Выбор типа данных в MS Access одновременно определяет набор дополнительных атрибутов. Во многих случаях можно оставить те значения атрибутов, которые предлагаются по умолчанию, хотя не следует пренебрегать тщательным их подбором, т.к. грамотное и продуманное использование атрибутов позволяет организовать эффективный контроль за корректностью и целостностью данных. Например, БД отнюдь не станет хуже, если не присваивать атрибут «Обязательное поле» для «ТипБум» и «НаимБум». Но все-таки желательно сделать эти поля обязательными, чтобы гарантированно исключить халатность и невнимательность оператора при вводе информации. При установке такого атрибута MS Access выдаст сообщение об ошибке, если соответствующая ячейка таблицы случайно осталась пустой.

В правой нижней части окна «Конструктора» для описания каждого атрибута выводится подсказка. Можно также воспользоваться справкой MS Access, которая вызывается нажатием клавиши F1.

Когда все поля созданы и все атрибуты присвоены, на завершающем этапе процесса проектирования структуры таблицы необходимо задать ключи и индексы.

Как уже говорилось, ключевым полем в таблице «Бумаги» является «КодБум», где мы запустили счетчик. Чтобы сделать это поле ключевым,  нужно щелкнуть по пиктограмме «Ключ» на панели инструментов.

Что касается индексов, то нужно продумать заранее, какие данные могут потребовать в будущем упорядочения (например, по алфавиту или по убыванию дат). Соответствующие поля нужно внести в список индексов. При помощи индексов сортировка и поиск записей значительно ускоряются. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных «Поле МЕМО», «Гиперссылка» или «Поле объекта OLE». В нашем случае из таблицы «Бумага» можно внести в индекс наименования бумаги, а также дату эмиссии. Для индексирования этих полей требуется нажать кнопку «Индексы» на панели инструментов.

После проектирования структуры таблицы можно перейти непосредственно к процессу ее заполнения, то есть к вводу данных. Для этого нужно переключиться из режима «Конструктор» в обычный режим таблицы с помощью кнопки «Открыть» в главном окне БД или с помощью двойного щелчка по таблице. Ввод информации в режиме таблицы Access напоминает работу с электронными таблицами Excel и не представляет особых сложностей. Однако можно сделать работу еще более удобной, если создать специальные формы для ввода данных. Впрочем, об этом позже. А сейчас нужно сконструировать еще три таблицы с данными по агентам, данными по принадлежности бумаг агентам и с данными по заявкам агентов на покупку или продажу ценных бумаг.

В таблице по агентам можно создать следующие поля: «Код агента» (ключевое поле); «Наименование агента»; «Объем денежных средств, которыми обладает агент»; «Комментарий по агенту».

Таблица «Портфели» имеет следующую структуру: «Код бумаги»; «Код агента»; «Количество бумаг данного наименования в портфеле, которым обладает агент». Здесь нам придется иметь дело с так называемым составным ключом, состоящим сразу из двух полей, в нашем случае – «Код бумаги» и «Код агента». И, наконец, четвертая таблица, «Заявки», будет содержать следующие поля: «Код заявки», «Код бумаги», «Код агента», «Объем заявки» и «Цена заявки». Значения в ячейках поля «ОбъемЗаявки» могут принимать как положительное, так и отрицательное значения, что соответствует заявкам на покупку и продажу.

После создания структуры можно приступить к описанию логических связей между четырьмя таблицами, то есть между конкретными полями из четырех массивов данных.

 

Создание схемы данных

Мы получили систему таблиц БД PlanEconomic. Каждая из этих таблиц связана с другими, они зависят друг от друга и составляют единую систему. Так, информация в поле «КодАг» из таблицы «Агенты» должна соответствовать одноименным полям в таблицах «Портфели» и «Заявки». То же самое относится к ячейкам, содержащим, например, код бумаги. Другими словами, четыре таблицы нашей БД функционируют как единое целое, изменяются одновременно и не имеют смысла друг без друга. Более того, логика всей системы предполагает, что в процессе работы мы будем обращаться к информации одновременно из нескольких таблиц. Для того чтобы Access мог объединять данные из различных таблиц при их извлечении из БД, нужно определить связи между таблицами.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях. Механизм описания логических связей между таблицами в Access реализован в виде объекта, называемого «Схемой данных». Перейти к ее созданию можно из панели инструментов «База данных», доступной из главного окна. Альтернативный вариант вызова  данного режима доступен через меню «Сервис-Схема данных».

Для начала нужно добавить четыре таблицы в схему данных (кнопка «Добавить»). Потом расположить их удобным образом, перетаскивая мышкой.

Какой тип связи выбрать? Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B – несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B.

Очевидно, что в БД PlanEconomic требуется установить несколько связей типа «один-ко-многим». Это можно сделать, перетаскивая мышкой ячейки с исходной записью (например, из таблицы «Агенты») на соответствующую ячейку в другой таблице (одноименное поле в таблице «Заявки»). В появившемся диалоговом окне можно активировать пункт «Обеспечение целостности данных», что включает в себя каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Это значит, что при удалении агента из таблицы «Агенты» одновременно будут удалены из других таблиц все записи о сделках этого агента.

В базе «PlanEconomic» нужно установить четыре связи типа «один-ко-многим». Данные об агентах и бумагах из таблиц «Агенты» и «Бумаги» должны быть связаны через свои коды с информацией в таблицах «Заявки» и «Портфели».

После установления связей становится возможным создание запросов, в которые выводятся данные из нескольких таблиц сразу. Здесь мы увидим всю мощь СУБД Access. С помощью запросов можно комбинировать записи из разных таблиц разными способами и представлять отчеты в различном виде, а также просматривать, анализировать и изменять информацию в БД. Запросы также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

 

Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала.

АНАТОЛИЙ АЛИЗАР

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь