по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей

 

Важным условием эффективной работы любой организации является точное и всестороннее комплексное планирование ее хозяйственной деятельности. Для этого в организации составляется прогнозная финансовая отчетность, основная цель построения которой заключается в оценке финансового положения организации на конец планируемого периода. Прогнозная  отчетность может строиться в типовой или укрупненной номенклатуре статей. Точность прогноза в значительной степени определяется качеством экспертных оценок динамики отдельных показателей. На основании анализа данных прошлых периодов прогнозируются статьи баланса и отчета о прибылях и убытках.

В расчетах любой организации определенную долю занимают расчеты в кредит. Крупные организации ведут их одновременно с сотнями дебиторов и кредиторов. Поэтому контролировать динамику расчетов с контрагентами совсем не просто. Еще сложнее ее планировать. Однако справиться с этой задачей – значит обеспечить необходимые средства как для погашения текущих долгов, так и для осуществления важных стратегических планов.

Управленческий учет задолженностей

 

Первый шаг к планированию задолженности – правильная организация управленческого учета в части расчетов с контрагентами.

Дебиторская задолженность характеризуется отвлечением средств из оборота данной организации и использованием их дебиторами. Своевременное взыскание этой задолженности – одно из важных условий обеспечения благоприятного финансового состояния организации.

Кредиторская задолженность отражает наличие денежных средств, временно привлеченных (начисленных) организацией и подлежащих возврату (уплате) соответствующим юридическим и физическим лицам.

Дебиторская и кредиторская задолженности должны отражаться в учете таким образом, чтобы можно было легко получить информацию о каждом дебиторе и кредиторе, суммах задолженностей, сроках их погашения, о каждом договоре на любую дату. Например, учет договоров по продаже готовой продукции удобно вести по форме, приведенной в приложении 1. Договоры с поставщиками могут учитываться в аналогичном порядке. Для этого графу «Покупатель» следует переименовать в «Поставщик».

Данный способ учета позволяет оперативно отслеживать состояние расчетов по заключенным договорам, планировать платежи, прогнозировать возможные штрафные санкции за нарушение договоров, а также легко сопоставлять информацию о расчетах с покупателями и поставщиками.

Для планирования задолженности и управления ею целесообразно составить ведомость, примерный вариант которой приведен в приложении 2. Аналогично можно организовать учет кредиторской задолженности. При этом графу «Покупатель» следует переименовать в «Поставщик».

Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определить «неблагополучные» договоры, платежи по которым «отстают» от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.

Существуют общие рекомендации, позволяющие управлять дебиторской задолженностью. Согласно им необходимо:

• контролировать состояние расчетов с покупателями по отсроченным (просроченным) задолженностям;
• по возможности ориентироваться на большее число покупателей с целью уменьшения риска неуплаты долга;
• следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженностей: значительное превышение дебиторской задолженности над кредиторской создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) источников финансирования;
• предоставлять скидки при досрочной оплате покупателями за поставленный товар.

Планирование дебиторской задолженности

 

По данным официальной статистики, в структуре оборотных активов организаций Республики Беларусь значительную часть занимает дебиторская задолженность, удельный вес которой постоянно растет. Так, если на 1 января 2002 г. он составлял 37,7 % от общей суммы оборотных активов, то на 1 января 2003 г. – 37,9 %.

Это свидетельствует о том, что значительная часть продукции отгружается в кредит. В то же время многие организации отражают в бухгалтерском учете реализацию продукции «по отгрузке». Иначе говоря, показатель выручки от реализации в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные в оплату средства.

Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, ее планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, организации разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением.

Затем определяются коэффициенты инкассации, показывающие, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая – в следующем, и т.д. Например, если по условию договоров покупатели оплачивают 60 % от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 40 % – в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 60 %, а следующего – 40 %.

Информацию о сроках оплаты службы, занимающиеся планированием, получают из условий договоров реализации продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам. На основе этих данных рассчитываются коэффициенты инкассации. При этом часто используются статистические методы, основанные на анализе данных прошлых периодов.

На базе имеющейся и прогнозируемой информации составляется план погашения дебиторской задолженности по форме, приведенной в приложении 3. При этом данные в таблице располагаются следующим образом:

Строка 1. В графе 1 отражается сумма дебиторской задолженности, перешедшей с предыдущего года, т.е. остаток задолженности на 1 января отчетного периода; в графах со 2-й по 13-ю – остатки дебиторской задолженности на конец каждого месяца отчетного года; в графе 14 – остаток дебиторской задолженности на 1 января года, следующего за планируемым.

Строка 2. В графах 2–4 указывается сумма дебиторской задолженности предыдущего периода, подлежащая погашению в течение января – марта планируемого года.

Строки 3 – 15. В графах 2–13 отражается объем денежных средств за отгруженную продукцию соответствующего месяца. Расчет сумм по этим строкам осуществляется на основе коэффициентов инкассации и договоренности с должниками.

Строка 16. В графах 2–13 указывается общая сумма денежных поступлений, направляемых на погашение дебиторской задолженности в каждом месяце планового периода, в графе 14 – итоговая сумма денежных поступлений за весь планируемый период.

Строка 17. В графах 2–13 отражается объем отгруженных товаров в каждом месяце планового периода, в графе 14 – стоимость отгруженных товаров за весь период.

Рассмотрим план погашения дебиторской задолженности на примере таблицы, приведенной в приложении 3.

Предположим, что у организации прогнозируемый объем отгрузки продукции покупателям в каждом месяце составляет 1000 млн руб.

Коэффициенты инкассации:

20 % от продажи товаров (аванс) оплачивается в месяце, предшествующем отгрузке (при объеме отгрузки 1000 млн руб. аванс составляет

(1000млн руб.х20% / 100% = 200млн руб.  

50 % от продажи товаров оплачиваются в этом же месяце

(1000млн руб.х5% / 100% = 500 млн руб

15 % продаж оплачиваются в следующем месяце

(1000 млн руб. х 15% / 100%  = 150 млн руб)

10 % продаж оплачиваются через месяц

(1000 млн руб. х 10%  = 100 млн руб)

5 % продаж представляют собой безнадежные к взысканию долги

(1000 млн руб х 5% / 100% = 50 млн руб.)

 

Исходя из этих условий, составим план погашения дебиторской задолженности, позволяющий прогнозировать остаток дебиторской задолженности на конец каждого месяца рассматриваемого года.

Общая формула расчета такова:

Дебиторская задолженность на конец периода = Дебиторская задолженность на начало периода + Объем отгрузки текущего периода – Объем денежных поступлений в текущем периоде.

Дебиторская задолженность на начало периода совпадает с задолженностью на конец предыдущего периода. Например, дебиторская задолженность покупателей на конец марта равна:

1. 650 млн руб. – 1150 млн руб. + 1000 млн руб. = 500 млн руб.,

где 650 млн руб. – дебиторская задолженность на конец февраля;

1000 млн руб. – объем отгрузки товаров в марте;

1150 млн руб. – объем денежных поступлений в марте, состоящий из погашения долга за прошлый год, а так же поступлений, рассчитанных исходя из коэффициентов инкассации:

100 млн руб. (10 % от 1000 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в январе;

150 млн руб. (15 % от 1000 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в феврале;

500 млн руб. (50 % от 1000 млн руб.) – оплата товаров, отгруженных в марте;

200 млн руб. (20 % от 1000 млн руб.) – аванс за отгрузку товаров в апреле.

В данном примере при постоянном объеме отгрузки товаров (1000 млн руб.) и равномерном поступлении денежных средств дебиторская задолженность увеличивается на одну и ту же сумму (50 млн руб.). Рост дебиторской задолженности происходит за счет безнадежных к взысканию долгов.

Полученные данные о состоянии дебиторской задолженности используются при подготовке бюджета денежных средств и прогнозного баланса. Применение такого подхода удобно при прогнозировании на среднесрочный период (например, на год) в условиях неопределенности. При небольшом периоде планирования (на квартал) более точную оценку можно дать исходя из конкретных договоренностей с покупателями продукции.

Планирование кредиторской задолженности

 

Для планирования кредиторской задолженности составляется таблица, аналогичная плану погашения дебиторской задолженности. В этой таблице вместо отгрузки товаров потребителям отражается закупка (получение) товаров, а вместо поступления денежных средств – оплата по договорам.

Составим план кредиторской задолженности организации на текущий год по форме, приведенной  в приложении 4. При этом данные в таблице отображаются следующим образом:

• Строка 1. В графах 1–12 отражается остаток задолженности на начало каждого месяца планируемого периода, в графе 13 – остаток задолженности на начало следующего периода, равный остатку на конец планового периода.
• Строка 2. В графах 1–2 указывается сумма задолженности предыдущего периода, подлежащая погашению в течение планового года.
• Строки 3–14. В графах 1–12 отражаются суммы погашения кредиторской задолженности за товары, полученные в один из месяцев планового года, в графе 13 – остаток задолженности на период, следующий за плановым, в графе 14 – объем закупки товаров в каждом месяце планового года.

Рассмотрим, как можно использовать таблицу плана кредиторской задолженности.

Предположим, что необходимо определить сумму платежей по погашению кредиторской задолженности в сентябре. В соответствующем столбце плана находим, что всего в сентябре должно быть выплачено 1025 млн руб., из которых 300 млн руб. – за товары, закупленные в июне; 75 млн руб. – в июле; 350 млн руб. – в августе и 300 млн руб. – за товары, закупленные непосредственно в сентябре.

Таблица позволяет также выявить ежемесячное распределение платежей по погашению кредиторской задолженности. Допустим, в мае планируется закупить товары на сумму 750 млн руб. (строка 7, графа 14). Выплата кредиторской задолженности за эти товары составит 300 млн руб. в мае, 250 млн руб. – в июне и 200 млн руб. – в июле. Остаток задолженности на конец каждого месяца рассчитывается по формуле:

Кредиторская задолженность на конец месяца (строка 16) = Остаток кредиторской задолженности на начало месяца (строка 1) + Объем закупки товаров в этом месяце (графа 14) – Сумма оплаты за товары в этом месяце (строка 15).

Данные таблиц, приведенных в приложениях 3 и 4, необходимо постоянно корректировать в соответствии с заключаемыми договорами. Для этих целей можно использовать ведомости расчетов по дебиторской и кредиторской задолженностям. С другой стороны, при заключении договоров необходимо опираться на информацию плановых таблиц для обеспечения оптимальной платежеспособности компании. Сроки оплаты в договорах  купли-продажи товаров должны быть согласованы, чтобы платежи по обязательствам не превышали денежных поступлений от погашения дебиторской задолженности. Например, на март в соответствии с планом приходится наибольший объем платежей по погашению кредиторской задолженности. В этом случае расчеты с дебиторами желательно организовать так, чтобы большая часть оплаты за отгруженные товары поступила не позднее начала марта.

В процессе планирования дебиторской и кредиторской задолженностей необходимо разработать механизм контроля исполнения планов и коррекции плановых показателей.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей тесно связано с другими элементами системы финансового менеджмента. С одной стороны, планы погашения дебиторской и кредиторской задолженностей являются частью маркетинговой и кредитной политики организации, с другой – это важный подготовительный этап при формировании бюджета движения денежных средств и прогнозных финансовых документов (баланс, отчет о прибылях и убытках). Неточности в планировании расчетов с контрагентами могут негативно сказаться на достоверности прогноза движения денежных средств, что повлияет в итоге на уровень финансовой устойчивости организации.

Приложение 1

 

Оперативный учет расчетов с покупателями (поставщиками)