В документах архивного фонда ____________________________________________________

                                                                                   (наименование организации)

в приказах по личному составу значится Красивый Олег Леонидович в должности главного энергетика с 1 апреля 1993 г. (приказ от 15 марта 1993 г. № 54 о приеме на работу) по 30 сентября 1997 г. (приказ от 15 сентября 1997 г. № 121 об увольнении).

Основание: Ф. 31. Оп. 2­лс. Д. 43. Л. 68, Оп. 2­лс. Д. 101. ЛЛ. 143­144.

Наименование должности

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

    Печать

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

После текста архивной справки (а также копии, выписки) помещают поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела и листа).

Напомним, что номер фонда присваивается документам архива организации соответствующим государственным архивом, в который по истечении сроков ведомственного хранения передаются документы постоянного срока хранения. В документах негосударственных организаций, не состоящих на учете в государственном архиве и не являющихся источниками его комплектования, номер фонда не указывается.

Номер описи определяется самой организацией. Как правило, документы по личному составу включаются в опись под номером «2» с добавлением букв «лс» – «личный состав». В государственных организациях, не передающих документы на хранение в государственные архивы, соответствующая опись будет иметь номер «1­лс», т.к. в них не будут составляться описи дел постоянного хранения, которым, как правило, присваивается первый номер.

Номер дела определяется по соответствующей описи дел, а номер листа – согласно нумерации листов дела, которая проводится при подготовке дел к передаче в архив организации. Если при составлении справки используются документы нескольких архивных дел, то их поисковые данные указываются в основании отдельно по каждому делу с указанием листов каждого дела.

В практике работы организаций достаточно часто поисковые данные, служащие основанием для выдачи архивной справки, указываются неправильно. Например, после слова «Основание» пишется: «приказ по личному составу от 15.03.1993 № 54» или «лицевые счета на выдачу заработной платы за 1993 год». Такое оформление реквизита «Основание» является существенным нарушением. Согласно действующим правилам документы организации по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет (к их числу относятся все документы, на основании которых выдаются архивные справки), должны быть упорядочены, включены в соответствующую опись дел по личному составу, а каждому делу, включенному в опись, должен быть  присвоен номер по описи. Напомним, что по состоянию на 1 января 2003 г. в организации должны быть надлежащим образом оформлены и утверждены описи дел по личному составу по 2000 г. включительно.

За содержание сведений, включенных в архивную справку, несут ответственность два должностных лица – заведующий архивом, составивший справку (при отсутствии в штатном расписании такой должности – лицо, ответственное за архив, назначенное специальным приказом), и руководитель организации. Поэтому архивная справка подписывается названными должностными лицами. При этом первой располагается подпись руководителя организации, хотя ему на подписание справка представляется уже подписанной заведующим архивом.

Так как архивная справка содержит сведения, касающиеся законных прав и интересов граждан, она должна заверяться гербовой печатью организации (в организациях, не имеющих право использовать гербовую печать,  – печатью организации). Печать на архивной справке проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности (две­три буквы) и часть личной подписи.

Архивная справка составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр, заверенный согласно установленным правилам, выдается на руки заявителю или высылается ему по почте. Второй экземпляр (копия) остается в деле архива организации. Он не подписывается и не скрепляется печатью, а заверяется исполнителем (лицом, подготовившим справку). Отметка о заверении копии оформляется следующим образом:

Верно

Зав. архивом  Подпись  Инициалы, фамилия

Дата

Описанные правила оформления реквизитов «Основание», «Подпись», «Печать», «Отметка о заверении копии» распространяются на все виды архивных справок, а также архивных копий и выписок.

Как отмечалось, архивные справки о трудовом стаже выдаются чаще всего на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. Вместе с тем составление архивной справки о трудовом стаже имеет особенности в зависимости от того, какие сведения запрашиваются заявителем, на основании каких документов готовится справка, какие сведения содержатся в архивных документах.

Если заявитель просит выдать архивную справку о стаже работы в организации, но при этом работал в ней последовательно на двух должностях (например, старшего инспектора отдела кадров, а затем – начальника отдела кадров), то в архивной справке указываются полные данные о работе в этих двух должностях (даты приема, перевода, увольнения, даты и номера соответствующих приказов).

Образец архивной справки о трудовом стаже в случае работы заявителя в организации последовательно на двух должностях (составлена на основании приказов по личному составу)

Государственный герб

Республики Беларусь

Найменне вышэйстаячай арган³зацы³ Найменне арган³зацы³ АРХ²¡НАЯ ДАВЕДКА 14.01.2003                            №  7­15/Б­12 г. М³нск	Наименование вышестоящей организации Наименование организации АРХИВНАЯ СПРАВКА г. Минск
На №   Б­12                       ад   18.12.2002	Байкулову А.Е. ул. Я. Коласа, д. 78, кв. 43 220090, г. Минск­90

 

 

В документах архивного фонда ____________________________________________________

                                                                                                       (наименование организации)

в приказах по личному составу значится Байкулов Андрей Евдокимович в должности старшего инспектора отдела кадров с 15 марта 1982 г. (приказ от 10 марта 1982 г. № 23 о приеме на работу) и в должности начальника отдела кадров с 1 октября 1986 г. (приказ от 27 сентября 1986 г. № 91 о переводе на должность начальника отдела кадров) по 24 августа 1991 г. (приказ от 23 августа 1991 г. №  72 об увольнении).

 

Основание: Ф. 18.  Оп. 2­лс. Д. 724. Л. 34,   Оп. 2­лс. Д. 943. ЛЛ. 154­155,  Оп. 3­лс. Д.23.

                       ЛЛ.108­109.

 

Наименование должности

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

     Печать

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Если заявитель последовательно работал в организации на двух должностях, но приказы по личному составу за соответствующие годы не сохранились (утеряны, необоснованно уничтожены, тексты в связи с повреждениями нечитаемы и др.), то архивная справка о трудовом стаже составляется на основании других сохранившихся в архиве документов, например лицевых счетов на выдачу заработной платы.

 

Образец архивной справки о трудовом стаже в случае работы заявителя в организации последовательно на двух должностях (составлена на основании лицевых счетов)

Государственный герб

Республики Беларусь

 

Найменне вышэйстаячай арган³зацы³ Найменне арган³зацы³ АРХ²¡НАЯ ДАВЕДКА 14.01.2003                               №  7­15/Б­12 г. М³нск На №   Б­12                          ад   18.12.2002

Наименование вышестоящей организации Наименование организации АРХИВНАЯ СПРАВКА г. Минск Байкулову А.Е. ул. Я. Коласа, д. 78, кв. 43 220090, г. Минск­90

 

 

В документах архивного фонда ____________________________________________________

                                                                                                           (наименование организации)

в лицевых счетах на выдачу заработной платы за период с марта 1982 г. по август 1991 г. значится Байкулов Андрей Евдокимович в должностях: старшего инспектора по кадрам с марта 1982 г. по сентябрь 1986 г. и начальника отдела кадров с октября 1986 г. по август 1991 г.

 

Основание: Ф. 18.  Оп. 2­лс. Д. 731. Л. 2,   Оп. 2­лс. Д. 950. Л. 3,  …, Оп. 3­лс. Д. 29. Л. 2.

 

Наименование должности

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

     Печать

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

При подготовке архивной справки может быть выявлено несколько документов, подтверждающих стаж работы заявителя в организации за запрашиваемый период времени. В этом случае в справку включаются только те сведения, которые не повторяют сведения, содержащиеся в других документах архива. Например, при подготовке архивной справки запрашиваемые сведения о работе заявителя в организации обнаружены не только в лицевых счетах на выдачу заработной платы, но и в списках работников организации за тот же хронологический период. В этом случае данные, содержащиеся в списках работников, в архивную справку не включаются, номера соответствующих дел в основании не указываются, а архивная справка готовится на основании лицевых счетов согласно приведенному выше примеру.

Если справка составляется на основании нескольких документов архива организации, сведения которых не повторяются, но необходимы для исполнения запроса, то в архивной справке указываются данные, содержащиеся во всех этих документах. Например, в запросе заявителя содержится просьба о подтверждении трудового стажа за период с марта 1985 г. по август 1988 г. В архиве организации сохранился только соответствующий приказ об увольнении с работы, сведения об остальной трудовой деятельности в организации подтверждаются только алфавитной книгой работников. В этом случае в архивной справке указываются точные сведения, содержащиеся в алфавитной книге работников и приказе об увольнении с указанием их поисковых данных.

 

Образец архивной справки о трудовом стаже,

подготовленной на основании нескольких  документов

Наименование организации АРХИВНАЯ СПРАВКА 25.03.2003            № 8­11/Л­6 г. Минск На №   Л­6       от   02.03.2003

Левченко П.А. ул. Кижеватова, д. 32, корп. 2, кв. 115 220072, г. Минск­72

 

 

В документах архивного фонда ____________________________________________________

                                                                                         (наименование организации)

в алфавитной книге работников _______________________________________________________

                                                                                     (наименование организации)

по состоянию на 1 января 1989 г. значится Левченко Павел Александрович в должности начальника производственного отдела с 1 марта 1985 г. по август 1988 г.

В приказах по личному составу значится Левченко П.А. (имя и отчество полностью не указаны) в должности начальника производственного отдела 31 августа 1988 г. (приказ от 21 августа 1988 г. № 59­к об увольнении).

Основание: Ф. 29.  Оп. 2­лс. Д. 51. Л. 25,   Оп. 2­лс. Д. 34 Л. 42.

 

Наименование должности

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

    Печать

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Необходимо обратить внимание, что если хронология событий, описываемых в архивной справке, не совпадает с хронологическими рамками документов, которые служат основанием для ее составления, то в справке содержание таких документов излагается по хронологии событий, а не по хронологии создания самих документов (в приведенном примере приказ об увольнении хронологически предшествует записям в алфавитной книге).

В архиве организации могут храниться документы других организаций. Например, в архиве вышестоящей организации хранятся документы по личному составу ликвидированных подведомственных организаций, в архиве головной организации – документы ее филиалов. В архиве организации, таким образом, будут храниться документы нескольких фондов: фонда самой организации и фондов подведомственных ей ликвидированных организаций, фонда головной организации и фондов ее ликвидированных филиалов. В этом случае при подготовке архивной справки используются документы того фонда, в котором содержатся сведения, включаемые в архивную справку; на документы этого же фонда делаются ссылки в тексте и основании.

В случае, если заявитель работал в разных организациях (например, сначала в головной организации, а затем в ее филиале), фонды которых находятся на хранении в одном архиве, то в архивную справку последовательно включаются сведения о его работе в каждой из этих организаций за период времени, который необходим заявителю. 

 

Образец архивной справки о трудовом стаже, составленной на основании документов
двух организаций, хранящихся в одном архиве

Наименование организации АРХИВНАЯ СПРАВКА 11.03.2003         №  7­13/Д­12 г. Минск На №   Д­12     от   22.02.2003

Дятлову Н.Ф. ул. Первомайская, д. 3, кв. 21 221031, г. Пинск­31

 

 

В документах архивного фонда ____________________________________________________

                                                                   (наименование головной организации)

в приказах по личному составу значится Дятлов Николай Федорович в должности токаря пятого разряда со 2 февраля 1993 г. (приказ от 30 января 1993 г. № 21­к о приеме на работу) по 30 апреля 1994 г. (приказ от 15 марта 1994 г. № 51­к об увольнении).

 

Основание: Ф. 64. Оп. 2­лс. Д. 315. Л. 25.

 

В документах архивного фонда филиала ____________________________________________

                                                                                     (наименование головной организации)

в г. Пинске в ведомостях на выдачу заработной платы за май–ноябрь 1994 г. значится Дятлов Николай Федорович в должности токаря шестого разряда.

 

Основание: Ф. 38.  Оп. 2­лс. Д. 75. Л. 25.

 

Наименование должности

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

     Печать

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Из приведенного примера видно, что Дятлов Н.Ф. первоначально (с 02.02.1993 по 30.04.1994) работал в головной организации, а затем (с мая по ноябрь 1994 г.) – в ее филиале. При подтверждении стажа работы Дятлова Н.Ф. в филиале организации в г. Пинске использованы ведомости на выдачу заработной платы, т.к. приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников филиала) не сохранились и в архив головной организации на хранение поступили только ведомости на выдачу заработной платы.

При составлении архивной справки о трудовом стаже может возникнуть ситуация, когда документально подтверждается только часть необходимых сведений. В этом случае в справку включаются имеющиеся сведения, а данные об отсутствии документов, содержащих сведения о работе заявителя, помещаются после основания архивной справки.

Например, заявителю необходимо подтверждение сведений о стаже работы в организации за период с января 1977 г. по декабрь 1979 г. При подготовке архивной справки выявлено, что в архиве сохранился лишь приказ о приеме на работу заявителя, согласно которому тот принят на работу с 13 января 1977 г. Подтвердить стаж работы за последующие месяцы 1977 г., а также за 1978 и 1979 гг. не представляется возможным, т.к. документы по личному составу за эти годы в архиве сохранились лишь частично, заявитель в них не значится. В этом случае архивная справка составляется следующим образом:

Образец архивной справки о трудовом стаже,

составленной по неполным данным документов архива организации

Наименование организации АРХИВНАЯ СПРАВКА 13.03.2003        №  7­13/Н­13 г. Минск На №   Н­13    от   14.02.2003

Счастливой Л.В. ул. Калиновского, д. 13, кв. 13 220013, г. Минск­13

 

В документах архивного фонда ___________________________________________________

                                                                                                     (наименование организации)

в приказах по личному составу значится Счастливая Лилия Владимировна в должности начальника канцелярии с 13 января 1977 г. (приказ от 10 января 1977 г. № 3­к о приеме на работу).

 

Основание: Ф. 13. Оп. 2­лс. Д. 84. Л. 3.

 

В частично сохранившихся документах по личному составу____________________________

                                                                (наименование организации)

за 1977–1979 гг. сведений о работе Счастливой Лилии Владимировны не имеется.

 

Наименование должности

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

    Печать

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

    

А.Е. Рыбаков,

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

Новости партнеров

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь