следует обратить внимание на способ оформления даты во всех приведенных выше примерах – цифровой  (01.01.2003, а не 1 января 2003 г.). Цифровой способ оформления даты применяется в распоряжениях по личному составу не только при указании даты создания документа,  но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления и др.).

При оформлении каждого распоряжения по личному составу должно обязательно указываться основание. Например, при приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), направление на работу (для отдельных категорий работников, например молодых специалистов). При оформлении других распоряжений по личному составу кроме заявления работника и трудового договора основанием могут являться самые разнообразные документы – соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт распоряжения может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов распоряжения оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Слово Основание печатается у границы левого поля (без абзаца). Само слово Основание остается открытым, т.е. при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова Основание ставится двоеточие.

Так как распоряжение является правовым актом, особое внимание должно быть уделено  удостоверению его подлинности. Важнейшим реквизитом, придающим документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). К наименованию должности принято добавлять видовое наименование организации, например: Председатель исполнительного комитета и т.п.

Распоряжения издаются единолично руководителем организации (коллегиального органа), поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания соответствующих распоряжений (как правило, заместителя руководителя). Для придания распоряжению юридической силы достаточно подписи; дополнительных удостоверяющих реквизитов (печать и др.) распоряжение, как правило, не требует.

Проекты распоряжений до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных  документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству и т.п.) исходя из их компетенции и содержания документа. В приведенных выше образцах распоряжений наличие внутреннего согласования обозначено  словом Визы.

 

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» визы располагаются на лицевой стороне документа ниже подписи. В распоряжениях, приказах и иных распорядительных документах Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь2  рекомендует помещать их на обороте последнего листа.

С распоряжениями по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов С распоряжением ознакомлен (-а, -ы) (если с документом знакомится два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже – даты ознакомления. При подготовке распоряжений рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, тогда работнику после издания распоряжения останется лишь расписаться в распоряжении и поставить дату.

Виза ознакомления в распоряжении помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

 

1 О правилах подготовки, оформления и издания распоряжений по основной деятельности см.: Отдел кадров. 2003. № 10. С. 65–73.

2 Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

 

А.Е. Рыбаков

начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы

и международных  связей Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь