по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Составление описи дел

по личному составу кадровой службы 

 

Завершенные делопроизводством дела организации после их надлежащего оформления подлежат передаче в архив организации. В архив передаются не все дела, а только те из них, которые имеют постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Дела передаются в архив по описям.

Опись дел – это информационно­поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, для учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

·Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

·на документы постоянного срока хранения;

·на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

·по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно­технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела и личные карточки формы Т­2 уволенных работников и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, в которую включаются дела, образовавшиеся во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел  отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др., из бухгалтерии – лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), из канцелярии – приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда – документы расследований несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Поэтому сначала рассмотрим порядок и правила составления описи дел по личному составу в этом структурном подразделении.

Основными категориями документов по личному составу, включаемых  опись дел по личному составу кадровой службы, являются:

·приказы (распоряжения) по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов);

·личные дела уволенных работников (если на личные дела не составляется отдельная опись);

·личные карточки уволенных работников (форма Т­2);

·список (штатно­списочный состав) работников организаций;

·личные дела (личные карточки) работников, работающих по совместительству, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий;

·протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2001 г. опись должна быть составлена в 2002 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Дела включаются в опись сформированными и оформленными в соответствии с установленными требованиями (см. «Отдел кадров» № 11 за 2002 г.). Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

·соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

·правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

·качество подшивки или переплета дела;

·правильность нумерации листов дела;

·наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

·наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

·правильность оформления обложки дела.

Нарушения установленных правил формирования и оформления дел  должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

Описи дел составляются по форме, установленной «Основными правилами работы  архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г.). Форма описи дел структурного подразделения, применяемой в том числе и в отделе кадров, приведена в приложении 1.

При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.

Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).

Индекс дела (графа 2) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что все личные дела работников учитываются по специальной книге (журналу) учета личных дел, а в номенклатуре дел они обозначаются под одним индексом. Поэтому при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера, присвоенные по книге учета личных дел.

Заголовок дела (графа 3) полностью переносится с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками,  заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.). Например, если дело с приказами директора предприятия о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:

«Приказы № 1–115 директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»;

«То же. № 116–231. Т. 2».

Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:

«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т. 1»;

«То же, с буквы «Л» по букву «Ш». Т. 2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.

В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.

Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:

·приказы (распоряжения) по личному составу;

·список (штатно­списочный состав) работников;

·личные карточки уволенных работников;

·личные дела уволенных работников;

·протоколы аттестационных, квалификационных комиссий;

·невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;

·документы расследований несчастных случаев.

При этом личные дела, дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.) систематизируются по алфавиту фамилий работников (см. приложение 2).

Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2–3 года (см. приложение 3). В этом случае все дела должны быть систематизированы, прежде всего, по годам. Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, то есть к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.

Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким­то причинам не составлялись описи дел по личному составу за 2 года и более.

Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.

Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух типовых перечней документов с указанием сроков хранения:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден <<< постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38). >>>

В графе 6 описи дел по личному составу кадровой службы, в отличие от номенклатуры дел, номер статьи по перечню не указывается. Однако для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела может быть дополнен номером статьи по перечню.

В графе 7 («Примечание») при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о передаче дел структурным подразделениям организаций, о наличии копий и др.

В опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу, имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения, но и документы постоянного срока хранения, например, «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Сведения об итогах распределения квалифицированных рабочих», «Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Кроме того, допускается составлять отдельные описи на некоторые категории дел по личному составу, например, личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников. Правила составления таких описей идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы (см. приложение 4).

Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).

Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» – личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись. Например: № 6 л/с – 2001, где 6 – номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с – обозначение категории дел, 2001 – год, в котором были заведены дела, включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). Например:

«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и  расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела, управления делами, секретариата и др.) и утверждается руководителем кадровой службы.

Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, она создается в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.

Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в двух экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи. Он прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.

Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, т.к. в дальнейшем при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.

На основании составленных описей дел структурных подразделений, в том числе и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.

Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается  отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема­передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, включающей дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда  и др.).

Приложение 1

Форма описи дел по личному составу отдела кадров

 

_____________________________________________________

(наименование организации)

___________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

Подпись          Инициалы, фамилия

Дата

 

Опись №

____________________________________________________________

(название раздела)