по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Ударим сайтом

по персоналу

 

Быстро растущие компании после преодоления определенного рубежа численности персонала часто сталкиваются с проблемой разделения некогда целостной команды на изолированные рабочие группы, что влечет за собой тотальное снижение коммуникаций, апатию (а часто и раздражение) к делам соседней группы, нездоровую конкуренцию между смежными группами.  Границы изоляции, как правило, пролегают либо по формальной структуре (отделам, секторам), либо по направлениям деятельности (проектам), либо по территориальному размещению (комнатам, этажам, офисам, филиалам, городам).  Такая ситуация снижает эффективность взаимодействия групп, несет угрозу «размывания» корпоративной культуры, разрушает единое информационное пространство, неформальные межгрупповые связи.  Как результат этих процессов – снижение эффективности работы предприятия, рост текучести кадров, уменьшение интеллектуального потенциала компании.

Для того чтобы избежать подобных «проблем роста», применяются различные средства: совместные корпоративные праздники, спортивные соревнования и другие разовые или регулярные мероприятия.

Однако в современных компаниях наиболее эффективным средством сохранения информационного единства и неформальных связей между удаленными структурными подразделениями может стать создание внутрикорпоративного портала.  В нашей компании IDLab­M такой программный продукт построен на технологиях Intranet/Internet и представляет собой сайт, к которому имеют доступ только сотрудники. Они же сами и обеспечивают оперативный ввод информации на сайт. Технические требования для работы такого сайта минимальные:

наличие локальной сети;

наличие достаточного количества персональных компьютеров (хотя сайт может быть легко адаптирован под нужды любого предприятия с любой численностью сотрудников в штате);

подключение локальной сети к Интернету, если необходим доступ к сайту извне (это позволит сотрудникам получать и публиковать информацию, где бы они ни находились – в командировке, дома, в отпуске, – везде,  где есть доступ в Сеть).

 

Основные возможности корпоративного портала

Новостная лента – своевременное оповещение сотрудников о событиях в компании (совместных мероприятиях, днях рождения, годовщинах), новости  рынка, анонсы новых материалов на сайте, сообщения об административных решениях (приказах, распоряжениях, благодарностях) – т.е. все, что может быть интересно и полезно персоналу.  Новостная лента является стартовой страницей сайта.  Здесь можно выставлять оценки новостям для построения различных рейтингов, сортировать новости по категориям («Интересно», «Важно», «Поздравляем», «Слухи» и т.д.), проводить голосования по различным вопросам жизни коллектива.  Внутренний сайт является  своеобразным рупором как для оперативного информирования коллектива, так и для формирования общественного мнения и мотивации сотрудников (рис. 1).

Отдельным приложением к «Новостям» для регулярного информирования персонала о процессах и событиях внутри и вне компании является еженедельная корпоративная газета «RuBy» (аббревиатура от международных обозначений России и Беларуси) (рис. 2).

Это издание пользуется особой популярностью в коллективе.  И хотя содержательность и актуальность каждого выпуска во многом зависят от главного редактора, каждый из сотрудников может выступить (и выступает время от времени) в качестве автора или критика.  Самые активные корреспонденты создали собственные авторские рубрики («Официоз», «VIP­места», «Новинки науки и техники», «На заметку программисту», «Юмор», «Славное прошлое» и др.).

Статьи – библиотека материалов, которые должны быть прочитаны сотрудниками.  Это статьи по профессиональной деятельности фирмы, маркетинговые материалы, отчеты сотрудников о проделанной работе, статистика работы предприятия и т.д.  Статьи делятся на две категории: «Обязательные для прочтения» и «Рекомендуемые» (рис. 3).

О компании. Раздел содержит описание истории возникновения и роста компании, ее подразделений, структуры предприятия, а также ссылки на карточки сотрудников на закладке «Персонал».  Со знакомства с информацией, размещенной на этой странице, в компании начинается процесс адаптации новых сотрудников и принятия ими корпоративной культуры и философии (рис. 4).

Персонал. Раздел содержит алфавитный список персонала и контактную информацию, а также ссылки на анкетные данные сотрудников (фотография, занимаемая должность, исполняемые функции, компетенция, образование, история карьеры и т.д.)  Часть данных (домашний телефон, адрес и другая личная информация) доступна только для руководства и менеджера по управлению персоналом (рис. 5).

На этой странице размещена «Доска почета» для морального стимулирования сотрудников, ориентирования их на успехи и достижения лидеров (рис. 6).

Также для постоянного хранения внутренних положений компании на странице «Персонал» существует отдельная закладка «Книга сотрудника», которая приобретает особое значение в рамках программы адаптации новых сотрудников и с первого дня работы знакомит их со всеми регулирующими деятельность компании документами.

Дискуссия. Раздел служит для коллективного обсуждения и помощи в принятии решений по любым вопросам, а также может быть использован как инструмент проведения «мозговой атаки». Книга жалоб и предложений позволяет руководству и менеджерам проводить мониторинг  общественного мнения по поводу любых изменений и процессов, происходящих или планируемых в компании, и осуществлять обратную связь.  Здесь могут публиковаться не только предложения и замечания сотрудников, но и  анонимные жалобы (не случайно между собой сотрудники называют эту страничку «жилеткой»).  Обязанность управленцев компании – своевременно реагировать на предложения и жалобы, учитывать замечания в принятии управленческих решений, что стимулирует сотрудников, отвечает их потребности в причастности ко всему, что происходит в компании (рис. 7).

Фотобанк служит для размещения интересного и полезного графического материала, касающегося производственной деятельности и неформальной жизни компании (например, рекламные материалы и буклеты, фотоотчеты о проведении корпоративных мероприятий, участии фирмы в выставках, конференциях и т.п.) (рис. 8).

Архив содержит все материалы, срок актуальности которых уже истек.  При необходимости можно просмотреть любую архивную информацию за любой период (рис. 9).

Дополнительные возможности корпоративного портала

Авторизация. Каждый сотрудник для посещения сайта должен ввести свой персональный пароль, что гарантирует защиту от несанкционированного доступа к внутренней информации компании извне (рис. 10).

Поиск. В соответствующее поле достаточно ввести ключевое слово, и механизм поиска обнаружит все материалы сайта, содержащие это слово, на какой бы странице они ни размещались (рис. 11).

Предупреждения о событиях. Система заранее предупреждает посетителей сайта о предстоящих событиях: дне рождения сотрудника, годовщине работы его в компании и т.д., а также предоставляет возможность всем желающим опубликовать поздравления.

Интернет­ссылки – специальный раздел сайта, который хранит важнейшие ссылки на полезные интернет­ресурсы (поисковые, новостные, по деятельности и т.п.). Таким образом, внутренний сайт становится для сотрудников компании стартовой позицией для поиска информации в Сети.

В будущем планируется дополнение корпоративного портала следующими функциями и возможностями:

Интеграция с персональным почтовым ящиком, календарем и планированием. Поскольку внутренний сайт строится на платформе Lotus Domino, которая является ведущим инструментом для коллективной работы, то станет возможным доступ сотрудников к своей личной информации через портал.

Интеграция с Domino.Doc. Обеспечит доступ сотрудников к корпоративной библиотеке файлов.

AvantGo­ и WAP­каналы. Технология позволит получить доступ к новостной ленте через карманные компьютеры и мобильные телефоны.

Социологические опросы, тесты.  Возможность проводить различные опросы  сотрудников одновременно в разных офисах и городах.

Аттестация. Возможность регулярно проводить аттестацию и оценку персонала и публиковать на корпоративном сайте рейтинги в виде «десятки лучших».

Отправка сообщений на пейджер и SMS на мобильный телефон.

Чат. Проведение тематических чатов (по аналогии с «Дискуссией», но для неформального, «клубного» общения по интересам).

Задача менеджеров высшего и среднего звена состоит в том, чтобы поощрять ньюсмейкеров  компании и стимулировать активный обмен сообщениями между сотрудниками посредством внутрикорпоративного сайта, постепенно смещая акцент с неформальных новостей на бизнес­информацию.  Внедрение и постоянное использование корпоративного портала позволяет сплотить коллектив, сохранить целостность компании, контролировать настроения, дает сотрудникам ощущение причастности к принятию управленческих решений.  Кроме того, для руководства компании этот инструмент стал эффективным каналом распространения официальной, административной информации и сбора обратной связи.

 

Ольга СТЕПАНОВА, директор УП «АйДиСофт» и просто симпатичная женщина, утверждает, что компании после преодоления определенного рубежа численности персонала сталкиваются с проблемой разделения некогда целостной команды на изолированные рабочие группы. Для решения подобных «проблем роста» применяются различные средства, но наиболее эффективный способ – создание внутрикорпоративного сайта.

 

Ольга СТЕПАНОВА

brusniak@idlab.net

 

 

Владислав ЖУК

zhuk@idlab.net

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь