по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

 

Access для экономистов

 

Окончание. Начало в № 2–4.

 

Конструирование экранных форм

 

В предыдущих номерах журнала нами был описан процесс создания нескольких информационных таблиц. Введение данных в табличном режиме, как в электронных таблицах Excel, никак не сказывается на качестве базы данных (далее – БД), однако Access предоставляет возможность на порядок упростить ввод информации. Для этого разрабатываются специальные формы, в которые «забивать» цифры сможет любой сотрудник, владеющий минимальной компьютерной грамотностью и никогда ранее не работавший с MS Access.

Экранные формы используются для различных целей. Самой распространенной является форма для ввода данных в таблицу. Кроме нее, можно разработать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов, а также специальное диалоговое окно для выбора, предварительного просмотра и печати отдельных отчетов.

Что же такое форма? Это всего лишь графическая оболочка, рамочка. Все, что необходимо разработать, ¯ это графические элементы, которые будут храниться в макете формы. Даже если назвать эти картинки элементами управления, суть не изменится. Кроме создания картинок, кнопок, полей и окон, нужно также придумать и написать поясняющий текст (подписи к полям и кнопкам).

Основная часть данных, представленных в форме, берется из таблиц или запросов, которые уже разработаны, или из тех, которые будут специально разработаны для информационной поддержки той или иной формы

Итак, приступим. Выберем вкладку «Формы» главного окна БД и нажмем кнопку «Создать». Появляющееся диалоговое окно (рис. 1) позволяет выбрать таблицу или запрос, для работы с данными которой составляется форма, а также выбрать режим создания этой формы. В зависимости от сложности разработки, а также от вида будущей формы можно либо воспользоваться встроенными программными надстройками-мастерами, либо начать ее самостоятельное создание с нуля в режиме «Конструктор». Среди надстроек-мастеров присутствуют «Мастер форм» (автоматическое создание формы на основе выбранных полей), «Автоформа в столбец» (автоматическое создание форм с полями, расположенными в один столбец), «Ленточная автоформа» (автоматическое создание ленточных форм), «Автоформа: табличная» (автоматическое создание табличных форм), «Диаграмма» (создание формы с диаграммой), а также «Сводная таблица» (создание формы со сводной таблицей Excel). Можно весьма эффективно применять комбинированный подход: сначала использовать соответствующий мастер, а затем полученную форму доработать в ручном режиме.

Создадим форму для работы с таблицей «Бумаги», воспользовавшись надстройкой «Автоформа в столбец». В результате получим окно такого вида, как на рис. 2. Его можно использовать для занесения информации в БД. Любой может справится с тем, чтобы вносить в соответствующие окошки нужные цифры и нажимать клавишу Enter. Таким образом, создав форму путем нехитрых манипуляций, мы значительно облегчили ввод информации в БД.

При сохранении созданной форме по умолчанию будет присвоено такое же имя, как и у таблицы, на основе которой она была создана, т.е. «Бумаги». На иллюстрации видно, что при создании подписей полей программная надстройка использовала их соответствующие атрибуты, заданные при конструировании таблицы. Однако это не всегда бывает удобным с точки зрения интерфейса пользователя. Для устранения подобных недостатков нужно сохранить созданную форму, вернуться в главное окно БД и активировать режим «Конструктор», нажав соответствующую кнопку в разделе «Формы».

На рис. 3 показана та же форма, открытая в режиме «Конструктор». Здесь мы и будем ее редактировать. Технология процесса проектирования форм в среде Access сводится к добавлению управляющих элементов и изменению их свойств. Поэтому в режиме «Конструктор» на экране появляются два окна.

Слева находится панель элементов (мы ее расположим внизу), которая предназначена для выбора очередного добавляемого к форме управляющего элемента: это может быть кнопка, поле, надпись, флажок, переключатель, список, поле со списком, набор вкладок и т.д. Дополнительно к форме можно подключать специальные элементы OLE, что значительно расширяет возможности интерфейса.

Справа открывается макет формы «Бумаги», на котором схематически расположены все элементы формы.

Кроме панели элементов и макета, можно дополнительно отобразить окно свойств (меню «Вид» – «Свойства») для удобства работы. Окно свойств предназначено для изменения атрибутов и настроек каждого элемента управления, например его цвета, шрифта, размера, ширины, высоты, фона, поведения по Enter и т.д. В том же меню «Вид» можно отключить отображение сетки и линейки. Если не учитывать специфических деталей, то интерфейс практически всех программ пакета MS Office идентичен и стандартен, так что найти необходимую команду для настройки интерфейса не составит особого труда.

Необходимо обратить внимание на то, что в режиме конструктора показывается структура формы. Она состоит из 3-х частей: заголовок формы, область данных и примечание формы. Такая структура идеально подходит для отображения табличных данных. Каждая часть структуры рассматривается как элемент управления, обладающий некоторым набором настраиваемых свойств, которые можно изменять.

Теперь можно приступать к рисованию. Попробуем изменить внешний вид нашей формы «Бумаги», представленый на рис. 2.

Сначала изменим фоновый рисунок, точнее, удалим его. Для этого выделим всю форму и очистим поле «Рисунок» в окне свойств. Программа попросит подтвердить удаление рисунка, что мы и сделаем.

Изменим цвет фона. Для этого выделим на макете элемент «ОбластьДанных» и изменим у него атрибут «Цвет фона». Там он указан в виде восьмизначного числа, однако отдельная кнопка позволяет открыть палитру и выбрать цвет (см. рис. 4). Выберем, например, желто-коричневый.

Изменим внешний вид числовых полей на «утопленный». Тогда поля по цвету не будут отличаться от фона, но цифры окажутся в своеобразных углублениях. Для этого выделим группу полей (щелкаем по ним мышкой, удерживая нажатой клавишу Shift) и в окне свойств изменим значение атрибута «Оформление» с «обычного» на «утопленное».

Изменим размер формы и расположение элементов относительно друг друга, а также их размер. Большинство этих операций выполняются без помощи окна свойств, а лишь с использованием визуального редактирования, т.е. путем перетягивания элементов мышью.

Помимо всего прочего, можно добавить разделительную линию, например после поля с наименованием бумаги.

Обычного визуального редактирования недостаточно. Добавим последний аккорд: создадим кнопку с надписью «Выход». Когда после выбора кнопки на панели элементов управления мы нарисуем ее контуры в макете, появится специальный мастер «Создание кнопок» (рис. 5), который поможет присвоить действие будущей кнопке. В нашем случае необходимое действие находится в категории «Работа с формой» – «Закрытие формы».

В результате редактирования форма приобретает такой вид, как на рис. 6. В общем редактирование заняло примерно 5 минут. Если уделить этому творческому процессу целый рабочий день, то можно создать более красивую форму со встроенными фоновыми рисунками и фотографией директора на кнопке «Выход» (Access позволяет использовать фотографии для этих целей). В форму или отчет MS Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях, например рисунок или электронную таблицу Excel, или текстовый документ Word. Существует возможность вставлять все содержимое файла или только некоторую выделенную часть.

Способ вставки рисунка или объекта зависит от того, какой объект предполагается создать – присоединенный или свободный. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к новой записи в форме или отчете отображается другой объект. Например, таким способом удобно хранить фотографии всех сотрудников фирмы. Свободный объект является частью структуры формы или отчета. При переходе к новой записи объект не изменяется.

Итак, мы разработали и визуально оформили простейшую форму для ввода информации в таблицу «Бумаги». Одна форма ¯ одна таблица, все очень просто. Но в реальных приложениях зачастую приходится с помощью одной формы управлять данными, которые находятся в системе взаимосвязанных таблиц. В этом случае придется создавать подчиненные формы.

Подчиненная форма – это форма, находящаяся внутри главной. Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Заявки» и одновременно из таблицы «Агенты». Данные в таблице «Агенты» находятся на стороне «один» отношения «один-ко-многим». Данные в таблице «Заявки» находятся на стороне «многие», т.к. каждый агент может зарегистрировать несколько заявок.

При вводе новых записей в подчиненную форму текущая запись в главной форме сохраняется. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы либо как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм. Есть возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, подчиненную форму, выводящую данные о заказах, и другую подчиненную форму, которая отображает то, что заказано.

В общем формы ¯ это универсальное средство для работы с информацией в БД. Большое разнообразие элементов управления позволяет конструировать (программировать) служебные формы с расширенной функциональностью. Формы облегчают ввод информации и широко используются для ее визуализации. На основе нескольких модулей форм можно даже разработать отдельное программное приложение на базе MS Access.

 

АНАТОЛИЙ АЛИЗАР

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь