по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Депонируем заработную плату

Александр Ганаго, главный редактор журнала  "Кадровик. Управление персоналом"

Каждый бухгалтер знает, что, заказав деньги на выплату заработной платы (а также стипендий, пенсий, пособий и дивидендов), он имеет право хранить их в своей кассе 3 рабочих дня (для колхозов, органов местного управления и самоуправления, расположенных в сельской местности, – 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке либо день наступления установленного срока их выплаты (если по согласованию с обслуживающим банком на эти цели используется выручка).

По истечении этого срока (на 4 или 6 рабочий день соответственно) суммы наличных денег, не использованные по назначению, необходимо сдать в банк. В последующем указанные средства могут быть выданы только в установленной законодательством Республики Беларусь очередности. Кстати, это же правило относится и к предпринимателям, использующим наемный труд.

Такая норма установлена <<< Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2001 № 159 (НРПА РБ от 11.07.2001, № 8/6362) >>> (далее – Правила). А что делать, если кто-то из сотрудников не смог получить зарплату вовремя? В жизни всякое бывает. Какого-то беднягу заставили задержаться в командировке, кто-то элементарно заболел. Да мало ли какие могут быть причины.

В этом случае невыплаченная зарплата депонируется. О том, как учесть депонированные суммы и какие документы при этом надо составить, мы и расскажем в данной статье.

 

Как депонировать заработную плату

Прежде всего скажем, что когда работник заранее знает, что не сможет получить зарплату в установленный в организации срок, он вправе оформить доверенность на получение этой суммы. Причем оформлять доверенность не обязательно на жену (мужа). Она может составляться на любого человека, обладающего документом, удостоверяющим личность, – родственника, коллегу, приятеля.

Единственное условие: доверенность должна быть заверена нотариально или иным предусмотренным законодательством образом (даже в самой организации есть возможность оформить доверенность). Когда имеющий доверенность человек будет получать деньги, он просто предъявит ее кассиру и покажет любой документ, удостоверяющий личность. Кассир в платежной ведомости в графе "Примечание" укажет: "по доверенности", а получатель распишется в графе "Подпись". После того как сумма будет выплачена, доверенность останется в бухгалтерии организации как приложение к ведомости на выдачу заработной платы.

Но что делать, если в течение 3 рабочих дней ни работник не явился за зарплатой, ни "счастливых" обладателей доверенности не нашлось? В такой ситуации кассир должен:

·в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены положенные выплаты, поставить штамп или сделать запись: "Депонировано";

·составить реестр депонированных сумм;

·в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости нужно сделать запись: "Деньги по ведомости выдавал _________" и поставить подпись лица, выдававшего деньги. Нужно помнить, что согласно Правилам выдача наличных денег раздатчиком и кассиром по одной ведомости запрещается;

·проставить на платежной ведомости реквизиты расходного кассового ордера или заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости;

·записать фактически выплаченную сумму наличных денег в кассовую книгу.

Депонированные суммы сдаются в банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Надеемся, что вы не посчитаете нас излишне навязчивыми, но мы просто обязаны напомнить, что и расходные кассовые ордера, и платежные ведомости должны быть заполнены бухгалтером (предпринимателем) чернилами или шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета или посредством технических средств. Записи должны быть четкими, исправления в них не допускаются. Кроме того, никто не отменял правило, согласно которому выдача расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей на руки лицам, получающим наличные деньги, запрещена. Естественно, выдача наличных денег по расходным ордерам должна производиться только в день их составления.

В случае депонирования заработной платы бухгалтеру нужно заполнить реестр невыданной зарплаты (депонированных сумм).

Аналитический учет расчетов в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в книге учета депонированной зарплаты.

Книга учета депонированной зарплаты открывается на год. Для каждого депонента отводится в ней отдельная строка, в которой указываются его табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма. В дальнейшем в этой строке в графе "Примечание" делается отметка о ее выдаче.

В бухгалтерском учете депонирование заработной платы отражается следующим образом:

 

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 76 "Расчеты по депонированным суммам"

– депонирована невыплаченная заработная плата.

 

Пример 1

В ОДО "Пофигрупп" зарплата выдается два раза в месяц: аванс – 23-го числа текущего месяца и выплата оставшейся суммы 10-го числа месяца, следующего за отчетным. В число работников для простоты примера входят только директор, заместитель директора, главный бухгалтер и кассир.

Бухгалтер ОДО "Пофигрупп" 22 апреля 2002 года подготовил платежную ведомость, чтобы выдать по ней плановый аванс. Общая сумма аванса – 700 000 руб. Выплатить аванс надо за три дня, то есть с 23 по 25 апреля 2002 года. Однако всю сумму выплатить не удалось – заместитель директора Литвинчук Е. В. задержался в командировке и не смог получить деньги. В расчетно-платежной ведомости в графе "Подпись" напротив невыплаченной суммы ставится штамп "Депонировано".

 

Выдача зарплаты отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 51

– 700 000 руб. – поступили деньги в кассу на выплату аванса по зарплате;

ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 50

– 500 000 руб. – выплачен аванс по зарплате.

26 апреля 2002 года бухгалтер ОДО "Пофигрупп" составил реестр депонированных сумм и сдал невыплаченные деньги в банк.

 

Депонированная зарплата отражается следующими проводками:

ДЕБЕТ 70

КРЕДИТ 76 "Расчеты по депонированным суммам"

– 200 000 руб. – депонирована сумма аванса Литвинчука Е. В.;

ДЕБЕТ 51  КРЕДИТ 50

– 200 000 руб. – депонированная сумма внесена на расчетный счет.

Упрощенный вариант заполнения расчетно-платежной ведомости:

 

ОДО "Пофигрупп"

Расходный кассовый ордер № 101 от 25.04.2002 г.

В кассу для оплаты в срок с 23 апреля 2002 года по 25 апреля 2002 года.

Сумма: семьсот тысяч рублей (700 000 руб.).

Руководитель   (Подпись) Иванов И. И.

Главный бухгалтер   (Подпись) Петрова П. П.

 

Расчетно-платежная ведомость № 8

за апрель 2002 года