по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Microsoft project: отслеживание хода выполнения проекта

 

Выполнение плана является важным условием успешного достижения цели проекта. Вполне естественно, что при этом нужно постоянно контролировать различные факторы и предпринимать меры по исправлению ситуации в реальном режиме времени. Если пустить проект на самотек, то даже при грамотной раздаче заданий малейшая проблема, на которую мгновенно не среагировал менеджер, может потянуть за собой цепочку из других проблем, что в итоге приведет к катастрофическому результату. Чрезвычайно важно вовремя реагировать на внешние воздействия, внося соответствующие коррективы в проект, изменяя затраты и распределение времени.

Компьютерное управление проектами в значительной мере расширило возможности быстрого обнаружения проблемы и исправления проекта в целях снижения ущерба. Программа MS Project позволяет сравнивать расчеты менеджера в ходе выполнения проекта с реальными результатами.

Отслеживание хода выполнения проекта – это и есть сравнение реальных результатов выполнения проекта с планируемыми. Для отслеживания необходимо снять «слепок» календарного плана на тот момент, когда планирование было закончено, т.е. перед началом выполнения проекта. Такой «слепок» называется базовым планом. Перед началом выполнения проекта необходимо также разобраться, из каких действий состоит отслеживание.

 

Принципы отслеживания

Рабочий план, построенный в начале работы над проектом, – это оценка того, что может произойти, т.е. наиболее точная и взвешенная информация о том, сколько времени могут выполняться задачи, как они влияют друг на друга, какое количество ресурсов необходимо для выполнения задачи и какие затраты потребуются для воплощения проекта в жизнь. Опытные менеджеры хранят записи своих оценок и результатов по проектам минувших лет, чтобы с каждым новым проектом повышать уровень своего мастерства. Сравнивая различные данные, можно оценить, где оценки не оправдались, и затем использовать эту информацию в следующем плане, чтобы сделать его более реалистичным. Можно также использовать данные о фактических затратах денежных средств и времени для того, чтобы внести изменения в свою стратегию, что необходимо для соблюдения графика и достижения цели проекта.

Отслеживание хода выполнения проекта в программе MS Project состоит из ввода таких сведений, как фактическая дата начала, фактическая дата окончания и фактическая длительность каждой задачи. Нужно вводить фактическое время, отработанное ресурсом, и потраченные на это средства. Когда вносится информация о фактах, программа MS Project показывает скорректированный календарный план с предложением, как лучше выполнить оставшуюся часть проекта, основываясь на том, что уже выполнено. Имеет смысл отслеживать ход проекта как минимум один?два раза в неделю, после чего вносить коррективы в план работ.

Деятельность по отслеживанию хода выполнения проекта позволяет также создавать отчеты, представляемые руководству. Эти отчеты содержат данные о том, в какой точке выполнения находится проект в определенный момент времени и на сколько процентов он выполнен. Предоставляя руководителю реальную информацию вместо оценок, появляется возможность запросить больше средств, ресурсов или смещения сроков выполнения проекта, если все протекает не так, как ожидалось.

Отслеживание – не тот процесс, который можно отложить на неограниченно долгое время. Его нужно проводить как можно раньше, задолго до предполагаемого срока окончания задач. Чем раньше будет отмечено отставание, тем больше времени останется на его ликвидацию. Если программа MS Project обнаруживает, что выполнение определенной задачи задерживается, она автоматически смещает все зависимые задачи. В представлениях ресурсов (например, на «Графике ресурсов» (Resource Graph)) программа также отображает все конфликты ресурсов, которые происходят в процессе выполнения большего объема работы, чем рассчитывалось. Программа наглядно демонстрирует, как одна задержка приводит к сбою всего календарного плана.

 

Базовый план и его изменение

Базовый план – это снимок календарного плана на момент завершения стадии планирования либо на момент завершения одного из основных его этапов. Базовый план является набором данных, хранимых в одном файле с реальными данными хода выполнения проекта.

Некоторые проекты, особенно короткие, длящиеся всего несколько недель, могут иметь простую структуру и двигаться достаточно быстро к оценочным параметрам, поэтому одного базового плана оказывается вполне достаточно. Другие проекты по ходу своего выполнения могут потребовать создания нескольких базовых планов, особенно если исходные оценки в корне отличаются от того, что происходит на самом деле. Поэтому исходный базовый план со временем может стать совершенно бесполезным. В некоторых случаях лучше даже не вносить в него коррективы, а создать новый базовый план «с нуля».

Программа MS Project начиная с версии 2002 г. поддерживает сохранение до 11 базовых планов одного проекта (в более ранних версиях можно сохранять только один базовый план). Для этого нужно зайти в меню «Сервис» (Tools) и выбрать команду «Отслеживание – Сохранить базовый план» (Tracking – Save Baseline), после чего откроется диалоговое окно, в котором можно установить параметры сохранения (базовый план или промежуточный план, весь проект или отдельную задачу), и нажать кнопку «ОК».

Изменять базовый план вряд ли придется часто, если вообще придется. Базовый план – это запись, относительно которой будет сравниваться ход выполнения проекта. Его не нужно изменять, с ним нужно просто сверяться. Если же базовый план изменять регулярно, то таким образом фактически уничтожается то, ради чего он создавался. Базовый план должен оставаться в качестве образца.

Все же иногда появляется необходимость изменить базовый план и заново сохранить его. Делать это нужно обдуманно и грамотно и только в исключительных случаях.

Например, можно произвести добавление задачи в базовый план или разбить какую-то задачу на две. Для этого совсем не обязательно снова сохранять весь базовый план целиком, а достаточно добавить новую задачу и сохранить ее отдельно с помощью операций, описанных выше.

Чтобы сохранить практическую полезность данных, представленных в исходном плане, нужно во время выполнения проекта сохранять промежуточные планы. Они отличаются от базового тем, что содержат меньше информации, т.е. информация о трудозатратах, ресурсах, назначениях и т.д. не сохраняется (т.к. она имеется в базовом плане). Каждый промежуточный план содержит даты начала и окончания задач, которые можно сравнить с другим промежуточным планом или с базовым планом, определяя таким образом степень продвижения вперед или отставания. Обычно необходимо сохранять промежуточные планы только для тех задач, которые продолжают выполняться. Промежуточные планы также можно использовать для копирования информации из одного базового плана в другой. Чтобы сохранить промежуточный план, нужно осуществить те же действия, что и в случае с базовым планом, только в окошке «Сохранить базовый план» (Save Baseline) нужно выбрать пункт «Сохранить промежуточный план» (Save Interim). После этого становятся доступны поля для копирования текущих дат начала и окончания в новые поля, что позволяет создать промежуточный план.

 

Ввод фактических данных

Фактические данные служат для отображения реального хода выполнения проекта. Информация вводится в проект путем заполнения полей, которые отвечают за отслеживание хода его выполнения: фактическая дата начала, фактическая дата окончания, фактическая длительность, оставшаяся длительность, а также процент выполнения задачи. В некоторых случаях при вводе информации в любое из этих полей программа вычисляет значения других полей.

Для ввода фактических данных предназначена «Форма сведений о задачах» (Task Details Form). Для ее отображения нужно выполнить команду «Окно – Разделить» (Window – Split), щелкнуть на нижней панели и выбрать команду «Вид – Другие представления» (View – More Views), после чего указать соответствующее представление из списка. Тогда в нижней части экрана появится «Форма сведений о задачах». На этой панели нужно установить переключатель в положение «Фактич.» (Actual) для выбора типа вводимой информации.

«Форма сведений о задачах» позволяет ввести для каждой задачи фактическую дату начала, фактическую дату окончания, а также процент выполнения задачи от 0 до 100 % с шагом в 1 %.

Для ввода фактической длительности требуется выбрать в меню пункт «Сервис – Отслеживание – Обновить задачи» (Tools – Tracking – Update Tasks) или нажать на соответствующую кнопку «Обновить задачи» (Update Tasks) на панели инструментов. Если устанавливается фактическая длительность, которая превышает установленную, программа предполагает, что задача завершилась, но заняла больше времени, чем было запланировано. Программа при этом скорректирует запланированную длительность таким образом, чтобы она соответствовала фактической, т.е. процент завершения будет равен 100 %, а оставшаяся длительность – 0 %.

Если фактическое выполнение задач превышает предварительные сроки, то диаграмма Ганта на экране мгновенно изменит свой вид, а задачи перестроятся таким образом, чтобы соответствовать новым условиям выполнения проекта.

Еще одним способом ввода фактической информации и одновременно слежения за ходом выполнения задач является представление «Таблица отслеживания» (Tracking Table). Добавление в эту таблицу дополнительных столбцов осуществляется с помощью специального инструмента редактирования таблиц, который запускается через меню «Вид – Таблица – Другие таблицы» (View – Table – More Tables). В частности, в таблицу отслеживания желательно добавить отсутствующие по умолчанию три столбца:

1. «Фактическая длительность» (Actual Duration);
2. «Оставшаяся длительность» (Remaining Duration);
3. «Процент завершения» (% Complete).

Теперь всю информацию о фактическом выполнении задач можно вводить прямо в таблице отслеживания (Tracking Table), с помощью которой удобно не только вводить данные, но и просматривать ход выполнения проекта.

 

Стратегии отслеживания

Постоянно работая с программой MS Project, можно приобрести опыт и навыки работы над проектами. Однако если с самого начала придерживаться определенных принципов отслеживания, можно избежать в дальнейшем многих ошибок и проблем.

Так, нужно помнить о важности частого обновления. В программу нужно вводить всю собранную информацию, а собирать эту информацию нужно как можно чаще и как можно подробнее. Периодическое отслеживание 1?2 раза в неделю – это необходимый минимум, который применим только в некоторых небольших и простых проектах. Если же проект крупный, то нужно поставить задачу сбора информации на поток, выработать эффективные процедуры для регулярного обновления информации, а затем определить лучшие способы для ввода этой информации в программу MS Project.

Целесообразно создать форму для участников проекта. Этот бланк они будут использовать в своих периодических отчетах. Отчеты должны содержать информацию, которая нужна для обновления проекта в программе на компьютере. Если в компании налажен документооборот по электронной почте, то можно использовать электронные бланки и формы, которые каждый сотрудник должен сдавать в конце рабочего дня с указанием объемов работы, выполненной за день. В некоторых случаях уместно собирать отчетность чаще (дважды в день) или, наоборот, реже. Здесь важно найти золотую середину между эффективностью и надежностью. Если слишком часто собирать отчеты, то сотрудники будут больше времени тратить на их составление, нежели на выполнение реальной работы. С другой стороны, если отчеты составляются не очень часто, трудно обнаружить проблему на ранней стадии, т.е. в ходе выполнения проекта появляется определенный риск.

Обработка отчетов и ввод их в программу тоже могут отнимать много времени. Менеджер может оказаться загружен документами, на обработку которых не хватает времени. Появление этой проблемы можно предусмотреть заранее и поручить обновление отдельных фрагментов информации другим сотрудникам, работающим над проектом. Это могут быть сотрудники практически любой квалификации, т.к. работник не обязательно должен быть профессионалом, чтобы вводить данные в программу.

 

АНАТОЛИЙ АЛИЗАР

 

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь