"Все Кулички"
|
|
| Реклама в Интернет "Все Кулички" |
|
Поиск документов
Реклама
Рассылка сайта
Ресурсы в тему
Реклама
Правовые новости
Новые документы
Авто новости
Юмор
|
по состоянию на 25 января 2005 года <<< Главная страница | < Назад
Резолюции на документах: требования к содержанию и правила оформления
Каждому работнику отдела кадров при работе со служебными документами приходится иметь дело с таким реквизитом, как резолюция. Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция указывается на внутренних или входящих документах, в первую очередь тех, которые требуют исполнения, поступают из вышестоящих органов. Кроме служебных документов резолюции накладываются на обращения граждан. Зачастую именно в зависимости от содержания резолюции решается тот или иной служебный вопрос, та или иная просьба, рассматривается заявление, жалоба человека. Таким образом, резолюция появляется на документе после его рассмотрения руководителем. Она выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе. Требования к оформлению резолюции и ее составным элементам закреплены в нормативных актах: Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей); задание (содержание действий); срок его исполнения; подпись руководителя; дата резолюции. В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. В процессе деятельности организаций могут возникать самые разные управленческие ситуации, требующие принятия решений, не имеющих аналогов в прошлом. В других случаях при повторяющихся ситуациях управленческие решения могут быть типизированы и сведены к определенному набору возможных вариантов. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом: К руководству, К исполнению, К сведению. Например:
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения , резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Например:
Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:
или:
Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п. Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:
Если в резолюции определено несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом, например: 29.01.2004. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением (ответственный за контроль). Например:
Если на контроль берется не весь документ, а его отдельные пункты, в резолюции следует указывать номера контролируемых пунктов.
Например:
Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле. Она включает в себя букву К либо слово Контроль, которые проставляются специальным штемпелем или от руки с использованием пасты или карандаша красного цвета. Оформляется отметка о контроле на левом поле документа на уровне заголовка или пункта, взятого на контроль. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах, заявлениях и иных адресуемых документах – между реквизитами «адресат» и «текст». Например, резолюция, оформленная на заявлении работника о переводе на другую работу, будет расположена следующим образом:
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях). Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции. Резолюцию, оформленную подобным образом, в разговорной речи иногда называют «рефераткой» (этот сленговый термин особенно популярен в органах государственного управления). Например:
Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана. Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму, в которой учтен документ (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку. Необходимо отметить, что рассмотрение документов руководителем и оформление резолюций – достаточно сложный вопрос, имеющий много нюансов как организационного, так и психологического плана. Очень часто исполнение поступающих в организацию документов начинается именно с оформления резолюций. В связи с этим значение резолюции как средства управления в ряде случаев абсолютизируется. Во многих организациях основная масса поступающих документов, независимо от их содержания и степени важности, передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь вниз по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним, занимая подчас до 80 % от общего срока исполнения. С другой стороны, подсчитано, что на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю. В результате стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации. Из практики известен забавный случай, когда руководитель, будучи не в состоянии рассмотреть огромную массу документов, накопившихся у него на столе в течение нескольких месяцев, написал на каждом из них резолюцию одного содержания: «В корзину». В связи с этим возникают вопросы: все ли документы следует представлять на рассмотрение руководителю и на всех ли документах должна быть резолюция? Как избежать появления на документах резолюций, подобных той, что приведена выше, сэкономить время и облегчить труд руководителя? Решение этих вопросов зависит от действующей в организации системы документооборота, порядка приема, первичной обработки и предварительного рассмотрения документов. Очень важным этапом здесь является предварительное рассмотрение поступивших документов. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, ответственный за этот участок работы, определяет, кому и куда передать тот или иной документ. При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (т.к. в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа. Рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение. Например, непосредственно в кадровую службу следует направлять присылаемые органами статистики запросы и формы отчетности по кадрам, сведения от подведомственных организаций о наличии вакансий, документы, связанные с назначением пенсий работникам, бронированием военнообязанных и т.д. Руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. Для регулирования этого вопроса можно составлять примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. Такими, как правило, являются декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы органов местного управления и самоуправления, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в том числе коллективные, обращения граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя организации, телеграммы, телефонограммы, электронные послания по экстремальным вопросам, требующим решения руководителя. Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Поэтому для большей информированности руководителя организации можно составлять список с указанием, какая корреспонденция поступила за день, за неделю, кому передана, что по ней сделано, т.е. руководитель может ознакомиться с документами, которые представляют для него интерес. Кроме того, нужно иметь в виду, что руководитель будет иметь с ними дело, подписывая ответы на эти документы. В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Можно формализовать наносимые резолюции, поскольку многие из них носят типизированный, повторяющийся характер и, за небольшим исключением, могут быть сведены к 10-15 определенным вариантам. Эти возможные варианты печатаются на листке бумаги. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, и этот листок-резолюция следует дальше вместе с самим документом. Например:
Учитывая, что от содержания резолюции во многом зависит исполнение документа, положительное или отрицательное решение вопроса, многие руководители при оформлении резолюций используют различные системы условных обозначений, позволяющие им маневрировать в условиях официального характера работы с документами, прежде всего с обращениями граждан и при проведении личных приемов. Например, в одной из организаций положительная резолюция на документе, которая оформлялась непосредственно на глазах у посетителя, не выполнялась, если в конце ее не было приписано слово «Информируйте». В другой организации любая резолюция выполнялась только в том случае, когда она была оформлена чернилами черного, а не фиолетового цвета. Подобных примеров можно привести немало. Возможно, эти тонкости, выработанные практикой, помогут и руководителям, оформляющим резолюции, и кадровикам при решении непростых вопросов работы с персоналом. В заключение приведем несколько возможных вариантов текстов резолюций, встречающихся в деятельности кадровой службы: Подготовить приказ о приеме на работу с 01.12.2003 по контракту на 2 года с трехмесячным предварительным испытанием… Подготовить приказ о награждении Почетной грамотой… Подготовьте приказ об объявлении Явлинской М.М. замечания… Обеспечьте подготовку и проведение аттестации до… Разработать программу и учебный план курсов повышения квалификации работников… до... Для подготовки необходимых документов к заседанию коллегии Министерства… Для подготовки ответа заявителю с учетом рекомендаций…
А.Е. Рыбаков начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук
<<< Главная
страница | < Назад Новости партнеров
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республика Беларусь
|
Лента новостей
Разное
Право России
|