по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Как избежать ошибок при автоматизации предприятия

У консультантов в области информационных технологий есть шутка, которая звучит примерно так: «Если бы дома строили так же, как осуществляют автоматизацию предприятия, то в лучшем случае дома были бы непригодны для жилья, а в худшем рушились бы еще до момента окончания строительства». Здесь, как и в каждой шутке, есть лишь доля шутки. Что же так часто является причиной неудач проектов по автоматизации? Можно ли избежать потерь?

Информационные технологии сегодня: мода или стратегический инструмент управления?

Инвестиции в информационные технологии (далее – ИТ) необходимы при развитии бизнеса. Сегодня является очевидным тот факт, что ИТ позволяют предприятию получать реальные конкурентные преимущества. И несмотря на то что не бывает системы, которая думала бы за сотрудников, а появления предприятий со 100 %-ми автоматизированными службами в ближайшем будущем не ожидается, осуществление инвестиций в ИТ-сферу позволяет снижать себестоимость бизнес-процессов, сокращать время прохождения информации, повышать лояльность клиентов за счет лучшего их обслуживания и наличия детализированной информации, достигать других не менее значительных выгод.

Таким образом, ИТ являются одним из инструментов реализации стратегии компании, причем инструментом дорогостоящим. Следовательно, руководителю очень важно четко знать критерии, на основании которых будут приниматься решения об инвестициях в ИТ.

Немного статистики

К сожалению для большинства руководителей понятие автоматизации равнозначно понятию «затраты». Подтверждение тому – неутешительная статистика:

q50 % проектов по внедрению ИТ обычно заканчиваются неудачей;

q80 % из внедренных проектов характеризуются нарушением планировавшихся сроков, превышением бюджета на внедрение, неполным соответствием полученных результатов намечавшимся.

Почему же приведенные данные настолько неутешительны? Это обусловлено совершением ряда типичных ошибок при планировании и реализации проектов, причем это касается проектов по внедрению информационных систем любого уровня сложности.

С чего начинается автоматизация?

Любой проект по автоматизации должен начинаться с самой важной и нелегкой задачи – согласования планируемых результатов проекта с миссией и стратегическими целями предприятия. На основе этих данных выстраивается стратегия инвестиций и использования ИТ. Любое решение об инвестициях в ИТ должно приниматься исходя из того, насколько оно соответствует стратегии, целям компании и путям их достижения. И тут зачастую кроется первая и наиболее значимая ошибка – не всегда на предприятии имеется четкое представление о его миссии и стратегии. Несмотря на то что существуют, например, частные стратегии в области маркетинга, продаж, финансов, зачастую отсутствует основополагающее общее видение целей предприятия.

Без этих казалось бы очевидных элементов автоматизация становится далеко не самой маленькой статьей расходов (именно расходов, а не инвестиций). Итак, основная и наиболее дорогостоящая ошибка – отсутствие у предприятия стратегии.

Следует также иметь в виду, что некоторые новые технологии поначалу вызывают излишний ажиотаж, как, например, случилось с Интернетом. Многие компании вложили огромные деньги в интернет-проекты, не разобравшись детально, каков механизм функционирования этих проектов и как извлечь из них выгоду для собственного бизнеса. В результате – резкое ухудшение финансового положения из-за отвлечения ресурсов в неокупаемые инвестиции и громкие скандалы с банкротствами. Только вслед за этим, после некоторого спада интереса к подобным технологиям, начинается их массовое использование

 

Рис. 1. Динамика спроса на новые информационные технологии

Автоматизированный хаос

Следующий этап – анализ бизнес-процессов на предприятии – очень трудоемкая и кропотливая работа. В процессе этой работы необходимо формализовать и описать все происходящие на предприятии бизнес-процессы, механизмы принятия решений и подходы к оценке эффективности деятельности. В первую очередь это относится к той области деятельности предприятия, которая будет автоматизироваться.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев в результате формализации и описания бизнес-процессов выявляются узкие места в работе предприятия и неэффективные повторяющиеся операции. В процессе изменений, связанных с автоматизацией, имеется возможность устранить данные недостатки. Если же этот этап будет пропущен, то мы будем автоматизировать хаос.

На этой стадии руководитель должен потребовать от команды максимально детального описания процессов, происходящих на предприятии, а также четкого описания того, что будет получено после завершения проекта. Данная работа называется предпроектным исследованием, в результате которого должны быть получены:

qдетальное описание бизнес-процессов;

qуказание на узкие места и возможные пути их устранения;

qобоснование необходимых инвестиций и оценка экономического эффекта;

qоснова для технического задания;

qрекомендации по выбору той или иной автоматизированной системы.

Таким образом, для избежания второй существенной ошибки, которая может привести к автоматизированному хаосу, должное внимание следует уделять процессу предпроектного исследования и его результатам.

Ошибки при проведении автоматизации предприятия

На одном предприятии, насчитывающем 200 сотрудников, было решено автоматизировать расчет заработной платы. И если до начала проекта с этой задачей прекрасно справлялся один бухгалтер, то после его окончания к расчету заработной платы было привлечено 7 бухгалтеров и 4 компьютера.

Рассмотрим ошибки, которые допускаются непосредственно в процессе внедрения, и приводят к результатам, прямо противоположным запланированным.

qНедостаточно внимания уделяется исследованию уже имеющихся процессов, из-за чего они увеличиваются в геометрической прогрессии, а также ухудшаются качество и результативность всего проекта.

qВо многих случаях квалификация специалистов, проводящих предпроектное исследование, не соответствует уровню сложности работы, что изначально закладывает возможность возникновения погрешностей и риска при принятии решений по проекту.

qИногда из-за предыдущих ошибок команда, проводящая исследование, не имеет достаточно времени и возможностей не только для сбора информации, но и для ее обобщения, анализа и представления в удобной для восприятия форме.

qЧасто результаты предпроектного анализа утверждаются только руководителем, хотя в этом случае целесообразно привлечь руководителей ключевых подразделений и отдельных ответственных сотрудников, постаравшись исключить при этом формальный подход со стороны участников. Это позволит адекватно отразить бизнес-процессы и понять, что именно автоматизируется.

qНе всегда учитываются и должным образом планируются временные и человеческие ресурсы. В любом проекте на ключевых сотрудников компании ложится дополнительная нагрузка. Вне зависимости от того, кто осуществляет те или иные работы, затраты времени на проект почти всегда колоссальны. А так как автоматизация, как правило, проводится на предприятиях и подразделениях с высокой интенсивностью работы, то дополнительная нагрузка на персонал становится серьезной проблемой. Если ее своевременно не решить, то вряд ли удастся избежать срыва сроков и низкого качества работы.

Нетрудно заметить, что целый блок ошибок непосредственно при процессе внедрения обусловлен низким уровнем управления проектом, что ведет к неправильному распределению и управлению ресурсами проекта. Еще один важный аспект управления ресурсами в проектах по автоматизации – управление персоналом проекта.

Управление персоналом

Формирование команды, отвечающей за подготовку и само внедрение проекта, является сложным процессом.

Зачастую провал проекта происходит именно вследствие ухода ключевых фигур из команды внедрения.

Внутренне влияние – важный элемент, необходимый для успешного выполнения проекта. Автоматизация, являясь по сути нововведением, затрагивает многие стороны работы компании, а на любые нововведения – сознательно или нет – сотрудники реагируют сопротивлением. И на то может быть ряд причин, среди которых:

qнежелание менять что-либо в своей работе и жизни;

qнепонимание и нежелание понимать свои выгоды от реализации проекта;

qбоязнь потерять свое рабочее место и т.д.

Для того чтобы грамотно управлять изменениями, члены команды должны иметь авторитет в коллективе и достаточные административные полномочия.

Если это требование не учитывается, может возникнуть серьезное противостояние в коллективе, что само по себе является негативным фактором и к тому же ставит под угрозу срыва весь проект. Так, редакция одной из крупнейших российских газет приобрела систему автоматизации редакционной деятельности. Затраты, в т.ч. и на настройку, обновление парка персональных компьютеров, составляли сотни тысяч долларов. Но коллектив в течение 2-х месяцев после ввода системы в эксплуатацию работал по старинке. Технический директор, ответственный за внедрение, не смог переломить ситуацию. Чтобы инвестиции не пропали, генеральному руководителю пришлось пойти на крайние меры – предъявить ультиматум трудовому коллективу.

Одним из методов управления изменениями и важной составляющей успешного проекта является обучение персонала. Очень часто это упускается из виду либо бессознательно, либо с целью экономии денег по данной статье расходов. И тут впору вспомнить присказку: «В руках дикаря самая современная техника – просто груда железа». Конечно, данный афоризм – не более чем преувеличение, но нельзя ожидать эффективной работы от неподготовленных сотрудников. Как следствие резко падает окупаемость инвестиций.

Так, руководитель одного достаточно известного предприятия выделил средства на приобретение и внедрение новой системы бухгалтерского учета. А вот на обучение бухгалтеров решил не тратиться. В результате произошла задержка со сдачей налоговой отчетности, причиной которой было неумение персонала пользоваться бухгалтерским комплексом.

Итак, всегда нужно осознавать, что персонал – ключевой ресурс любой организации, и ошибки, связанные с управлением им, могут быть решающими в любом проекте.

Управление рисками

Многие мелочи и просчеты, которые негативно сказываются на проекте, легко упустить из виду. Избежать такого риска помогают план проекта и бюджет – необходимые инструменты эффективной работы менеджера проекта. Известно, например, что в строительстве риск возникновения внештатной ситуации гораздо меньше, т.к. перед началом возведения здания все многократно просчитано, выверено и смоделировано.

Чем больше внимания уделяется подготовительной фазе и отдельным деталям исполнения, тем меньше придется делать корректировок и итераций по ходу проекта, тем больше шансы на успех проекта. При этом, команде по автоматизации приходится очень тяжело, ведь проект осуществляется в рамках работающей компании. Если проводить аналогии со строительством, то, по сути, происходит перестройка дома без выселения жильцов. Каждый, кто пережил ремонт в квартире, поймет, что это такое.

Сколько же времени нужно тратить на планирование? Японцы, например, считают, что наиболее оптимальное соотношение подготовительного этапа и этапа реализации – 60 - 40 %. Безусловно, это не абсолютная истина, но важно осознавать важность фазы планирования и предпроектного исследования. Существует множество примеров того, как этапы планирования и предпроектных исследований просто пропускались с намерениями сэкономить деньги. В результате приходилось платить за исправление уже проделанной работы, и даже не один раз.

Снизить риски при реализации проектов по внедрению информационных технологий поможет:

qактивное использование самообразования, изучение уже имеющегося опыта;

qповышение квалификации на различных семинарах и курсах;

qнайм на работу сотрудников, обладающих опытом и необходимыми компетенциями в данной сфере;

qпривлечение сторонних консультантов.

Из данного перечня руководитель должен выбрать наиболее приемлемое решение с точки зрения наличия у предприятия средств и свободного времени.

Следует помнить, что риск неуспеха проекта во многом зависит от ошибок на стадии планирования и от правильного управления информацией в компании.

Оценка эффективности инвестиций в ИТ - проекты

Как уже отмечалось выше, нельзя начинать процесс инвестирования в ИТ, четко не определившись с результатами, которых хотелось бы достичь. Без этого оценить эффективность инвестиций будет весьма проблематично.

В качестве достаточно простого, но в то же время действенного инструмента для такой оценки может быть предложен подход, суть которого заключается в фиксировании базовых показателей деятельности предприятия, изменение которых ожидается после внедрения технологии. Такими показателями могут являться:

qвремя обслуживания одного клиента;

qпроизводительность труда на одного работающего на предприятии;

qнеобходимое количество человеко-часов на подготовку отчетности;

qколичество рекламаций и жалоб со стороны клиентов;

qвремя, необходимое для принятия управленческого решения;

qсумма затрат в целом или по статьям;

qколичество занятых работников на том или ином участке и т.п.

Очевидно, что важным моментом здесь является наличие функционирующей на предприятии сбалансированной системы показателей, на основании которой производится мониторинг текущего состояния дел на предприятии

 

АНДРЕЙ КУЛИНИЧ,

консультант

ПАВЕЛ ЛЕБЕДЕВ,

консультант

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь