Отдел кадров. ПРАВО - Законодательство Республики Беларусь.

по состоянию на 25 января 2005 года

Составление и оформление докладной записки

В предыдущей статье (<<<обновление за 01.04.2002 “Правила оформления исходящих документов: справки, их виды, порядок составления”>>>) мы рассмотрели правила составления справок. Документом, близким к справке по содержанию и назначению, является докладная записка.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Как видно из определения, докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
название вида документа;
дата;
регистрационный индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись.

Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Как было указано, внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках. Например, общий бланк государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству» будет иметь следующий вид:

Герб

дзяржа¢ная ¢станова
«Нацыянальны цэнтр
па арх³вах ³ справаводству»
(Цэнтрарх³¢)
______________ № ______________
г. М³нск

государственное учреждение
«Национальный центр
по архивам и делопроизводству»
(Центрархив)

г. Минск

Негосударственные организации, не имеющие права использовать изображение Государственного герба, могут оформлять общие бланки (но не бланки для писем!) на одном из государственных языков Республики Беларусь (белорусском или русском). Вместо изображения герба на бланке негосударственной организации может быть помещено изображение товарного знака (знака обслуживания), который в обиходе часто называется «эмблемой» организации. Например:

Товарный знак

(знак обслуживания)

Общество с ограниченной

ответственностью

«Контик»

_________ № _________

г. Минск

Свободное место на общем бланке между указанием наименования организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа используется для написания названия вида документа («ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА»), которое печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами). Например:

Герб

дзяржа¢ная ¢станова
«Нацыянальны цэнтр
па арх³вах ³ справаводству»
(Цэнтрарх³¢)
ДАКЛАДНАЯ ЗАП²СКА
______________ № ______________
г. М³нск

государственное учреждение
«Национальный центр
по архивам и делопроизводству»
(Центрархив)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

г. Минск

Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. Тем не менее в левом верхнем углу документа должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки, а ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и индекса, а также место составления. Например:

Отдел организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _____________

г. Минск

В докладной записке, как вытекает из определения, данного этому документу вначале, обязательно должен быть указан адресат. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения. Например:

Отдел организационно-правовой, Председателю ГУ «Национальный

кадровой работы и международных связей центр по архивам и делопроизводству»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Адамушко В.И.

_____________ № _____________

г. Минск

В приведенном примере наименование организации в должности адресата написано полностью. Это обусловлено тем, что полное наименование организации в документе более нигде не указывается. Если бы наименование организации было напечатано перед наименованием структурного подразделения, то в адресате его можно было бы указать сокращенно. Например:

ГУ «Национальный центр Председателю Центра

по архивам и делопроизводству» Адамушко В.И.

Отдел организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _____________

г. Минск

Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «О» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «О создании редакционной коллегии по подготовке «Основных правил работы государственных архивов», «О нарушении доступа в служебные помещения отдела», «О переводе Зайковой О.В. в отдел документоведения».

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора). Помещается заголовок в левом верхнем углу докладной записки под реквизитом «Место составления или издания документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Основную смысловую нагрузку в докладной записке несет, конечно же, текст. В докладной записке он излагается от первого лица.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может иметь в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае под текстом располагается реквизит «Отметка о наличии приложения», который оформляется по тем же правилам, что и в письмах (см. <<<обновление 1.03.2002 “Правила составления и оформления исходящих документов”>>>).

Как было сказано выше, докладная записка подписывается составителем. Соответственно, внутренняя докладная записка будет подписана руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «Подпись» в докладной записке, как и при подписании других документов, включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. Например:

Директор института Подпись В.В.Федоров

или:

Начальник отдела организационно-

правовой, кадровой работы

и международных связей Подпись П.А.Линник

Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов. В процессе регистрации на докладной записке проставляются дата и индекс.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может оформляться также на отдельном листе и прилагаться к докладной записке. В некоторых случаях руководитель может поручить работникам других структурных подразделений проанализировать вопрос и подготовить справку, необходимую ему для принятия решения по вопросу, поставленному в докладной записке.

Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

В приложениях приведены макет и конкретные примеры оформления докладной записки.

Приложение 1

Макет докладной записки

Наименование организации Наименование должности (включая

или структурного наименование организации)

подразделения в дательном падеже

Фамилия, инициалы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 №

г.

Заголовок к тексту, оформленный с

помощью отглагольного существительного в

предложном падеже; начинается

предлогом «О»

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения ...»

Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях.

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время (по состоянию на…; за период с 00.00.0000 по 00.00.0000) включается в заголовок.

Приложение: текст приложения, если оно есть, оформляется в соответствии с СТБ 6.38-95.

Наименование должности Подпись Инициалы, фамилия

Приложение 2

Образец докладной записки

по основной деятельности

(«О приобретении проволокошвейной машины»)

Производственный цех Директору ООО «Публицист»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Перовичу В.Л.

18.03.2002 №8 Зам. директора В.Н. Чалому.

г. Минск Проверить расчеты экономической

эффективности и представить

О приобретении проволоко- предложения о возможности

швейной машины выделения средств для приобретения

машины к 25.03.2002

Подпись Перовича

18.03.2002

В соответствии с планом работы ООО «Публицист» на 2002 г. производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6 – 8 печ. л.

Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера имеющиеся в отделе скобосшиватели типа «A» и «B» не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печ. л. включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат.

Сшивание брошюр объемом 6 – 8 печ. л. удобнее всего производить с помощью проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Полиграф» составляет _______ млн. рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность от эксплуатации машины приведет к покрытию затрат на ее приобретение в течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической эффективности прилагаются).

В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки проволокошвейной машины класса «D».

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Начальник производственного

Цеха Подпись П.Г.Макоед

Приложение 3

Образец докладной записки

по основной деятельности

(«О соблюдении техники безопасности»)

Отдел техники безопасности Главному инженеру

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА СМУ № 23

05.04.2002 № 12 Синякову В.С.

г. Минск Федорову С.Н.

О соблюдении техники Установить ограждения

безопасности к 12.04.2002

Подпись Синякова

05.04.2002

Отдел техники безопасности неоднократно информировал Вас о несоблюдении техники безопасности на строительной площадке. Однако до настоящего времени отсутствуют ограждения в местах проведения строительных работ. Не ограждаются места сварочных работ. При проведении работ в механосборочном цехе ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано.

Прошу Вас срочно принять меры по безопасному ведению работ на строительном участке.

Инженер по технике

Безопасности Подпись В.И.Нечухрин

Приложение 4

Образец докладной записки

по личному составу

(«О премировании»)

Отдел документоведения Директору БелНИИДАД

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Федорову В.В.

15.12.2001 № 12

г. Минск Байкулову А.Е.

О соблюдении техники Подготовить приказ о премировании Э.Н.Даниловой

безопасности и Е.А.Сеуканд в размере должностного оклада

Подпись Федорова

15.12.2001

8–9 декабря 2001 г. в г. Минске прошла международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: роль и значение документа в управленческом процессе», организованная Центрархивом и БелНИИДАД. В подготовке и проведении конференции активное участие приняли ведущий научный сотрудник отдела документоведения Э.Н.Данилова и старший научный сотрудник этого же отдела Е.А.Сеуканд. Ими подготовлена программа конференции, проведено научное редактирование текстов докладов и выступлений участников конференции, подготовлен проект «Рекомендации конференции», организована выставка научно-практической и методической литературы по документоведению и делопроизводству, которая демонстрировалась во время проведения конференции.

За активное участие в подготовке и проведении указанной конференции считаю необходимым поощрить ведущего научного сотрудника отдела документоведения Э.Н.Данилову и старшего научного сотрудника этого же отдела Е.А.Сеуканд.

Заведующий отделом Подпись П.А.Левкович

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству», кандидат исторических наук

<<< Главная страница | < Назад

Новости партнеров

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь