по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Экспертиза ценностей документов по личному составу. Подготовка и оформление дел к передаче в архив.

 

По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения. Отбор дел для передачи в архив или уничтожения осуществляется в процессе проведения экспертизы ценности документов.

Под экспертизой ценности документов понимается определение их научного, практического, социально­культурного и другого значения в целях установления сроков хранения. Необходимость проведения экспертизы обуславливается тем, что в организации, в том числе и в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК).

Основная функция ЭК – рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно­методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

ЭК создается приказом руководителя организации из чис­ла наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее трех человек. Членами комиссии обязательно являются заведующий архи­вом организации, руководитель делопроизводственной службы и глав­ный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель руководителя. Заседания комиссии оформляются протоколом.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в делопроизводстве и в архиве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве охватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организа­ции. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется пра­вильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразде­лениям по совершенствованию делопроизводства.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится в два этапа.

Первый этап – оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел, а работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения делопроизводственного года. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности в архиве организации отбираются дела для передачи на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования госархива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;

2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и дело­производству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г.).

Если в типовых перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливаются ЭК.

Таким образом, в процессе проведения экспертизы ценности документов все дела, образовавшиеся в организации в течение делопроизводственного года, разделяются на две основные группы:

постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;

временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела первой группы подлежат передаче в установленные сроки в архив организации. Дела второй группы продолжают храниться в структурных подразделениях вплоть до их уничтожения.

Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление. Документы временного хранения, которые не передаются в архив, допускается оформлять частично, т.е. по окончании делопроизводственного года дополнительная их обработка не производится (о правилах частичного оформления дел при заведении их в делопроизводстве см. «Отдел кадров» № 10 за 2002 г.). Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы.

В кадровой службе любой организации образуются дела как первой, так и второй группы. Это означает, что работники кадровой службы обязаны подготовить соответствующие дела к передаче в архив организации. Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2001 г., должны быть оформлены в течение 2002 г.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

описание дела на обложке.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично­му составу подшиваются в твердую обложку из кар­тона на четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения тек­стов всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Если дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов, в начале дела помещается внут­ренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и номеров листов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 75­летнего сроков хранения), протоколами, личным делам. Опись заверяется (подписывается) ее составителем и имеет следующий вид:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № _____ № п/п Индекс документа Заголовок документа Дата документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 Итого _____________________________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ______________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов делаПодписьИнициалы, фамилия Дата

Рассмотрим пример составления внутренней описи к делу с приказами по личному составу (прием, перевод, увольнение работников) за 2001 г.:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № 5­4 № п/п Индекс документа Заголовок документа Дата документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 1­к О приеме на работу Ивановского В.В. 15.01.2001 1 2 2­к Об увольнении с работы Кавалени П.П. 23.01.2001 2 3 3­к О переводе на другую работу Байкулова А.Е. 15.02.2001 3 … 34 34­к Об увольнении с работы Каршакевича А.В. 24.12.2001 34 Итого 34 (тридцать четыре) документа. Количество листов внутренней описи – 3 (три). Ведущий специалист отдела кадров ПодписьВ.И.Железный 14.05.2002

В конце дела оформляется лист­заверитель дела: на отдельном листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропу­щен­ные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, поэтому их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее сотрудником, с указанием его должности и даты оформления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается.

Установлена следующая форма листа­заверителя дела:

ЛИСТ­ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________ В деле подшито и пронумеровано ___________________________________________________ (цифрами и прописью) _________________________________________________________________лист(ов), в том числе: литерные листы ________________________________________________; пропущенные номера _______________________________________________________ + листов внутренней описи __________________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, составившего заверительную надпись    Подпись    Расшифровка подписи

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это позволяет избежать перенумерации листов дела, что значительно экономит время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек.

Прежде всего, должны быть сверены заголовки дел, вынесенные на обложки, с заголовками дел, указанными в номенклатуре. Далее в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения:

если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки;

в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, если эти дела разбиваются на тома.

 

(государственное учреждение «Национальный центр по архивам и делопроизводству») (Центрархив) Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) Государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» Отдел кадров ДЕЛО №  5­4  Том 1 Приказы № 1–102 директора архива по личному составу     ф (прием, перевод, увольнение работников)                                ф __________________ дата (крайние даты) На _______листах Хранить ___________

В данном примере старое название вышестоящей организации (государственное учреждение «Национальный центр по архивам и делопроизводству») заключено в скобки, а новое название (Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь) дописано ниже. Заголовок дела дополнен номерами приказов (№ 1–102), включенных в первый том данного дела.

Затем на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы,  чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за...  годы».  Даты планов,  отчетов, штатных расписаний,  дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел. Например: «Отчет о составе и движении кадров на предприятии за 2001 год». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы,  протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляются крайние даты документов дела. Начальной датой на обложке в данном случае будет дата самого раннего документа, конечной – дата последнего по времени документа (дата приложений во внимание не принимается). При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: 21.12.2001.

Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа­заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке указывается срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Таким образом, в процессе подготовки к передаче в архив дела, например, с приказами по личному составу, его обложка примет следующий вид:

 

(государственное учреждение «Национальный центр по архивам и делопроизводству») (Центрархив) Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) Государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» Отдел кадров ДЕЛО №  5­4  Том 1 Приказы № 1–102 директора архива по личному составу     ф (прием, перевод, увольнение работников)                                 ф Начато: 15.01.2001 Окончено: 24.12.2001 На 118 листах Хранить 75 лет

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Однако на этом оформление обложки дела не завершается. На  ней  в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен еще архивный шифр дела, который включает в себя:

номер фонда (только в организациях, внесенных в списки источников комплектования государственных архивов; присваивается соответствующим архивом);

номер описи;

номер дела по описи.

Например:

Ф.32

Оп.1

Д.420

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.  

 

А.Е. Рыбаков,

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь