по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Первичные учетные документы и регистры по учету основных средств

 

При организации бухгалтерского учета в организациях, финансируемых из бюджета (далее – бюджетные организации), значительное внимание уделяется ведению его в установленных формах первичной документации и регистрах бухгалтерского учета.

В соответствии со ст. 9 <<Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» с последующими изменениями и дополнениями>> (далее – Закон) факт свершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование, номер документа, дату и место его составления;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• должности, фамилии, инициалы и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации разрабатываются и утверждаются Министерством финансов Республики Беларусь.

Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (либо в силу особенностей отдельных отраслей хозяйствования требуется применение первичных документов, отличных от типовых), разрабатываются и утверждаются по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью в соответствующих отраслях экономики (<<постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15 октября 2001 г. № 1493 «О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь»>>).

Специализированные бланки учета разрабатываются и утверждаются ведомственными инструкциями, согласованными с Министерством финансов Республики Беларусь (например, внутриведомственные формы первичного бухгалтерского учета для организаций здравоохранения разрабатываются Министерством здравоохранения Республики Беларусь).

Для ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях и централизованных бухгалтериях в настоящее время (до утверждения новых типовых форм первичной документации и регистров бухгалтерского учета) должны применяться формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, включенные в Альбом форм бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР (в 2-х частях), составленный центральной бухгалтерией по Государственному бюджету (далее – Альбом). Однако во многие формы, включенные в Альбом, внесены изменения. Поэтому формы первичных документов и регистры бухгалтерского учета, включенные в Альбом, используются в той части, которая не противоречит Перечню документации ведения бухгалтерского учета, установленному Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 10 марта 1987 г. № 61, с последующими изменениями и дополнениями, а также формам, утвержденным соответствующими нормативными документами (в настоящее время это разделы I «Основные средства», II «Материальные запасы», III «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», V «Денежные средства»).

В условиях комплексной автоматизации данные синтетического и аналитического бухгалтерского учета исполнения смет доходов и расходов бюджетных организаций формируются на электронных носителях и ежемесячно выводятся на бумажные носители. При этом содержание показателей выходных форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета должно соответствовать формам, предусмотренным Альбомом либо утвержденным соответствующими нормативными документами.

Рассмотрим формы бухгалтерской документации (первичные документы и регистры бухгалтерского учета), применяемые в настоящее время для оформления поступления, внутреннего перемещения и выбытия основных средств.

 

Документальное оформление поступления основных средств

 

В соответствии с п. 17 <<Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20 декабря 2001 г. № 125>>, поступление объектов основных средств, внутреннее их перемещение, выдача со склада оформляются следующими первичными документами:

акт приемки – передачи основных средств (форма № ОС-1);

накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2);

акт приемки – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3);

накладная (требование) (форма № 434).

Указанные формы первичных документов приводятся в том виде, в котором они включены в Альбом (часть I раздел I «Основные средства»).

Акт приемки – передачи основных средств (форма № ОС-1) применяется для оформления отдельных объектов, поступивших в результате:

приобретения за плату у других организаций (поставщиков);

строительства хозяйственным или подрядным способом;

получения от других организаций и физических лиц в безвозмездное пользование, по договору дарения;

получения в хозяйственное ведение и оперативное управление.

Актом приемки – передачи (форма № ОС-1) оформляется и безвозмездная передача основных средств по распоряжению вышестоящей организации другим организациям. При этом акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр акта передается учреждению-получателю, где используется для отражения в учете поступивших основных средств, второй поступает в бухгалтерию организации, безвозмездно передавшей основные средства, для списания с материально ответственного лица выбывших основных средств.

Акт приемки – передачи составляется на каждый отдельный объект (предмет) основных средств в 2-х (или 1-м) экземплярах. Для однотипных, имеющих одинаковую стоимость машин, аппаратуры, приборов и хозяйственного инвентаря и оборудования допускается составление общего акта на несколько объектов.

Для приемки объектов основных средств приказом руководителя либо другим распорядительным документом создается комиссия с обязательным участием представителя бухгалтерии и материально ответственного лица. Особое внимание необходимо обратить на заполнение всех показателей формы. Также должна быть приведена краткая характеристика объекта (материалы, размеры и т.д.).

При отражении содержания драгоценных материалов (камней, металлов и т.п.) в приобретенном оборудовании необходимо точно указать наименование объекта или детали, где находятся драгоценные металлы, их название, единицу измерения и массу. Форма акта приемки – передачи основных средств в настоящее время не предусматривает отражения содержания драгоценных металлов, поэтому такие данные можно приводить после краткой характеристики объекта.

Акт подписывается комиссией и утверждается руководителем организации, после чего передается в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию) организации. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к объекту (чертежи, паспорта и др.). На основании этих документов бухгалтерская служба организации каждому объекту (кроме библиотечных фондов) для учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств (независимо от того, находится ли он на складе, в эксплуатации или консервации) присваивает инвентарный номер, который состоит из восьми знаков, и производит соответствующие записи в регистрах бухгалтерского учета.

Инвентарные номера, присвоенные объектам основных средств, сохраняются за ними на весь период их нахождения в данном учреждении, а инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов вновь принятым к учету не присваиваются.

Все основные средства находятся на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Материально ответственные лица ведут инвентарные списки основных средств (форма № ОС-13) по месту их нахождения.

Акт приемки – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Данная форма подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр остается у заказчика, второй передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. В технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в характеристике объекта, связанные с реконструкцией, модернизацией, капитальным ремонтом.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2) применяется при передаче объектов основных средств от одного материально ответственного лица другому внутри учреждения или при централизованном учете от одного учреждения другому.

Накладная на внутреннее перемещение основных средств выписывается сдатчиком и после записи в инвентарный список (форма № ОС-13) передается с распиской получателя в бухгалтерию.

Бухгалтерия на основании полученной накладной делает записи в инвентарной карточке учета основных средств и перемещает карточку в соответствующее место картотеки.

Выдача основных средств со склада производится по накладным (требованиям) (форма № 434), которая выписывается в 2-х экземплярах и утверждается руководителем организации.

 

Аналитический учет поступления основных средств

 

Аналитический учет основных средств ведется непосредственно в бухгалтерии учреждения, а также материально ответственными лицами по местам нахождения (эксплуатации) основных средств.

В бухгалтерии применяются следующие регистры аналитического учета основных средств:

инвентарные карточки;

оборотные ведомости по аналитическим счетам;

мемориальные ордера – накопительные ведомости.

На каждый объект в зависимости от вида основных средств бухгалтерия открывает инвентарные карточки учета основных средств в бюджетных учреждениях (формы № ОС-6, ОС-8, ОС-9) с последующим составлением раздельных оборотных ведомостей по основным средствам (форма № 326).

Письмом Министерства финансов СССР от 12 июня 1985 г. № 41-33 в формы карточек, включенных в Альбом, внесены изменения.

Карточки формы № ОС-6 предназначены для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин, оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств, другого инвентаря и оборудования.

Открываются карточки согласно акту приемки – передачи объектов основных средств (форма № ОС-1), технических паспортов и других документов. В карточке указывается полное наименование объектов, их краткая индивидуальная характеристика (модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска и т.д.), дата и номер акта о вводе в эксплуатацию, инвентарный номер объекта, первоначальная стоимость. На основании актов приемки – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) в карточке делаются записи о произведенных капитальных ремонтах, реконструкции, модернизации. Записи о внутреннем перемещении объектов основных средств вносятся в карточку и инвентарный список (форма № ОС-13) на основании накладной (форма № ОС-2).

Особое внимание при заполнении карточки необходимо обратить на заполнение показателей по содержанию драгоценных металлов (камней и др.) в приобретенном оборудовании. Поскольку формой не предусмотрен раздел об их содержании в объектах основных средств, то наименование объекта или детали, где находятся драгоценные металлы, их название, единица измерения и масса указываются в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта».

Карточка формы № ОС-8 предназначена для учета рабочего продуктивного и племенного скота, а также многолетних насаждений и капитальных затрат по улучшению земель (без сооружений). В карточке приводится индивидуальная характеристика животного с указанием возраста, масти, тавра, клички. Многолетние насаждения учитываются по инвентарным объектам с указанием вида насаждения, количества высаженных единиц и площади. Учет капитальных расходов по улучшению земель ведется в разрезе мероприятий (планировка земельных участков, расчистка зарослей и т.д. с указанием занимаемой площади и стоимости выполненных работ по каждому мероприятию).

Карточка формы № ОС-9 предназначена для группового учета библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств. Записи в карточках целесообразно производить по каждому предмету отдельной строкой. На каждое наименование однородных предметов открывается одна карточка.

Инвентарные карточки в обязательном порядке регистрируются в описи инвентарных карточек (форма № ОС-10), ведущейся в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе классификационных групп основных средств с указанием года открытия карточек (год указывает перед регистрацией первой карточки). Для каждой группы отводится определенное количество страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с № 1. В графе «Примечание» указывается дата и номер мемориального ордера выбытия объекта. Когда в последней инвентарной карточке имеются отметки о списании объектов описи инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОС-10) сдаются в архив.

<<Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003 г. № 168>> утверждены типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов, которые подлежат применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Данные типовые формы вводятся в действие с 1 января 2005 г.

 

В. МАКАРЕВИЧ,

ведущий бухгалтер-эксперт

Управления методологии

бухгалтерского учета

и отчетности Министерства

финансов Республики Беларусь

 

 

 

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь