по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Microsoft project: устранение проблем планирования

 

Проблемы, связанные с планированием, возникают достаточно часто. Они обычно делятся на две категории:

1. проект занимает больше времени, чем планировалось;
2. превышена доступность ресурсов.

Программа MS Project предоставляет ряд приемов, которые можно использовать для устранения проблем планирования, связанных с превышением времени:

• выделение дополнительных ресурсов;
• использование сверхурочного времени;
• добавление времени;
• корректировка временного резерва;
• изменение ограничений;
• корректировка зависимостей;
• прерывание задач.

Добавление времени выполняется в программе MS Project щелчком правой кнопки мыши по задаче. Способы осуществления прочих операций не так просты.

 

Выделение дополнительных ресурсов

Выделение задаче дополнительных ресурсов может сократить время, требуемое для ее выполнения. На вкладке Advanced («Дополнительно») диалогового окна Task Information («Сведения о задаче»), выбран тип задачи Fixed Units («Фиксированный объем ресурсов»). В этом случае добавление ресурсов задаче сокращает время ее выполнения. По умолчанию установлен флажок Effort Driven («Фиксированный объем работ») в окне сведений о задаче. Если этот флажок оставить, то программа перераспределяет работу между всеми назначенными ресурсами.

 

Использование сверхурочного времени

Зачастую невозможно выделить задаче дополнительные ресурсы. Остается лишь использовать сверхурочное время для сокращения длительности задач, что поможет в устранении проблем планирования. В программе MS Project сверхурочное время определяется как объем работы в календарном плане, выходящий за рамки обычных рабочих часов ресурса, и оплачивается по отдельной ставке оплаты сверхурочных работ. Сверхурочная работа подразумевает не дополнительную работу над задачей, а количество времени, затраченное на выполнение задачи сверх обычного рабочего времени. Например, если на задачу назначается 30 часов работы и 12 часов сверхурочной работы, то общая работа остается в размере 30 часов, 18 из которых работа проводится в пределах обычного рабочего времени (оплачивается согласно стандартной ставке), а 12 – в свободное время (оплачивается по ставке сверхурочных). Таким образом, сверхурочная работа может использоваться для сокращения времени, которое требуется ресурсам для выполнения задачи.

Для указания сверхурочного времени в проекте требуется выполнить следующие действия:

1. На панели представлений выбрать диаграмму Ганта.
2. Выбрать команду Windows-Split для отображения представления Task Form («Форма задач») на нижней панели.
3. Активизировать представление Task Form («Форма задач»).
4. Выбрать команду Format-Details-Resource Work («Формат-Подробности-Трудозатраты ресурсов»). Программа MS Project добавит в эту форму столбец Ovt. Work («Сверхурочные трудозатраты»).
5. Перейти к верхней панели и выбрать задачу, которой необходимо назначить сверхурочное время.
6. Перейти на нижнюю панель и ввести объем сверхурочного времени для соответствующего ресурса.

 

Корректировка временного резерва

Временной резерв ¯ это время, на протяжении которого можно не выполнять задачу, прежде чем это начнет оказывать влияние на даты других задач или на дату завершения проекта в целом. Свободный резерв ¯ это время, на которое можно задержать выполнение задачи, не задерживая при этом выполнение других задач. Большинство проектов имеют в своем составе несколько некритических задач с резервом, выполнение которых можно начать позже, не влияя на календарный план. Если в календарном плане есть резерв, то можно перемещать задачи для распределения времени между этапами планирования, которые не имеют резерва. Таким образом, задачи с резервом можно использовать для компенсации тех задач, которые выполняются дольше, чем планировалось, или для того, чтобы разрешить проблему превышения доступности ресурсов.

Если создается временной резерв, при создании задачи используется ограничение Must Start On («Фиксированное начало»). Эти ограничения на время выполнения задачи определяются на вкладке Advanced («Дополнительно») диалогового окна сведений о задаче.

Чтобы избежать возникновения временного резерва, при возможности используется ограничение As Soon As Possible («Как можно раньше»). Для того чтобы найти задачи с временным резервом, нужно выполнить следующие действия:

Выбрать команду View-More Views («Вид-Другие представления») для открытия диалогового окна More Views («Другие представления»).

Выбрать представление Detail Gantt («Подробная диаграмма Ганта»), после чего щелкнуть на кнопке Apply («Применить»).

Щелкнуть правой кнопкой на ячейке Select All («Выделить все») и из списка выбрать таблицу Schedule («Календарный план»).

Перетащить разделительную линию вправо, чтобы увидеть столбцы Free Slack («Свободный временной резерв») и Total Slack («Общий временной резерв»).

 

Изменение ограничений задач

Ограничения задач обычно приводят к тому, что проект выбивается из графика. По умолчанию программа MS Project использует мастер планирования с целью предупредить о необходимости выполнения определенного действия, чтобы привести проект в соответствие с графиком. Например, если к задаче без временного резерва, которая имеет зависимость от другой задачи, используется ограничение Must Start On («Фиксированное начало»), то программа отобразит диалоговое окно мастера планирования. Мастер планирования появляется и в том случае, если задается некорректное время начала выполнения задачи при записи реальных дат.

Мастер планирования – чрезвычайно полезный инструмент, который предотвращает появление ошибок и конфликтов в проектах. Активировать мастер планирования можно через диалоговое окно Tools-Options («Сервис-Параметры») на вкладке General («Общие»). Там есть флажки для активирования нескольких видов помощи: помощь в планировании (отдельный мастер), помощь в использовании программы MS Project, а также помощь в устранении ошибок. В каждом из этих случаев всплывающие окошки с контекстными подсказками будут появляться в тот момент, когда они необходимы.

 

Корректировка зависимостей

Изменяя зависимости между задачами, можно сократить календарный план и избежать конфликтов при планировании. Если случайно связать задачи, которые не должны быть связаны, то на определенном этапе может возникнуть ситуация нехватки ресурсов, что приведет к запаздыванию выполнения проекта. В случае обнаружения лишних зависимостей в проекте их нужно удалить. При этом могут возникнуть «провалы» в календарном плане, когда работа могла бы выполняться, но не выполняется. Поэтому после удаления лишних зависимостей нужно переместить задачи, заполняя эти «провалы».

Просмотр зависимостей становится проще, если в нижней части представления Gantt Chart («Диаграмма Ганта») используется представление Relationship Diagram («Схема данных»), отображающее выбранные задачи, а также их непосредственные задачи-предшественники и задачи-преемники. Чтобы отобразить схему данных, нужно выполнить следующие действия:

Выбрать команду Window-Split («Окно-Разделить»).

Щелкнуть на нижней панели левой кнопкой мыши (перевести туда фокус).

Выбрать команду View-More Views («Вид-Другие представления»).

Выбрать представление Relationship Diagram («Схема данных») в окне More Views («Другие представления») и щелкнуть кнопку Apply («Применить»).

Затем нужно перевести фокус на каждую задачу проекта, чтобы просмотреть их зависимости. По мере просмотра необходимо проверять, действительно ли требуется выполнение задачи А перед выполнением задачи В, можно ли выполнять их параллельно, можно ли выполнить одну из задач позже без ущерба для проекта.

Такой анализ позволяет откорректировать зависимости и упростить проект с целью устранения потенциальных конфликтов в будущем.

 

Прерывание задач

Прерывание задач порой является лучшим способом устранения проблем планирования. Бывают такие ситуации, когда выполнять задачу непрерывно в течение нескольких дней невозможно. Тогда можно начать задачу, остановить работу над ней на какое-то время, после чего снова к ней вернуться. Программа MS Project позволяет прерывать задачи в любое время. Однако нужно помнить, что прерывание задач создает «пробел», который виден на отрезке задачи в диаграмме Ганта. Чтобы прервать задачу, нужно выполнить следующие действия:

Перейти к представлению Gantt Chart («Диаграмма Ганта»).

Щелкнуть по кнопке Split Task («Прервать задачу») на стандартной панели инструментов. Кнопка останется нажатой, указатель мыши изменит форму, а подсказка на экране укажет, как прервать задачу.

Навести курсор на отрезок задачи, которую требуется прервать. По мере перемещения курсора на экранной подсказке будут появляться текущие даты прерывания.

Когда экранная подсказка будет показывать дату прерывания задачи, нужно щелкнуть мышью, и программа введет прерывание.

После того как операция произведена, задача на диаграмме Ганта будет иметь вид пунктирной линии, связывающей две части прерванной задачи. Чтобы удалить прерывание, нужно передвинуть внешнюю часть прерванной задачи к другой ее части так, чтобы они соприкоснулись.

 

Критический путь

Мы рассмотрели основные способы устранения проблем планирования, связанных с превышением времени, отведенного на проект.

Однако бывают случаи, когда возникает необходимость сократить время, необходимое для выполнения проекта. Проще всего это сделать с помощью редактирования критического пути.

Критический путь показывает те задачи в проекте, которые должны быть выполнены точно по графику для того, чтобы весь проект не вышел из графика. Такие задачи называются критическими. Обычно в проекте их немного.

Выделить критический путь красным цветом помогает мастер диаграмм Ганта. Чтобы его запустить, нужно открыть диаграмму Ганта и нажать на панели инструментов кнопку Gantt Chart Wizard («Мастер диаграмм Ганта»). Этот мастер позволяет отобразить критический путь с учетом выделенного на задачи времени, с учетом ресурсов или с учетом того и другого. Кроме того, можно вручную указать параметры, по которым мастер построит критический путь.

Сокращение времени, отведенного на критический путь, уменьшает длительность проекта. Обычно чем дольше длится проект, тем дороже он обходится. Таким образом, поиск вариантов для сокращения критического пути является целью руководителя проекта.

Для уменьшения времени, отведенного на критический путь, можно сократить длительность критических задач или совместить критические задачи друг с другом, чтобы сократить общее время выполнения проекта.

Для сокращения длительностей критических задач можно произвести повторную оценку и использовать более оптимистический прогноз времени, добавить критической задаче ресурсы (при этом задача не должна иметь фиксированной длительности) или сверхурочное время.

Чтобы совместить критические задачи друг с другом, применяется корректирование зависимостей и ограничений задач. Кроме того, можно изменить зависимость «окончание – начало» на «начало – начало» или на «окончание – окончание».

 

Устранение проблем с ресурсами

Распределение ресурсов в проекте представляет собой процесс назначения ресурсов на задачи. В большинстве случаев каждая задача имеет единственный ресурс ¯ трудовое время сотрудников.

При распределении ресурса по задачам программа MS Project проверяет календарь этого ресурса, чтобы удостовериться, что ресурс является трудовым. Однако программа не определяет, назначен ли уже этот ресурс на другую задачу. При этом возникает опасность назначить одному и тому же сотруднику в один рабочий день две задачи, каждая из которых требует восьми часов рабочего времени. Такой конфликт называются превышением доступности ресурса, что обычно приводит к задержкам в календарном плане проекта.

Для выявления проблем превышения доступности ресурсов используются специальные представления и фильтры, например Resource Sheet («Лист ресурсов») или Resource Usage («Использование ресурсов»), в которых имена перегруженных ресурсов выделяются красным цветом. Чтобы уведомить о превышении доступности ресурса, в столбце индикаторов появляется значок предупреждения. Если поместить указатель мыши над этим значком, то появляется сообщение о превышении доступности.

Кроме представлений, список перегруженных ресурсов можно отобразить на экране с помощью фильтра. Для этого нужно открыть представление Resource Usage («Использование ресурсов»), нажать на кнопку Filter («Фильтр») на панели инструментов, выбрать там пункт Overallocated Resources («Ресурсы с превышением доступности») или команду Project-Filtered-Overallocated Resources («Проект-Фильтр-Ресурсы с превышением доступности»). Программа MS Project выводит список перегруженных сотрудников и показывает количество часов, которые необходимо сократить для исправления избыточного распределения.

После того как обнаружено превышение доступности ресурсов, нужно устранить эту проблему. Для этого используются различные методы: добавление ресурсов, замена ресурсов, планирование сверхурочного времени, переопределение календаря ресурса, сдвиг времени начала работы ресурса над задачей и т.д.

Все способы изменения режима работы ресурсов известны любому менеджеру. Программа MS Project позволяет эффективно перераспределять ресурсы и управлять ими, при этом совсем не обязательно помнить, что каждый ресурс представляет собой отдельного человека. В программе нет личностей, здесь операции производятся над обезличенной рабочей силой посредством распределения трудочасов. Это намного понятнее и проще.

 

АНАТОЛИЙ АЛИЗАР

 

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь