Форма журнальной записи является общепринятой, и чрезвычайно важно ее соблюдать.

Символ доллара США «$» в журнале и регистре не используется.

Столбец ссылок в журнале и счетах заполняется лишь по завершении переноса операции. Заполненный столбец свидетельствует о том, что операция перенесена.

Счета Главной книги обычно не содержат комментариев, т.к. их можно найти в журнале с помощью ссылок.

В американской системе бухгалтерского учета существует понятие пробного баланса, который представляет собой простое перечисление сальдо всех счетов Главной книги. Счета с нулевым сальдо обычно опускаются. Пробный баланс позволяет проверить равенство дебета и кредита и упрощает последующую подготовку финансовых отчетов.

Рассмотрим роль трансформационных (корректирующих) записей при выведении прибыли, чтобы показать, как составляются бухгалтерские отчеты.

Основу американской системы бухгалтерского учета составляют:

понятие чистой прибыли;

метод начислений в учете расходов и доходов;

процесс трансформации.

Рассмотрим понятия расходов, доходов и чистой прибыли.

Доходы (revenues) – это приращения капитала, связанные с притоком активов и уменьшением пассивов предприятия в результате поставок товаров или оказания услуг клиентам, а также прибылей от краткосрочных инвестиций за отчетный период.

В американской системе учета принято для каждого типа доходов вести отдельные счета, например: «Выручка от реализации», «Выручка за транспортировку», «Доходы от консультаций», «Комиссионные» и др. На этих счетах доходы обычно собираются в течение отчетного периода, а затем закрываются с переносом остатка на счет капитала владельца.

Расходы (expenses) – это уменьшение капитала, связанное с оттоком активов и увеличением пассивов предприятия в результате производства товаров или услуг за отчетный период. Расходы противоположны доходам, поскольку они приводят к сокращению капитала.

Не все поступления денег представляют собой доходы, равно как и не все выплаты денег являются расходами. Например, получение кредита в банке приводит к увеличению кассовой наличности и пассивов, но не оказывает никакого влияния на доходы. С другой стороны, выплата долгов не приводит к расходам.

Руководству предприятия необходимо знать, как оно функционировало в течение определенного периода времени. Важнейшим показателем этого является чистая прибыль.

Чистая прибыль (net income) – это превышение полных доходов предприятия над его полными расходами за определенный период. Если расходы превышают доходы, то говорят о чистом убытке (net loss).

Чистая прибыль увеличивает капитал предприятия, а чистый убыток уменьшает его. И чистая прибыль, и чистый убыток приводятся в Отчете о прибылях и убытках.

Владелец предприятия время от времени может изымать некоторую сумму наличными или какой-либо из активов для личного пользования. Такие изъятия не являются издержками производственного процесса, а представляют собой получение владельцем дохода в возмещение его вклада. Они уменьшают капитал владельца и записываются в счете изъятий.

Несмотря на то что изъятия капитала владельцем можно записывать непосредственно на дебет счета капитала владельца, более удобно фиксировать полные суммы изъятий за определенный период. Для этого ведется специальный счет изъятий. Он увеличивается записями на дебет и уменьшается записями на кредит. Счет изъятий не отражается ни в Балансовом отчете, ни в Отчете о прибылях и убытках, но есть в Отчете о капитале владельца.

В американской системе бухгалтерского учета существуют также понятия временного счета и реального счета. В счетах расходов, доходов и изъятий капитала отражаются, соответственно, доходы, расходы и изъятия за некоторый период времени. Остатки этих счетов не должны переходить на следующий учетный период, поскольку они могут повлиять на величину чистой прибыли в следующем периоде и исказить ее. Для решения этой проблемы в конце каждого учетного периода все временные счета закрываются с переносом остатка на счет капитала.

Временными, или номинальными, счетами (temporary or nominal accounts) называются счета, которые отражают изменения в капитале владельца. К таким счетам относятся счета доходов, расходов и изъятий. Счета, входящие в состав Баланса, называются постоянными, или реальными, счетами (permanent or real accounts). Они не закрываются в конце учетного периода.

Закрыть счет – значит сделать его сальдо нулевым. Для упрощения закрытия счетов доходов и расходов используется специальный счет «Итоговая прибыль» (Income summary), который закрывается переносом остатка на счет «Капитал». При этом капитал увеличивается на величину чистой прибыли или уменьшается на величину чистого убытка. Счет «Изъятия капитала» закрывается с переносом остатка прямо на счет «Капитал». После внесения закрывающих записей в журнал они переносятся в Главную книгу. По окончании процесса переноса все временные счета будут иметь нулевые сальдо и можно будет заносить новые записи, относящиеся к следующему периоду.

При исчислении прибыли необходимо придерживаться двух важных принципов:

непрерывности – до тех пор, пока нет никаких признаков прекращения деятельности предприятия (его ликвидации), бухгалтер должен исходить из того, что оно будет существовать в течение неопределенного периода времени, т.е. вечно;

соответствия, согласно которому расходы должны быть отнесены к отчетному периоду возникновения затрат (а не выплаты денег), связанных с получением доходов, которые, в свою очередь, должны быть отнесены к отчетному периоду продажи товаров и оказания услуг.

Рассмотрим 2 основных метода регистрации финансовой информации – в системе кассового учета и системе учета с начислениями.

Система учета, при которой доходы фиксируются в момент поступления денег в кассу, а расходы – в момент оплаты, называется кассовым учетом.

Система учета, при которой все доходы или расходы регистрируются немедленно, в тот момент, когда они заработаны или понесены, называется системой учета с начислениями. Этот метод включает в себя 2 приема:

констатацию – признание доходов в момент их получения и расходов в момент их возникновения;

трансформацию счетов.

Трансформация возникает в тех случаях, когда факты хозяйственной жизни затрагивают изменения в активах, пассивах и капитале в течение более чем одного отчетного периода. Трансформация оформляется бухгалтерской записью, которую называют трансформационной проводкой (adjusting entry). Она состоит как минимум из одной записи по балансовому (постоянному) счету и одной – по счету из Отчета о прибылях и убытках (временному счету). Трансформация никогда не затрагивает счет «Касса» и проводится в форме отсрочки или начисления.

Отсрочка (deferral) – расходы или доходы будущих периодов. Она необходима в следующих случаях:

при возникновении затрат, которые могут быть отнесены к двум или более отчетным периодам, например стоимость здания, авансом оплаченная страховка, вспомогательные материалы. Трансформация затрагивает счета активов, которые в данном случае кредитуются, и счета расходов, которые дебетуются;

при возникновении доходов, которые должны быть отнесены к двум или более отчетным периодам, например полученные авансом комиссионные за будущие услуги. Трансформация затрагивает счета пассивов (дебетуются) и счета доходов (кредитуются).

Начисление (accrual) – констатация расходов или доходов, которые имели место, но не были зарегистрированы и проведены по кассе. Начисление производится в случаях:

причитающихся, но не зарегистрированных и не полученных доходов, например заработанные, но до сих пор не полученные комиссионные или комиссионные, счета на которые не были выставлены клиентам. Трансформация затрагивает счета активов (дебетуются) и счета доходов (кредитуются);

возникших, но не зарегистрированных и не понесенных расходов, например заработная плата работников, начисленная за текущий отчетный период, но выплачиваемая в следующий отчетный период. Трансформация затрагивает счета доходов (дебетуются) и счета пассивов (кредитуются).

Корректирующие записи вносятся по окончании учетного периода для того, чтобы понять, каким образом изменилось состояние счетов за прошедший период или на момент окончания периода. Необходимо помнить, что в обязанности бухгалтера входит определение промежутков времени между внесением корректирующих записей. В отличие от всех других записей, вносимых в журнал, не остается никакого документа о том, что корректирующие записи были внесены.

Следует отметить, что трансформация помогает бухгалтерам представлять учетную информацию, необходимую для принятия управленческих решений; позволяет измерить финансовый результат и определить финансовое положение фирмы; обеспечивает сопоставимость финансовой отчетности за различные периоды.

В американской системе учета существует счет нераспределенной прибыли (его иногда называют «Заработанный капитал»), которого в белорусской системе учета нет. Он представляет собой чистую прибыль (или убытки) всех прошедших лет за вычетом любых дивидендов, которые были выплачены держателям акций. Концептуально это доходы, реинвестированные в фирму.

Рассмотрим порядок подготовки и вид трансформационной таблицы, покажем ее место в учетной процедуре и приведем порядок закрытия счетов.

Учетный цикл определяет последовательность этапов учетного процесса от анализа хозяйственных операций до составления финансовой отчетности и закрытия счетов. Этапы учетного цикла:

1. Анализ хозяйственных операций на основе первичных (оправдательных) документов.
2. Регистрация операций в Главном журнале.
3. Перенос записей в Главную книгу.
4. Трансформация счетов в конце отчетного периода с помощью составления трансформационной таблицы.
5. Составление финансовой отчетности на базе трансформационной таблицы.
6. Закрытие счетов в конце отчетного периода и подготовка к началу нового отчетного периода.

Трансформационная таблица (work sheet) – это рабочий документ бухгалтера, являющийся предварительным этапом при составлении финансовой отчетности. Трансформационная таблица позволяет единообразно подготовить корректирующие записи и статьи финансовых отчетов и существенно облегчает составление финансовой отчетности.

Бланк трансформационной таблицы имеет заголовок, в котором указываются название компании и определенный период времени. Таблица имеет одну графу для наименований счетов и пять пар столбцов для записи сумм со следующими заголовками:

Неоткорректированный пробный баланс.

Трансформационные проводки.

Трансформированный пробный баланс.

Отчет о прибылях и убытках.

Баланс.

Подготовка трансформационной таблицы состоит из 4-х этапов.

Этап 1

Запись сальдо счетов пробного баланса на основании Главной книги или предыдущего проверочного баланса.

Этап 2

Внесение трансформационных записей в строки соответствующих счетов, добавляя буквы а, в, с и так далее, чтобы идентифицировать каждую корректирующую запись.

Этап 3

Составление трансформированного пробного баланса. Для этого суммы корректировки должны быть прибавлены к соответствующим графам пробного баланса или вычтены из них.

Этап 4

Перенесение сумм, стоящих в столбцах трансформированного пробного баланса, в столбцы Отчета о прибылях и убытках или баланса (в зависимости от типа счета). Разность между суммами столбцов Отчета о прибылях и убытках представляет собой чистый доход или чистый убыток за период.

Трансформационная таблица помогает бухгалтеру при выполнении следующих операций:

• подготовка финансовой отчетности;
• выполнение трансформационных записей;
• регистрация в Главном журнале закрытия счетов для подготовки к началу следующего учетного цикла.

Подготовка финансовой отчетности. Составление трансформационной таблицы облегчает переход к подготовке финансовой отчетности, поскольку сальдо счетов перенесены в графы «Отчет о прибылях и убытках» и «Баланс».

Сначала следует подготовить Отчет о прибылях и убытках, а затем уже Отчет о капитале и Баланс. Порядок работы должен быть именно таким.

Выполнение трансформационных записей. Непосредственно перед составлением пробного баланса в трансформационной таблице производят трансформационные записи, которые имеют большое значение для подготовки финансовой отчетности. К этому моменту трансформационные записи могут быть зарегистрированы в Главном журнале, однако удобнее отложить эту регистрацию до окончания составления трансформационной таблицы. Эта задача может быть выполнена одновременно с закрытием счетов. Регистрация трансформационных записей в Главном журнале не сложна, поскольку эти записи могут быть просто скопированы из трансформационной таблицы, а затем перенесены в Главную книгу.

Регистрация закрытия счетов. В журнале в конце отчетного периода заключительные записи (closing entries) преследуют 2 цели. Во-первых, они создают основу для следующего отчетного периода посредством закрытия счетов доходов и расходов (списания сальдо этих счетов). Эта операция необходима для отражения в Отчете о прибылях и убытках чистой прибыли, а также доходов и расходов за строго определенный отчетный период (цикл). Поэтому счета расходов и доходов должны быть закрыты и их сальдо списаны в конце отчетного периода, чтобы в начале следующего периода сальдо на этих счетах было нулевым. Аналогичным образом закрывается счет «Изъятие капитала».

Во-вторых, необходимо подсчитать итоговую сумму доходов за отчетный период. Сальдо всех счетов расходов и доходов переносятся на счет прибылей и убытков – «Итоговая прибыль». Сальдо этого счета переносится на счет «Капитал». Этим счетом пользуются только в ходе процедуры закрытия счетов и не включают его в финансовую отчетность.

Сальдо счета «Итоговая прибыль» переносится на счет «Вложения капитала». Эта операция необходима, т.к. доходы и расходы фактически отражают увеличение или уменьшение собственного капитала, поэтому заключительные записи должны обеспечить перенос суммы чистого прироста (доходы) или уменьшения (расходы) на счет «Вложения капитала».

Счета доходов и расходов называются временными, или номинальными. Они открываются на каждый отчетный период с нулевым сальдо, накапливают в течение этого периода суммы доходов и расходов, а затем посредством заключительных записей возвращаются к нулевому сальдо, т.к. их сальдо переносится на счет «Вложения капитала». Бухгалтер использует эти счета для контроля за увеличением и уменьшением капитала компании, чтобы эта информация могла быть использована администрацией и другими лицами, заинтересованными в успешной деятельности предприятия.

Поскольку при разноске трансформационных и заключительных записей по счетам Главной книги возможны ошибки, необходимо еще раз проверить наличие нулевого сальдо у всех временных счетов и равенства итогов по дебету и кредиту. Это делается посредством составления нового, так называемого пробного, баланса после закрытия счетов. В этом нулевом балансе отражаются только постоянные счета, т.к. все временные счета к этому моменту должны быть закрыты.

Реверсивная запись (reversing entry) – это запись в Главном журнале, которая производится в первый день нового отчетного периода. Она применяется для удобства ведения бухгалтерского учета, полностью соответствует своему названию – обратная запись – и представляет собой аннулирование трансформационной записи посредством дебетования кредита и кредитования дебета. Реверсивная запись применяется не по всем трансформационным записям, а только по трансформации начислений (начисленных доходов и начисленных расходов).

 

Продолжение статьи читайте в следующих номерах журнала

В.В. КОЖАРСКИЙ,

доцент кафедры

бухгалтерского учета,

анализа и аудита в торговле,

кандидат экономических наук

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь