"Все Кулички"
|
|
| Реклама в Интернет "Все Кулички" |
|
Поиск документов
Реклама
Рассылка сайта
Ресурсы в тему
Реклама
Правовые новости
Новые документы
Авто новости
Юмор
|
по состоянию на 25 января 2005 года <<< Главная страница | < Назад
Распоряжения: порядок подготовки, оформления, издания
К числу документов, регулирующих трудовые отношения в учреждении, организации, на предприятии (далее – организация), Трудовой кодекс Республики Беларусь относит распоряжение. Так, ст. 54 ТК гласит, что при приеме на работу наниматель обязан оформить заключение трудового договора приказом или распоряжением; ст. 152 ТК установлено, что отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске. Распоряжение как вид документа входит в систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ОРД – это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. В системе ОРД выделяются подсистемы распорядительной, организационной и справочно-информационной документации. Важнейшую роль в обеспечении процессов управления и организации управленческого труда играют документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и организационные (уставы, положения, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатные расписания и др.). Справочно-информационные документы (письмо, акт, справка, докладная записка и др.) содержат, главным образом, информацию, на основании которой принимаются управленческие решения; в них фиксируются результаты исполнения принятых решений. Распорядительная документация – это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения. Самым распространенным распорядительным документом, издаваемым в большинстве организаций Республики Беларусь, является приказ. В ряде организаций вместо приказов издаются распоряжения, а в некоторых – и приказы, и распоряжения. Итак, что же такое распоряжение, каковы требования к его подготовке и оформлению? Сразу необходимо оговорить, что нормативные правовые акты в очень незначительной степени регламентируют вопросы издания, подготовки и оформления распоряжений (в отличие, например, от приказов). Согласно <<<Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13>>> (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности. Как видно из определения, распоряжение издается для решения оперативных вопросов основной деятельности, что существенно сужает сферу применения этого вида документа при реализации распорядительных функций. Это обусловлено тем, что решение основных задач организации, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы государственного управления вместо приказов принимают решения или постановления. Другой принципиальной позицией, зафиксированной в определении, является то, что распоряжение издается руководителем организации или его заместителем единолично. Например, областные, районные и городские исполнительные комитеты, администрации районов в городах, являясь по статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей деятельности решения. Совет Министров (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения же оперативных вопросов основной деятельности руководители этих коллегиальных органов (соответственно, председатели исполкомов, главы администраций в городах, Премьер-министр Республики Беларусь) единолично издают распоряжения. Достаточно часто распоряжения издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных документов и поручений вышестоящих органов. Рассмотрим примеры. <<<Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»>>> утверждены образцы гербовых бланков документов государственных органов, а <<<постановлением Совета Министров от 31 июля 2000 г. № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь>>>. Например, в соответствии с этими нормативными правовыми актами председателем облисполкома может быть издано распоряжение, в котором будут определены должностные лица, осуществляющие контроль за выполнением требований Указа Президента и постановления Правительства, установлен порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения соответствующих бланков в облисполкоме и т.п. Например, городским исполнительным комитетом принимается решение «О мерах по обеспечению сохранности документов ликвидированных субъектов хозяйствования». Решением предусмотрено выполнение целого комплекса мероприятий, в том числе проведение выборочной проверки сохранности документов по личному составу в негосударственных организациях города. В соответствии с принятым решением председателем горисполкома может быть издано распоряжение о создании комиссии по проведению указанной проверки, в котором будет определен состав комиссии, конкретизированы ее задачи, определена форма представления результатов проверки и т.д. Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями, обусловленное необходимостью оперативного решения возникающих вопросов, позволяет существенно сократить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, которые получают за счет этого возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач своей деятельности. Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управляемых на основе принципа единоначалия. При этом следует обратить внимание, что на практике издание распоряжений осуществляется не во всех организациях, а только на предприятиях (т.е. организациях, работающих в сфере производства). Этот принцип в свое время был закреплен в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 4 сентября 1973 г. № 435, которая, хотя и активно внедрялась в организациях всех уровней, не имела официального статуса нормативного документа, обязательного к исполнению. В организациях, не связанных с производством (т.е. учреждениях, например министерствах, НИИ), издание распоряжений не предусматривалось. Документирование решений по оперативным вопросам осуществлялось путем издания приказов, в том числе приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний (распорядительных документов, издаваемых по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов). Подобная практика обусловлена тем, что предприятия имеют, как правило, сложную структуру управления, значительный штат руководящих работников с самой широкой компетенцией. Согласно установкам 70–80-х гг. признавалось целесообразным оставлять за руководителем предприятия издание приказов по основным вопросам деятельности; издание распоряжений по оперативным вопросам деятельности возлагалось на заместителей руководителя предприятия, допускалось также издание распоряжений главными специалистами (главным инженером, главным энергетиком и др.) согласно их компетенции. В связи с этим приведем определение распоряжения, содержащееся в ЕГСД: «распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан». В некоторой степени такой подход к разграничению компетенции должностных лиц по изданию приказов и распоряжений прослеживается и в определениях этих видов документов, которые содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству. Сравним: «Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией». Как видно, если приказ однозначно определяется как правовой акт, издаваемый руководителем, то определение распоряжения, данное в Примерной инструкции по делопроизводству, допускает возможность издания распоряжений и руководителем организации (коллегиального органа), и его заместителем. Хотя более детально полномочия руководителей по изданию распоряжений в ныне действующих нормативных правовых актах не регламентируются, практика издания приказов и распоряжений, сложившаяся в 70–80-х гг., в основном сохраняется и сегодня. Необходимо обратить внимание на то, что право издания распоряжений должно закрепляться в организационно-правовых документах предприятия (например, уставе) либо делегироваться руководителем путем издания распорядительного документа (приказа). Следует отметить, что руководитель имеет право делегировать своим заместителям также право издания приказов по определенным вопросам. Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы). Косвенно это нашло отражение в <<<Законе Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»>>>, согласно которому постановления, решения и приказы отнесены к числу нормативных правовых актов, а распоряжения Премьер-министра и председателей палат Парламента – Национального собрания Республики Беларусь – к числу ненормативных правовых актов. Исключение делается только для распоряжений Президента Республики Беларусь: они являются ненормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Президентом Республики Беларусь. Так как распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов. Основным нормативным актом, регулирующим вопросы составления и оформления распоряжений, является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее при подготовке и оформлении распоряжений надлежит руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству: §Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; §Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 3 апреля 1996 г. № 14; §Унифицированная система организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утвержденные Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.). Распоряжение является правовым актом, поэтому при его составлении следует соблюдать требования четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, позволяет добиться оперативного его исполнения, правильного и всестороннего решения обозначенных в нем вопросов. Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим правила оформления распоряжений по основной деятельности. Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений. Общий бланк, как видно из его названия, может использоваться при составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа: §Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной; §товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке; §наименование вышестоящей организации – если она имеется; §полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом организации (положением об организации); §ограничительные линии для даты и индекса документа; §место издания (составления) документа. Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на общем бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (распоряжение, акт, справка). При изготовлении бланка следует помнить, что в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 государственные органы и организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты общего бланка продольным способом на двух языках (белорусском и русском). Ниже приведен макет оформления общего бланка:
Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба на бланки, могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском) с продольным или угловым расположением реквизитов. Ниже приведен макет оформления общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов:
Если общий бланк используется для составления распоряжения, то на свободном месте (на макетах обозначено словами «Назва в³ду дакумента» и «Название вида документа», заключенными в скобки) впечатывается название этого вида документа (соответственно РАСПАРАДЖЭННЕ и РАСПОРЯЖЕНИЕ). Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается. Организация может изготовить и специальный бланк для распоряжений в целях облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен. Макет бланка для распоряжений приведен ниже:
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты: §заголовок к тексту; §текст; §подпись; §визы; §дата; §индекс. Заголовок распоряжения формулируется с помощью предлога О (Об) и отглагольного существительного в предложном падеже, например: О проведении аттестации руководителей и специалистов, Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности, Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале, Об утверждении структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома и т.п. Текст распоряжения является основным информационным элементом документа и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Как правило, констатирующая часть распоряжения начинается с абзаца словами в связи, в целях, в соответствии и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже, например: В соответствии с указаниями…; В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности…; В целях выполнения плана выпуска продукции… Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и с изложением краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом: Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»; или: Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…». Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, которые печатаются прописными буквами от 0-го положения табулятора, то есть от границы левого поля, без кавычек и без разрядки (пробелов между буквами). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности. После констатирующей части текста перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в соответствии с общими правилами пунктуации. Текст распорядительной части начинается с новой строки с абзаца. В случае необходимости текст распоряжения делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, в винительном – после ОБЯЗЫВАЮ) – действие (обозначенное глаголом в неопределенной форме) – срок исполнения. Например: В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…» ОБЯЗЫВАЮ: Начальника отдела по архивам и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить предложения по созданию Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2003. При оформлении распоряжений по основной деятельности распорядительное слово может опускаться (такая практика в последнее время получила наибольшее распространение). В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения пишутся в дательном падеже. Например: Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»: 1. Утвердить структуру и штатную численность комитетов и управлений Минского горисполкома. 2. Председателям комитетов подготовить и представить на утверждение штатные расписания. Срок представления – 15.02.2003. Распорядительная часть заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: Контроль за исполнением распоряжения возложить на… и приводится наименование структурного подразделения или наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль (указываются в винительном падеже). Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то это значит, что контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим. Формулировки типа Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой не допускаются. Многие распоряжения содержат приложения (всевозможные формы, графики и т.п.). В распоряжении обязательно должно содержаться указание на наличие таких приложений. Необходимо обратить внимание, что в распоряжении отметка о наличии приложения как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения дается непосредственно в тексте распоряжения или в скобках, без кавычек, например: согласно приложению, (см. приложение), по прилагаемой форме – если приложение одно; или (приложение 1), (приложение 2) – если их несколько. Например: Утвердить формы бланков … (приложения 1–3). На приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. СТБ 6.38-95 не выделяет ее как самостоятельный реквизит, однако определяет, что она включает в себя слово «Приложение», дату и номер соответствующего распоряжения1. Например:
Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Если приложение к распоряжению является самостоятельным документом и утверждается этим распоряжением, то на приложении в правом верхнем углу вместо соответствующей отметки оформляется гриф утверждения. Например:
Следует обратить внимание на то, что гриф утверждения и отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, являются взаимоисключающими, т.е. в каждом конкретном случае при подготовке распоряжения оформляется только один из этих информационных элементов. Проекты распоряжений подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, т.е. представитель структурного подразделения, в котором оно было подготовлено. При несогласии визирующих с содержанием распоряжения или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту распоряжения. Например:
Отказываться от визирования проекта распоряжения запрещено. При наличии замечаний (дополнений) у визирующих составитель дорабатывает (корректирует) проект. В том случае, если разногласия по проекту распоряжения урегулировать в рабочем порядке не удается, окончательное решение принимает должностное лицо, которое его подписывает. Все визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта распоряжения ниже подписи. Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует располагать их на оборотной стороне листа. Согласованный проект распоряжения с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. При подписании руководитель проставляет дату, после чего распоряжение передается на регистрацию. Распоряжение должно быть зарегистрировано в день подписания. Соответственно, датой распоряжения является дата его подписания. Дата в распоряжениях оформляется цифровым способом, например: 20.01.2003. Цифровой способ используется не только при датировании документа, но также при указании даты в тексте приказа, а также во всех других реквизитах (визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Регистрируются распоряжения отдельно от других видов распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями. В приложениях приведены макет, унифицированная форма и примерные образцы распоряжений по основной деятельности.
Приложение 1 Макет распоряжения
Приложение 2 Образец распоряжения
Приложение 3 Унифицированная форма распоряжения по основной деятельности
Приложение 4 Образец распоряжения
А.Е. Рыбаков начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук
<<< Главная
страница | < Назад Новости партнеров
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республика Беларусь
|
Лента новостей
Разное
Право России
|