по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Microsoft project: основы управления проектами

 

Программа MS Project предназначена для автоматизации процесса управления проектами. Она позволяет значительно повысить продуктивность процесса и уменьшить затраты на его проведение. Данная программа по праву считается корпоративным стандартом и установлена на компьютере каждого менеджера западной фирмы. Некоторые из них даже устанавливают сетевую версию MS Project Professional и обязывают своих подчиненных пользоваться этой программой.

Проект – это последовательность действий, выполняемых обычно несколькими людьми с целью достижения определенной цели. У каждого проекта всегда есть цель и каждый проект использует ресурсы. Это не только денежные средства, но и время и труд людей, материалы, механизмы и т.д. Каждый проект состоит из определенных действий, называемых задачами. Все задачи связаны между собой и направлены на последовательное достижение цели. Если одна из задач превысила бюджет или отведенное время, это обычно сказывается на других задачах, календарном плане и общих затратах.

Управление проектом – это организация и систематизация действий, направленных на успешное достижение цели. Программа MS Project обладает мощным арсеналом средств для управления проектом. Она показывает, какие силы и ресурсы задействованы на каждом этапе проекта, какие задачи являются критическими и как они связаны друг с другом. Программа позволяет тщательно контролировать выполнение проекта изо дня в день и быть полностью уверенным в том, что ничего не упущено, не забыто и будет выполнено точно и в срок.

Программа MS Project позволяет четко контролировать ход выполнения проекта, корректировать планы и перераспределять ресурсы в реальном режиме времени. То, что на первый взгляд кажется сложным и неопределенным процессом, в программе MS Project превращается в увлекательное занятие по распределению ресурсов и назначению заданий, остается лишь контролировать выполнение участниками проекта своих задач.

Программа MS Project не входит в комплект MS Office, но относится к семейству этих программ, т.е. использует стандартную структуру меню и панелей инструментов пакета MS Office. Каждый, кто умеет работать с MS Word, MS Excel и MS Outlook, без труда разберется в интерфейсе MS Project. Для примера мы используем англоязычную версию MS Project 2000. Необходимо отметить, что современная версия MS Project 2002 оснащена дополнительными, очень удобными функциями (в частности, множеством мастеров и специальным режимом «Консультант», который проведет вас через весь процесс создания проекта). Если у вас есть русскоязычная версия MS Project 2002 с режимом «Консультант», то можно гораздо быстрее освоить работу в этой программе. Впрочем, кроме удобства использования, между MS Project 2000 и MS Project 2002 нет особых принципиальных отличий.

Итак, приступим к созданию собственного проекта. В комплекте с MS Project есть несколько шаблонов для типовых и очень сложных проектов, но мы исследуем возможности программы на собственном несложном проекте ¯ подготовке к корпоративному торжеству (юбилею фирмы).

При создании нового проекта сразу появляется табличка, в которой нужно указать начальную дату (т.е. дату начала выполнения проекта). Проекты бывают двух типов: с конкретной датой окончания работ (выполнение задач происходит как можно позже) или с открытой датой (назначается время начала работ и все задачи выполняются как можно раньше). Во втором случае дата окончания работ не указывается. Предположим, что празднование юбилея фирмы назначено на 30 марта, а для начала работ выберем 14 марта. После этого необходимо выбрать тип календаря (обычный 8-часовой рабочий день, 24-часовой рабочий день или работа с ночными сменами). Теперь можно приступать к планированию задач, предварительно сохранив проект под названием «Юбилей фирмы».

Ключевыми моментами управления проектом являются планирование, составление бюджета, управление ресурсами, отслеживание и отчетность. Для реализации всех этих задач в MS Project используются определенные инструменты. Кроме того, в управлении проектами применяется специфичная терминология, отражающая его важнейшие понятия. Например, концептуальными являются понятия критического пути и резерва.

Критический путь ¯ это такой показ последовательности задач, при котором на экран выводятся задачи, обладающие наивысшим приоритетом. Их решение должно начинаться немедленно, иначе график работ в ходе проекта будет нарушен. Знание критической задачи в той или иной части проекта является важным фактором его успешного завершения. Естественно, по мере выполнения тех или иных задач, а также по мере изменения сроков и приоритетов критический путь тоже изменяется, отражая объективное положение вещей.

Резерв ¯ это промежуток времени, на который можно отложить выполнение задачи, пока она не перейдет в критический путь. В нашем примере краткосрочная задача съ¸ма помещения имеет большой (практически 3-недельный) резерв, но если отложить ее выполнение до последнего дня, то она перейдет в критический путь.

Для успешного выполнения проекта важно знать много профессиональных приемов:

• Предпочтительное деление длительных задач на более краткосрочные, чтобы можно было отслеживать их выполнение.
• Некоторые задачи (вехи) не имеют длительности. Вехи являются ключевыми точками на шкале времени и указывают на начало или окончание определенной фазы проекта. Например, задача утверждения сценария мероприятия у всего высшего руководства фирмы является вехой, которая знаменует окончание определенной фазы проекта и начало новой фазы.
• Привлечение дополнительных человеческих ресурсов может негативно повлиять на длительность выполнения задачи. В большинстве случаев выполнение задачи ускорится, но иногда оно может и замедлиться, потому что управление проектом неизбежно усложняется за счет появления новых связей, необходимости кооперации и подготовки.

Для составления графика работ в MS Project следует ввести следующую информацию: названия, длительность и зависимости отдельных задач. Для отслеживания затрат на эти задачи требуется внести дополнительную информацию о ресурсах: список трудовых и материальных ресурсов и их затрат (как для стандартного времени работы, так и для сверхурочных), распределение ресурсов по определенным задачам.

Во время выполнения проекта необходимо вводить информацию о состоянии выполнения конкретных задач: об изменениях во времени, зависимостях,  стоимости и сроках передачи ресурсов.

Несмотря на то что объем информации, которую необходимо вводить в расписание проекта, довольно большой, MS Project располагает рядом функций, которые автоматизируют эту работу. Например, он позволяет сохранять шаблоны проектов, которые можно использовать неоднократно, лишь незначительно корректируя. Кроме того, можно автоматизировать повторяющиеся задачи. Если указать, что задача должна повторяться регулярно, то программа будет автоматически дублировать ее в расписании.

Итак, введем в MS Project все необходимые данные: список всех задач, которые необходимо выполнить, а также время выполнения каждой из них. Связи между задачами пока не указываем, поэтому календарный план будет предварительным и позволит оценить лишь объем будущих работ. Каждую задачу необходимо разбить на детали, добавляя подчиненные задачи (подзадачи). Поскольку мы указали конечную дату проекта, то все задачи по умолчанию располагаются как можно ближе к ней (т.е. в конце проекта). Это происходит только до тех пор, пока мы не указали взаимосвязи между подзадачами (после установления взаимосвязей некоторые из задач не могут начаться до окончания предыдущих) или не указали в свойствах задачи способ «Начать как можно раньше».

В нашем примере проект состоит из 5 главных задач:

Разработка сценария.

Рассылка приглашений.

Заказ еды.

Заказ сувениров.

Съ¸м помещения.

При этом каждая из задач состоит из множества подзадач, которые могут выполняться разными людьми.

«Разработка сценария» включает в себя написание приветственной речи и текстов поздравлений и их согласование с руководством. Ключевым моментом задачи «Рассылка приглашений» является составление списка гостей и утверждение его у руководства. После того как стало известным количество гостей, можно заказать необходимое количество бланков открыток и конвертов, напечатать на них текст и разослать адресатам.

Задача «Заказ еды» тоже на определенном этапе зависит от подзадачи «Утверждение списка гостей у директора». После этого становится возможной покупка еды, в то время как получение прайс-листов, составление предварительного меню и утверждение его у руководства возможно на более ранних этапах.

Задача «Заказ сувениров» похожа на задачу «Заказ еды» и выполняется по тому же алгоритму. В будущем мы обозначим в проекте, что изготовление сувениров возможно только после утверждения списка гостей, а получение в банке наличных денег для премий – после утверждения руководством списка лучших работников.

«Съ¸м помещения» представляет собой простую задачу и сводится к поиску информации, выбору помещения и утверждению у руководства.

Каждая из вышеприведенных задач может выполняться разными людьми, и для контролирования процесса организатору очень трудно руководствоваться исключительно собственной памятью. В этом случае программа MS Project незаменима. Но даже если всю необходимую работу выполняет один-единственный человек, распределение ресурсов и задач в наглядном виде тоже будет весьма полезным. Необходимо заметить, что мы составили план довольно примитивного проекта, в то время как MS Project позволяет управлять сотнями людей на протяжении многих лет. Вся их работа управляется с помощью организационной диаграммы такого же вида, как и та, которую построили мы. Диаграмма, где на горизонтальной шкале указывается время (дни или недели), а на вертикальной – задачи, называется диаграммой Ганта. Это стандартный инструмент менеджера на протяжении многих десятилетий, только раньше приходилось чертить таблицу карандашом на бумаге и постоянно редактировать записи на огромном листе вручную, а теперь MS Project автоматизирует этот процесс.

Составим диаграмму Ганта для нашего проекта, распределив задачи и подзадачи по времени и указав связи между ними. После определения взаимосвязей и консультаций с коллегами оказывается, что некоторые задачи оказались сложнее, чем предполагалось. Например, согласование списка лучших работников, которые получат премии, займет не 0 дней, как мы предполагали, а около 5 дней интриг внутри коллектива. Тогда мы можем изменить длительность некоторых задач, а также указать резерв для них. Возможные сложности и другие неурядицы желательно заранее внести в MS Project, чтобы потом не возникало непредвиденных осложнений. В настройках календаря программы мы указали рабочее время 8 часов в день и 5 дней в неделю, поэтому выполнение некоторых задач затягивается из-за наступления выходных, что отражается на графике. После окончательной доводки мы получаем вполне рабочий вариант графика работ. Его можно просмотреть в виде диаграммы Ганта или в виде сетевой диаграммы.

Конечно, в реальных проектах нужно предусматривать больше аспектов, проигнорированных нами в рамках данной статьи. MS Project позволяет предусмотреть все аспекты планирования. В частности, есть возможность настройки календаря с точным определением общего расписания и времени работы каждого отдельного сотрудника. Рабочий график настраивается до часов и минут, а некоторые выходные дни можно принудительно назначить в качестве рабочих.

Мы также проигнорировали распределение ресурсов и назначение затрат, хотя этот аспект является одним из самых важных в управлении проектом. Программа MS Project позволяет назначить ресурсы оборудования, материальные ресурсы, а также трудовые ресурсы и следить за тем, чтобы каждый сотрудник постоянно был загружен на 100 %. При этом в отдельном окне программы выводится статистика по потреблению ресурсов в каждый момент времени и полная информация о затратах.

В MS Project можно настроить внешний вид элементов управления, вставить в проект графические изображения, фотографии, диаграммы из MS Excel и другие объекты.

Кроме того, MS Project позволяет устранить многие проблемы планирования, а также с чрезвычайной эффективностью следить за ходом выполнения задач и создавать подробные отчеты с указанием точного количества потребленных ресурсов, времени, потраченного на проект, уровня задержки выполнения различных задач по отношению к плановым значениям, с указанием эффективности каждого сотрудника и т.д.

 

АНАТОЛИЙ АЛИЗАР

 

 

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь