по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Как правильно провести инвентаризацию

 

Александр ГАНАГО, главный редактор

 

Законодательство Республики Беларусь
о бухгалтерском учете и отчетности должно
обеспечивать... достоверность учетной
информации каждой организации.

Статья 3 Закона Республики Беларусь

«О бухгалтерском учете и отчетности»

 

Что делает каждая женщина перед Новым годом? Устраивает в доме «генеральную» уборку. Вот и вы, как хорошая хозяйка, должны перед завершением финансового года навести в своем «бухгалтерском доме» чистоту и порядок, другими словами, провести инвентаризацию.

Конечно, все знают, что проводить инвентаризацию следует перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, которую, как известно, сдать надо до 1 апреля. Однако если с ее проведением «затягивают» до февраля или марта, то могут возникнуть отклонения в учетных данных, часть которых относится к отчетному (прошлому), а часть – к текущему году. В таком случае результаты инвентаризации должны быть частично отражены в годовой бухгалтерской отчетности, а частично – в бухгалтерском учете того месяца, в котором была завершена инвентаризация. Понятно, что это может вызвать определенные трудности, поэтому знающие люди советуют проводить инвентаризацию имущества и обязательств в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года, а инвентаризацию расчетов с банками и бюджетом – по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Когда еще инвентаризация является обязательной? Обратимся к <<< Закону Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42–З) (НРПА РБ от 19.03.2001, № 2/449) >>> (далее – Закон). В соответствии со ст. 12 Закона проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

– при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене руководителя организации и (или) материально-ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

– в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

– в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь (в частности, по решению контролирующих, судебных или иных уполномоченных на то органов).

Что же такое инвентаризация? Это процедура, которая позволяет проверить фактическое наличие числящегося на балансе организации имущества, его сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также их соответствие данным бухгалтерского учета. При ее проведении выясняется, все ли хозяйственные операции оформлены необходимыми документами и отражены в бухгалтерском учете, что дает возможность внести в него необходимые уточнения и исправления.

Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Для руководства организации это еще и самый действенный механизм внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и выполнением обязательств по уплате налогов и сборов.

Инвентаризация позволяет:

– определить фактическое наличие имущества;

– проконтролировать сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

– выявить товарно-материальные ценности, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество, не отвечающие стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

– обнаружить сверхнормативные и неиспользуемые товарно-материальные ценности;

– проверить полноту отражения в учете обязательств.

Периодичность и порядок проведения инвентаризаций, а также правила их оформления установлены <<< Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными письмом Министерства финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 № 54 (НРПА РБ от 28.02.2001, № 8/5055) >>> (далее – Методические указания).

С учетом специфики деятельности отдельных отраслей порядок проведения инвентаризации и документального оформления ее результатов может регулироваться также инструкциями соответствующих министерств и ведомств.

Объекты инвентаризации

Объектами инвентаризации являются:

– имущество организации независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, незавершенное строительство и другие капитальные вложения, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие активы);

– все виды финансовых и других обязательств организации (дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы и другие пассивы);

– имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);

– имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

 

Порядок проведения инвентаризации

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации, собственником имущества данной организации или уполномоченным им органом (исключение составляют случаи, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь).

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год должен утверждаться руководителем организации как самостоятельный документ одновременно с принятием учетной политики или отражаться в приказе по учетной политике. В нем необходимо указать: сколько раз в отчетном году и в какие периоды будут проводиться инвентаризации, а также что будет объектом каждой из них.

Необходимо помнить, что инвентаризация любого имущества должна проводиться по месту его нахождения и по каждому материально-ответственному лицу.

Проведение инвентаризаций требует создания в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии, в состав которой входят: руководитель предприятия или его заместитель, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений (служб). Кроме того, в состав комиссии могут быть включены опытные специалисты организации, хорошо знающие инвентаризируемое имущество, порядок ценообразования и первичный учет, а также представители аудиторских организаций. В небольших организациях проведение инвентаризации можно возложить на ревизионную комиссию (если, конечно, она имеется).

Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии должен быть утвержден приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации. Кроме состава комиссии, в нем указываются:

– причины проведения инвентаризации;

– перечень инвентаризируемого имущества и обязательств;

– место проведения инвентаризации;

– сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);

– срок сдачи материалов в бухгалтерию.

Работникам, ставшим членами инвентаризационных комиссий, следует обратить внимание на то, что, кроме больших прав и вполне понятной гордости за порученное дело, эта работа скрывает в себе и существенный риск. Внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей в случае их обнаружения (а поди потом докажи, что не хотел ничего скрывать, а только «подмахнул» услужливо подсунутые бумаги) наказывается, и достаточно строго.

 

Перед началом инвентаризации

Во-первых, руководитель должен создать условия, которые позволят комиссии провести полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Для это ему необходимо выделить работников для перевешивания и перемещения грузов, технически исправные измерительные и контрольные приборы, мерную тару и т.п. Кроме того, все члены комиссии должны быть ознакомлены с правилами проведения инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и полным составом комиссии. Отсутствие хотя бы одного ее члена при проведении инвентаризации может в дальнейшем послужить основанием для признания ее результатов недействительными.

До начала инвентаризации (то есть до начала проверки фактического наличия имущества) инвентаризационная комиссия должна получить самые «свежие» приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Кроме того, необходимо опломбировать все подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность и наличие пломб на всех измерительных и контрольных приборах.

Поскольку инвентаризационная комиссия фиксирует наличие ценностей на дату начала своей работы (например, на 20 декабря), а данные бухгалтерского учета формируются по состоянию на 1 число каждого месяца (например, на 1 декабря), то для того чтобы бухгалтерия имела возможность определить остатки ценностей по данным учета к началу работы комиссии, на всех приходных и расходных документах за период с 1 по 20 декабря председатель комиссии должен сделать надпись о том, что движение ценностей по этим документам произошло до начала работы комиссии.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием: «До инвентаризации на (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

Все материально-ответственные лица должны расписаться на инвентарных описях о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, находящиеся под их ответственностью, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Наличие имущества и его количество определяются путем «сплошного» подсчета, взвешивания и обмера. Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи и акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации, образцы которых приведены в приложениях к Методическим указаниям.

Члены комиссии описывают ценности, пересчитывают, взвешивают или обмеривают их в зависимости от того, в каких единицах измерения они учитываются. Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании имеющихся на них документов. Но и в этом случае необходима выборочная проверка части этих ценностей на предмет их соответствия документам. Определение веса или объема навалочных материалов разрешено производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведутся раздельно, то есть одни и те же ценности взвешивает по очереди кто-то из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо, записывая результаты в разные ведомости. По окончании этой процедуры данные этих ведомостей сличаются и выверенный итог вносится в опись.

Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов должны прилагаться к описи. Наименование проверяемых объектов, а также их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи могут заполняться вручную (чернилами или шариковой ручкой) или с использованием средств вычислительной техники.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах они измеряются.

Незаполненные строки в описях оставлять нельзя – на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, запрещены любые помарки и подчистки. Если ошибка все же была сделана, то ее исправление производится во всех экземплярах зачеркиванием неправильных записей и проставлением над ними правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Там же материально-ответственные лица должны своей распиской подтвердить проведение проверки имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описи по товарно-материальным ценностям, переданным в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, переименование ценностей, их количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии в конце рабочего дня должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденное, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу (сейфе) в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах (подписи членов комиссии и материально-ответственных лиц должны быть на всех экземплярах).

В случае обнаружения материально-ответственными лицами ошибок в описях они должны немедленно (до открытия склада, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов, и в случае их подтверждения вносит соответствующие исправления во все экземпляры описей в установленном порядке.

Ценности, которые поступают в организацию после начала работы инвентаризационной комиссии, должны складироваться отдельно. Их приходуют только после окончания инвентаризации и, естественно, в инвентаризационные описи не включают.

Окончание инвентаризации

Заполненные и подписанные инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию организации для составления сличительных ведомостей, в которых показываются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (один из экземпляров остается у проверяемого материально-ответственного лица).

Результаты инвентаризации представляются главным бухгалтером руководителю организации, который принимает решение об оприходовании излишков или взыскании недостач с виновных лиц. В случае обнаружения несоответствия данных бухгалтерского учета и результатов инвентаризации руководитель может сразу же назначить контрольную проверку правильности ее проведения. В ней опять должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. До начала проведения контрольной проверки открывать помещения, в которых проводилась инвентаризация, нельзя.

Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в специальной книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации следует проверить наличие и состояние:

– инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

– технических паспортов или другой технической документации;

– документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов нужно позаботиться об их получении или оформлении.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Когда проводится инвентаризация зданий, сооружений и иной недвижимости, комиссия должна, кроме всего прочего, проверить наличие документов, подтверждающих права собственности организации на указанные объекты. То же самое относится к документам на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организаций.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные данные, характеризующие их (или они вообще отсутствуют), комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. К примеру, для зданий необходимо указать их назначение, год постройки, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), основные материалы, из которых они построены, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.).

Оценка неучтенных объектов, которые выявлены во время проведения инвентаризации, должна производиться с учетом рыночных цен, а их износ следует определять по реальному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергался восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, в результате чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, которое соответствует новому назначению.

Если комиссией установлено, что были произведены работы капитального характера (надстройка этажей, мансарды, пристройка новых помещений и т.п.) или строения и сооружения были частично ликвидированы, а результаты этих работ не были отражены в бухгалтерском учете, то необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта по соответствующим документам и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи по отдельности с указанием инвентарного номера каждого объекта, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Имеющие одинаковую стоимость однотипные (одинаковые) предметы хозяйственного инвентаря (инструменты, станки и т.п.), одновременно поступившие в какое-то структурное подразделение организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием их количества.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятия (учреждения) (автомобили, находящиеся в рейсах, отправленное для проведения ремонта в другую организацию оборудование и т.п.), должны пройти инвентаризацию до их временного выбытия.

А что делать с основными средствами, которые отработали свой ресурс или сломались, к эксплуатации не пригодны и восстановлению не подлежат? На них инвентаризационная комиссия должна составить отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в подобное состояние (порча, полный износ и т.д.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств следует проверить и арендованные основные средства, а также находящиеся на ответственном хранении. По ним также составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. Если арендодателей несколько, то по каждому из них следует составить отдельную опись с указанием взятых в аренду объектов основных средств и срока аренды (один экземпляр такой описи передается каждому арендодателю).

При проведении инвентаризации некоторые объекты основных средств могут ремонтироваться в самой организации. На такие объекты составляется отдельный акт.

Не следует забывать, что одновременно с проведением инвентаризации основных средств нужно проводить и инвентаризацию содержащихся в них драгоценных металлов.

 

Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

– наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;

– правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.

Кроме того, проводя инвентаризацию объектов интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (далее – ОИС), необходимо учитывать требования <<< Разъяснения к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.1995 № 54 (зарегистрированы в Реестре государственной регистрации 26.12.1995 № 1214/12), утвержденного приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 18.05.1999 № 126 (НРПА РБ от 07.06.1999, № 8/440)>>>, и <<< Методических рекомендаций по оценке объектов интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов, утвержденных приказом Государственного патентного комитета, Министерства экономики, Министерства финансов и Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь соответственно от 17.04.1998 № 20, от 18.05.1998 № 41, от 20.04.1998 № 109 и от 22.04.1998 № 75 (НРПА РБ от 28.09.1999, № 8/1040) >>>. Согласно этим нормативным правовым актам при проведении такой инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии следует включить правообладателей. Дополнительным условием инвентаризации ОИС является проверка наличия документов, подтверждающих правильность их оценки.

Проведение инвентаризации ОИС, взятых во временное пользование и учитываемых на забалансовых счетах, должно отражаться в отдельных описях.

Кроме того, напоминаем, что в соответствии с <<< Указом Президента Республики Беларусь от 31.08.2000 № 479 «О государственном стимулировании использования объектов интеллектуальной собственности» (по состоянию на 08.11.2001) (НРПА РБ от 01.09.2000, № 1/1575)>>> коммерческие и некоммерческие организации, обладающие правами на объекты интеллектуальной собственности до 1 января 2002 г. (по состоянию на эту дату) должны были провести инвентаризацию изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, селекционных достижений, товарных знаков, компьютерных программ и отразить ее результаты в бухгалтерском учете. Выявленные при инвентаризации неучтенные объекты интеллектуальной собственности необходимо было оприходовать на дату проведения инвентаризации, а соответствующие денежные суммы зачислить на финансовые результаты коммерческих организаций или на увеличение доходов некоммерческих.

 

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь