Процесс разработки конкретного программного приложения в среде MS Access определяется, в первую очередь, спецификой той области, в которой приходится работать. Ведь MS Access – это универсальный инструмент, который можно использовать различными способами. Однако для большинства приложений процесс разработки состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Разработка и описание структур таблиц данных.
2. Разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами.
3. Разработка системы запросов к таблицам БД и (при необходимости) их интеграция в схему данных.
4. Разработка экранных форм ввода/вывода данных.
5. Разработка системы отчетов по данным.
6. Разработка программных расширений для БД, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации с помощью макросов и модулей.
7. Разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу.

Конечно, это не линейная пошаговая схема. Вам никогда не удастся создать оригинальное приложение, следуя стандартным инструкциям и всего лишь повторяя действия по бумажке. Подразумевается, что разработчик-экономист поймет логику построения БД и самостоятельно придет к тому, чтобы в процессе построения своего приложения следовать вышеприведенной последовательности, которая является наиболее разумной.

Для успешного освоения MS Access нужно изучить специализированную терминологию и понять логику этой системы. Понимание структуры БД является залогом успешного проектирования собственного приложения. В программе MS Access имеется весьма насыщенная справочная система, которая запускается нажатием клавиши F1. Кроме того, перед началом работы (например, с таблицей) желательно нажать кнопку «Конструктор» и исследовать типы данных, свойства и описания различных полей в этой таблице. Той же кнопкой рекомендуется воспользоваться для изучения структуры запросов, форм, отчетов, макросов и модулей.

Кстати, специально для ознакомительного режима в пакет MS Access 97 входит учебная БД. Она содержит сведения, позволяющие тренироваться в работе с объектами БД, что облегчает понимание основных свойств MS Access, которые можно использовать в собственных БД. Тщательное изучение учебной БД демонстрирует все особенности и преимущества MS Access лучше всякого учебника.

Если же вернуться к вопросу о ключевой терминологии, то первым базовым понятием является механизм связей. БД состоит из таблиц, похожих на таблицы Excel, а также из межтабличных связей. Именно в понимании сути этих связей скрывается сложность, зачастую смущающая начинающих пользователей MS Access.

Межтабличные связи – это отношение, установленное между полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим». Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях (обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена). В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и принятых ими заказах следует определить связь по полям «Код Сотрудника» в двух таблицах (например, «Сотрудники» и «Заказы»).

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B – несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит, как минимум, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B. Например, между таблицами «Заказы» и «Товары» имеется отношение «многие-ко-многим», которое определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы «Заказано».

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» применяют для разделения очень широких таблиц, отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранения сведений об участии сотрудников в спортивных мероприятиях.

Вполне возможно, что устанавливать связи самостоятельно вам не придется, поскольку программист все давно продумал, а вы только заполняете формы. Но в любом случае понимать межтабличные связи необходимо, потому что именно благодаря связям между таблицами в MS Access становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

Запросы и отчеты. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы создаются, если требуется отобразить данные из нескольких таблиц и отсортировать их в нужном порядке, а также если нужно выполнить вычисления над группами записей, вывести вычисления в компактном формате.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести информацию о поставщиках с указанием текущего ассортимента их продукции (две разные таблицы) или обо всех заказах, полученных в пятницу, с пометкой фамилий сотрудников, которые в этот день присутствовали на работе (опять две разные таблицы). Смысл в том, чтобы собрать информацию из разных таблиц в едином компактном виде, пригодном для анализа, или отфильтровать и отсортировать информацию из одной таблицы, одновременно проводя определенные вычисления. Подобные операции обычно невозможно совершать внутри самой таблицы (своеобразного «хранилища данных»), а нужно извлекать информацию с помощью запроса, хотя в режиме просмотра таблицы тоже есть функции сортировки и фильтрации.

Отчеты предназначены исключительно для печати и часто создаются на базе запросов. В режиме конструктора выполняется оформление итогового документа с указанием источников информации для отчета (запросы или данные из таблицы). Здесь можно представить данные в виде графиков, диаграмм.

Формы. Обычно они используются для удобства ввода информации в таблицы, хотя понятие формы в MS Access исключительно универсально. С помощью форм можно создавать диалоговые окна для выбора, предварительного просмотра и печати отчетов. Сюда можно включать кнопки, выпадающие списки и другие элементы управления, превращающие форму в настоящую программу. То есть создатель формы по сути, программист, который образовывает интерфейс общения будущего пользователя с компьютером. Именно поэтому всегда интересно повозиться с рисованием форм, хотя обычному экономисту это вряд ли когда-либо понадобится. Обычно он пользуется уже готовыми формами.

Вот основные понятия, которые мы рассмотрели теоретически. Их невозможно полностью понять, просто прочитав описание. Изучить теорию можно только в процессе выполнения практических упражнений. В следующих статьях цикла,  посвященного MS Access, мы на конкретных примерах подробно рассмотрим такие темы, как создание таблиц и схем данных, разработка запросов к БД,  конструирование экранных форм и конструирование отчетов.

 

АНАТОЛИЙ АЛИЗАР

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь