по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Командировки за границу

 

Елена Рузинова,

заместитель начальника отдела развития системы оплаты труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Александр Ганаго,

главный редактор журнала «Кадровик. Управление персоналом»

 

Вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки за пределы Беларуси, регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее – ТК) и <<< Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 >>> (далее – Положение).

Что же касается норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, то они установлены <<< постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 (далее – Постановление № 7)>>> .

Направление в служебную командировку за границу

Напомним, что в соответствии со ст. 91 ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Направление работника в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя.

Порядок направления в служебную командировку за границу (далее – командировка) руководителя субъекта хозяйствования определяет собственник имущества, уполномоченный им орган либо орган, которому предоставлено право приема (избрания), утверждения, назначения на должность данного руководителя.

Если командировка вызвана приглашением зарубежной организации, то направление работника в командировку производится на основании приказа и данного приглашения, которые определяют условия его нахождения за границей (проезд, оплата труда, расходы за проживание, обеспечение жильем и т.д.). Эти документы являются основанием для расчета и выплаты валютных средств командированным за границу работникам, поэтому наниматель должен обеспечить регистрацию указанных приглашений и их сохранность. Как правило, для этого назначается ответственное лицо по организации командировок и контролю за ними.

Приглашение зарубежной организации может быть заменено другими документами, полученными от зарубежных партнеров и подтверждающими производственную необходимость поездки, например: письмо, предварительный договор или договор на обучение (стажировку) и т.п.

Руководитель определяет форму письменного отчета, который работник должен в обязательном порядке представить после возвращения из командировки, и порядок его представления.

Важным условием направления работников в командировку является задание по командировке, которое устанавливает руководитель организации. В нем должны быть указаны:

– цель командировки;

– время нахождения за границей;

– план встреч и переговоров с представителями иностранных организаций.

Если работник командируется с целью заключения договора (контракта), то в задании должны быть указаны предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

За работниками, направленными в командировку за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже их среднего заработка. Исключением из этого правила являются лица, направленные на обучение или стажировку за границу на срок более 2 месяцев, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питанием и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию). Таким работникам заработная плата по основному месту работы не сохраняется.

Порядок исчисления среднего заработка, сохраняемого в течение срока командировки, определяется в соответствии с <<< постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 >>>.

Возмещение расходов

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

– по найму жилого помещения;

– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Размер аванса, подлежащий выдаче командированному работнику на перечисленные расходы, рассчитывается исходя из установленных в соответствии с законодательством норм (за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения).

Организации негосударственной формы собственности могут установить свои нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения, а также по выплате аванса, определив их в положении о командировании работников данной организации, которое утверждается их высшим органом управления. Однако в соответствии со ст. 95 ТК размеры  возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, то есть норм, установленных Постановлением № 7.

 

1. Возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно воздушным, водным и железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купе.

В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс»).

Возмещаются также расходы по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта, а также  по проезду по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.  Транспортные расходы в пределах пункта командирования работник должен оплачивать за счет суточных.

Расходы по провозу багажа возмещаются в случае выполнения служебного поручения по его провозу.

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

Для возмещения расходов обязательным условием является представление подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

 

2. Возмещение расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу установлены Постановлением № 7.

2.1. Возмещение суточных производится:

– при проезде по территории Республики Беларусь – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

– при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

Если при проезде в ту страну, куда работник направляется в командировку, произошла временная остановка (продолжительностью более суток) на территории другого государства для выполнения служебного поручения или по другим, независящим от работника причинам, то выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находится проездом. За время остановки в пути следования по территории другого государства продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

При выплате суточных день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь – в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях в порядке, установленном настоящим Положением.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. Если при пересечении границы отметка в паспорте не делается (при командировках в Российскую Федерацию и другие страны СНГ), то день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Ранее при таких командировках день отъезда оплачивался в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован, а день приезда – в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

При однодневных командировках (выезд и возвращение в тот же день)  суточные выплачиваются работнику в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

Суточные не выплачиваются (кроме времени пребывания в пути) при командировках по приглашениям, когда принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы.

Если принимающая сторона предоставляет командированным питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает проезд в городском транспорте от места проживания до места работы (учебы), а также не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, то суточные выплачиваются в размере 30% нормы страны командирования.

Когда работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются им в полном объеме; если принимающая сторона берет на себя расходы только на одноразовое питание, – в размере 70%, двухразовое – в размере 30% от установленной нормы суточных  страны  командирования.

При направлении работников за границу для участия в международных мероприятиях (конференциях, обучении, стажировке и т.д.), проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания и найма жилого помещения), наниматель оплачивает их по безналичному расчету на основании подтверждающих документов (уведомления о сумме взносов соответствующих организаций, ответственных за проведение указанных мероприятий) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. В этом случае командированным дополнительные выплаты в иностранной валюте не производятся.

В случае если принимающая сторона возмещает стоимость проездных документов, приобретенных для работников за счет нанимателя за белорусские рубли, указанные суммы в иностранной валюте должны быть внесены в кассу нанимателя с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Если условиями проведения международных семинаров, совещаний, конференций и других мероприятий подобного рода (включая стажировку и обучение) предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, и при этом стоимость номера превышает нормы, установленные Министерством финансов Республики Беларусь, то к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения указанных мероприятий.

 

3. Возмещение расходов по найму жилого помещения

При предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производится.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале. Включенные в них суммы за питание оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Однако расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах также возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, за исключением стран СНГ, в которых указанные расходы оплачиваются и сверх норм на основании подтверждающих документов.

При отсутствии подтверждающих документов оплата расходов по найму жилого помещения осуществляется только при командировании работников в страны СНГ в размере 5% предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. За время нахождения в пути подобные расходы возмещаются только водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними.

К расходам по найму жилого помещения относится и оплата местных сборов на право проживания в отдельных городах СНГ, оплата которых производится сверх установленных норм.  

 

4. Возмещение командированному работнику иных расходов

К иным расходам, которые возмещаются командированному работнику, относятся:

– комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой и за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;

– расходы по получению служебного заграничного паспорта и виз;

– расходы по медицинскому страхованию;

– оплата обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах.

Для получения возмещения не требуется обязательного представления подтверждающих документов в оригинале только для расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

Отдельно следует отметить, что возмещение расходов по междугородным телефонным переговорам (даже в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих счетов с подтверждением их необходимости нанимателем) Положением не предусмотрено. По решению нанимателя такие расходы могут быть возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении нанимателя.

Командирование работников на автотранспорте нанимателя

Работникам, отправляемым в командировку на автотранспорте нанимателя, возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в вышеуказанном порядке. Подтверждением для выплаты иностранной валюты при командировках в страны СНГ, при пересечении границы которых отметка в паспорте не делается, являются путевой лист с отметками о въездах (выездах) на предприятия, а также сопроводительные документы.

Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на следующие расходы:

– по приобретению горючесмазочных материалов;

– плате за стоянку;

– оплате дорожных, таможенных сборов за границей;

– по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;

– вынужденному мелкому ремонту.

Если расходы водителя, связанные с командировкой, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных им расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии данного вида валюты наниматель может произвести возмещение расходов как в другой иностранной валюте, так и белорусскими рублями по курсу Национального банка на дату авансового отчета.

При выполнении международных перевозок также возмещаются расходы:

– по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств;

– ветеринарному и фитосанитарному контролю;

– мойке транспортных средств;

– услугам по приграничной обработке транспортных средств; конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором;

– экологическим налогам и сборам;

– факсимильной связи;

– эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей, а также других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок.

Все вышеуказанные расходы возмещаются на основании подтверждающих документов, представленных в оригинале, и относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Возвращение из служебной командировки за границу

Работники, которые прибыли из служебной командировки, представляют письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный срок со дня прибытия. Отчет должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.

Работники, прибывшие из командировки, должны в обязательном порядке одновременно с отчетом сдать и служебный (дипломатический) паспорт (если он оформлялся) в соответствующие подразделения нанимателя в срок, установленный для отчета.

Порядок и сроки представления отчета за полученные валютные средства регламентируются законодательством Республики Беларусь.

Работники, получившие наличную иностранную валюту под отчет, обязаны в соответствии с <<< постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 21.09.2001 № 98 «О внесении изменения в Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу»>>> не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который она выдана, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты, и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится только при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Затраты на командировки и их отражение в учете

Отнесение сумм расходов при командировках на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг) осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. В соответствии с п. 2.2.10.3 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных в установленном порядке, затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью (в соответствии с установленными законодательством нормами), включаются в состав затрат, относимых на себестоимость продукции. Дополнительные выплаты сверх норм возмещения, предусмотренных законодательством, связанные с командировками, производимые в порядке исключения по решению руководителя предприятия, осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Следует также отметить, что в случае направления нанимателем в командировку лиц, не состоящих в штате, возмещение расходов при служебных командировках за границу осуществляется за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Отражение операций в бухгалтерском учете производится на основании подтверждающих документов в оригинале в установленном порядке.

В заключение следует отметить, что использование валютных средств, полученных на расходы при служебных командировках за границу, на другие цели не допускается, а к нанимателям, допустившим нецелевое использование валютных средств, невозвращение выданных под отчет валютных средств в установленный срок, превышение установленных норм (для организаций государственной формы собственности), применяются экономические санкции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Командировочные и подоходный налог

Как указывалось выше, размеры возмещения расходов по служебным командировкам не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

Однако наниматели вправе в коллективном договоре или соглашении с работником предусмотреть и более высокий размер возмещения командировочных расходов, чем установленный законодательством. В этом случае на самого работника возлагаются дополнительные налоговые обязанности по отношению к государству.

В соответствии с изменениями, внесенными <<< Законом Республики Беларусь от 25.06.2001 № 43-З в п. 1.35 Закона Республики Беларусь от 21.12.1991 № 1327-XII «О подоходном налоге с физических лиц» >>> (далее – Закон), не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При оплате работникам расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные только в пределах норм, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, связанные с командировками.

Согласно Положению организации негосударственной формы собственности или индивидуальные предприниматели могут производить выплату аванса, возмещать суточные и расходы по найму жилого помещения по нормам, определенным положением о командировании работников организации, утвержденным их высшим органом управления. Но увеличить свои нормы по сравнению с действующими они могут только за счет собственных средств. Суммы, выплаченные сверх установленных норм, облагаются подоходным налогом.

Согласно Закону по окончании календарного года физические лица (за исключением иностранных граждан и лиц без гражданства, которые не относятся к постоянно находящимся на территории Республики Беларусь), получившие доходы, перечисленные в главах 2, 3, 4, 6, 7 Закона, обязаны не позднее 1 марта представить в налоговый орган по месту регистрации в качестве налогоплательщика Республики Беларусь декларацию о совокупном годовом доходе за истекший календарный год.

Если физическое лицо подпадает под категорию граждан, которые обязаны подавать декларацию о совокупном годовом доходе, то ему следует включить в декларацию и суммы, полученные от нанимателя на возмещение командировочных расходов, в части, превышающей установленные нормы. Суточные в пределах норм, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, связанные с командировками, в декларации не указываются.

В соответствии с Перечнем видов выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населения Министерства социальной защиты, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115, на суммы, выплачиваемые в возмещение расходов, а также компенсации, выплачиваемые работникам в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь, начисление взносов в Фонд социальной защиты населения не производится. Как и в случае с подоходным налогом, если наниматель возмещает работнику расходы на командировки в размерах, превышающих установленные нормы, то на сумму превышения следует производить отчисление страховых взносов.

Нормы возмещения расходов работникам, находящимся в краткосрочных командировках на территории иностранных государств (кроме государств – участников СНГ)